Performance fournisseur

La fiche de performance fournisseur vous dit si un fournisseur livre bien. Beelocity la tient trimestre par trimestre, à partir des commandes que vous avez déjà reçues, et non de la mémoire de quiconque. Elle montre si les livraisons arrivent à la date que vous attendiez, et quelle part de ce qui arrive vous refusez à la réception. Quand un contrat arrive à échéance, ou que deux fournisseurs chiffrent la même pièce à quelques dinars près, elle vous aide à choisir.

Ouvrez un fournisseur depuis Tiers → Tiers, puis choisissez l’onglet Performance. L’onglet n’apparaît que sur un tiers qui a le rôle Fournisseur.

Beelocity calcule cinq des chiffres à partir de vos bons de réception : les trois taux, le Nombre de commandes et le Montant total commandé. Il ne calcule ni la Note qualité ni le Délai de réponse moyen, parce que rien dans Beelocity ne les connaît. Seul le propriétaire de votre organisation peut saisir ces deux chiffres.

Ce que porte la fiche

L’onglet montre une ligne par période, la plus récente en tête. Chaque ligne porte :

D’où vient chaque chiffre

Beelocity calcule les taux d’une commande quand un bon de réception la termine. Le taux du trimestre est ensuite la moyenne des taux de ses commandes. Chaque commande pèse le même poids, quelle que soit sa taille.

• Livraisons dans les délais. Une commande marque 100 si le bon de réception qui l’a terminée porte une Date de réception au plus tard le jour de sa Livraison prévue. Si la date de réception est plus tardive, la commande marque 0. Si personne n’a saisi de Livraison prévue sur la commande, elle marque 100, parce qu’une commande ne peut pas être en retard sur une date que personne n’a fixée.
• Taux de service. Pour une commande, Beelocity divise ce que ses lignes ont accepté par ce qu’elles ont commandé. Il ne compte une commande qu’après que ses lignes ont accepté tout ce qu’elles avaient commandé. Un bon de réception ne peut pas accepter plus que ce qu’une ligne attend encore. Chaque commande comptée marque donc 100 % aujourd’hui. Si vous utilisez Clôturer le reliquat sur une ligne, la commande ne compte jamais. Ce taux ne peut donc pas vous montrer un fournisseur qui livre moins que ce que vous avez commandé.
• Taux de défauts. Pour une commande, Beelocity divise la Quantité refusée par la Quantité reçue, sur chacun des bons de réception de la commande arrivés au statut Terminé. Par exemple, vous commandez 400 unités. Le premier bon porte 400 reçues, 380 acceptées et 20 refusées. Le fournisseur envoie 20 unités de plus, et le second bon les accepte toutes. La commande est alors terminée, et elle marque 20 sur 420, soit 4,76 %.
• Beelocity n’écrit jamais la Note qualité ni le Délai de réponse moyen. Le propriétaire de votre organisation les saisit. La note qualité est votre propre jugement sur les contrôles, les réclamations et la façon dont le fournisseur traite un problème. Rien ne la limite à une échelle, alors convenez d’une échelle, par exemple une note sur dix. Vous relevez en général le délai de réponse dans votre messagerie. Aucun autre écran de Beelocity ne lit ces deux chiffres. Ils tiennent sur la même ligne, pour qu’un seul coup d’œil couvre ce que Beelocity a calculé et ce que vous avez jugé.

Comment un trimestre se remplit

Une commande terminée compte une fois, quand elle se termine. Beelocity compte une commande quand l’un de ses bons de réception passe au statut Terminé et que le bon de commande passe lui aussi à Terminé. Il calcule alors les trois taux de la commande et l’ajoute à la fiche du fournisseur. Une commande arrivée en trois bons de réception compte une fois, pas trois. Beelocity ne lance rien selon un calendrier, donc les chiffres ne changent que quand une commande entre dans un trimestre ou en sort.

Le trimestre est celui où la marchandise est arrivée, pas celui où vous avez passé la commande. C’est le trimestre de la Date de réception du bon qui a terminé la commande. Une commande passée le 12 mars et reçue le 3 avril tombe dans le trimestre du 1er avril au 30 juin. Si vous datez un bon de réception dans un trimestre passé, la commande tombe dans ce trimestre passé. Si le fournisseur n’a pas encore de ligne pour ce trimestre, Beelocity en ajoute une.

Chaque commande du trimestre pèse le même poids. Un trimestre de trois commandes toutes arrivées dans les délais affiche 100 %. Si une quatrième commande arrive en retard, le trimestre affiche 75 %, parce que la commande en retard est une sur quatre. Le Nombre de commandes dit combien de commandes compte le trimestre. Le Montant total commandé additionne le Total TTC de chaque commande tel quel, même si les commandes sont dans des devises différentes. Si vous achetez à un même fournisseur en dinars et en euros, cette somme n’est donc pas un vrai montant. Une nouvelle ligne prend la devise de la première commande du trimestre, et elle la garde.

Un retour ou une réception annulée fait ressortir la commande. La commande peut quitter le statut Terminé si vous annulez l’un de ses bons de réception, ou si un retour fournisseur sur cette commande passe au statut Expédié. La commande quitte alors aussi le trimestre où elle était tombée. Beelocity recalcule les taux, le nombre de commandes et le montant du trimestre à partir des commandes qui y restent. Les chiffres se lisent alors comme si cette commande ne s’était jamais terminée. Ce que vous avez renvoyé ne compte pas comme un défaut. Le taux de défauts mesure ce que vous avez refusé sur les bons de réception, donc le fournisseur perd cette livraison de son historique et ne gagne aucun défaut. Si un autre bon de réception termine plus tard la commande, elle compte de nouveau, dans le trimestre de la Date de réception de ce bon.

Un trimestre où il ne reste aucune commande n’affiche aucun taux. Ses trois taux s’affichent comme un tiret, et non 0 %, parce que Beelocity n’a rien mesuré. Le Nombre de commandes affiche 0. La carte du tableau de bord, à la fin de cette page, laisse ce trimestre de côté.

Saisir une période vous-même

Seul le propriétaire de votre organisation peut ajouter une période, modifier ses chiffres ou la supprimer. Aucun autre rôle intégré ne le peut, donc toute autre personne a besoin d’un rôle que le propriétaire lui donne (Rôles et autorisations). Sans ce rôle, vous voyez les lignes, mais pas de bouton Ajouter. Si vous êtes le propriétaire, servez-vous-en pour un fournisseur dont vous teniez la fiche dans un tableur avant Beelocity. C’est aussi là que vous saisissez les deux chiffres que Beelocity ne calcule pas.

1. Ouvrez le fournisseur et allez sur son onglet Performance.
2. Cliquez sur Ajouter.
3. Renseignez Début de période et Fin de période. Beelocity refuse la ligne tant qu’elle n’a pas les deux dates.
4. Renseignez les chiffres que vous avez. Beelocity enregistre la ligne chaque fois que vous quittez une cellule.
   • Saisissez un taux comme un nombre de 0 à 100, sans le signe %. Pour 95 %, saisissez 95.
   • Laissez vide un chiffre que vous n’avez pas mesuré. Un chiffre vide se lit « non mesuré », ce qui n’est pas zéro.

Si le fournisseur a déjà une ligne avec les deux mêmes dates, Beelocity refuse la nouvelle. Saisissez plutôt vos chiffres sur la ligne qui existe. Pour modifier un chiffre, double-cliquez sur sa cellule. Pour supprimer une ligne, cliquez sur l’icône Supprimer au bout de sa ligne. Beelocity retire la ligne avec sa note qualité et son délai de réponse.

Un trimestre supprimé peut revenir. Si la ligne couvre un trimestre civil qui compte encore des commandes, Beelocity la recrée la prochaine fois qu’une commande entre dans ce trimestre ou en sort. La nouvelle ligne porte les chiffres calculés, et sa note qualité et son délai de réponse sont vides.

Ne saisissez des lignes entières que pour des périodes d’avant vos achats dans Beelocity. Beelocity ne réécrit une ligne que si ses deux dates font exactement un trimestre civil, par exemple du 1er janvier au 31 mars. Chaque fois qu’une commande entre dans ce trimestre ou en sort, il réécrit les trois taux, le Nombre de commandes et le Montant total commandé. Vous perdez ce que vous aviez saisi dans ces cellules. Il garde la note qualité et le délai de réponse. Beelocity ne réécrit jamais une ligne avec d’autres dates, par exemple un mois. Si une commande tombe dans ce mois, Beelocity ajoute sa propre ligne de trimestre à côté de la vôtre. Pour un trimestre qui compte des commandes dans Beelocity, saisissez donc seulement la Note qualité et le Délai de réponse moyen.

Lire la fiche

• Si les livraisons dans les délais passent sous 75 % environ, parlez au fournisseur avant la prochaine commande, pas après.
• Ne prenez pas le taux de service pour la preuve de livraisons complètes. Il vaut 100 % sur chaque trimestre qui compte une commande. Une livraison incomplète ne se voit que sur la commande, où la ligne dont vous avez clôturé le reliquat affiche Clôturé.
• Un taux de défauts qui monte sur trois trimestres mérite plus d’attention qu’un seul mauvais trimestre, qui n’est en général qu’une mauvaise livraison. Le Motif de refus des lignes de réception dit ce qui n’allait pas, tout comme les retours fournisseur de la même période.
• Lisez les taux en face du nombre de commandes. 100 % dans les délais sur deux commandes ne dit presque rien. 92 % sur soixante en dit beaucoup.
• Comparez ce qui est comparable. Un fournisseur d’acier à 8 000 000 DA par trimestre et un fournisseur de fournitures de bureau à 40 000 DA ne se comparent pas sur un même taux.
• La fiche ne change rien d’elle-même. Beelocity ne la lit pas quand il choisit le fournisseur d’une demande d’achat. Si un fournisseur déçoit, c’est vous qui décidez quoi changer, par exemple la case Préféré sur ses produits fournisseur.

La carte Livraisons dans les délais de l’onglet Achats de votre tableau de bord fait le compte sur tous les fournisseurs. Elle compte les périodes dont le chiffre de livraisons dans les délais est sous 90 %, sur toutes les périodes qui ont ce chiffre. Elle lit chaque ligne de chaque fournisseur, de toutes les années, y compris les lignes que le propriétaire a saisies, quelles que soient leurs dates.