Le module Stock tient le registre de vos marchandises : comment vous les mesurez, où vous les gardez, combien vous en avez et ce qui a bougé. Il vous concerne si vous stockez des marchandises, si vous les déplacez, si vous les comptez ou si vous corrigez leurs chiffres.
- Unités de mesure : elles disent comment vous comptez, pesez et mesurez chaque produit, et comment une unité se convertit en une autre.
- Dépôts et emplacements : ils disent où vous gardez le stock, de vos dépôts à leurs zones, puis à chaque allée, rayonnage, étagère ou casier.
- Niveaux de stock : ils montrent ce que vous avez maintenant. Voir aussi les lots, les numéros de série et les alertes de stock bas.
- Mouvements de stock : ils enregistrent la marchandise qui entre dans un dépôt, qui en sort ou qui passe dans un autre dépôt. Sur un mouvement que vous écrivez à la main, le stock ne change que quand quelqu’un clique sur Achever.
- Bons de transfert : ils envoient du stock d’un dépôt à un autre, en passant par la préparation, le transit et la réception.
- Journal des stocks : il garde une écriture pour chaque changement d’une quantité en stock. Personne ne peut modifier ni supprimer une écriture.
- Régularisations de stock : elles corrigent le stock quand la quantité réelle diffère du chiffre de Beelocity. Quelqu’un approuve la régularisation, et sa validation met à jour le stock.
- Inventaire tournant : il émet des tâches de comptage pour un dépôt, au rythme que vous choisissez. Un comptage ne change pas le stock, et il vous montre ce qu’il faut corriger.
Navigation
Ouvrez Stock dans le menu latéral. Le module s’ouvre sur ce qui attend (plus bas). Le menu liste le travail :
| Entrée | Ce qu’elle contient |
|---|---|
| Produits | Le catalogue de produits. Voir Produits. |
| Situation des stocks | Une page à quatre onglets : Niveaux de stock, Lots, Numéros de série et Plan du dépôt. Voir Niveaux de stock. |
| Mouvements | Une page à deux onglets : les Mouvements de stock, et le Journal de ce que chacun a changé. Voir Mouvements de stock et Journal des stocks. |
| Transferts | Le stock que vous envoyez d’un dépôt à un autre. Voir Bons de transfert. |
| Régularisations | Les corrections du stock, avec leur approbation. Voir Régularisations de stock. |
| Tâches de comptage | Les comptages à faire, et les écarts qu’ils trouvent. Voir Inventaire tournant. |
Le Paramétrage, en fin de liste, regroupe tout ce qui sert à régler le module.
Voir ce qui attend
Ouvrir Stock montre le travail qui attend quelqu’un, en sept listes. Chaque ligne ouvre la fiche où la tâche se fait. Beelocity relit les listes à chaque ouverture de la page.
| Liste | Ce qu’elle montre | Ce qu’il faut faire |
|---|---|---|
| Stock bas | Les alertes de stock bas que le stock a atteintes, une ligne par alerte. Une ligne apparaît quand le stock disponible est au minimum de l’alerte ou à son point de commande, ou en dessous. La ligne la plus loin sous son minimum vient d’abord. Elle nomme le dépôt que l’alerte surveille, ou Tous les dépôts. | Ouvrez la ligne pour voir le produit et où en est son stock. Commandez-en ensuite, ou faites-en venir d’un autre dépôt par un bon de transfert. |
| Comptages à faire | Les tâches de comptage au statut Assigné ou En cours, par jour prévu. Une tâche sans jour vient en dernier. Après ce jour, la ligne se lit en retard. Une tâche assignée à personne indique Non affecté. | Ouvrez la tâche et cliquez sur Commencer le comptage. Remplissez ce que vous comptez, puis cliquez sur Terminer. |
| Comptés, à contrôler | Les tâches de comptage au statut Terminé, le comptage le plus ancien d’abord. | Ouvrez la tâche et cliquez sur Contrôler. Elle quitte alors la liste, et le stock ne change pas. Pour corriger le stock, cliquez sur Écrire une correction, puis validez la régularisation. |
| Transferts à réceptionner | Les transferts au statut En transit ou Réception, par date d’arrivée prévue. Un transfert sans date d’arrivée vient en dernier. Après cette date, une ligne En transit se lit en retard. | Quand la marchandise arrive, cliquez sur Réception dans le parcours du transfert. Quand vous l’avez contrôlée et rangée, cliquez sur Terminé. Jusque-là, aucun dépôt ne compte la marchandise. |
| En attente de validation | Les régularisations au statut En attente d’approbation ou Approuvé, la plus ancienne d’abord. | Dans le parcours de la régularisation, cliquez sur Approuvé, puis sur Comptabilisé. Seul Comptabilisé change le stock. |
| Bientôt périmé | Le stock au statut Disponible qui périme aujourd’hui ou dans les trente jours, le plus proche d’abord. Si le stock a un lot, Beelocity lit la date du lot. | Écoulez-le ou utilisez-le en premier. Ouvrez la ligne pour voir le lot, ou la ligne de stock s’il n’a pas de lot. |
| Lots à contrôler | Les lots dont la qualité est En attente ou En cours d’examen, le plus ancien reçu d’abord. Un lot venu d’un bon de réception ou d’un ordre de fabrication démarre à Approuvé, et il n’apparaît donc pas ici. | Ouvrez le lot et cliquez sur Approuver ou Rejeter. Rejeter place le stock vendable du lot en Quarantaine. |
Chaque liste montre cinq lignes et leur nombre total. Tout afficher ouvre la liste entière avec les mêmes filtres. Stock bas et Bientôt périmé n’ont pas Tout afficher. Vous ne pouvez pas filtrer les alertes selon que le stock les a atteintes, ni filtrer le stock sur la date d’un lot.
En haut de la page, trois boutons lancent les documents habituels : Nouveau produit, Nouveau bon de transfert et Nouvelle régularisation de stock. Les chiffres du stock sont sous les boutons. Le chiffre Sous 30 jours de la carte Stock proche de péremption compte exactement le stock que Bientôt périmé liste.
Vous ne voyez que les listes et les boutons que votre rôle vous permet d’ouvrir. Parmi les rôles livrés avec Beelocity, seul le propriétaire de votre organisation peut changer le stock. Toute autre personne a besoin d’un rôle que l’entreprise crée.
Paramétrer le module
Le Paramétrage est une seule page pour ce que vous réglez une fois et revoyez quand l’activité change. Il a un onglet pour chacun :
| Onglet | Ce qu’il contient |
|---|---|
| Dépôts | Vos dépôts, leurs zones et leurs emplacements. Voir Dépôts et emplacements. |
| Unités de mesure | La façon dont vous comptez les quantités et les convertissez. Voir Unités de mesure. |
| Classes de TVA | Les taux de TVA que portent vos produits. Voir TVA. |
| Catégories de produits | L’arborescence dans laquelle vous classez les produits. Voir Catégories de produits. |
| Familles de produits | Les familles auxquelles appartiennent les produits et leurs variantes. Voir Familles de produits. |
| Attributs produit | Les attributs dont sont faites les variantes. Voir Attributs produit. |
| Affectations produit-emplacement | Là où chaque produit doit se trouver, comme repère pour votre équipe. Voir Affectations produit-emplacement. |
| Alertes de stock bas | Jusqu’où le stock de chaque produit peut descendre avant que Beelocity vous prévienne. Voir Alertes de stock bas. |
| Inventaires tournants | Les inventaires tournants qui émettent des tâches de comptage, au rythme que vous choisissez. Voir Inventaire tournant. |
Chaque onglet garde l’adresse qu’avait sa liste. Un favori, ou le lien d’une notification de stock bas, l’ouvre donc toujours. Vous ne voyez que les onglets que votre rôle vous permet d’ouvrir. Si votre rôle n’en ouvre aucun, le Paramétrage n’apparaît pas dans votre menu. Les tarifs sont un onglet de Ventes › Paramétrage, et les devises un onglet de Trésorerie › Paramétrage.