Les numéros de série donnent à chaque pièce physique d’un produit son propre numéro. Servez-vous-en pour la marchandise que vous devez distinguer, comme une machine ou un téléphone. Beelocity enregistre où en est chaque pièce. Seule la maintenance déplace un numéro de série d’elle-même : vous enregistrez donc ici à la main la réception et la vente.
Notions clés
- Numéro de série est le numéro d’une seule pièce physique, par exemple SN-20260301-A001. Si le constructeur a imprimé un numéro sur l’appareil, reprenez celui-là.
- Variante est la variante à laquelle cette pièce appartient. Un produit sans variante ne peut pas avoir de numéro de série.
- Lot est le lot avec lequel cette pièce est entrée, de la même variante. Un lot groupe plusieurs pièces, et un numéro de série en désigne une seule. Le lot compte si un rappel le désigne.
- Fin de garantie est le jour où la garantie s’arrête. Beelocity garde seulement cette date.
Ajouter des numéros de série
Pour enregistrer un nouveau numéro de série :
- Allez dans Stock > Situation des stocks dans le menu latéral, et ouvrez l’onglet Numéros de série.
- Cliquez sur Ajouter.
- Renseignez le détail :
- Numéro de série est le numéro de cette pièce.
- Variante dit de quelle variante cette pièce relève.
- Statut s’ouvre sur En stock. Après l’enregistrement, seuls les boutons ci-dessous le changent.
- Dépôt est le dépôt où se trouve cette pièce maintenant.
- Emplacement est l’emplacement dans ce dépôt.
- Lot est facultatif. Vous choisissez parmi les lots de la Variante de la pièce : choisissez donc d’abord la variante.
- Reçue le dit quand la pièce est entrée de chez le fournisseur.
- Fin de garantie dit quand la garantie s’arrête, s’il y en a une.
- Cliquez sur Enregistrer.
Le formulaire ne demande Dépôt et Emplacement que si le statut est En stock ou Réservé, car toute autre pièce n’a pas d’emplacement. La page du numéro de série montre aussi Commande client. Beelocity ne remplit pas ce champ aujourd’hui, et vous ne pouvez pas y écrire.
Enregistrer n’ajoute aucun stock. Un numéro de série ne fait que désigner une pièce, et le statut choisi ne change aucun chiffre de stock. Les chiffres viennent d’un bon de réception, d’un mouvement de stock ou d’une régularisation. Gardez donc le numéro de série sur le même dépôt, le même emplacement et le même lot que le stock de la variante.
Le cycle de vie d’un numéro de série
Chaque numéro de série a un statut :
| Statut | Ce qu’il veut dire | Actions possibles |
|---|---|---|
| En stock | Dans un dépôt et libre d’être vendue. | Marquer vendue, Réserver, Marquer défectueuse |
| Réservé | Vous avez mis cette pièce de côté. Elle reste dans son dépôt, et Beelocity ne la lie à aucune commande. | Marquer vendue, Lever la réservation |
| Vendu | Partie chez un client : elle a quitté le stock. | Marquer revenue |
| Retourné | Revenue de chez un client, elle attend d’être examinée. | Remettre en stock, Marquer défectueuse |
| Défectueux | Vous avez marqué cette pièce défectueuse, et elle a quitté le stock. Vous ne pouvez plus changer ce statut. | Aucune |
| Consommé | Un ordre de travail l’a montée sur une machine : elle a quitté le stock sans être vendue. | Aucune. Seul un retour de maintenance la déplace. |
Pour lancer une action, ouvrez le numéro de série, puis Autres actions. Seul un rôle qui peut changer les numéros de série les voit. Parmi les rôles livrés avec Beelocity, seul le propriétaire de votre organisation le peut.
Chaque action change le stock ainsi :
| Action | En stock | Réservé | Disponible |
|---|---|---|---|
| Réserver | Sans effet | Plus un | Moins un |
| Lever la réservation | Sans effet | Moins un | Plus un |
| Marquer vendue, sur une pièce En stock | Moins un | Sans effet | Moins un |
| Marquer vendue, sur une pièce Réservée | Moins un | Moins un | Sans effet |
| Marquer revenue | Sans effet | Sans effet | Sans effet |
| Marquer défectueuse, sur une pièce En stock | Moins un | Sans effet | Moins un |
| Marquer défectueuse, sur une pièce Retournée | Sans effet | Sans effet | Sans effet |
| Remettre en stock | Plus un | Sans effet | Plus un |
Quel stock une action change. Réserver, Lever la réservation, Marquer vendue et Marquer défectueuse lisent une seule ligne de stock. Elle a le statut Disponible, et la même variante, le même dépôt, le même emplacement et le même lot que la pièce. Si aucune ligne de ce type ne porte la pièce, aucun chiffre ne change. Marquer vendue et Marquer défectueuse écrivent quand même une sortie au journal des stocks : vérifiez donc d’abord le dépôt, l’emplacement et le lot de la pièce.
Ce que Marquer vendue ne fait pas. Cette action ne crée ni vente, ni facture, ni bon de livraison. Elle efface le dépôt et l’emplacement de la pièce, et inscrit la sortie au journal des stocks. Réserver ne nomme pas de commande non plus.
Ce qui bouge tout seul. Seule la maintenance déplace un numéro de série d’elle-même. Si une sortie de pièce de maintenance nomme un numéro de série, la pièce passe en Consommé et quitte son dépôt. Un retour de maintenance la rétablit. Un retour inutilisé la remet En stock, au dépôt de retour. Un retour sous garantie la marque Défectueux pendant qu’elle attend de repartir chez le fournisseur. La réception, l’expédition et la fabrication ne créent ni ne déplacent de numéro de série : enregistrez ces étapes ici, à la main.
Un retour sous garantie s’ajoute aussi au stock. Il ajoute une unité à En stock, sur une ligne au statut Disponible. Beelocity peut donc vendre cette quantité, alors que la pièce est Défectueux. Pour la retirer, appuyez sur Modifier sur cette ligne de stock et baissez En stock d’une unité. Une régularisation écrite à la main ne le peut pas, car sa ligne ne peut pas nommer une variante. Le journal des stocks enregistre la modification, sans motif ni coût.
Remettre en stock est un vrai retour physique. Beelocity demande le dépôt qui reprend la pièce, y ajoute une unité à En stock et enregistre le mouvement au journal des stocks. La fenêtre ne demande pas d’emplacement : la pièce revient donc sans emplacement. Si la variante n’a encore ni stock ni unité d’usage Stock, Beelocity refuse, car il ne connaît pas l’unité.
Lever la réservation libère seulement la pièce, qui n’a jamais quitté son dépôt.
Si vous déplacez le stock. Un mouvement de stock ne déplace pas le numéro de série. Après le mouvement, appuyez sur Modifier sur le numéro de série et changez son Dépôt et son Emplacement.
Rechercher
La barre de recherche de la liste des numéros de série retrouve une pièce par son numéro, par Référence ou code-barres de variante, ou par numéro de lot. Elle trouve aussi un code ou un nom de dépôt, et un code, un nom ou un code-barres d’emplacement. Vous pouvez la combiner au filtre ci-dessous.
Restreindre par statut
Le bouton de filtre à côté de la barre de recherche (Utiliser les listes) restreint la liste par Statut. Choisissez-en un ou plusieurs :
- En stock montre les pièces dans un dépôt.
- Réservé montre les pièces que vous avez mises de côté.
- Vendu montre les pièces parties chez un client.
- Retourné montre les pièces revenues de chez un client.
- Défectueux montre les pièces marquées défectueuses.
- Consommé montre les pièces qu’un ordre de travail a montées sur une machine.
Le même panneau restreint la liste à un seul Dépôt, ou à une plage de Reçue le ou de Fin de garantie. Par exemple, une seule date au montre les garanties qui s’arrêtent cette année. Il peut aussi masquer les numéros inactifs, avec Actif sur Oui. Beelocity écrit votre choix dans l’adresse de la page, et vous pouvez donc garder la vue en favori.
À retenir
- Un numéro de série doit être unique dans votre organisation : Beelocity refuse un doublon.
- Les numéros de série conviennent à la marchandise de valeur, à l’électronique et aux machines, quand vous devez suivre chaque pièce.
- Un numéro de série peut nommer un lot, si vous devez suivre à la fois la pièce et sa date de péremption.
- Beelocity garde seulement Reçue le et Fin de garantie. Il ne calcule aucune garantie, et il ne décide pas qui paie une réparation. Pour trouver une garantie qui s’arrête bientôt, servez-vous du filtre ci-dessus.
- Désactivez une pièce mise au rebut pour garder sa fiche. Cela ne change aucun chiffre de stock.