Un lot est un ensemble d’articles reçus, fabriqués ou traités ensemble, qui partagent des caractéristiques communes : une date de fabrication, une date de péremption, un fournisseur. Le suivi par lot donne une traçabilité au niveau du lot — si un problème de qualité apparaît, vous retrouvez tous les articles du lot concerné et vous agissez de façon ciblée.
Notions clés
- Numéro de lot — L’identifiant unique du lot (par exemple LOT-2026-0078).
- Qualité — L’appréciation qualité du moment, qui décide si les articles de ce lot peuvent être utilisés ou vendus.
- Date de péremption — Quand les articles du lot se périment ; cela compte pour les denrées, les produits pharmaceutiques et tout produit à durée de vie.
Créer un lot
Pour enregistrer un nouveau lot :
- Allez dans Stock > Lots dans le menu latéral.
- Cliquez sur Ajouter.
- Renseignez le détail :
- Numéro de lot — L’identifiant unique du lot.
- Produit / Variante — Le produit que porte ce lot.
- Reçu le — Quand le lot est entré dans votre dépôt.
- Fabriqué le — Quand le lot a été produit (si on le sait).
- Date de péremption — Quand le lot se périme (s’il y a lieu).
- Fournisseur — Le tiers qui a livré ce lot (facultatif).
- Observations — Tout ce qu’il y a à dire sur ce lot (conditions de stockage, certifications, etc.).
- Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le lot en qualité En attente.
Le parcours qualité
Chaque lot passe par une appréciation de sa qualité :
| Statut | Ce qu’il veut dire |
|---|---|
| En attente | Le lot est enregistré mais n’a encore été ni contrôlé ni apprécié. |
| En cours d’examen | Le lot est en cours de contrôle ou d’essai. |
| Approuvé | Le lot a passé les contrôles qualité et ses articles peuvent être utilisés ou vendus. |
| Rejeté | Le lot a été recalé aux contrôles qualité et ses articles ne doivent être ni utilisés ni vendus. |
Actions
- Envoyer au contrôle — Fait passer un lot en attente dans le parcours de contrôle.
- Approuver — Marque le lot comme approuvé une fois les contrôles passés.
- Rejeter — Marque le lot comme rejeté si les contrôles échouent.
Rechercher
Servez-vous de la barre de recherche de la liste des lots pour retrouver une ligne par numéro de lot, par nom ou référence de produit, ou par référence ou code-barres de variante. La recherche accepte les fragments : taper BATCH-2026 retrouve tous les lots dont le numéro commence ainsi.
Restreindre par qualité
Le bouton de filtre à côté de la barre de recherche (Utiliser les listes) restreint la liste par Qualité — choisissez-en une ou plusieurs :
- En attente — Les lots qui attendent leur appréciation qualité.
- En cours d’examen — Les lots en cours de contrôle.
- Approuvé — Les lots qui ont passé les contrôles qualité.
- Rejeté — Les lots recalés aux contrôles qualité.
Le même panneau restreint à un seul Produit, à une plage de Reçu le ou de Date de péremption — « tout ce qui se périme avant la fin du trimestre » tient dans une seule date au — et masque les lots inactifs (Actif — Oui) ; le choix est écrit dans l’adresse de la page, si bien qu’une vue peut être mise en favori.
À retenir
- Le suivi par lot vaut surtout pour les métiers soumis à réglementation (agroalimentaire, pharmacie) ou dès qu’il faut pouvoir rappeler un lot.
- Reliez les numéros de série aux lots quand il vous faut à la fois le suivi par lot et le suivi pièce par pièce.
- Surveillez les dates de péremption pour que les produits soient utilisés ou vendus avant de se périmer — pensez à prélever le premier périmé d’abord.
- Un lot rejeté doit être mis en quarantaine. Voyez avec votre service qualité si les articles peuvent être retouchés, renvoyés au fournisseur ou mis au rebut.