Le suivi par numéro de série vous permet de donner un identifiant unique à chaque pièce d’un produit, et d’obtenir une traçabilité précise tout au long de sa vie — de la réception au stockage, puis à la vente et au-delà. C’est indispensable au suivi des garanties, à la gestion des rappels et au respect de la réglementation.
Notions clés
- Numéro de série — Un code unique donné à une seule pièce d’un produit (par exemple SN-20260301-A001). Chaque numéro de série désigne exactement une pièce physique.
- Lot — Un numéro de série peut être rattaché à un lot, pour la traçabilité au niveau du lot.
- Fin de garantie — La date après laquelle la garantie du produit ne joue plus.
Ajouter des numéros de série
Pour enregistrer un nouveau numéro de série :
- Allez dans Stock > Numéros de série dans le menu latéral.
- Cliquez sur Ajouter.
- Renseignez le détail :
- Numéro de série — L’identifiant unique de cette pièce.
- Variante — La variante de produit à laquelle ce numéro de série appartient.
- Lot — Le rattachement facultatif à un lot (pour le suivi par lot).
- Dépôt — Où la pièce est rangée aujourd’hui.
- Emplacement — La place précise à l’intérieur du dépôt.
- Reçue le — Quand la pièce est entrée.
- Fin de garantie — Quand la garantie s’arrête (s’il y a lieu).
- Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le numéro de série au statut En stock.
Le cycle de vie d’un numéro de série
Chaque numéro de série porte un statut qui suit l’état de la pièce :
| Statut | Ce qu’il veut dire | Actions possibles |
|---|---|---|
| En stock | La pièce est au dépôt et disponible. | Marquer vendue, Réserver, Marquer défectueuse |
| Réservé | La pièce est mise de côté pour une commande ou un client. | Marquer vendue, Remettre en stock |
| Vendu | La pièce a été vendue et expédiée à un client. | Marquer revenue |
| Retourné | La pièce est revenue de chez le client. | Remettre en stock, Marquer défectueuse |
| Défectueux | La pièce a été signalée défectueuse ou abîmée. | — (terminal) |
| Consommé | La pièce a été montée sur un équipement par un ordre de travail de maintenance. | — (un retour inutilisé de maintenance la remet En stock ; un retour sous garantie la marque Défectueuse) |
Ce qui bouge tout seul. Une sortie de pièce de maintenance qui nomme un numéro de série le consomme : le numéro bascule en Consommé et quitte son dépôt dans la même opération que le mouvement de stock. Un retour de maintenance le rétablit — de nouveau En stock au dépôt de retour pour un retour inutilisé, ou Défectueux pour un retour sous garantie qui attend son départ chez le fournisseur. La réception, l’expédition et la production ne créent ni ne déplacent encore les numéros de série : enregistrez ces passages ici, à la main.
Remettre en stock une pièce Retournée est un vrai retour en stock : vous choisissez le dépôt (et éventuellement l’emplacement) où la pièce revient sur l’étagère, Beelocity y monte le niveau de stock et enregistre le mouvement dans le journal des stocks. Remettre en stock une pièce Réservée ne fait que lever la réservation — la pièce n’a jamais quitté le dépôt.
Rechercher
Servez-vous de la barre de recherche de la liste des numéros de série pour retrouver une ligne par numéro de série, par référence ou code-barres de variante, par numéro de lot, par code ou nom de dépôt, ou par code, nom ou code-barres d’emplacement. Combinez-la au filtre ci-dessous pour restreindre encore la vue.
Restreindre par statut
Le bouton de filtre à côté de la barre de recherche (Utiliser les listes) restreint la liste par Statut — choisissez-en un ou plusieurs :
- En stock — Les pièces disponibles au dépôt aujourd’hui.
- Réservé — Les pièces réservées à des commandes en cours.
- Vendu — Les pièces qui ont été vendues.
- Retourné — Les pièces revenues de chez les clients.
- Défectueux — Les pièces signalées défectueuses.
- Consommé — Les pièces sorties sur un ordre de travail de maintenance et montées sur un équipement.
Le même panneau restreint à un seul Dépôt, à une plage de Reçue le ou de Fin de garantie — « les garanties qui s’arrêtent cette année » tient dans une seule date au — et masque les numéros de série inactifs (Actif — Oui) ; le choix est écrit dans l’adresse de la page, si bien qu’une vue peut être mise en favori.
À retenir
- Chaque numéro de série doit être unique dans votre organisation — le système refuse les doublons.
- Le suivi par numéro de série vaut surtout pour les articles de valeur, l’électronique, les machines, ou tout produit qui demande une traçabilité pièce par pièce.
- Reliez les numéros de série aux lots quand il vous faut aussi le suivi par lot (par exemple pour gérer les péremptions en même temps que le suivi pièce par pièce).
- Pensez à vos besoins de suivi des garanties au moment de poser les dates de fin — cela rend service au service après-vente.