Chaque document que vous envoyez à l’accord reçoit un élément dans votre boîte de réception qui le suit du début à la fin. Soumettez un bon de commande et l’élément apparaît, portant Soumis et nommant la personne dont il dépend. Le même élément devient plus tard Approuvé ou Rejeté — vous ne recevez jamais un second message séparé, et vous n’avez jamais à repartir à la recherche du premier.
Pour ne voir que ces éléments, filtrez la boîte de réception sur la nature Mes demandes. Cette liste est tout ce que vous avez soumis, au même endroit. (Les décisions qui attendent après vous sont autre chose — elles arrivent comme éléments À traiter dans la même boîte de réception.)
Ce que l’élément vous dit
| Ce qu’il porte | Ce que cela veut dire |
|---|---|
| Soumis : … | En chemin. La ligne en dessous nomme la personne dont il dépend, et le niveau atteint. |
| Escaladé : … | Un approbateur a laissé passer son délai, ou était absent et une personne qui gère les circuits l’a confiée à un autre — la demande est passée à quelqu’un d’autre. |
| Approuvé : … | Tous ceux qu’il fallait ont donné leur accord. Le document a avancé. |
| Rejeté : … | Un approbateur l’a refusé. Son motif est le texte en dessous, mot pour mot. |
Ouvrez l’élément pour lire le détail, ou servez-vous de son action Ouvrir pour sauter directement au document.
Quand il vous interrompt, et quand il ne le fait pas
L’élément ne remonte en tête de votre boîte de réception — de nouveau non lu — que lorsqu’il s’est passé quelque chose que vous voudriez savoir :
- une approbation qui a laissé passer son délai ou a été confiée à la main, et a été escaladée, et
- le verdict final.
L’avancement ordinaire ne vous dérange pas. Quand un approbateur donne son accord et que la demande passe au suivant, l’élément se réécrit discrètement pour ne jamais nommer quelqu’un qui a déjà agi, mais il reste lu et reste où il est. Vous voyez toujours la vérité sans être sollicité à chaque étape.
Pourquoi une demande peut rester à « Soumis »
Elle attend la décision de quelqu’un d’autre. L’élément le nomme ; ouvrez le document sous-jacent pour voir toute la chaîne — qui a décidé quoi à chaque niveau, et chez qui elle se trouve maintenant.
Si une demande attend depuis longtemps, vérifiez si l’approbateur assigné est absent. S’il l’est, le propriétaire de votre organisation peut appuyer sur Escalader dans l’onglet Approbations du document, et choisir qui reprend la demande. Un approbateur présent peut aussi confier la demande à un collègue, avec Déléguer dans sa boîte de réception.
Après un rejet
Quand une demande est rejetée, un bon de commande, une demande d’achat, une commande client ou un règlement revient au Brouillon. Une facture fournisseur revient à Rapproché. Contestez-la donc et rouvrez-la en brouillon avant de la modifier. Un bon de réception garde son statut. Vous pouvez alors :
- Ouvrir le document — l’élément de la boîte de réception y renvoie directement.
- Lire le motif du rejet (il est dans l’élément, et dans l’historique d’approbation du document).
- Modifier le document — corrigez ce que l’approbateur a signalé.
- Le soumettre à nouveau. Cela ouvre une nouvelle demande, avec son propre élément dans la boîte de réception ; l’ancien reste au dossier pour la piste d’audit.
Annuler une demande
Si vous avez soumis un règlement par erreur, ouvrez sa fiche tant que la demande est en chemin. Choisissez Retirer la demande dans Autres actions. Son élément dans la boîte de réception est rangé tout seul — vous l’avez retirée, elle n’a donc plus besoin de se surveiller — et vous le retrouvez toujours sous l’onglet Terminées. Une demande annulée ne peut pas être ranimée ; soumettez-en une nouvelle à la place.
Le règlement retiré revient au Brouillon. Les autres documents n’ont pas ce bouton. Si vous en avez soumis un par erreur, demandez à l’approbateur de rejeter la demande.
Documents approuvés d’emblée
Certains documents correspondent à un circuit qui ne comporte aucune étape d’approbation, ce qui les approuve sur-le-champ. Vous recevez quand même un élément, portant déjà Approuvé — pour que « est-ce que c’est passé ? » ait toujours sa réponse au même endroit.