Tableau de bord

Le tableau de bord est la page sur laquelle vous atterrissez après vous être connecté. C’est l’endroit unique où vivent tous les chiffres clés de votre organisation — indicateurs métier, fiabilité de la maintenance, disponibilité, charge, analyse des pannes et pièces de rechange — rangés en onglets pour que chaque équipe se concentre sur ce qui la concerne.

Onglets

La barre d’onglets en haut du tableau de bord fait passer d’un groupe d’indicateurs à l’autre :

• Synthèse — votre sélection personnelle d’indicateurs épinglés depuis n’importe quel autre onglet (voir Épinglez les indicateurs qui vous intéressent ci-dessous). Vide au départ.
• Général — les surfaces personnelles, communes à toutes vos organisations : la carte de synthèse de la boîte de réception affiche votre nombre d’éléments non lus et vos cinq notifications non lues les plus récentes, avec un raccourci vers la boîte complète. Cet onglet est visible par tout le monde — chaque membre a une boîte de réception.
• Maintenance — score de fiabilité, temps moyen entre pannes, temps moyen de réparation (réparti entre Diagnostic / Réparation effective / Attente), taux de pannes répétées, densité de pannes (pannes par heure d’exploitation), disponibilité, répartition du temps de marche entre planifié et non planifié, part planifiée par classe d’équipement, temps productif, taux de réalisation du préventif, taux de réalisation du préventif par plan, arriéré ouvert, couverture en pièces de rechange, plus les diagrammes de Pareto des principaux codes problème / causes racines / équipements en cause et les panneaux de dépense en pièces, de politiques non couvertes et de pièces à réparer.
• Stock — santé du stock, ruptures de stock, stock à rotation lente, stock bloqué (en quarantaine / détérioré / expiré / réservé), lots proches de la péremption, exactitude des inventaires tournants et mouvements de stock.
• Achats — bons de commande ouverts, bons de commande en retard, demandes d’achat en attente d’approbation, la carte des commandes partiellement livrées et les livraisons dans les délais, plus le panneau des bons de commande ouverts par statut.
• Ventes — portefeuille d’affaires, commandes client ouvertes, reste à livrer, taux de transformation des devis, factures échues, factures à encaisser et avoirs émis, plus le panneau des factures par ancienneté.
• Trésorerie — votre position de trésorerie (totale et répartie par devise), les chèques à encaisser, les chèques à échéance cette semaine, les lignes de relevé bancaire non rapprochées et le panneau de la balance âgée clients. Cet onglet n’apparaît que si vous avez accès à la trésorerie.

Dans chaque onglet, les cartes sont disposées selon leur forme pour que la page reste lisible d’un coup d’œil : toutes les cartes d’indicateur — à un chiffre comme composées — occupent la même grille en haut, et les panneaux en barres pleine largeur s’empilent en dessous. Votre Synthèse suit la même disposition en deux rangées, quelles que soient les cartes que vous y épinglez.

Chaque onglet charge ses données à la première visite. Les indicateurs de fiabilité, de disponibilité, de répartition du temps de maintenance, les Pareto des pannes et la dépense en pièces respectent le filtre de plage de dates de l’en-tête ; les indicateurs à fenêtre glissante des autres onglets utilisent leurs propres fenêtres fixes (90 jours pour les mouvements de stock, la rotation lente et le taux de transformation, 30 jours pour les inventaires tournants et les avoirs, 30 et 90 jours pour les lots proches de la péremption). Les instantanés en direct — bons de commande ouverts, factures échues, stock bloqué, ancienneté des pièces à réparer, couverture en pièces critiques, position de trésorerie, chèques à échéance et lignes non rapprochées — ignorent le filtre et répondent « en ce moment même ».

Filtre de plage de dates

Ouvrez le menu Plage de dates dans l’en-tête pour fixer une date Du et une date Au aux indicateurs fenêtrés dans le temps. Le réglage d’origine est les 90 derniers jours. Cliquez sur Tout effacer pour y revenir ; le point actif sur le bouton de filtre vous indique quand une plage particulière est posée.

Épinglez les indicateurs qui vous intéressent

Chacun s’intéresse à des chiffres différents. Chaque carte porte un bouton d’épinglage dans son en-tête — aucun mode à activer :

1. Ouvrez n’importe quel onglet et cliquez sur l’épingle des indicateurs que vous voulez garder à l’œil.
2. Passez à l’onglet Synthèse — les indicateurs que vous avez épinglés y figurent désormais, regroupés par catégorie d’origine pour que la disposition reste ordonnée.
3. Pour retirer une épingle, cliquez de nouveau sur le bouton d’épinglage, où qu’il apparaisse.

Les épingles sont conservées dans votre navigateur, par organisation. Changer d’organisation vous donne une page blanche ; vous connecter depuis un autre navigateur ou un autre appareil repart de zéro.

Conseils

• Le tableau de bord reflète l’organisation que vous avez choisie. Changer d’organisation depuis l’en-tête recharge chaque carte et votre Synthèse épinglée.
• Chaque onglet rafraîchit ses données quand vous le visitez. Après une opération d’ampleur (un nouveau bon de commande, des encaissements, des régularisations de stock, un ordre de travail clôturé), changez d’onglet ou rechargez la page pour récupérer les derniers chiffres.
• Si une carte n’arrive pas à se charger (à cause d’un incident réseau passager, par exemple), seule cette tuile affiche l’erreur — les autres continuent de fonctionner.
• Survolez un indicateur pour une infobulle d’une phrase expliquant ce que le chiffre vous dit. Sur une carte à un seul chiffre, c’est le titre de la carte qui déclenche l’infobulle ; sur une carte composée (deux chiffres ou plus), c’est le titre de chaque chiffre — et tout sous-libellé qui porte une infobulle est souligné, pour que la possibilité se voie. Le calcul derrière chaque chiffre est sur cette page, sous Comment chaque chiffre est calculé.
• Cliquez sur la petite icône i dans l’en-tête de la page (à côté du filtre de plage de dates) pour le glossaire du tableau de bord — quinze courtes entrées couvrant le chiffre marquant de chaque onglet, ce que veut dire « toujours en direct » et le fonctionnement de l’épinglage. Chaque entrée renvoie à la page de ce guide qui en montre le détail.

Comment chaque chiffre est calculé

Le panneau derrière l’icône i dit ce qu’un chiffre vous apprend ; voici le calcul qu’il y a derrière.

La plupart des chiffres des onglets Stock, Achats et Ventes sont des nombres — combien de commandes, de factures, de lots ou de lignes de stock répondent à une règle — et non des montants. C’est voulu : un nombre est calculé sur toute votre organisation, quelle que soit la masse de données, si bien que le chiffre affiché est le vrai et non un échantillon. Là où une carte affichait un montant, elle affiche désormais le nombre qu’il y avait derrière, et le dit. Les montants reviendront sous forme de vrais rapports.

Tous les chiffres de la maintenance — score de fiabilité, temps moyen entre pannes, temps moyen de réparation et ses trois postes, disponibilité, part planifiée, temps productif, taux de réalisation du préventif, densité de pannes et les trois panneaux de Pareto — sont décrits dans Indicateurs de maintenance.

Stock

• Santé du stock — deux nombres. Lignes de stock compte les lignes de stock actives dont vous pouvez sortir aujourd’hui, une par produit tenu dans un dépôt ; Surveillés pour stock bas compte les produits qu’une alerte de stock bas activée garde à l’œil.
• Ruptures de stock — les lignes de stock où il ne reste rien à sortir : vides, ou promises en entier à des commandes ouvertes.
• Stock à rotation lente — les lignes de stock dont la quantité n’a pas bougé depuis 90 jours. De l’argent qui dort, et les candidates à une promotion, un transfert ou une dépréciation.
• Stock bloqué — le stock actif en quarantaine, marqué Détérioré ou déjà Expiré. Le chiffre Réservé à côté compte le stock déjà affecté à une commande ouverte.
• Lots proches de la péremption — les lots actifs répartis selon leur péremption : sous 30 jours, de 31 à 90 jours, et déjà dépassée. Les lots rejetés sont exclus.
• Exactitude des inventaires tournants — deux chiffres sur les lignes d’inventaire tournant comptées ces 30 derniers jours : Lignes exactes est la part tombée exactement sur la quantité en fiche, Lignes en écart compte celles qui s’en écartent.
• Mouvements de stock — l’activité de vos dépôts sur les 90 derniers jours, comptée en mouvements de sortie (ventes, sorties, transferts) et d’entrée (réceptions, retours, transferts).

Achats

• Bons de commande ouverts — les bons de commande approuvés, envoyés, confirmés par le fournisseur ou partiellement reçus. Les brouillons, les commandes annulées et les commandes clôturées sont exclus.
• Bons de commande en retard — les commandes ouvertes dont la date de livraison prévue est passée. La ligne en dessous indique le retard de la plus ancienne.
• Demandes d’achat en attente d’approbation — les demandes d’achat dans la file d’approbation, avec l’attente de la plus ancienne.
• Commandes partiellement livrées — les commandes qui ont reçu un premier bon de réception mais attendent encore le reste, et dont la date prévue est passée.
• Livraisons dans les délais — combien de périodes relevées chez vos fournisseurs sont passées sous la cible de 90 %, sur l’ensemble des périodes enregistrées. La période d’un fournisseur est rafraîchie dès qu’une de ses commandes se termine.
• Bons de commande ouverts par statut — les commandes ouvertes réparties selon leur avancement : approuvées, envoyées, confirmées ou partiellement reçues. Les quatre barres font le total de la carte Bons de commande ouverts.

Ventes

• Portefeuille d’affaires — les devis encore en jeu : Brouillon ou Envoyé. Les devis gagnés, perdus et expirés ne comptent pas.
• Commandes client ouvertes — les commandes approuvées, confirmées, en traitement ou partiellement expédiées.
• Reste à livrer — les lignes de commande encore Ouverte ou Partiellement expédiée : engagées auprès du client et pas encore livrées.
• Taux de transformation des devis — parmi les devis clos ces 90 derniers jours, les gagnés rapportés aux gagnés plus les perdus. Gagné veut dire Accepté ou Converti en commande ; perdu veut dire Rejeté ou Expiré.
• Factures échues — les factures déjà marquées Échu, plus les factures Envoyé ou Partiellement réglé dont la date d’échéance est passée et qui portent encore un solde.
• Factures à encaisser — toutes les factures portant encore un solde, échues ou non. Votre plan de relance en un chiffre.
• Factures par ancienneté — les mêmes factures impayées réparties entre non encore échu, 1 à 30, 31 à 60, 61 à 90 et plus de 90 jours de retard, comptées par tranche. Le panneau Balance âgée clients de l’onglet Trésorerie montre la même répartition en montants.
• Avoirs émis — les avoirs établis ces 30 derniers jours.

Trésorerie

• Position de trésorerie — le solde disponible sur l’ensemble de vos comptes de trésorerie ouverts, converti dans la devise de référence. Les comptes gelés sont exclus, leurs fonds n’étant pas disponibles ; les comptes clôturés ne comptent jamais.
• Trésorerie par devise — la même position répartie selon la devise dans laquelle chaque compte est tenu, chaque montant étant converti pour que les barres se comparent.
• Balance âgée clients — la même répartition que sur l’onglet Ventes, lue ici comme le plan de travail du recouvrement. La balance âgée fournisseurs n’est pas encore affichée.
• Chèques à encaisser — les chèques et effets reçus de clients et non encore encaissés, qu’ils soient en portefeuille ou remis à la banque.
• Chèques à échéance cette semaine — les mêmes instruments dont l’échéance tombe dans les sept jours, y compris ceux déjà échus et toujours non encaissés.
• Lignes non rapprochées — les lignes de relevé bancaire importées qui ne sont pas encore rapprochées d’une écriture du journal de trésorerie. Un relevé ne peut être rapproché et verrouillé tant qu’une ligne reste ni rapprochée ni ignorée.

Point de vente

• Recette du comptoir — la recette nette du jour sur l’ensemble des caisses : les ventes moins les remboursements, prises directement sur les tickets. Les tickets annulés ne comptent jamais.
• Tiroirs ouverts — les tiroirs encore rattachés à une caisse, ouverts ou bloqués en cours de clôture.
• Panier moyen — les ventes brutes du jour rapportées au nombre de tickets de vente. Les remboursements sont exclus : ils appartiennent au ticket qu’ils annulent, souvent vendu un jour antérieur.
• Écart de caisse — chaque différence de tiroir constatée à la clôture des sessions sur les sept derniers jours. Positif veut dire que les tiroirs contenaient plus que ce que les tickets expliquent ; négatif veut dire qu’il manque de l’argent.