Un retour client enregistre les marchandises qu’un client vous renvoie sur une livraison que vous avez expédiée. Vous le connaissez peut-être sous le sigle RMA, d’après le nom anglais de l’autorisation de retour de marchandise. C’est l’inverse du bon de livraison. La livraison sort les marchandises du dépôt, et le retour les y fait rentrer. Chaque retour désigne un bon de livraison. Ses lignes disent quels articles livrés sont revenus, en quelle quantité et dans quel état.
Un retour déplace des marchandises, et il ne déplace pas d’argent. Sa réception change votre stock et la commande. Elle ne change ni la facture ni ce que le client vous doit. L’argent ne bouge que lorsque vous émettez un avoir. Quand les marchandises sont revenues, le retour établit cet avoir pour vous, depuis la facture qui les a facturées.
Notions clés
- Un retour client est le document qui enregistre les marchandises revenant d’un client. Il est toujours rattaché au bon de livraison qui les a expédiées.
- L’état dit dans quelle condition les marchandises reviennent. Les articles en Bon état sont revendables, et les articles Détérioré ne le sont pas.
- La quantité retournable est ce qui peut encore revenir d’une ligne de livraison. C’est ce que la ligne a expédié, moins tout ce que vous avez déjà réceptionné dessus, tous retours confondus.
- La réception est l’étape qui bouge le stock. Tant que vous n’avez pas réceptionné un retour, il ne bouge rien.
Créer un retour client
Le plus simple est de partir de la livraison elle-même :
- Ouvrez le bon de livraison expédié ou livré. Ouvrez Autres actions et choisissez Créer un retour.
- Gardez ou changez le Numéro de retour proposé, par exemple RMA-2026-000001. Si vous le laissez vide, Beelocity numérote le retour.
- Appuyez sur Créer. Beelocity rédige un retour en brouillon, avec une ligne pour chaque ligne de livraison qui a encore du retournable.
- Chaque ligne porte toute la quantité retournable et l’état Bon état. Vous arrivez sur le retour, et vous pouvez le réduire à ce qui revient.
- Le retour est daté du jour. Si les marchandises sont revenues un jour précédent, changez sa Date de retour tant que c’est un brouillon.
Les marchandises ne peuvent revenir que sur un bon expédié ou livré. Une livraison qui n’a jamais quitté le dépôt n’a rien à rendre. Un bon annulé n’a rien à rendre non plus, car ses marchandises sont déjà revenues. Ces bons ne proposent pas Créer un retour.
Vous pouvez aussi partir de zéro :
- Ouvrez Ventes > Retours client dans le menu latéral et cliquez sur Ajouter.
- Choisissez le Bon de livraison sur lequel les marchandises reviennent. Il remplit la commande client et le client, que vous ne pouvez pas modifier. Le dépôt est d’abord celui d’où les marchandises sont parties. Changez-le si elles reviennent ailleurs.
- Renseignez la Date de retour, le jour où les marchandises sont revenues, et ajoutez vos observations. Les Lignes du retour sont à côté de ses informations, à droite, vides tant que vous ne les avez pas ajoutées.
- Appuyez sur Ajouter au-dessus des Lignes. Beelocity enregistre le retour au statut Brouillon avec son numéro, et sa première ligne s’ouvre (Ajouter des lignes avant d’enregistrer). Pour ajouter les lignes plus tard, cliquez plutôt sur Enregistrer. Vous arrivez alors sur le brouillon enregistré.
La liste Bon de livraison propose tous les bons, quel que soit leur statut. Si vous choisissez un bon dont les marchandises ne sont pas sorties, Beelocity refuse le retour à la réception. Un message le dit. Annulez ce retour.
Modifier les lignes et leur état
Tant que le retour est au statut Brouillon, vous ajustez ce qui revient dans les Lignes à côté de ses informations :
- Ligne de livraison désigne la ligne du bon de livraison qui revient. La liste montre le produit de chaque ligne et sa quantité retournable, par exemple
4 retournables sur 10. Quantité s’ouvre sur toute la quantité retournable. Ce choix remplit le produit, l’unité et l’emplacement. Vous ne pouvez pas saisir un autre produit. Si vous passez une ligne enregistrée sur une ligne de livraison d’un autre produit, la ligne garde son ancien produit. Beelocity refuse alors cette ligne à la réception du retour. Supprimez-la et ajoutez-la de nouveau depuis le bon de livraison. - Quantité dit ce qui revient. Les retours partiels sont normaux. Si 4 des 10 unités expédiées reviennent, les 6 autres restent retournables pour un retour ultérieur.
- État vaut Bon état ou Détérioré. Il décide où le stock arrive à la réception (voir plus bas).
- Motif dit pourquoi le client renvoie la ligne, par exemple mauvais article, défaut ou détérioration en transport. Il sert au suivi qualité.
- Observations reçoit les remarques pour votre équipe, comme les références de lot ou les constats de contrôle. Le client ne les lit pas.
Vous ne pouvez ajouter ou modifier des lignes que tant que le retour est au statut Brouillon.
Réceptionner le retour
Quand les marchandises sont physiquement revenues au dépôt, cliquez sur Reçu sur le parcours en haut de la page du retour, puis confirmez. Le parcours va de Brouillon → Reçu → Clôturé, et Beelocity ne fait avancer un retour que si quelqu’un fait ce geste. Tant que le retour est un brouillon, vous pouvez plutôt cliquer sur l’étape où il se trouve et choisir Annulé. Le parcours d’un document explique comment le lire.
Un Assistant commercial peut rédiger un retour et ses lignes, mais il ne peut pas faire avancer le retour. Un Responsable des ventes ou le propriétaire de votre organisation le peut.
La réception bouge le stock, d’un seul coup :
- Les lignes en Bon état retournent directement au stock vendable du dépôt, et vous pouvez les revendre aussitôt.
- Les lignes Détérioré entrent à part en stock bloqué. Elles comptent dans le stock, mais elles restent hors de la quantité vendable jusqu’à ce que vous décidiez de leur sort. Vous pouvez les réparer, les mettre au rebut ou les retourner au fournisseur.
- Dans les deux cas, les marchandises rentrent dans le lot d’où elles sont parties, à leur coût de sortie. Un lot garde en rayon ses propres dates et sa propre valeur. Des marchandises revenues trop vieilles se retrouvent donc avec le reste de leur lot.
- Les quantités expédiées de la commande client redescendent de ce qui est revenu. Une commande entièrement expédiée retombe à Partiel, ou à Confirmé si tout est revenu. Vous pouvez ainsi expédier de nouveau les marchandises si besoin. Une commande que vous avez déjà clôturée le reste. Ce qui est revenu est déduit de ce qu’elle a expédié, et rien n’est de nouveau dû. Il en va de même d’une ligne dont vous avez clôturé le reliquat. Elle reste clôturée, et la commande qu’elle a achevée reste Terminé.
- Beelocity enregistre un mouvement de stock en entrée daté de la date de retour, et non du jour où vous appuyez sur Reçu.
Par exemple, la cuisine d’un hôtel rend 4 des 10 baguettes qu’une livraison a apportées. La livraison en avait pris 3 dans la fournée de lundi, à 30 DA pièce, et 7 dans celle de mardi, à 35 DA. La réception du retour remet les 3 dans le lot de lundi à 30 DA et 1 dans celui de mardi à 35 DA. Elles rentrent dans les lots d’où elles sont sorties, dans l’ordre où elles en sont sorties.
Un collègue a pu réceptionner ou annuler le retour depuis l’affichage de votre page. Dans ce cas, Beelocity refuse l’étape que vous choisissez. Un message vous invite à actualiser la page, et Beelocity n’enregistre rien une seconde fois.
À la réception d’un retour, Beelocity refuse une Date de retour postérieure à aujourd’hui ou antérieure à la date du bon de livraison. Un message dit laquelle. Corrigez la Date de retour du brouillon et réceptionnez de nouveau le retour.
Le plafond de retour
Chaque ligne de livraison ne peut revenir qu’à hauteur de ce qu’elle a réellement expédié, compté sur l’ensemble des retours. Si vous avez expédié 10 et réceptionné un retour de 4, un second retour peut porter sur 6 au plus. Si un retour dépasse ce plafond, Beelocity refuse de le réceptionner, et un message donne la quantité encore retournable. Réduisez la quantité et réceptionnez de nouveau le retour. Vous ne pouvez donc jamais récupérer plus de stock que vous n’en avez sorti.
Les statuts
| Statut | Signification |
|---|---|
| Brouillon | Vous préparez le retour. Vous pouvez encore modifier les lignes, les quantités et les états. Rien n’est entré en stock. |
| Reçu | Les marchandises sont revenues. Beelocity les a remises en stock (Bon état comme vendable, Détérioré comme bloqué) et a fait redescendre les quantités expédiées de la commande. Quelqu’un a appuyé sur Reçu pour arriver ici. |
| Clôturé | Il ne reste rien à faire sur le retour, d’ordinaire après son avoir. Seul un retour Reçu peut être clôturé. La clôture ne déplace ni stock ni argent. |
| Annulé | Vous avez abandonné le brouillon avant toute réception. Rien n’a été enregistré, donc il n’y a rien à défaire. |
Vous ne pouvez supprimer un retour que tant qu’il est au statut Brouillon.
Créditer le client
Un retour ne change ni la facture ni ce que le client doit, mais il sait quelle facture a facturé ses marchandises. Quand les marchandises sont revenues (Reçu ou Clôturé), ouvrez Autres actions et choisissez Créer un avoir. Beelocity établit un avoir en brouillon depuis cette facture et l’ouvre. L’avoir porte une ligne par ligne retournée, au prix, au taux de TVA et à la remise de la facture.
Vérifiez l’avoir et émettez-le. L’émission déplace l’argent et retire le crédit du Reste à payer de la facture. Si la facture est déjà réglée, le crédit reste sur l’avoir, et vous pouvez le rembourser. L’émission ne fait rien rentrer en stock, car la réception du retour l’a déjà fait.
Si vous n’avez pas encore facturé les marchandises, vous n’avez pas besoin d’avoir. Créer une facture sur le bon de livraison laisse de côté ce qui est revenu. Créer un avoir refuse un retour si aucune facture envoyée n’a facturé ses marchandises.
Un retour n’a qu’un avoir. S’il en a déjà un, Créer un avoir le signale et propose de l’ouvrir. Si une partie de ce qui est revenu n’a jamais été facturée, ou est déjà créditée, l’avoir ne porte que le reste et un message le signale.
Si les marchandises ont été facturées sur plusieurs factures, le retour ne peut pas établir son avoir. Établissez un avoir depuis chaque facture, et émettez-le sans dépôt de réintégration, car la réception du retour a déjà remis les marchandises en stock.
Voici un retour complet, en dinars. Vous avez expédié et facturé 10 unités à 1 500 DA pièce, soit 15 000 DA HT. Le client renvoie 4 unités détériorées. Vous réceptionnez le retour, et les 4 unités arrivent en stock bloqué. Vous cliquez sur Créer un avoir et vous émettez l’avoir de 6 000 DA HT sur la facture.
Retrouver un retour
La liste Retours client cherche sur le numéro. Son bouton de filtre la restreint par Statut, Client, Dépôt, Bon de livraison, Bon de commande client ou une période de Date de retour. Voir Utiliser les listes.
Points importants
- Les retours client partagent leurs droits d’accès avec les bons de livraison, car la même équipe de dépôt expédie les marchandises et les reprend.
- Vous ne pouvez pas défaire une réception dans Beelocity, alors vérifiez d’abord les quantités et les états. Si vous avez reçu trop d’articles en Bon état, ressortez l’excédent sur un nouveau bon de livraison. Cela ne marche que si la commande peut encore expédier.
- La date de retour est le jour où les marchandises sont revenues. Le stock bouge à cette date, quel que soit le jour où vous appuyez sur Reçu. Elle ne peut être ni un jour à venir, ni un jour antérieur à la date du bon de livraison.