Modes de règlement

Les modes de règlement sont le catalogue, propre à votre organisation, des « façons dont l’argent circule » — les espèces en caisse, un virement, le chèque d’un client, un effet, une carte CIB, un mandat CCP d’Algérie Poste, et ainsi de suite. Chaque encaissement et chaque décaissement que vous enregistrez retient l’un de ces modes, et le mode décide du comportement de cet argent.

Ce catalogue se met en place une fois, au démarrage de Beelocity, et on n’y revient plus guère.

Ouvrir les modes de règlement

Ouvrez Trésorerie → Modes de règlement dans le menu latéral. Vous verrez une ligne par mode, avec :

• Code — votre identifiant court pour le mode (par exemple CHQ-CLIENT ou VIR-BNA). Cliquez dessus pour ouvrir le mode.
• Nom — le libellé affiché quand vous choisissez un mode sur un encaissement ou un décaissement.
• Instrument — ce qu’est physiquement l’argent (espèces, chèque, virement, et ainsi de suite).
• Sens — si le mode sert à l’argent qui entre, qui sort, ou aux deux.
• Suivi — si le mode porte un instrument suivi (chèques et effets).
• Compensation — si les fonds ne deviennent définitifs qu’après une étape de compensation.
• Compte par défaut — le compte de trésorerie présélectionné lorsque ce mode est retenu.
• Actif — si le mode apparaît dans le sélecteur des encaissements et décaissements.

Le bouton de filtre à côté de la zone de recherche restreint par Instrument, Sens, Suivi, Compensation, Compte par défaut ou Actif (Utiliser les listes).

Créer un mode de règlement

Cliquez sur Ajouter, puis renseignez le formulaire :

• Code et Nom — un identifiant court et un libellé lisible.
• Type d’instrument — ce qu’est l’argent. Choisir le type vous suggère un code de reporting.
• Sens pris en charge — Encaissements pour l’argent des clients, Décaissements pour les règlements fournisseurs, ou Les deux.
• Suivi de l’instrument — activez-le pour les chèques et les effets seulement. Quand il est actif, enregistrer un règlement avec ce mode crée aussi un chèque ou un effet suivi, que Beelocity accompagne jusqu’à la remise, l’encaissement et l’éventuel impayé ; l’argent n’entre dans votre solde qu’une fois l’instrument encaissé.
• Compensation requise — activez-le quand l’argent n’est pas définitif au moment où vous l’enregistrez ; le solde de trésorerie ne bouge qu’après une remise ou une compensation. Un instrument suivi exige toujours la compensation, donc Beelocity active l’option pour vous.
• Compte de trésorerie par défaut — le compte présélectionné sur un encaissement ou un décaissement lorsque ce mode est retenu (par exemple un mode « virement BNA » retient votre compte BNA). Facultatif, et toujours modifiable au moment de la saisie.
• Code de compte SCF — un code de référence en texte libre utilisé pour le reporting uniquement. Il est prérempli à partir du type d’instrument ; changez-le si votre numérotation diffère.

Cliquez sur Enregistrer. Vous pourrez modifier un mode plus tard depuis sa page de détail.

Le catalogue type d’une PME algérienne

La plupart des organisations démarrent avec un jeu réduit comme celui-ci :

Par exemple, lorsqu’un client règle une facture de 250 000,00 DA en espèces, vous retenez Espèces (caisse) et l’argent est dans le solde de votre caisse immédiatement. Lorsque le même client règle par chèque, vous retenez Chèque client à l’encaissement, Beelocity enregistre le chèque, et les 250 000,00 DA n’arrivent dans votre solde bancaire qu’une fois le chèque encaissé.

Retirer un mode du service

Un mode déjà utilisé sur un règlement ne peut pas être supprimé — cela romprait l’historique de ces règlements. Désactivez plutôt son indicateur Actif. Le mode conserve son historique mais disparaît du sélecteur des encaissements et décaissements, si bien qu’aucun nouveau règlement ne peut l’utiliser. Vous pouvez toujours le réactiver plus tard.

Un mode qui n’a jamais servi peut être supprimé purement et simplement depuis sa page de détail.