Régularisations de stock

Une régularisation de stock corrige le stock quand la quantité réelle diffère du chiffre de Beelocity. Elle sert quand la marchandise est abîmée, perdue, mal comptée, périmée ou retrouvée. Vous écrivez la régularisation, une personne qui peut approuver les régularisations l’approuve, et la validation met à jour le stock.

Les types de régularisation

Chaque régularisation porte un type qui dit pourquoi le stock était faux. Vous pouvez filtrer la liste par ce type, et il ne change rien à ce que fait la validation. Une nouvelle régularisation s’ouvre sur Inventaire tournant, donc changez-le si une autre raison s’applique.

Le cycle de vie d’une régularisation

Le parcours court Brouillon → En attente d’approbation → Approuvé → Comptabilisé. Vous pouvez annuler la régularisation à toute étape avant Comptabilisé.

Le parcours, en haut de la page d’une régularisation, montre ces étapes de gauche à droite. Les étapes déjà franchies sont cochées, et celle où se trouve la régularisation est en gras. L’étape suivante est un bouton, et aucune étape n’avance toute seule. Chaque passage vous demande de le confirmer avec un bouton qui le nomme, comme Passer à Comptabilisé. Arrêtez-vous sur une étape pour voir quand la régularisation l’a atteinte et qui l’y a menée.

Cliquez sur l’étape où se trouve la régularisation, et la liste des changements de statut s’ouvre. Elle donne les statuts auxquels la régularisation peut passer depuis son étape. C’est là que vous annulez.

La liste ne propose jamais de retour d’En attente d’approbation vers Brouillon. Pour modifier les lignes après Brouillon, annulez la régularisation et écrivez-en une nouvelle.

Rien ne suit Comptabilisé. Pour réparer une erreur après le mouvement du stock, écrivez une seconde régularisation.

Écrire une régularisation

1. Allez dans Régularisations dans le menu latéral, sous Stock, et appuyez sur Ajouter.
2. Renseignez :
   • Numéro de régularisation : il s’ouvre sur le numéro suivant de votre série de régularisations, par exemple ADJ-2026-000001. Vous pouvez saisir votre propre numéro à la place.
   • Dépôt : le dépôt que vous corrigez. Vous ne pouvez plus le changer après l’enregistrement.
   • Type de régularisation : pourquoi le stock était faux.
   • Date de régularisation : le jour où le stock a changé. Elle s’ouvre sur aujourd’hui.
   • Numéro de référence : le numéro du papier derrière cette régularisation, par exemple un constat de casse ou une feuille de comptage. Il est facultatif.
   • Motif : dites simplement pourquoi le stock était faux. La personne qui approuve le lit.
3. Appuyez sur Ajouter au-dessus des Lignes, à côté des informations. Beelocity enregistre la régularisation au statut Brouillon avec son numéro, et sa première ligne s’ouvre (Ajouter des lignes avant d’enregistrer). Pour ajouter les lignes plus tard, appuyez plutôt sur Enregistrer.
4. Ajoutez une ligne par produit à corriger.
5. Appuyez sur En attente d’approbation, l’étape suivante du parcours, puis confirmez. La régularisation doit porter au moins une ligne.

La liste des Régularisations se cherche par numéro, référence ou motif. Son bouton de filtre la restreint par Type, Statut, Dépôt, une plage de Date, ou une plage de Lignes ou d’Impact sur les coûts (voir Utiliser les listes). Vous pouvez ainsi lister les brouillons encore à soumettre, ou les régularisations qui attendent une approbation.

Les Lignes comptent les lignes de la régularisation à mesure que vous les ajoutez ou les supprimez, celles d’un brouillon aussi. L’Impact sur les coûts reste vide jusqu’à ce que la régularisation soit comptabilisée. Beelocity le calcule à ce moment-là, d’après ce que le stock a coûté ce jour-là.

Les lignes d’une régularisation

Les lignes se tiennent à côté des informations de la régularisation, et vous ne pouvez les écrire que tant qu’elle est au statut Brouillon. Chaque ligne corrige un produit :

• Produit : le produit que vous corrigez. La liste ne propose que les produits stockés en tant que tels, donc vous ne pouvez pas ajouter ici une ligne pour une variante. Une ligne venue d’une tâche de comptage peut montrer une Variante à la place. Pour corriger à la main le stock d’une variante, appuyez sur Modifier sur sa ligne de stock.
• État du stock : le stock que la ligne corrige. Choisissez Disponible, Quarantaine, Détérioré ou Expiré. Une nouvelle ligne part de Disponible. La liste propose aussi Réservé, et Beelocity le refuse.
• Emplacement : où se trouve le stock. Si vous le laissez vide, une réduction peut prendre dans n’importe quel emplacement de cet état.
• Attendu : la quantité que Beelocity a enregistrée. Sur une ligne que vous ajoutez, elle s’ouvre sur En stock des niveaux de stock quand vous choisissez le produit. C’est ce que le dépôt détient du produit dans l’État du stock de la ligne et à son Emplacement. Si vous avez laissé Emplacement vide, c’est tout le dépôt. Beelocity additionne pour vous les fiches du produit à cet endroit. Vous pouvez changer le chiffre. Depuis une tâche de comptage, Beelocity la reprend de la ligne de comptage.
• Réel : ce que vous avez vraiment trouvé.
• Écart : ce que vous avez trouvé, moins ce que Beelocity attendait. Beelocity le remplit à l’enregistrement de la ligne. En dessous de zéro, cela retire du stock. Au-dessus, cela en ajoute.
• Coût unitaire : ce que vaut une unité. Pour du stock trouvé, saisissez le coût ici. La cellule s’ouvre après l’enregistrement d’une ligne dont l’Écart est au-dessus de zéro. Sur une ligne qui retire du stock, vous ne le saisissez pas. La validation y inscrit ce que ce stock a coûté.
• Motif : pourquoi cette ligne diffère, par exemple mal comptée, cassée ou disparue.
• Impact sur les coûts : ce que vaut l’écart de cette ligne. Beelocity le remplit à la validation. En dessous de zéro, le dépôt a perdu de la valeur.

La validation applique l’Écart, et elle ne met pas le stock au chiffre Réel. Elle ajoute l’écart au stock tel qu’il est ce jour-là. Si Attendu était faux, le stock finit donc faux lui aussi. Après un comptage, lisez l’avertissement de la page sur l’inventaire tournant avant de valider.

La validation retire le stock lot par lot, le plus proche de sa péremption d’abord, dans l’état du stock de la ligne. Un produit et un état suffisent donc, même quand ce produit est tenu en plusieurs lots. Beelocity valorise le stock retiré à ce qu’il a coûté, lot par lot. Il valorise le stock trouvé au coût unitaire de la ligne. Si une ligne ajoute du stock sans coût unitaire, elle est validée sans valeur, et Impact sur les coûts ne compte rien pour elle.

Une ancienne ligne peut se contredire. Une ligne enregistrée avant que l’Écart se remplisse tout seul peut y montrer un chiffre, et un autre dans ses deux comptages. La validation la refuse, avec un message qui donne les trois chiffres. Les lignes sont fermées à cette étape, donc annulez la régularisation et écrivez-en une nouvelle.

Mettre au rebut un stock périmé, détérioré ou en quarantaine

Une partie du stock est périmée, cassée ou a échoué au contrôle qualité. Elle reste dans vos chiffres de stock, à l’écart de ce que vous pouvez vendre, jusqu’à ce que vous la mettiez au rebut. Une mise au rebut est une régularisation dont les lignes indiquent l’état dans lequel ce stock est tenu.

1. Ouvrez Régularisations, appuyez sur Ajouter et remplissez le formulaire. Choisissez Expiré ou Détérioration comme Type de régularisation.
2. Dans les Lignes, appuyez sur Ajouter. Beelocity enregistre la régularisation en brouillon, et sa première ligne s’ouvre.
3. Choisissez le Produit. Mettez l’État du stock que montre la page niveaux de stock : Expiré, Détérioré ou Quarantaine.
4. Attendu s’ouvre sur En stock de cette page. Saisissez ce que vous gardez dans Réel, souvent 0. Choisissez l’Unité.
5. Enregistrez la ligne. L’Écart se remplit tout seul, en dessous de zéro.
6. Appuyez sur En attente d’approbation, puis confirmez. Une personne qui peut approuver les régularisations appuie ensuite sur Approuvé, puis sur Comptabilisé.

Le stock baisse de l’écart. Si Attendu était le chiffre En stock, le stock descend donc à ce que vous avez gardé. Le journal des stocks inscrit une écriture par lot retiré. L’Impact sur les coûts de la régularisation dit ce que valait la mise au rebut.

Le stock promis à une commande reste. Si une partie de ce stock est réservée pour une commande, Beelocity refuse la validation. Le message dit combien est en stock, combien est réservé et combien vous vouliez retirer. La réservation prend fin quand la commande est expédiée ou annulée. Validez de nouveau après cela, ou annulez cette régularisation et écrivez-en une plus petite.

Le circuit d’approbation

Une régularisation ne change pas le stock tant que personne ne la valide. Après En attente d’approbation, il reste deux passages : Approuvé et Comptabilisé.

Qui peut approuver. Le propriétaire de votre organisation peut approuver et valider. Aucun autre rôle intégré ne le peut. Pour le permettre à une autre personne, le propriétaire lui donne un rôle avec les autorisations Gérer et Approuver sur les régularisations (Rôles et autorisations). Approuver et valider demandent le même droit, donc une seule personne appuie souvent sur les deux. Une personne qui a seulement Gérer peut appuyer sur En attente d’approbation, et Beelocity refuse les deux étapes suivantes. Une personne sans Gérer voit le parcours sans aucun bouton.

1. Quelqu’un écrit la régularisation et appuie sur En attente d’approbation, l’étape suivante du parcours.
2. La régularisation attend dans En attente de validation sur la page Stock. Beelocity n’envoie aucun message, donc prévenez la personne qui approuve.
3. Cette personne lit les lignes et le Motif, puis appuie sur Approuvé.
4. Pour refuser, cette personne ouvre la liste des changements de statut et annule la régularisation. Celle-ci ne peut pas revenir à Brouillon.
5. Une personne qui peut approuver appuie sur Comptabilisé. Beelocity met à jour le stock et passe une écriture définitive au journal des stocks.

Si le stock ne couvre pas une ligne, Beelocity refuse toute la validation, et la régularisation reste au statut Approuvé. Les lignes sont fermées à cette étape. Validez donc de nouveau quand le stock le permet, ou annulez cette régularisation et écrivez-en une nouvelle.

Ce parcours n’utilise pas le module Approbations. Un circuit que vous créez pour les régularisations ne fait rien ici. Rien n’arrive dans une boîte de réception, la régularisation n’affiche pas d’onglet Approbations, et aucun montant n’appelle un second approbateur.

Une seule personne peut écrire, approuver et valider la même régularisation, si son rôle le permet. Beelocity ne l’empêche pas. Si vous voulez qu’une seconde personne vérifie, convenez donc de cette règle dans votre entreprise.

Les champs Créé par, Approuvé par et Passé par disent qui a fait chaque étape. Le parcours dit quand.