Une régularisation de stock corrige l’écart entre ce que vos livres annoncent et ce qui se trouve physiquement dans votre dépôt. Les régularisations font partie de la vie normale d’un dépôt : elles rendent compte de la casse, de la démarque inconnue, des erreurs de comptage, des péremptions et de tout ce que le réel apporte.
Les types de régularisation
Chaque régularisation est classée selon la raison de la correction :
| Type | Quand l’utiliser |
|---|---|
| Inventaire tournant | Écarts trouvés lors d’un inventaire tournant programmé. |
| Inventaire physique | Corrections issues d’un comptage complet, de mur à mur. |
| Détérioration | Articles abîmés au stockage, à la manutention ou en transit. |
| Démarque inconnue | Perte de stock que rien n’explique (erreurs de conditionnement, casse non enregistrée, petits écarts). |
| Obsolète | Articles devenus invendables ou inutilisables, à sortir des comptes. |
| Correction | Une reprise à la main après une erreur de saisie ou un incident. |
| Excédent constaté | Articles trouvés que les livres ignoraient (découverts lors d’un rangement, par exemple). |
| Expiré | Articles qui ont dépassé leur date de péremption et doivent quitter le stock disponible. |
| Vol | Vol de stock établi. |
| Retour fournisseur | Articles renvoyés au fournisseur (marchandise défectueuse, par exemple). |
Le cycle de vie d’une régularisation
Une régularisation passe par un circuit d’approbation, pour que chacun réponde de ce qu’il a fait :
DRAFT --> PENDING APPROVAL --> APPROVED --> POSTED
\-> CANCELLED| Statut | Ce qu’il veut dire |
|---|---|
| Brouillon | La régularisation se prépare. Les lignes et les quantités se modifient encore. |
| En attente d’approbation | Elle a été remise et attend qu’un responsable la lise. |
| Approuvé | Un responsable l’a lue et acceptée. |
| Comptabilisé | La régularisation a été appliquée aux niveaux de stock. C’est définitif : les quantités sont à jour et une écriture est passée au journal des stocks. |
| Annulé | La régularisation a été abandonnée. Rien n’a changé au stock. |
Le parcours, en bas de la page d’une régularisation, déroule ces quatre étapes de gauche à droite : celles déjà franchies sont cochées, celle où en est la régularisation est pleine, et la suivante est un bouton — aucun de ces pas ne se fait tout seul. Posez le curseur sur une étape pour savoir quand elle a été atteinte, et par qui. Cliquer sur l’étape en cours ouvre plutôt la carte : tous les statuts, une flèche par mouvement, et ceux que vous pouvez atteindre d’ici sont cliquables. Annulé se détache de l’étape que la correction a quittée, et rien ne suit Comptabilisé : une fois le stock bougé, une erreur se répare par une seconde régularisation et non par un retour en arrière.
Écrire une régularisation
- Allez dans Régularisations dans le menu latéral, sous Stock, et cliquez sur Ajouter.
- Renseignez :
- Numéro de régularisation — une référence unique (par exemple
ADJ-2026-001). - Dépôt — le dépôt sur lequel porte la correction.
- Type de régularisation — la raison de la correction (détérioration, démarque inconnue, inventaire tournant, etc.).
- Date de régularisation — la date de la correction.
- Numéro de référence — une référence extérieure facultative.
- Motif — une phrase disant pourquoi cette correction est nécessaire.
- Numéro de régularisation — une référence unique (par exemple
- Enregistrez la régularisation au statut Brouillon. Ses informations occupent la gauche de la page, ses Lignes la droite.
- Ajoutez une ligne par article corrigé, puis soumettez-la à approbation quand elle est prête.
La liste des Régularisations se cherche par numéro, référence ou motif, et son bouton de filtre la restreint par Type de régularisation, par Statut — les brouillons encore à remettre, celles qui attendent une approbation — par Dépôt, par une plage de Date de régularisation, ou par une plage de Lignes ou d’Impact sur les coûts (voir Utiliser les listes).
Les lignes d’une régularisation
Les lignes se tiennent à côté des informations de la régularisation, et s’écrivent tant qu’elle est au brouillon. Une ligne par article corrigé :
- Attendu — ce que les livres annonçaient.
- Constaté — ce qui a été physiquement compté ou observé.
- Écart — la différence entre les deux (calculée toute seule).
- Pourcentage d’écart — de combien le comptage s’écarte de ce qui était attendu.
- Code motif — la raison propre à l’écart de cette ligne.
- Impact sur les coûts — ce que vaut la correction en tout.
Le circuit d’approbation
Une régularisation doit être approuvée avant de toucher au stock. Cela empêche les changements non autorisés et crée une chaîne de responsabilité :
- Le magasinier écrit la régularisation et clique sur En attente d’approbation, l’étape suivante du parcours en bas de la page. Le circuit configuré désigne les bons approbateurs — il n’y a personne à choisir à la main.
- La décision part dans la boîte de réception de l’approbateur désigné, qui y lit la régularisation, ses lignes et le motif donné.
- L’approbateur peut approuver, rejeter (avec un motif obligatoire), ou déléguer la décision à un autre utilisateur.
- Une fois tous les approbateurs requis passés, la dernière étape du parcours est Comptabilisé : la cliquer met les niveaux de stock à jour et passe une écriture définitive au journal des stocks.
Toute la chaîne des décisions, rejets et motifs compris, reste attachée à la régularisation pour l’audit.
Conseil : pour les régularisations de forte valeur (au-delà de 50 000 DA, par exemple), montez un circuit à deux niveaux d’approbation. Les circuits d’approbation orientent la décision selon des montants seuils : les corrections lourdes reçoivent ainsi d’office un examen supplémentaire.