Comptes bancaires et de caisse

Un compte de trésorerie est un endroit où votre organisation garde son argent. Ce peut être un compte courant bancaire, une caisse comme le fonds de menues dépenses, un compte CCP ou un portefeuille électronique. Le CCP est le compte courant postal que tient Algérie Poste. Chaque encaissement, décaissement ou virement fait entrer de l’argent dans l’un de ces comptes ou l’en fait sortir. Chaque compte tient son propre solde, et la position de trésorerie du jour additionne les soldes de vos comptes ouverts.

Seuls le trésorier et le propriétaire de votre organisation peuvent ajouter, modifier, geler ou clôturer un compte. Le caissier peut seulement consulter les comptes.

Créer un compte

1. Ouvrez Trésorerie → Comptes dans le menu latéral.
2. Cliquez sur Ajouter.
3. Renseignez les informations :
   • Code est le code court qui vous sert à retrouver le compte dans sa liste. Le formulaire s’ouvre sur le suivant, par exemple ACC-000004 après ACC-000003.
   • Vous pouvez garder ce code ou saisir le vôtre, par exemple BNA-DZD-01. Si vous l’effacez, Beelocity donne le suivant à l’enregistrement.
   • Nom est le nom complet, par exemple BNA — Compte courant principal ou Fonds de menues dépenses.
   • Type de compte est Banque, Caisse, CCP, Portefeuille électronique ou Autre (voir le tableau plus bas). Le formulaire s’ouvre sur Banque. Le type décide de l’argent que le compte reçoit et des volets que le formulaire affiche.
   • Devise est la devise que détient le compte, par exemple DZD. Vous ne pourrez plus la changer, donc ouvrez un autre compte pour une autre devise.
   • Code de compte SCF est le code du compte dans votre plan de comptes. Le SCF est le système comptable financier algérien.
   • Le type propose ce code : 512 pour Banque, 53 pour Caisse et 514 pour CCP. Vous pouvez le modifier. Ce n’est qu’une référence, et aucun chiffre de Beelocity n’en dépend.
   • Solde d’ouverture est ce que le compte détenait déjà à la date du solde d’ouverture, par exemple 4 250 000,00 DA. Laissez 0 pour un compte neuf.
   • Si le solde d’ouverture n’est pas nul, Beelocity l’enregistre comme première écriture du compte au journal de trésorerie.
   • Date du solde d’ouverture est le jour auquel s’applique le solde d’ouverture. Si vous la laissez vide, Beelocity prend la date du jour.
4. Pour un compte bancaire ou un compte CCP, renseignez les Coordonnées bancaires. Le formulaire n’affiche ce volet que pour ces deux types.
   • Ses champs sont Banque, Agence, RIB, IBAN et SWIFT / BIC.
   • Le RIB est le numéro à vingt chiffres qui identifie un compte bancaire algérien. Un compte CCP y porte aussi ses vingt chiffres.
   • Le champ groupe les chiffres à mesure que vous tapez, 001 00704 0200019724 08. Les deux derniers chiffres forment la clé.
   • Si la clé ne correspond pas aux autres chiffres, Beelocity refuse le RIB avant l’enregistrement. Un chiffre est sans doute erroné.
   • L’IBAN est facultatif, et il se groupe par quatre, en majuscules. Si ses chiffres de contrôle ne correspondent pas au reste, Beelocity le refuse aussi.
5. Si la banque autorise le compte à passer sous zéro, activez Autoriser le solde négatif dans le volet Découvert.
   • Renseignez ensuite le Plafond de découvert, par exemple 2 000 000,00 DA. Si vous laissez le plafond vide, le compte n’a pas de plafond.
   • Si l’interrupteur est désactivé, Beelocity refuse tout mouvement qui ferait passer le solde sous zéro.
   • Une caisse ne passe jamais sous zéro, donc le formulaire ne lui affiche pas de volet Découvert.
6. Si vous le souhaitez, activez Compte par défaut de la devise (voir plus bas), et ajoutez des Observations.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : si un compte en devise étrangère a un solde d’ouverture, Beelocity a besoin d’un taux de change enregistré pour la date du solde d’ouverture. Si Beelocity signale un taux manquant, saisissez le taux dans Trésorerie → Paramétrage, sur l’onglet Taux de change. Créez ensuite le compte. Un solde d’ouverture négatif exige aussi Autoriser le solde négatif.

Types de compte

Le type décide de l’argent que le compte reçoit :

• Une caisse reçoit les espèces, et les modes de règlement du type Autre.
• Un chèque, un effet ou un billet à ordre demande un compte bancaire ou un compte CCP. Un bordereau de remise aussi.
• Un virement, une carte, un prélèvement, un règlement par CCP ou un relevé bancaire peut aller sur tout type de compte sauf la caisse.
• Un virement interne peut déplacer de l’argent entre deux comptes quelconques, caisses comprises.

Cycle de vie d’un compte

Chaque compte porte un statut, qui décide s’il reçoit de nouveaux mouvements :

Le trésorier ou le propriétaire de votre organisation change le statut avec Geler, Dégeler et Clôturer le compte. Ces actions sont dans Autres actions (les trois points), sur la page du compte. Le caissier ne les voit pas.

Geler un compte

Gelez un compte pendant un litige, ou pendant que vous attendez un changement à la banque. Ouvrez le compte et choisissez Geler dans Autres actions. Le compte passe aussitôt à Gelé, et Beelocity ne demande rien avant.

Tant que le compte est gelé :

• Beelocity n’y passe plus aucun mouvement. Il refuse de la même façon un encaissement, un décaissement, un virement, un chèque encaissé, un bordereau crédité et un ajustement.
• Le compte garde son solde et tout son historique.
• La position de trésorerie du jour l’écarte, sauf si vous cochez Inclure les comptes gelés sur Position et prévision. Évolution de la trésorerie l’écarte chaque jour.
• S’il était le compte par défaut de sa devise, il perd cette marque. Vous pouvez aussitôt désigner un autre compte par défaut.

Pour utiliser de nouveau le compte, choisissez Dégeler. Il revient à Ouvert, et il ne redevient pas de lui-même le compte par défaut.

Clôturer un compte

La clôture est définitive. Avant de clôturer un compte, ramenez son solde exactement à zéro, par exemple par un virement interne vers un autre compte. Si un virement a vidé le compte, terminez d’abord ce virement. Après la clôture du compte émetteur, personne ne peut plus annuler le virement, car l’annulation remet l’argent sur ce compte.

Ouvrez ensuite le compte et choisissez Clôturer le compte dans Autres actions. Beelocity vous demande d’abord de confirmer, et vous cliquez de nouveau sur Clôturer le compte. Un compte clôturé ne se rouvre jamais, et il ne reçoit plus aucun mouvement. Son historique reste, et vous pouvez toujours le consulter.

Un compte gelé ne propose pas Clôturer le compte. Dégelez-le d’abord, puis clôturez-le.

Définir un compte par défaut

Désignez un compte par défaut pour chaque devise. Beelocity s’en sert alors à deux endroits :

• Un nouvel encaissement ou décaissement dans cette devise s’ouvre sur ce compte, si son mode de règlement ne nomme aucun compte et peut utiliser celui-ci.
• Enregistrer un règlement, sur une facture client, porte l’argent sur ce compte. Si la devise de la facture n’a pas de compte par défaut, Enregistrer un règlement refuse.

Chaque devise a au plus un compte par défaut. Le premier compte ouvert d’une devise le devient de lui-même. Le champ s’ouvre donc activé tant que la devise n’a pas de compte par défaut. Si vous activez Compte par défaut de la devise sur un autre compte, la marque passe à celui-ci. Seul un compte ouvert peut être le compte par défaut. Geler ou clôturer le compte par défaut lui retire la marque, et le formulaire d’un compte gelé ne la propose pas.

Vous pouvez restreindre la liste des comptes avec son bouton de filtre, par Type, Devise, Statut, Par défaut, Actif ou par une plage de Solde comptable (Utiliser les listes).

Modifier un compte

Ouvrez le compte et cliquez sur Modifier. Vous pouvez changer son nom, ses coordonnées bancaires, son découvert, sa marque « par défaut », ses observations et son interrupteur Actif. Trois champs sont figés dès que le compte existe : Devise, Solde d’ouverture et Date du solde d’ouverture.

Actif fait moins que son nom ne le laisse croire. Si vous le désactivez, la position de trésorerie du jour et la prévision écartent le compte. Évolution de la trésorerie le compte encore. Le compte reçoit toujours de nouveaux mouvements, les listes de choix le proposent toujours, et il reste le compte par défaut s’il porte cette marque. Pour arrêter ses mouvements, gelez-le ou clôturez-le.

Supprimer ou clôturer

Vous ne pouvez supprimer un compte que tant que le journal de trésorerie ne porte aucune écriture pour lui. Un solde d’ouverture non nul est déjà une écriture. Après la première écriture, Beelocity refuse la suppression : clôturez donc le compte à la place, et son historique reste. Pour supprimer un compte, choisissez Supprimer dans Autres actions.

Conseils

• Saisissez un code parlant, si vous le souhaitez. Beelocity propose le code ACC- suivant. Un code court à vous, comme BNA-DZD-01, permet de retrouver plus vite un compte dans sa liste.
• Désignez un compte par défaut pour chaque devise. Si vous travaillez en DZD et en EUR, désignez-en un pour chacune. Les nouveaux encaissements et décaissements s’ouvrent alors sur le bon compte, et Enregistrer un règlement a un compte à utiliser.
• Saisissez le solde d’ouverture avec soin. Tous les soldes suivants partent de lui, donc prenez-le sur un relevé bancaire à une date connue.
• Gelez si vous hésitez à clôturer. Vous pouvez dégeler un compte, et vous ne pouvez jamais rouvrir un compte clôturé. Pour clôturer plus tard un compte gelé, dégelez-le d’abord.
• Ouvrez un nouveau compte si une relation bancaire reprend. Un compte clôturé le reste, et il garde son historique pour votre audit.