Inventaire tournant

Comptez un dépôt à un rythme régulier, et corrigez le stock quand un comptage trouve un écart.

L’inventaire tournant vous permet de vérifier un dépôt à un rythme régulier, pour que les chiffres de Beelocity restent proches de ce qui s’y trouve vraiment. Cette page s’adresse à la personne qui tient le stock. Vous créez un inventaire tournant pour un dépôt, et Beelocity émet les tâches de comptage aux dates que vous choisissez.

Un comptage ne change pas le stock. Pour corriger le stock, appuyez sur Écrire une correction, puis validez la régularisation.

Comment cela fonctionne

Beelocity émet un tour à chaque échéance. Chaque tour prend tout le stock du dépôt, avec une tâche de comptage par emplacement qui porte du stock. Le stock qui n’est dans aucun emplacement a sa propre tâche. Une tâche porte une ligne par produit, lot et état du stock de cet emplacement.

Un tour ne peut pas prendre seulement une partie du dépôt. Pour compter un seul emplacement ou quelques produits, par exemple un contrôle ponctuel après une réclamation, montez une tâche de comptage à la main. Les tâches de comptage plus bas explique comment.

Un tour vous aide de trois façons :

Vous comptez un emplacement à la fois. Chaque tâche est un travail à part, donc vous pouvez confier chaque emplacement à un compteur différent.
Vous trouvez les écarts plus tôt. Un tour hebdomadaire ou mensuel montre un écart plus vite qu’un comptage une fois par an.
Vous décidez de ce qui change. Un écart reste sur la tâche jusqu’à ce que vous écriviez une correction et que vous la validiez.

Les programmes d’inventaire tournant

Un inventaire tournant fixe le rythme d’un dépôt. Si un autre dépôt a besoin de son propre rythme, créez un autre inventaire tournant.

Les types de programme

Le formulaire demande un Type de programme, donc vous devez en choisir un. Beelocity ne fait qu’enregistrer ce choix. Quel que soit le type, chaque tour prend tout le stock du dépôt. Vous pouvez filtrer la liste par type.

Type	Ce que le nom désigne	Ce que prend un tour
Classification ABC	Un comptage selon ce que vaut le stock.	Tout le stock du dépôt.
Par emplacement	Un comptage par emplacement, une zone après l’autre.	Tout le stock du dépôt.
Aléatoire	Un comptage de produits tirés au hasard.	Tout le stock du dépôt.
Sur exception	Un comptage des emplacements où le stock s’est révélé faux récemment.	Tout le stock du dépôt.
Rotation	Un comptage des produits qui tournent le plus vite.	Tout le stock du dépôt.

Les réglages d’un programme

Champ	Signification
Fréquence	À quel rythme un tour est dû : Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle, Trimestrielle ou Annuelle. Quotidienne veut dire chaque jour, y compris les jours de fermeture.
Cible %	La part du stock que chaque tour devrait couvrir. Beelocity ne fait qu’enregistrer ce chiffre. Chaque tour prend quand même tout le stock.
Tolérance %	L’écart que vous acceptez sur une ligne. Aucun écran ne marque une ligne au-delà de ce chiffre, et il ne corrige rien. Lisez donc la colonne Écart au contrôle. Cette colonne montre une quantité, et non un pourcentage.

La programmation automatique

Beelocity émet chaque tour de lui-même, donc vous ne posez aucune date à la main. Toutes les heures, il cherche les inventaires tournants dont la date de Prochain comptage est arrivée. Il émet alors un tour d’après le stock de ce moment.

Si vous enregistrez un nouvel inventaire tournant avec Actif coché, Prochain comptage prend la date du jour. Le premier tour arrive dans l’heure.
Après un tour planifié, Prochain comptage avance d’une période. Un inventaire tournant hebdomadaire avance de 7 jours.
Si vous changez la Fréquence, Prochain comptage prend la date du jour, et un nouveau tour est dû aussitôt.
Si vous décochez Actif, les tours planifiés s’arrêtent et Prochain comptage se vide. Si vous le cochez de nouveau, Prochain comptage prend la date du jour.

Un tour planifié attend tant qu’une tâche de cet inventaire tournant reste au statut Assigné ou En cours. Beelocity ne prévient personne. Prochain comptage ne bouge pas, et Beelocity réessaie toutes les heures. Une tâche au statut Terminé ne retient pas un tour. Si un tour tarde, finissez chaque tâche ouverte avec Terminer, ou abandonnez-la avec Annuler.

Si le dépôt ne porte aucun stock, un tour planifié n’émet rien, et Prochain comptage avance quand même.

La page de l’inventaire tournant montre où en est le rythme : Prochain comptage, Dernier comptage, Dernier tour et Dernière vérification. Dernier tour dit combien de tâches le dernier tour planifié a émises, ou combien de tâches ouvertes l’ont arrêté. Si aucune tâche n’apparaît, regardez là d’abord.

Mettre un programme en place

Allez dans Stock → Paramétrage, ouvrez l’onglet Inventaires tournants et appuyez sur Ajouter.
Saisissez un Nom, par exemple « Comptage mensuel, dépôt d’Alger ».
Choisissez le Dépôt.
Choisissez un Type de programme et une Fréquence.
Laissez Cible % et Tolérance % vides, ou saisissez vos chiffres. Beelocity ne fait que les enregistrer.
Laissez Actif coché pour démarrer maintenant. Le premier tour arrive alors dans l’heure.
Appuyez sur Enregistrer.

Pour restreindre la liste des Inventaires tournants, utilisez le bouton de filtre à côté de sa barre de recherche. Vous pouvez filtrer par Type de programme, Fréquence, Dépôt, une plage de Prochain comptage ou Actif (voir Utiliser les listes). L’onglet Comptages émis d’un inventaire tournant se restreint de la même façon, par Statut, Emplacement, Compteur, ou une plage de Prévu le ou de Terminé.

Émettre les comptages, en haut de la page d’un inventaire tournant, émet un tour maintenant et annonce combien de tâches il a émises. Ce bouton fonctionne aussi quand Actif est décoché. Il diffère d’un tour planifié sur quatre points :

Il n’attend pas les tâches ouvertes, donc deux appuis émettent deux séries de tâches.
Il ne déplace pas Prochain comptage, et il n’écrit rien dans Dernier tour ni dans Dernière vérification.
Ses tâches prennent la date de Prochain comptage comme Prévu le, et cette date peut être à plusieurs jours.
Il refuse si le dépôt ne porte aucun stock.

Les tâches de comptage

Une tâche de comptage est un seul travail de comptage. Elle dit quoi compter et où. Un tour l’émet, ou vous la montez à la main.

Pour en monter une à la main, allez dans Tâches de comptage, appuyez sur Ajouter, saisissez un Numéro de tâche et choisissez le Dépôt. Ajoutez ensuite une ligne par produit, et choisissez son Unité. Saisissez Attendu d’après le chiffre En stock de la page niveaux de stock. Faites-le juste avant de compter, car Attendu ne change plus après l’enregistrement de la ligne. Une ligne ajoutée à la main compte le stock Disponible.

Les champs d’une tâche

Champ	Signification
Numéro de tâche	Le numéro de cette tâche. Un tour le forme à partir du nom de l’inventaire tournant. Sur une tâche montée à la main, vous le saisissez, par exemple `CT-2026-001`.
Dépôt	Où le comptage a lieu. Une ligne ne peut porter que sur un emplacement de ce dépôt.
Emplacement / Zone	Un emplacement ou une zone : en indiquer un ferme l’autre. Un emplacement fixe alors l’emplacement de chaque ligne. Une zone est seulement enregistrée, donc vous ajoutez quand même chaque ligne.
Compteur	Qui fait le comptage. Un tour le laisse vide, donc il indique Non affecté jusqu’à ce que vous nommiez quelqu’un. Beelocity n’empêche personne d’autre de compter.
Priorité	Haute, Moyenne, Normale ou Basse. Elle ne change pas l’ordre de la liste, mais vous pouvez filtrer par elle. Un tour met Normale.
Prévu le	Le jour prévu pour le comptage. Après ce jour, Comptages à faire sur la page Stock la marque en retard.
Lignes	Combien de lignes porte cette tâche. Un tour le remplit. Sur une tâche montée à la main, vous le saisissez.
Consignes	Ce que le compteur doit savoir, par exemple « compter par lot ». Un tour n’en écrit aucune. Le champ Inventaire tournant dit quel inventaire tournant a émis cette tâche.

Le cycle de vie d’une tâche

Statut	Ce qu’il veut dire
Assigné	La tâche existe, et personne ne l’a commencée. Vous pouvez encore modifier ses lignes.
En cours	Quelqu’un a appuyé sur Commencer le comptage. La liste des lignes est figée, et le compteur inscrit ce qu’il trouve.
Terminé	Chaque ligne porte un chiffre. Le stock n’a pas changé.
Vérifié	Quelqu’un a lu le comptage et appuyé sur Contrôler. Le stock n’a pas changé.
Annulé	Quelqu’un a abandonné la tâche avant le contrôle. Le stock n’a pas changé. La tâche reste sur la liste.

Les boutons en haut de la page font avancer une tâche : Commencer le comptage, Terminer et Contrôler. Chaque bouton demande d’abord confirmation. Beelocity ne propose que le bouton de l’étape où en est la tâche.

Annuler reste proposé jusqu’au contrôle. Sa fenêtre offre Abandonner la tâche et Garder la tâche, et vous ne pouvez pas revenir sur un abandon.

Le propriétaire de votre organisation peut appuyer sur ces boutons. Aucun autre rôle intégré ne le peut, donc toute autre personne a besoin d’un rôle que le propriétaire lui donne (Rôles et autorisations).

Faire un comptage

Comptez le plus tôt possible après le tour. Attendu montre la quantité en stock au moment du tour, et il ne suit plus le stock ensuite. Si du stock bouge avant votre comptage, lisez l’avertissement à la fin de cette page.

Allez dans Tâches de comptage dans le menu latéral, sous Stock. La liste montre toutes les tâches, et pas seulement les vôtres.
Utilisez le bouton de filtre si besoin. Il restreint la liste par Statut, Dépôt, Priorité, une plage de Prévu le ou une plage de Lignes.
Ouvrez la tâche. Ses informations sont à gauche de la page, et ses lignes à droite.
Lisez l’État du stock de chaque ligne. Un lot tenu en partie en Quarantaine et en partie Disponible fait deux lignes, donc comptez-les à part. Deux lots d’un produit dans le même état font aussi deux lignes, et aucune colonne ne montre le lot. Pour les distinguer, comparez Attendu à En stock sur chaque ligne de stock.
Appuyez sur Commencer le comptage, puis confirmez. Beelocity note l’heure, et la liste des lignes est désormais figée.
Comptez chaque ligne à son emplacement, et inscrivez ce que vous trouvez dans Compté. Fait se coche tout seul.
Écrivez ce qui est inhabituel dans Observations.
Appuyez sur Terminer, puis confirmez. Chaque ligne doit d’abord porter un chiffre. Beelocity calcule alors chaque Écart.

Le stock n’a toujours pas changé. Beelocity n’a pas de comptage à l’aveugle, car chaque ligne montre Attendu à toute personne qui ouvre la tâche.

Transformer un écart en régularisation

Quand une tâche est au statut Terminé ou Vérifié, appuyez sur Écrire une correction sur sa page. Contrôler est facultatif, donc vous pouvez écrire la correction juste après Terminer. Beelocity écrit une régularisation de stock en Brouillon à partir de chaque ligne comptée qui diffère d’Attendu, et il l’ouvre. Le stock ne change pas encore. Si aucune ligne ne diffère, Beelocity refuse, car il n’y a rien à corriger. Beelocity refuse aussi toute la tâche si une ligne sur du stock au statut Réservé diffère. La page niveaux de stock dit quoi faire.

La régularisation garde l’emplacement, le lot et l’état du stock de chaque ligne. Une erreur de comptage sur du stock en quarantaine corrige donc le stock en quarantaine, et non le stock vendable du même lot. Si une ligne n’indique pas d’emplacement ou pas de lot, une réduction peut prendre dans n’importe quel emplacement ou lot de cet état.

Beelocity remplit la régularisation ainsi :

Type de régularisation est Inventaire tournant. Si la tâche n’indique aucun Inventaire tournant, c’est Inventaire physique.
Date de régularisation est le jour où le comptage s’est terminé.
Numéro de référence est le numéro de la tâche.
Motif reste vide, donc écrivez-le vous-même.
Coût unitaire reste vide. Si une ligne ajoute du stock, saisissez-le. Sinon, cette ligne est validée sans valeur, et Impact sur les coûts ne compte rien pour elle.

Ensuite, vérifiez le brouillon d’après l’avertissement ci-dessous. Puis faites avancer la régularisation sur son parcours : En attente d’approbation, Approuvé et Comptabilisé. Le propriétaire de votre organisation peut l’approuver et la valider. Personne d’autre ne le peut, sauf si le propriétaire lui donne un rôle qui le permet. Seule la validation change le stock.

Chaque tâche de comptage donne une seule régularisation. Un second appui sur Écrire une correction est refusé et ouvre la première régularisation, même si elle est annulée. Dans ce cas, écrivez une nouvelle régularisation à la main. Si la première régularisation est encore en Brouillon et que vous voulez repartir de zéro, supprimez-la plutôt. Écrire une correction fonctionne alors de nouveau.

Attention : un comptage peut corriger le stock deux fois. Cela arrive si du stock est entré dans un emplacement ou en est sorti après le tour et avant votre comptage.

La validation ne met pas le stock au chiffre que vous avez compté. Elle ajoute l’écart au stock tel qu’il est ce jour-là. L’écart compare votre comptage à Attendu, et Attendu est la quantité en stock au moment du tour. Un mouvement entre le tour et votre comptage compte donc deux fois.

Voici un exemple. Un tour lit 10 le lundi, et une vente en prend 2 le mardi. Le mercredi, vous comptez 8, et c’est juste. Attendu indique toujours 10, donc l’écart est de -2. La validation en retire 2 de plus, et Beelocity affiche 6 là où il y en a 8. Un bon de réception fait l’inverse, et Beelocity affiche alors trop.

Pour l’éviter :

Comptez un emplacement peu après le tour, et avant que du stock y bouge.
Si vous le pouvez, arrêtez les réceptions, les ventes et les transferts sur cet emplacement jusqu’au comptage.
Si vous utilisez Émettre les comptages, appuyez au moment où vous êtes prêt à compter. Attendu vient de ce moment, et non du jour Prévu le.

Si du stock a bougé avant votre comptage, corrigez le brouillon avant de le passer à En attente d’approbation :

Ouvrez le journal des stocks, et filtrez-le sur le produit et l’emplacement de la ligne. Si la ligne nomme une variante, filtrez sur Variante, car les écritures d’une variante ne nomment aucun produit.
Partez d’Attendu. Ajoutez ce qui est entré et retirez ce qui est sorti entre le tour et votre comptage.
Laissez de côté tout mouvement postérieur à votre comptage. Ce mouvement ne gêne pas, car il n’est pas dans l’écart.
Sur le brouillon, double-cliquez sur Attendu, saisissez votre résultat et quittez la cellule. Beelocity enregistre la ligne, et Écart suit alors.
Si Écart est maintenant au-dessus de zéro, la ligne ajoute du stock. Saisissez donc son Coût unitaire.

Dans l’exemple, Attendu devient 8. L’écart devient 0, et la validation ne touche pas à ce stock. Elle n’inscrit aucune écriture au journal pour cette ligne, et Impact sur les coûts ne compte rien pour elle. Si toutes les lignes arrivent à 0, annulez la régularisation, car il ne reste rien à valider.

Après En attente d’approbation, les lignes sont fermées. Pour corriger une ligne à ce stade, annulez la régularisation et écrivez-en une nouvelle à la main. Une ligne écrite à la main ne peut nommer ni une variante ni un lot. Corrigez donc le stock d’une variante avec Modifier sur sa ligne de stock.