تسويات المخزون

تسوية المخزون تصحّح المخزون عندما تختلف الكمية الفعلية عن رقم بيلوسيتي. استعملها عندما تتلف البضاعة أو تضيع أو يخطأ عدّها أو تنتهي صلاحيتها أو تُوجد. تكتب التسوية، ويعتمدها من يمكنه اعتماد التسويات، ثم يغيّر الترحيل المخزون.

أنواع التسوية

لكل تسوية نوع يقول لماذا كان المخزون خاطئاً. يمكنك تصفية القائمة به، ولا يغيّر ما يفعله الترحيل. تُفتح التسوية الجديدة على الجرد الدوري، فغيّره إذا كان السبب غير ذلك.

حياة التسوية

يمتد المسار مسودة ← في انتظار الاعتماد ← معتمد ← مُرحَّل. يمكنك إلغاء التسوية في أي مرحلة قبل مُرحَّل.

يعرض المسار في أعلى صفحة التسوية هذه المراحل بالترتيب. المراحل التي قُطعت مؤشَّرة، والمرحلة التي تقف عندها التسوية بخط عريض. المرحلة التالية زرّ، ولا تتقدّم أي مرحلة وحدها. تطلب كل خطوة أن تؤكّدها بزرّ يسمّيها، مثل الانتقال إلى مُرحَّل. قف على مرحلة لترى متى بلغتها التسوية ومن نقلها إليها.

انقر المرحلة التي تقف عندها التسوية، فتُفتح قائمة تغييرات الحالة. تعرض القائمة كل حالة تستطيع التسوية أن تنتقل إليها من هنا. وهنا تُلغي التسوية.

لا تعرض القائمة أبداً العودة من في انتظار الاعتماد إلى مسودة. لتعديل السطور بعد مسودة، ألغِ التسوية واكتب تسوية جديدة.

لا شيء بعد مُرحَّل. لإصلاح خطأ بعد أن تحرّك المخزون، اكتب تسوية ثانية.

إنشاء تسوية

1. انتقل إلى التسويات في القائمة الجانبية تحت المخزون، واضغط إضافة.
2. املأ:
   • رقم التسوية: يُفتح على الرقم التالي من سلسلة تسوياتك، مثل ADJ-2026-000001. ويمكنك أن تكتب رقمك الخاص بدلاً منه.
   • المستودع: المستودع الذي تصحّحه. لا يمكنك تغييره بعد الحفظ.
   • نوع التسوية: لماذا كان المخزون خاطئاً.
   • تاريخ التسوية: اليوم الذي تغيّر فيه المخزون. يُفتح على اليوم.
   • رقم المرجع: رقم الورقة وراء هذه التسوية، مثل محضر تلف أو ورقة عدّ. وهو اختياري.
   • السبب: قل بوضوح لماذا كان المخزون خاطئاً. يقرأه من يعتمد التسوية.
3. اضغط إضافة فوق السطور، بجانب البيانات. يحفظ بيلوسيتي التسوية في حالة مسودة برقمها، ويُفتح سطرها الأول (إضافة السطور قبل الحفظ). لإضافة السطور لاحقاً، اضغط حفظ بدلاً من ذلك.
4. أضف سطراً لكل منتج تصحّحه.
5. اضغط في انتظار الاعتماد، المرحلة التالية على المسار، وأكّد. تحتاج التسوية إلى سطر واحد على الأقل.

تبحث قائمة التسويات بالرقم أو المرجع أو السبب. ويضيّقها زر التصفية بـالنوع، أو الحالة، أو المستودع، أو مدى التاريخ، أو مدى السطور أو أثر التكلفة (انظر التعامل مع القوائم). فيمكنك عرض المسودات التي لم تُسلَّم بعد، أو التسويات التي تنتظر الاعتماد.

تَعُدّ السطور سطور التسوية كلما أضفت سطراً أو حذفته، حتى في المسودة. ويبقى أثر التكلفة فارغاً حتى تُرحَّل التسوية. يحسبه بيلوسيتي عند الترحيل، من تكلفة المخزون في ذلك اليوم.

سطور التسوية

تقع السطور إلى جانب بيانات التسوية، ولا يمكنك كتابتها إلا ما دامت مسودة. يصحّح كل سطر منتجاً واحداً:

• المنتج: المنتج الذي تصحّحه. لا تعرض القائمة إلا المنتجات المخزَّنة بذاتها، فلا يمكنك هنا إضافة سطر لمتغيّر. وقد يعرض السطر الآتي من مهمة عد المتغيّر بدلاً منه. لتصحيح مخزون متغيّر يدوياً، اضغط تعديل في سطر مخزونه.
• حالة المخزون: المخزون الذي يصحّحه السطر. اختر متاح أو الحجر أو تالف أو منتهي الصلاحية. يبدأ السطر الجديد على متاح. تعرض القائمة أيضاً محجوز، ويرفضه بيلوسيتي.
• موقع تخزين: أين المخزون. إذا تركته فارغاً، قد يأخذ النقصان من أي موقع في تلك الحالة.
• المتوقّع: الكمية التي سجّلها بيلوسيتي. في سطر تضيفه، تُفتح على الرصيد الفعلي من مستويات المخزون حين تختار المنتج. وهو ما يملكه المستودع من المنتج في حالة المخزون للسطر وفي موقع تخزين السطر. وإن تركت موقع تخزين فارغاً، فهو المستودع كله. ويجمع لك بيلوسيتي سجلات المنتج هناك. ويمكنك تغيير الرقم. من مهمة عد، ينسخها بيلوسيتي من سطر الجرد.
• الفعلية: ما وجدته حقاً.
• الفرق: ما وجدته، ناقص ما كان بيلوسيتي يتوقّعه. يملؤه بيلوسيتي عند حفظ السطر. تحت الصفر يأخذ من المخزون، وفوقه يضيف إليه.
• تكلفة الوحدة: ما تساويه الوحدة. للمخزون الموجود، اكتب التكلفة هنا. تُفتح الخانة بعد حفظ سطر فرقه فوق الصفر. في سطر يأخذ من المخزون، لا تكتبها. يملأ الترحيل ما كلّفه ذلك المخزون.
• السبب: لماذا يختلف هذا السطر، مثل سوء عدّ أو كسر أو اختفاء.
• أثر التكلفة: ما يساويه فرق هذا السطر. يملؤه بيلوسيتي عند الترحيل. تحت الصفر يعني أن المستودع خسر قيمة.

يطبّق الترحيل الفرق، ولا يجعل المخزون مساوياً للفعلية. يضيف الفرق إلى المخزون كما هو في ذلك اليوم. فإذا كان المتوقّع خاطئاً، ينتهي المخزون خاطئاً أيضاً. بعد العدّ، اقرأ التحذير في صفحة الجرد الدوري قبل الترحيل.

يأخذ الترحيل المخزون دفعةً دفعة، الأقرب انتهاءً أولاً، من حالة المخزون المكتوبة على السطر. فيكفي منتج وحالة، ولو كان المنتج محفوظاً في دفعات عدّة. يقوّم بيلوسيتي المخزون المأخوذ بما كلّف، دفعةً دفعة. ويقوّم المخزون الموجود بتكلفة الوحدة على السطر. إذا أضاف سطر مخزوناً بلا تكلفة وحدة، يُرحَّل بلا قيمة، ولا يحسب أثر التكلفة له شيئاً.

قد يناقض السطر القديم نفسه. السطر المحفوظ قبل أن يصير الفرق يُملأ تلقائياً قد يعرض رقماً هناك ورقماً آخر في عدّيه. يرفضه الترحيل برسالة تذكر الأرقام الثلاثة. السطور مغلقة في هذه المرحلة، فألغِ التسوية واكتب تسوية جديدة.

شطب المخزون المنتهي الصلاحية أو التالف أو المحجور

بعض المخزون يفسد أو ينكسر أو يُرفض في فحص الجودة. يبقى في أرقام مخزونك، بعيداً عمّا تستطيع بيعه، حتى تشطبه. والشطب تسويةٌ تذكر سطورها الحالة التي يُحفظ فيها ذلك المخزون.

1. افتح التسويات، واضغط إضافة، واملأ النموذج. اختر منتهي الصلاحية أو تلف في نوع التسوية.
2. في السطور اضغط إضافة. يحفظ بيلوسيتي التسوية مسودةً، ويُفتح سطرها الأول.
3. اختر المنتج. اجعل حالة المخزون كما تعرضها صفحة مستويات المخزون: منتهي الصلاحية أو تالف أو الحجر.
4. يُفتح المتوقّع على الرصيد الفعلي من تلك الصفحة. اكتب ما تبقيه في الفعلية، وهو صفر في الغالب. اختر الوحدة.
5. احفظ السطر. يُملأ الفرق تلقائياً، تحت الصفر.
6. اضغط في انتظار الاعتماد وأكّد. ثم يضغط من يمكنه اعتماد التسويات معتمد ثم مُرحَّل.

ينزل المخزون بمقدار الفرق. فإذا كان المتوقّع هو الرصيد الفعلي، ينزل المخزون إلى ما أبقيت. تكتب يومية المخزون قيداً لكل دفعة أُخذت. ويقول أثر التكلفة على التسوية كم كان يساوي الشطب.

المخزون الموعود لطلبية يبقى. إذا كان جزء من ذلك المخزون محجوزاً لطلبية، يرفض بيلوسيتي الترحيل. تقول الرسالة كم في الرصيد، وكم منه محجوز، وكم أردت أن تأخذ. ينتهي الحجز عندما تُشحن الطلبية أو تُلغى. رحّل من جديد بعد ذلك، أو ألغِ هذه التسوية واكتب تسوية أصغر.

مسار الاعتماد

لا تغيّر التسوية المخزون حتى يرحّلها أحد. بعد في انتظار الاعتماد تبقى خطوتان: معتمد ومُرحَّل.

من يعتمد. يستطيع مالك مؤسستك الاعتماد والترحيل. ولا يستطيع ذلك أي دور مدمج آخر. ليسمح المالك لشخص آخر، يعطيه دوراً فيه صلاحيتا الإدارة والاعتماد على التسويات (الأدوار والصلاحيات). يحتاج الاعتماد والترحيل إلى الحق نفسه، فيضغطهما في الغالب شخص واحد. من له الإدارة وحدها يضغط في انتظار الاعتماد، ويرفض بيلوسيتي له المرحلتين التاليتين. ومن ليست له الإدارة يرى المسار بلا زر.

1. يكتب أحدهم التسوية ويضغط في انتظار الاعتماد، المرحلة التالية على المسار.
2. تنتظر التسوية في تسويات للترحيل في صفحة المخزون. لا يرسل بيلوسيتي أي رسالة، فأخبر من يعتمد.
3. يقرأ هذا الشخص السطور والسبب، ثم يضغط معتمد.
4. للرفض، يفتح هذا الشخص قائمة تغييرات الحالة ويلغي التسوية. لا يمكن أن تعود إلى مسودة.
5. يضغط من يمكنه الاعتماد مُرحَّل. يغيّر بيلوسيتي المخزون ويكتب قيداً دائماً في يومية المخزون.

إذا لم يغطِّ المخزون سطراً، يرفض بيلوسيتي الترحيل كله، وتبقى التسوية معتمد. السطور مغلقة في هذه المرحلة. فرحّل من جديد عندما يسمح المخزون، أو ألغِ هذه التسوية واكتب تسوية جديدة.

لا يستعمل هذا المسار قسم الاعتمادات. لا يفعل مسار الاعتماد الذي تضبطه للتسويات شيئاً هنا. لا يصل شيء إلى صندوق الوارد، ولا تعرض التسوية تبويب الاعتمادات، ولا يستدعي أي مبلغ معتمِداً ثانياً.

يستطيع شخص واحد أن يكتب التسوية نفسها ويعتمدها ويرحّلها، إذا سمح دوره بذلك. لا يمنع بيلوسيتي هذا. فإذا أردت أن يراجع شخص ثانٍ، فاتفق على هذه القاعدة في مؤسستك.

تقول الحقول أنشأه ووافق عليه ورحّله من قام بكل مرحلة. ويقول المسار متى.