Utiliser les fiches

Une liste montre beaucoup de choses à la fois, et une fiche n’en montre qu’une. Ouvrez un devis, un fournisseur, un ordre de travail ou un relevé de compteur : la page a toujours la même disposition et fonctionne toujours de la même façon. Lisez donc cette page une bonne fois. Les chapitres des modules la supposent acquise et ne la répètent pas.

Créer une fiche

Le bouton plein, à droite du bord supérieur d’une liste, s’appelle Ajouter. Il ne dit jamais ce qu’il va créer et ne porte jamais de +. La barre du haut et l’entrée du menu latéral ont déjà nommé ce que vous regardez. Il ne reste donc au bouton que le verbe à porter.

L’autre chemin est la palette de commandes. Appuyez sur Ctrl+K et tapez « nouveau ». La palette affiche par leur nom les documents que vous avez le droit de créer.

Une fiche vierge s’ouvre avec le formulaire déjà ouvert : vous pouvez saisir tout de suite. La barre du haut indique Devis › Nouveau. Le mot reste seul, parce que le nom d’à côté vient de dire ce que vous créez.

Un astérisque signale ce qu’il faut remplir pour enregistrer. Si un libellé se termine par *, vous devez renseigner ce champ avant d’enregistrer la fiche. Vous pouvez laisser vide un champ sans astérisque. Un champ exigé dans un cas seulement ne porte l’astérisque que dans ce cas. Par exemple, la devise d’un programme prévisionnel d’importation le porte après que vous avez saisi le montant maximal. La famille d’un produit le porte quand le produit est configurable. Si le premier choix d’une liste est (aucun), vous pouvez la laisser vide. Une liste qui attend une réponse ne propose pas ce choix.

Les lignes d’un document sont là dès l’ouverture, à côté du formulaire. La première ligne que vous ajoutez enregistre le document (plus bas). Il en va de même d’un onglet qui est un tableau de lignes, comme les adresses d’un tiers. Les autres onglets et le parcours du haut apparaissent après l’enregistrement de la fiche. Avant cela, ils n’ont rien à quoi se rattacher.

Le code ou le numéro que le formulaire propose

Un document s’ouvre avec son numéro déjà rempli. C’est le suivant de sa série, et Beelocity le cherche à l’ouverture du formulaire. Un devis propose donc QT-2026-000042 après QT-2026-000041.

Un tiers s’ouvre de la même façon sur son code : PAR-000042 après PAR-000041. Il en va de même d’un produit (sa référence, PRD-…), d’un dépôt (WH-…) et d’autres fiches qui ont un code, comme un compte de trésorerie. Un code ne porte pas d’année, parce qu’un tiers créé cette année est encore le même dans cinq ans. Tous les tiers, clients ou fournisseurs, puisent dans une seule série. Le matricule d’un salarié est le seul code qui garde l’année de son enregistrement : EMP-2026-000042. Il a gardé la forme qu’il avait avant que les codes aient leur propre série.

C’est une proposition, pas une réservation. Beelocity ne met rien de côté pour vous pendant que vous saisissez. Si un collègue commence un devis au même moment, il voit le même numéro. Celui de vous deux qui enregistre en second doit le changer. C’est ce qu’il faut retenir de cette page, parce que c’est ce qui surprend.

Le champ est à vous dès le départ. Si vous écrivez votre propre numéro par-dessus la proposition, il reste. Une réponse arrivée un instant plus tard n’écrase jamais ce que vous avez écrit. Sur certains formulaires, la série dépend d’un choix que vous faites. Par exemple, sur Encaissements et décaissements, l’argent reçu et l’argent payé se comptent chacun de leur côté. Si vous changez ce choix, la proposition passe à l’autre série, mais un numéro que vous avez écrit reste.

Vous pouvez aussi laisser un code vide. Effacez le champ et enregistrez : Beelocity donne à la fiche le code suivant à l’enregistrement. Le champ vide l’indique : Laissez vide pour recevoir le suivant. Vous devez remplir le numéro d’un document.

Vous pouvez encore changer un code plus tard. Sur un tiers, un produit, un dépôt ou un salarié enregistré, choisissez Modifier et renommez le code. Une entreprise qui adopte plus tard sa propre codification renomme ainsi ses codes. Vous ne pouvez pas vider un code enregistré. Vous ne pouvez pas changer le numéro d’un document après l’avoir enregistré, parce que tous les autres documents qui le citent utilisent ce numéro.

Quand le numéro est déjà pris

Si vous enregistrez un document dont quelqu’un a déjà le numéro, la réponse s’affiche sous le champ du numéro : Ce numéro est déjà pris. Choisissez-en un autre, ou prenez celui qui est proposé. Beelocity n’a rien créé. Vous êtes toujours sur le même formulaire avec tout ce que vous y aviez mis, et le numéro est la seule chose à reprendre. Un code que quelqu’un a déjà reçoit la même réponse, avec son propre mot : Ce code est déjà pris. Choisissez-en un autre, ou prenez celui qui est proposé.

Un champ obligatoire que vous avez laissé vide reçoit le même genre de réponse : une phrase sous le champ. Vous restez sur le formulaire, et Beelocity n’envoie rien tant que vous n’avez pas renseigné tous ces champs.

Ce que le formulaire remplit pour vous

Une nouvelle fiche s’ouvre sur ce que votre entreprise sait déjà : vous ne répondez qu’à ce qu’elle ne sait pas.

• Le choix par défaut d’une liste. Un champ qui choisit un dépôt, un tarif ou un calendrier s’ouvre sur celui marqué par défaut. Votre premier dépôt, votre premier tarif et votre premier calendrier le deviennent d’eux-mêmes. Si vous en marquez un autre, la marque passe sur lui. Là où un choix vide veut dire quelque chose, le champ s’ouvre vide et dit ce que vide veut dire. Une alerte de stock bas qui surveille tous les dépôts à la fois en est un exemple.
• Le seul choix possible. Un champ obligatoire qui n’offre qu’un seul choix s’ouvre sur ce choix.
• Votre devise, ou celle du tiers. Un document s’ouvre dans la devise de votre organisation. Si vous choisissez un client ou un fournisseur qui travaille dans une autre devise, le document passe à la sienne. Il prend aussi ses conditions de paiement.
• Le jour. Une date que l’on saisit d’ordinaire le jour même s’ouvre sur aujourd’hui. C’est le cas d’une embauche, de l’arrivée d’un lot, du départ d’un transfert, du premier jour d’un congé et du début d’un taux de taxe. Le dernier jour d’un congé suit le premier. Un premier contrat commence à la date d’embauche du salarié.
• Ce que disent vos conditions. Une facture s’ouvre sur les conditions de paiement de sa commande ou de son client, et sur l’échéance qu’elles donnent (Factures).

Tout ce que le formulaire remplit s’affiche dans son champ, et vous pouvez le changer. Si vous changez un champ vous-même, le formulaire ne le remplit plus jamais, même si la valeur d’origine change.

Saisir une date, une heure ou un numéro de téléphone

Une date se lit jour, mois, année, 22/09/2026, dans toutes les langues et quelle que soit celle de votre navigateur. Tapez les chiffres, et les barres obliques se placent d’elles-mêmes : 22092026 devient 22/09/2026. Le pavé numérique d’un téléphone suffit donc. Un chiffre qui ne peut être à lui seul qu’un jour entier ou un mois entier est pris comme tel : 4 devient 04/. Vous pouvez toujours taper les barres vous-même, ou un point, ou un tiret : 5.9.2026 devient 05/09/2026. La touche Retour arrière, juste après une barre, efface la barre et le chiffre qui la précède. Chaque appui retire donc un chiffre. Si vous collez une date depuis un tableur sous la forme 2026-09-22, Beelocity la lit de la même façon.

Si vous laissez une date inachevée, Beelocity la complète à partir d’aujourd’hui quand vous passez à la suite. 22 devient le 22 du mois en cours, et 22/09 devient le 22 septembre de cette année. Beelocity lit une année à deux chiffres entre 79 ans en arrière et 20 ans en avant. 15/06/85 devient donc 15/06/1985, et 01/01/30 devient 01/01/2030. Un jour que le mois n’a pas, comme le 31 d’un mois de 30 jours, reste tel que vous l’avez tapé. Enregistrer le refuse ensuite.

Le bouton calendrier, au bout du champ, ouvre un calendrier juste en dessous, ou au-dessus si la fenêtre manque de place. La semaine commence le samedi, et le mois et les jours sont écrits dans votre langue. Aujourd’hui est souligné, et le jour du champ est mis en évidence. Un jour que le champ n’accepte pas est grisé. Appuyez sur le mois, en haut, pour en choisir un autre, puis appuyez de nouveau pour passer d’une année à l’autre. Une date lointaine, comme une date de naissance, se tape plus vite. Aujourd’hui, en bas, choisit le jour même.

Au clavier, ↑ et ↓ avancent ou reculent la date d’un jour, et partent d’aujourd’hui si le champ est vide. Alt+↓ ouvre le calendrier. Dans le calendrier, les flèches se déplacent d’un jour ou d’une semaine. Page précédente et Page suivante changent de mois, ou d’année avec Maj. Début et Fin vont aux deux bouts de la semaine. Entrée choisit le jour, et Échap ferme le calendrier sans rien changer.

Dans un tableau de lignes, une cellule de date est le même champ. Tapez la date directement dessus, ou double-cliquez pour ouvrir le calendrier. La ligne s’enregistre quand vous choisissez un jour ou appuyez sur Entrée.

Une liste d’au moins dix choix, comme le produit ou l’unité d’une ligne, s’ouvre sur un champ de recherche. Tapez quelques lettres des mots que vous lisez, par exemple pi pour Pièce : le premier résultat est en surbrillance, et Entrée le choisit. ↓ et ↑ passent aux autres résultats. Pendant que vous tapez, (aucun) sort de la liste, et Entrée ne vide donc jamais le champ par erreur. Pour le vider, utilisez le ✕ du champ. Les choix suivent l’ordre des mots que vous lisez, dans votre langue.

Dans un tableau de lignes, vous pouvez taper directement sur une cellule à choix. Dans un formulaire, vous pouvez taper dès que vous cliquez sur une liste. Chaque touche arrive dans la recherche, même si vous tapez vite.

Une date accompagnée d’une heure, comme le départ d’un bon de transfert ou le début d’un pointage, se tape de la même façon. 130920261525 devient 13/09/2026 15:25, et l’espace et les deux-points se placent d’eux-mêmes. Le calendrier choisit le jour et garde l’heure que vous avez tapée. Si vous tapez un jour sans heure, Beelocity n’en ajoute pas. À l’enregistrement, le champ vous demande d’ajouter l’heure, car les heures travaillées et les relevés de compteur se comptent à partir d’elle.

Une heure seule a un bouton horloge au bout du champ. Appuyez sur l’heure, puis sur les minutes. L’horloge propose les minutes de cinq en cinq. Pour une autre heure, tapez les chiffres : 0837 devient 08:37.

Un numéro de téléphone se groupe de la même façon, comme on l’écrit en Algérie. 0550123456 devient 0550 12 34 56, un fixe devient 021 23 45 67, et un numéro avec l’indicatif du pays devient +213 550 12 34 56. Un numéro d’un autre pays reste tel que vous le tapez. Beelocity ne refuse aucun numéro de téléphone : un numéro inhabituel passe donc quand même.

Enregistrer, et où l’on arrive

Enregistrer écrit la fiche et vous emmène sur sa propre page. C’est celle que vous atteindriez depuis la liste, avec cette fois ses onglets et son parcours. Le formulaire vierge ne reste pas derrière vous. Le bouton Précédent du navigateur vous ramène donc à la liste, et non à un formulaire déjà rempli et déjà envoyé.

Annuler sur une fiche vierge revient à la liste sans rien créer.

Une fiche que vous commencez depuis l’onglet d’une autre fiche y revient. Par exemple, appuyez sur Ajouter dans l’onglet Ordres de travail d’une machine. L’ordre de travail s’ouvre sur cette machine. Le fil d’Ariane en haut nomme la machine, et Annuler vous ramène à l’onglet de la machine. Une demande de congé commencée depuis l’onglet Demandes de congé d’une personne, et un avoir commencé depuis sa facture, reviennent de la même façon. Après l’enregistrement, vous arrivez sur la nouvelle fiche, comme toujours.

Quand l’enregistrement s’arrête, il dit où. Un message en haut indique combien de réponses manquent ou sont fausses, et chaque champ dit ce qui ne va pas. La page se place ensuite sur le premier de ces champs, le curseur dedans. Sur une longue fiche, vous n’avez donc pas à le chercher. Certaines réponses ne peuvent pas s’afficher sous un champ, comme sur une ligne que vous ne pouvez pas modifier. Le message en haut les donne alors. Certains problèmes n’apparaissent que lorsque Beelocity contrôle les données enregistrées, comme une facture qui ne s’accorde plus avec sa commande. Leur phrase s’affiche aussi sous le champ concerné.

Ajouter des lignes avant d’enregistrer

Un nouveau devis, une nouvelle commande, un bon de réception, un bon de transfert ou une nomenclature affiche ses lignes dès l’ouverture, à côté du formulaire. C’est un tableau vide, avec Ajouter au-dessus. Vous n’avez pas à enregistrer le document avant d’y ajouter quelque chose. Le tableau vide dit ce qui se passe à la place : Aucune ligne pour l’instant, et dessous, Appuyer sur « Ajouter » enregistre d’abord cette fiche.

Remplissez ce que le formulaire demande, le client et la devise par exemple, puis appuyez sur Ajouter. Beelocity enregistre le document en brouillon et lui donne son numéro, et un message le nomme : Enregistré : QT-2026-000012. Vous restez où vous étiez. Le formulaire reste ouvert sur ce que vous avez saisi, et une nouvelle ligne s’ouvre, le curseur dans sa première cellule. Cette ligne, comme toutes les suivantes, s’enregistre à mesure que vous la remplissez, comme sur n’importe quel document. Ce qu’une ligne remplit d’elle-même, elle le remplit ici aussi, comme sa désignation dans la langue du client.

S’il manque encore une réponse au formulaire, Ajouter s’arrête là où Enregistrer s’arrêterait. Le champ dit ce qui manque, le curseur s’y place, et aucune ligne ne s’ouvre tant que vous n’avez pas répondu.

Si vous changez d’avis, Annuler demande s’il faut conserver le document que la première ligne a enregistré. Supprimer l’efface et vous ramène à la liste. Conserver referme le formulaire sur le document enregistré. Si vous avez modifié depuis les champs du document lui-même, Conserver les enregistre aussi, et la fenêtre le dit. Annuler ne pose la question que pendant cette visite, et seulement si vous avez le droit de supprimer le document. Après Enregistrer, ou si vous rouvrez la page, Annuler referme simplement le formulaire.

Certains documents ont des lignes qu’une autre étape écrit, et ils ne les montrent qu’après l’enregistrement. Par exemple, les lignes de matières d’un ordre de fabrication viennent de sa nomenclature quand vous le lancez.

Lire une fiche

Une fiche se lit comme un ticket de caisse. Ses champs tiennent dans une seule colonne étroite. Chaque libellé fait face à sa valeur sur une même ligne, et des pointillés guident l’œil. Vous descendez ainsi la colonne sans chercher à quel libellé appartient quel chiffre. Ce qui vient par quantités se place à côté de cette colonne et non derrière un onglet. C’est le cas des articles d’un devis, des lignes d’une commande et de la marchandise d’un bon de réception. Un total et les lignes qui le composent sont donc à l’écran ensemble. Sur un écran étroit, les deux se superposent, la fiche d’abord.

Les lignes forment un tableau comme un autre, avec les mêmes contrôles sur ses bords qu’une liste. Il a une zone de recherche, un bouton de filtre, un bouton des colonnes et son propre ⓘ qui explique chaque colonne. Ajouter commence une ligne, et chaque ligne s’enregistre à mesure que vous la remplissez. Quand vous quittez une cellule, Beelocity écrit la ligne : il n’y a donc pas de second Enregistrer à retenir.

Une colonne sans laquelle une ligne ne peut pas s’enregistrer porte un astérisque rouge après son nom, comme un champ de formulaire. S’il manque encore une de ces cellules, Beelocity n’envoie rien. Un message nomme chaque cellule qui manque, et chacune reste entourée de rouge jusqu’à ce que vous la remplissiez. Une ligne pas encore enregistrée n’affiche ni statut ni montant : vous la distinguez ainsi des lignes enregistrées. Ce que vous y avez tapé y reste tant que vous restez sur la page.

Une nouvelle ligne s’ouvre là où elle restera. Certains documents listent leurs lignes dans l’ordre où vous les avez écrites, comme un bon de commande, un bon de réception ou une facture. La nouvelle ligne s’y ouvre sous la dernière, sur la dernière page.

Choisissez d’abord le produit. Quand le produit n’a qu’une unité, la ligne prend cette unité. Certaines lignes ont une désignation, comme celles d’un devis, d’une commande, d’une facture ou d’une demande d’achat. La désignation y est le nom du produit, dans la langue du partenaire. Vous pouvez écrire par-dessus l’une ou l’autre. Une ligne tirée de la ligne d’un autre document s’ouvre sur la quantité qui reste à cette ligne. Par exemple, la ligne d’une facture fournisseur s’ouvre sur ce qui est arrivé et n’est pas encore facturé. C’est le chiffre que la liste de la ligne affiche.

Tab vous fait avancer dans la ligne. Entrée vous fait descendre à la même cellule de la ligne suivante. Sur la dernière cellule de la dernière ligne, Entrée ouvre une nouvelle ligne. Quand vous choisissez une fiche dans une cellule, le curseur reste sur cette cellule : Tab passe donc à la suivante. Dès que vous tapez dans la liste d’une cellule, les résultats viennent en premier et (aucun) en dernier.

Une cellule qui renvoie à une fiche, comme le produit d’une ligne, termine sa liste ouverte par les mêmes aides qu’un champ de formulaire. Le lien Nouveau …, par exemple Nouveau produit, ouvre la page de cette fiche dans un nouvel onglet. Le ↻ actualise la liste. Comme la ligne s’enregistre d’elle-même, Beelocity ne choisit pas à votre place la fiche créée là-bas. Revenez : elle est dans la liste, et il vous reste à la choisir.

Au bas du ticket, Création et modification indique quand la fiche a été écrite et quand elle a changé pour la dernière fois. Une fiche qui porte plus d’une sorte de chose range le reste derrière des onglets, à côté de Synthèse. C’est le cas des adresses et des contacts d’un tiers, et des tâches d’un plan de maintenance. Un onglet qui liste les documents faits à partir de celui-ci, comme les livraisons d’une commande, porte un bouton Ajouter tant que vous pouvez en faire un. Il fait ce que fait le bouton correspondant dans Autres actions. Si les onglets ne tiennent pas, une flèche à chaque bout affiche les autres. Une fiche s’ouvre toujours sur sa Synthèse. L’onglet où vous passez ensuite s’inscrit dans l’adresse de la page : le lien que vous envoyez à un collègue s’ouvre donc là où vous étiez.

Le parcours d’un document

En haut, à côté de ses onglets, un document montre le parcours qu’il suit. Les étapes vont de gauche à droite, comme Brouillon, Envoyé et Accepté. Les étapes derrière le document sont cochées, celle où il se trouve est en gras, et les suivantes attendent. Si vous pouvez franchir l’étape suivante, vous pouvez cliquer dessus. Une fenêtre vous demande alors de confirmer, et dit ce que l’étape déclenche. Arrêtez-vous sur une étape : elle vous dit quand le document l’a atteinte et qui l’y a mené. Une étape qu’une règle a franchie d’elle-même donne la date sans nom. Sur un écran plus étroit, le parcours dessine en une seule les étapes déjà passées : la dernière franchie, cochée. Arrêtez-vous dessus : elle donne chaque étape que le document a franchie. Une étape que le document a contournée n’est alors pas dessinée. S’il lui faut encore de la place, le parcours dessine aussi en une seule les étapes après la suivante : la dernière du parcours, après un trait pointillé. L’étape en cours et l’étape suivante gardent toujours leur nom. Sur téléphone, ou si même cela ne tient pas, le parcours se replie en un seul bouton qui nomme l’étape en cours. Cliquez dessus pour prendre les mêmes étapes.

Cliquez sur l’étape en cours pour ouvrir la liste des changements de statut. En haut, elle indique le statut du document, depuis quand il l’a et qui l’y a mis. Elle donne ensuite les statuts auxquels le document peut passer depuis son étape. Sous certains statuts, une ligne dit ce que fait le changement. C’est aussi là que vous prenez les sorties de parcours, comme refuser, annuler ou réviser. Un statut que Beelocity pose lui-même n’est pas dans la liste. Un changement que vous n’avez pas le droit de faire n’y est pas non plus. Un changement que fait un bouton de la page y est pourtant, comme convertir un devis ou approuver une commande. Le choisir fait ce que fait le bouton, et le parcours le propose aussi comme étape suivante.

Un changement définitif vous prévient deux fois. Si le statut est définitif, comme Annulé, la liste l’indique sous son nom. Elle le fait aussi pour un changement que vous ne pouvez pas défaire sur un statut qui n’est pas définitif, comme la réception d’un retour client. La fenêtre qui vous demande de confirmer a alors un bouton rouge, et elle se termine par L’opération est irréversible.

Si un document a contourné une étape, celle-ci est grisée et n’a pas de coche. Arrêtez-vous dessus : elle dit que le document est passé directement au-delà. Vous voyez ainsi d’un coup d’œil que le document a sauté l’étape et ne l’a pas oubliée.

Une étape que le document ne peut pas encore franchir reste à sa place, grisée, et dit pourquoi. Arrêtez-vous dessus : elle vous dit quoi faire d’abord. Par exemple, l’étape Clôturé d’un dossier d’importation attend qu’aucune de ses commandes n’ait plus de marchandises à recevoir. Elle nomme celles qui attendent encore. Un clic ne fait rien : aucune boîte de dialogue ne demande donc une date que le passage refuserait.

Modifier une fiche

La page d’une fiche commence comme une liste. En haut, à côté de ses onglets, il y a un seul bouton principal, Modifier, et un bouton Autres actions (trois points) qui regroupe tout le reste. Ils sont là où le bord supérieur d’une liste place Ajouter et ses propres Autres actions.

Des traits partagent le menu en groupes, les mêmes sur toutes les pages et toujours dans le même ordre. Viennent d’abord les prochaines étapes de la fiche, puis les documents qu’elle imprime et les pages où elle mène. Viennent ensuite l’activation ou la désactivation, et Supprimer en dernier, pour qu’il ne soit jamais voisin du bouton que vous visiez. Pendant la modification, les deux boutons sont Enregistrer et Annuler.

Une action que la fiche ne peut pas encore faire reste à sa place, grisée. Pointez-la, ou atteignez-la au clavier, et elle dit pourquoi et ce qu’il faut faire d’abord. Sur un écran tactile, la raison est écrite dessous. Une fiche qui ne peut plus être modifiée montre Modifier grisé de la même façon, et dit où faire le changement. Sur certaines pages, une telle fiche ne garde qu’Autres actions. Vous ne voyez pas une action que votre rôle n’autorise pas.

Supprimer demande confirmation et prévient que l’opération est irréversible. Si vous confirmez, vous retombez sur la liste où était la fiche.

L’impression est dans Autres actions sur tout document qui a une forme imprimée. Elle se fait d’un clic, dans la langue propre au document. Imprimer et partager vos documents est consacrée à cela.

Choisir une fiche tenue ailleurs

Beaucoup de champs d’un formulaire renvoient à une fiche tenue ailleurs. C’est le cas du fournisseur d’un bon de commande, du dépôt où la marchandise arrive et des conditions de paiement d’un client. Chacun ouvre une liste où choisir, et chacun porte les trois mêmes aides.

• Le ✕ dans le champ le vide. Il apparaît après que vous avez choisi une valeur. Un champ facultatif affiche alors (aucun). Un champ obligatoire revient à Choisir…, et Enregistrer vous rappelle de le remplir. Au clavier, la touche Suppr ou Retour arrière sur le champ fait la même chose.
• Le ↻ dans le champ actualise sa liste, pour une fiche qu’un collègue a ajoutée pendant que vous aviez le formulaire ouvert. Si Beelocity n’a pas pu lire une liste, le champ le dit, et le ↻ vous permet de réessayer sans perdre ce que vous avez saisi.
• Le lien Nouveau … sous le champ, par exemple Nouveau dépôt, sert quand la fiche n’existe pas encore. Il ouvre sa page dans un nouvel onglet, prête à remplir. Votre formulaire reste tel quel dans l’onglet d’où vous venez.

Le lien n’apparaît que si votre rôle vous permet de créer ce genre de fiche, et seulement pour les fiches qui ont leur propre page. Une unité de mesure ou un pays n’en a pas. Une liste que Beelocity calcule pour un seul champ n’a pas de lien non plus, comme les documents ouverts d’un paiement. Une nouvelle fiche ne serait pas une fiche que ce champ propose. Le lien d’un emplacement apparaît après que vous avez choisi son dépôt, et crée le nouvel emplacement dans ce dépôt.

Quand la liste est vide

Une liste où il n’y a rien à choisir dit pourquoi, sur une ligne que vous ne pouvez pas choisir :

• Chargement… s’affiche pendant que Beelocity lit la liste.
• Choisissez d’abord le champ … s’affiche sur le champ fermé quand la liste dépend d’une autre réponse. Les adresses d’un client attendent le client, et le compte d’un paiement attend son mode de règlement. Si le champ ne peut pas nommer cette réponse, il dit Remplissez d’abord les champs au-dessus.
• Cette liste n’a pas pu être lue. Actualisez-la pour réessayer. s’accompagne du ↻.
• Vous n’avez pas l’autorisation de consulter cette liste. s’affiche sur le champ fermé quand votre rôle ne vous laisse pas voir les fiches que la liste propose. Il n’y a pas de ↻, parce que réessayer n’y changerait rien. La personne qui gère les rôles de votre organisation peut ajouter à votre rôle Consulter sur ce type de fiche (Concevoir de bons rôles).
• Une raison qui lui est propre s’affiche quand le champ en a une. Un chèque dit Aucun compte proposé ici ne peut le recevoir. quand l’entreprise ne tient que des espèces. Une facture dit Ce client n’a aucune adresse enregistrée. Sinon, la ligne dit Rien à choisir ici.

Une liste peut aussi montrer des lignes grisées, chacune avec la raison pour laquelle vous ne pouvez pas la choisir. Les commandes qu’un dossier d’importation ne peut pas prendre en sont un exemple.

Au retour

Enregistrez la nouvelle fiche dans son onglet et revenez. Elle est déjà choisie dans le champ d’où vous êtes parti. Ce qui découle de ce choix a suivi aussi, comme les adresses de facturation et de livraison du client sur une commande client. Le nouvel onglet vous le confirme, et vous pouvez le fermer.

• Si vous avez choisi autre chose entre-temps, Beelocity garde votre choix. La nouvelle fiche est dans la liste si vous la voulez finalement.
• Si le champ ne propose pas la nouvelle fiche, Beelocity ne choisit rien et le formulaire dit pourquoi. Par exemple, un champ fournisseur ne propose pas un tiers enregistré sans le rôle Fournisseur.
• Si vous fermez le nouvel onglet sans enregistrer, le retour actualise quand même la liste du champ. Une fiche ajoutée par un collègue y figure donc aussi.

Quand quelqu’un d’autre a enregistré avant vous

Deux personnes peuvent avoir la même fiche ouverte, et tôt ou tard deux personnes l’auront. Si un collègue enregistre pendant que vous modifiez encore, votre Enregistrer ne passe pas en effaçant discrètement son travail. Il s’arrête et vous le dit : Quelqu’un d’autre a modifié cette fiche. Si vous enregistrez maintenant, votre formulaire remplace ce que cette personne y a changé. Pour garder son changement, appuyez sur Annuler puis sur Modifier.

Rien de ce que vous avez saisi n’est perdu. Beelocity a relu la fiche, et votre formulaire garde tout tel que vous l’avez laissé. Si vous appuyez une seconde fois sur Enregistrer, Beelocity écrit tout le formulaire sur la fiche telle qu’elle est maintenant. Le changement d’un collègue sur un champ hors de ce formulaire reste donc. Mais son changement sur un champ de ce formulaire revient à ce que votre formulaire contient, même si vous n’avez pas touché à ce champ. Le formulaire ne vous montre pas son changement.

Pour garder ce que votre collègue a changé, appuyez sur Annuler puis sur Modifier. Le formulaire s’ouvre alors sur ce qui est enregistré, et vous pouvez refaire votre propre changement. Si vous avez tous deux changé le même champ, le second Enregistrer l’emporte, et vous faites ce choix en connaissance de cause.

Quitter sans avoir enregistré

Commencez une modification, changez quelque chose, puis quittez la page par le menu latéral, par la barre du haut ou par le bouton Précédent du navigateur. Beelocity vous arrête d’abord. Modifications non enregistrées s’ouvre avec Vous avez des modifications non enregistrées. Voulez-vous vraiment quitter cette page ?, et propose Rester et Quitter. Rester vous remet où vous étiez, vos modifications intactes. Quitter poursuit et les abandonne.

Passer d’un onglet à l’autre de la fiche n’est pas quitter : la question ne se pose donc pas.

Une fiche qui n’est plus là

Si vous suivez le lien d’une fiche supprimée depuis, la page vous le dit : Fiche introuvable. Elle a peut-être été supprimée. Elle vous donne aussi le retour, Retour à la liste. Si votre rôle ne vous laisse pas ouvrir une fiche, la page le dit à la place : Vous n’avez pas l’autorisation de consulter cette page. Beelocity utilise ces mots partout où il vous refuse une page.