Bons de commande

Un bon de commande liste ce que vous achetez à un fournisseur, et à quel prix. Un brouillon n’engage rien, pas plus qu’un bon approuvé. Le bon engage votre entreprise quand il passe à Envoyé, après que vous l’avez envoyé au fournisseur.

Un bon peut venir d’une demande d’achat approuvée, ou vous pouvez le rédiger directement.

Créer un bon de commande

Pour créer un bon de commande :

1. Allez dans Achats > Bons de commande depuis le menu latéral.
2. Cliquez sur Ajouter. Une nouvelle page de bon de commande s’ouvre, ses lignes à côté du formulaire, encore vides.
3. Renseignez la commande :
   • N° de commande : Beelocity propose le numéro suivant de la série de votre organisation, comme PO-2026-000001. Vous pouvez le remplacer.
   • Fournisseur : la liste propose les fournisseurs actifs dont le statut fournisseur est Actif. Le fournisseur renseigne la Devise et les Conditions de paiement de la commande.
   • Dépôt : où vous attendez la marchandise. Un bon de réception de cette commande s’ouvre sur ce dépôt, et vous pouvez l’y changer.
   • Date de commande : le jour où vous passez la commande. Elle s’ouvre sur aujourd’hui, et Beelocity l’imprime sur le bon.
   • Livraison prévue : quand vous attendez la marchandise. La liste Livraisons en retard et la ponctualité du fournisseur s’en servent.
   • Contact : la personne qui suit cette commande chez le fournisseur. Beelocity imprime son nom sur le bon.
   • Devise : la devise du fournisseur la renseigne (Acheter en devise étrangère).
   • Conditions de paiement : les conditions convenues avec ce fournisseur. Une facture créée depuis la commande en tire son échéance.
   • Observations : ce que le fournisseur doit lire. Beelocity imprime ces observations sur le bon.
   • Notes internes : des notes pour votre équipe. Beelocity ne les imprime jamais.
4. Cliquez sur Ajouter au-dessus des lignes.

Beelocity enregistre la commande au statut Brouillon, lui donne son numéro et ouvre sa première ligne. S’il manque encore une réponse au formulaire, Ajouter s’arrête plutôt sur ce champ.

Pour enregistrer la commande tout de suite et ajouter ses lignes plus tard, cliquez sur Enregistrer au lieu d’Ajouter (voir Ajouter des lignes avant d’enregistrer).

Acheter en devise étrangère

Une nouvelle commande prend la devise de son fournisseur sous Devise. Pour un fournisseur étranger, choisissez la devise de sa facture proforma. L’euro, le dollar américain et le yuan chinois sont proposés à côté du dinar (voir Devises).

Choisissez une devise avant de soumettre la commande, même pour le dinar. Créer une facture refuse une commande sans devise, et la commande ne se modifie plus après son brouillon. Si rien n’est arrivé sur une commande Envoyé ou Confirmé, vous pouvez encore la réviser. Choisissez alors la devise sur le nouveau brouillon (Réviser une commande envoyée).

Un bon de réception sur une commande en devise étrangère demande un taux dans la page Taux de change. Beelocity prend le dernier taux daté du jour de la réception ou d’avant. S’il n’y en a aucun, il refuse de terminer la réception.

Quand un dossier d’importation couvre la commande, son Fournisseur et sa Devise sont ceux du dossier. Ils le restent jusqu’à ce que le chargé du commerce extérieur ou le propriétaire de votre organisation retire la commande du dossier. Ce retrait n’est possible que tant que le dossier est Ouvert. Si vous voyez les dossiers, la page de la commande affiche Dossier d’importation avec le numéro du dossier, qui l’ouvre, et les deux champs sont figés. Si vous ne voyez pas les dossiers, les deux champs restent ouverts, et Beelocity refuse l’enregistrement quand vous en changez un.

Gérer les lignes de la commande

Les lignes se tiennent à côté des informations de la commande, sur la même page. Vous pouvez les ajouter, les modifier et les retirer tant que la commande est au Brouillon.

1. Pour revenir à une commande enregistrée, cliquez sur son numéro dans la liste.
2. Cliquez sur Ajouter pour chaque produit, puis double-cliquez sur une cellule pour la modifier.
3. Sur chaque ligne, renseignez :
   • Produit : le produit de votre catalogue. Si vous le laissez vide, Beelocity ne peut pas renseigner le prix, et une réception qui accepte la ligne ne peut pas être terminée.
   • Désignation : ce que vous achetez, dans vos propres mots. Beelocity l’imprime sur le bon, et une ligne ne s’enregistre pas sans elle.
   • Quantité et Unité : combien vous commandez, dans l’une des unités du produit.
   • Prix unitaire : le prix d’une unité, dans la devise de la commande. Si vous le laissez vide, Beelocity le renseigne quand vous enregistrez la ligne (D’où vient le prix d’une ligne).
   • TVA % et Remise % : le taux de TVA de la ligne et sa remise. Beelocity déduit la remise avant la TVA. TVA % s’ouvre sur le taux du produit quand le bon est dans votre propre devise, et vide sur une importation (TVA).
4. Beelocity calcule le Montant, ce que coûte la ligne avec sa remise et sa TVA. Vous ne pouvez pas le saisir.

La ligne de commande n’a pas de colonne pour la référence propre du fournisseur. Quand l’approbation d’une demande prépare un bon, chaque ligne reprend la Référence fournisseur des produits du fournisseur. Le bon imprimé montre cette référence.

Sur une commande Confirmé ou Partiel, chaque ligne ouverte offre Clôturer le reliquat. Seuls le responsable des achats et le propriétaire de votre organisation peuvent cliquer dessus. Beelocity n’attend plus le reste de cette ligne, et les autres lignes continuent d’être réceptionnées. Si c’était la dernière ligne ouverte, la commande passe à Terminé si quelque chose est arrivé sur la commande. Si rien n’est arrivé sur aucune ligne, la commande passe à Annulé.

Si vous clôturez le reliquat d’une ligne alors qu’une autre ligne reste ouverte, une réception ultérieure peut laisser la commande Partiel. Cela arrive même quand la réception termine l’autre ligne. Le responsable des achats ou le propriétaire choisit alors Clôturé dans la liste des changements de statut.

D’où vient le prix d’une ligne

Quand vous enregistrez une ligne dont le Prix unitaire est vide, Beelocity cherche un prix dans les produits du fournisseur, sur la fiche du fournisseur. Il prend la fiche de la variante de la ligne avant celle du produit entier. Le prix est le Dernier prix d’achat de cette fiche, ou son Prix standard si elle n’en a pas. Un prix que vous saisissez vous-même l’emporte sur les deux.

Le Dernier prix d’achat n’est pas une somme que vous avez payée. C’est le prix unitaire de la ligne de commande, avant sa remise, repris de la dernière réception terminée qui a accepté le produit.

La case reste vide, et la ligne ne s’enregistre pas, dans ces cas :

• La ligne ne nomme aucun produit.
• Le fournisseur n’a aucune fiche pour le produit, ou sa fiche n’a pas de prix. Zéro n’est pas un prix.
• Le prix de la fiche est dans une autre devise que la commande. Un prix convenu en euros n’est pas un prix pour une commande en dinars, et Beelocity ne recopie donc rien.

Une case vide sur un produit que le fournisseur vend bel et bien n’est pas une anomalie. Beelocity n’a rien au dossier à recopier : saisissez le prix convenu, par exemple 1 250,00 DA. Pour qu’il se renseigne la prochaine fois, enregistrez un Prix standard dans les produits du fournisseur, dans la devise de vos commandes. Seuls le responsable des achats et le propriétaire le peuvent.

Une ligne ne s’enregistre pas sans prix. Beelocity désigne la ligne et la case avant tout envoi, si bien qu’une ligne inachevée n’atteint jamais la commande. Vous pouvez toujours saisir 0 volontairement. Un échantillon gratuit ou un remplacement sous garantie est une vraie ligne, et elle s’enregistre à zéro.

Le cycle de vie d’un bon de commande

Le circuit d’approbation

Une commande n’a besoin d’un approbateur que si un circuit d’approbation s’applique à elle. Le propriétaire de votre organisation met en place les circuits dans Paramètres → Circuits d’approbation, selon le total, le fournisseur, le dépôt ou la devise (Configurer les circuits d’approbation). Le circuit désigne les approbateurs : vous ne les choisissez pas au moment de soumettre.

1. Sur un Brouillon, cliquez sur En attente d’approbation, l’étape suivante du parcours. Vous pouvez aussi ouvrir Autres actions et cliquer sur Soumettre pour approbation. Toute personne qui peut modifier la commande peut le faire.
2. Cliquez sur Soumettre dans la fenêtre.

Si aucun circuit ne s’applique, Beelocity approuve la commande aussitôt. La commande passe à Approuvé, et Approuvé par nomme la personne qui a cliqué sur Soumettre pour approbation.

Si un circuit s’applique, la commande passe à En attente d’approbation. Beelocity la dépose dans la Boîte de réception de l’approbateur de la première étape. Ensuite :

• L’approbateur décide depuis sa Boîte de réception, avec Approuver, Rejeter ou Déléguer. Sur la commande, Consigner l’approbation et Consigner le refus, dans Autres actions, font la même chose qu’Approuver et Rejeter.
• Seul l’approbateur dont l’étape attend peut décider. Beelocity refuse la décision de toute autre personne, et celui qui a soumis la commande ne peut pas l’approuver.
• Après l’approbation de la dernière étape, la commande passe à Approuvé.
• Si un approbateur la refuse, la commande revient au Brouillon. Son auteur peut la corriger et la soumettre de nouveau.

L’onglet Approbations de la commande montre chaque décision : qui a décidé quoi, quand, et avec quel commentaire. Il montre aussi quelle étape attend maintenant.

Envoyer et confirmer

Beelocity n’envoie pas la commande au fournisseur. Vous l’envoyez vous-même, par exemple en PDF imprimé par courriel, puis vous enregistrez qu’elle est partie :

1. Sur une commande Approuvé, cliquez sur Envoyé sur le parcours, en haut de la page de la commande.
2. Cliquez sur Passer à Envoyé dans la fenêtre. La commande engage maintenant votre entreprise.
3. Quand le fournisseur accepte la commande, cliquez sur Confirmé sur le parcours, puis sur Passer à Confirmé.

Seuls le responsable des achats et le propriétaire de votre organisation peuvent cliquer sur Envoyé et Confirmé. Beelocity refuse Envoyé si le fournisseur est désactivé, ou si son Statut fournisseur n’est pas Actif.

Le parcours court Brouillon → En attente d’approbation → Approuvé → Envoyé → Confirmé → Terminé → Clôturé. Les étapes franchies sont cochées, et celle où se trouve la commande est pleine. L’étape suivante est un bouton quand c’est un passage que quelqu’un fait à la main. Arrêtez-vous sur une étape pour voir quand la commande l’a atteinte et qui l’y a fait passer. Une approbation montre l’approbateur, et une livraison la personne qui l’a réceptionnée.

Cliquez sur l’étape où se trouve la commande pour ouvrir la liste des changements de statut. Elle donne les statuts auxquels la commande peut passer depuis son étape. Beelocity pose lui-même En attente d’approbation, Approuvé, Partiel et Terminé, qui ne sont pas dans la liste. Un brouillon n’a donc aucun bouton sur le parcours. Envoyé est le premier passage que quelqu’un fait à la main.

Réceptionner sur la commande

Sur une commande Confirmé ou Partiel, ouvrez l’onglet Réceptions et cliquez sur Ajouter. Vous pouvez aussi cliquer sur Créer une réception dans Autres actions. Beelocity écrit un bon de réception brouillon avec une ligne pour chaque ligne de commande qui reste à venir, et l’ouvre. L’onglet Réceptions liste chaque bon établi pour la commande.

Quand un bon de réception passe à Terminé, il fait avancer la commande. Elle passe à Partiel tant qu’il reste quelque chose à recevoir, et à Terminé quand tout est arrivé. Le parcours garde le nom de la personne qui a réceptionné la marchandise.

Réviser une commande envoyée

Une commande envoyée ne se modifie pas sur place, car c’est le document que le fournisseur a vu. Révisez-la plutôt. Seuls le responsable des achats et le propriétaire de votre organisation le peuvent, sur une commande Envoyé ou Confirmé où rien n’est arrivé :

1. Ouvrez la commande, ouvrez Autres actions et cliquez sur Réviser. Vous pouvez aussi choisir Révisé dans la liste des changements de statut.
2. Cliquez sur Créer la révision dans la fenêtre.

Beelocity copie la commande et toutes ses lignes dans un nouveau Brouillon, avec un nouveau numéro de commande et le numéro de révision suivant. L’original passe à Révisé, et vous ne pouvez plus le modifier. La ligne Remplace du nouveau brouillon renvoie à l’original, et la ligne Remplacé par de l’original renvoie au nouveau brouillon.

Le nouveau brouillon est un brouillon comme un autre. Modifiez-le, cliquez sur Soumettre pour approbation, puis renvoyez-le quand il est approuvé.

Après l’arrivée de marchandise, vous ne pouvez plus réviser la commande. Clôturez plutôt le reliquat d’une ligne, ou annulez d’abord le bon de réception.

Annuler et clôturer

Seuls le responsable des achats et le propriétaire de votre organisation peuvent annuler ou clôturer une commande.

• Annuler : cliquez sur l’étape où se trouve la commande pour ouvrir la liste des changements de statut, puis choisissez Annulé. Vous pouvez annuler une commande Brouillon, En attente d’approbation, Approuvé, Envoyé ou Confirmé. Beelocity annule toutes ses lignes ouvertes.
• Clôturer : choisissez Clôturé de la même façon, sur une commande Partiel ou Terminé. Beelocity passe chaque ligne à Clôturé, sauf une ligne annulée, et n’attend plus de marchandise sur la commande.

Retrouver une commande

La liste Bons de commande se cherche par numéro. Son bouton de filtre la restreint par Statut, Fournisseur, une période de Date de commande ou de Livraison prévue, ou une plage de Montant. Il la restreint aussi par Dépôt ou Actif, qui ne sont pas des colonnes de la liste (voir Utiliser les listes).

La synthèse d’une commande

Cliquez sur le numéro d’un bon de commande dans la liste pour ouvrir sa page. Les informations et les totaux de la commande se tiennent à côté de ses lignes, et la colonne Reçu de chaque ligne montre ce qui est arrivé jusqu’ici.

Les totaux additionnent les lignes. Le Total HT est le total des lignes avant leurs remises et avant la TVA. La Remise additionne les remises des lignes, et le Montant de la TVA additionne la TVA. Le Total TTC est le total des lignes après leurs remises, avec la TVA et les frais de port. Aucun écran ne renseigne les Frais de port, qui restent donc vides.

En haut de la page, le parcours court à côté de trois onglets :

• Approbations : chaque décision d’un circuit d’approbation sur la commande. L’onglet apparaît dès qu’un circuit prend la commande en charge.
• Réceptions : les bons de réception établis pour la commande.
• Factures : les factures fournisseur créées depuis la commande.

Pour créer une facture, ouvrez Autres actions sur une commande Confirmé, Partiel, Terminé ou Clôturé, puis cliquez sur Créer une facture. Beelocity prépare une facture au brouillon pour ce qui est arrivé, moins ce qui a été renvoyé ou déjà facturé (Factures fournisseur). Chaque ligne de la facture reprend le prix unitaire de la ligne du bon, avant sa remise. La facture est datée du jour, et Beelocity compte son échéance depuis aujourd’hui. Il prend les conditions de paiement de la commande, sinon celles du fournisseur. Si aucune n’a de conditions, la facture est à échéance trente jours plus tard. Quand vous corrigez la date d’après la facture du fournisseur, corrigez aussi la Date d’échéance, car Beelocity ne la recompte pas.