المستودعات ومواقع التخزين

المستودع (بالفرنسية: dépôt) مكان تحفظ فيه مؤسستك مخزونها. قد يكون مبنى حقيقياً، أو مستودعاً اعتبارياً بلا عنوان. ابدأ بمستودعاتك، لأن كل سطر مخزون يسمّي مستودعاً.

داخل المستودع، المنطقة جزء يجري فيه نوع واحد من العمل، مثل الاستلام أو التغليف. وموقع التخزين (بالفرنسية: emplacement) مكان محدّد يحفظ المخزون، مثل هيكل رفوف أو رف أو خانة.

المستودع وحده هو الضروري. يمكن أن يوجد المخزون في مستودع دون موقع تخزين، ويمكن أن يبقى موقع التخزين خارج أي منطقة. فأضف المناطق ومواقع التخزين عندما يحتاجها فريقك ليجد البضاعة.

تقول هذه السجلات لفريقك أين يوجد المخزون. لا يوجّه بيلوسيتي العمل. فهو لا يقول لفريقك أين يودع المخزون، ولا يرسم مساراً داخل المستودع. وفي كل وثيقة، يختار فريقك موقع التخزين.

ومن الأدوار التي تأتي مع بيلوسيتي، لا يغيّر هذه السجلات إلا مالك مؤسستك. وأي شخص آخر يحتاج إلى دور تنشئه المؤسسة.

أنواع المستودعات

النوع وصف فقط. يحرّك بيلوسيتي المخزون ويحسبه بالطريقة نفسها في كل نوع. لذلك يدخل مخزون مستودع العبور أو موقع المورّد في الرصيد الفعلي. وإذا كانت حالته متاح، يمكن لوثيقة تسمّي ذلك المستودع أن تبيعه.

ابدأ بمستودع مادي واحد، وأضف نوعاً آخر عندما تحتاجه.

إنشاء مستودع

1. انتقل إلى المخزون ← الإعداد. يُفتح على تبويب المستودعات. انقر إضافة.

2. املأ:

   • الرمز: يُفتح النموذج على الرمز التالي، مثل WH-000004 بعد WH-000003. كل مستودعاتك في هذه السلسلة. أبقِ الرمز، أو اكتب رمزك، مثل ALG-NORD. إذا مسحته، يعطيه بيلوسيتي الرمز التالي عند الحفظ.
   • الاسم: اسم يعرفه فريقك، مثل «المستودع الرئيسي، الجزائر» أو «مركز المرتجعات، وهران».
   • النوع: مادي، أو اعتباري، أو المرتجعات، أو العبور، أو موقع المورّد.
   • افتراضي: تبدأ الوثائق الجديدة بهذا المستودع. أول مستودع هو الافتراضي، لذلك يُفتح هذا الخيار مفعّلاً ما دام لا مستودع افتراضي. إذا فعّلت هذا الخيار في مستودع آخر، يحلّ محله.
   • سطر العنوان 1 وسطر العنوان 2 والمدينة والولاية والرمز البريدي: أين يقع المستودع.
   • اسم جهة الاتصال وبريد جهة الاتصال وهاتف جهة الاتصال: الشخص الذي تتصل به في هذا المستودع.

   ولا يطلب المستودع الاعتباري عنواناً ولا جهة اتصال، لأن أحداً لا يذهب إليه.

3. انقر حفظ.

بعد الحفظ، يمكنك إضافة مناطق المستودع ومواقع التخزين فيه.

تبحث قائمة المستودعات بالرمز أو الاسم أو المدينة أو جهة الاتصال. ويضيّقها زر التصفية بـالنوع، أو إلى المستودع الافتراضي، أو بـنشط (انظر التعامل مع القوائم).

لإغلاق مستودع، افتحه وانقر تعطيل. يحفظ بيلوسيتي سجلّه. ويمكنك اختياره في وثيقة رغم ذلك، فاطلب من فريقك أن يتوقف عن استعماله.

المناطق

المنطقة جزء من المستودع يجري فيه نوع واحد من العمل. تتبع المناطق مسار البضاعة في مبناك، من يوم وصول الشحنة إلى يوم خروجها.

النوع وصف فقط. ولا يغيّر شيئاً في حركة المخزون.

إدارة المناطق

افتح مستودعاً من قائمة المستودعات، ثم انتقل إلى تبويب المناطق. يمكنك البحث فيه بالرمز أو الاسم. ويضيّقه زر التصفية بـالنوع أو نشط. ولك أن:

• تضيف منطقة. انقر إضافة، واكتب الاسم، واختر النوع. يحفظ بيلوسيتي السطر عندما يكتمل الاثنان. إذا تركت الرمز فارغاً، يعطيه بيلوسيتي الرمز التالي، مثل ZON-000007. كل مستودعاتك في هذه السلسلة. وإذا كتبت رمزك، مثل RCV، يحفظه بيلوسيتي. ويمكن لمستودع آخر استعمال الرمز نفسه.
• تعدّل منطقة. انقر نقراً مزدوجاً على خلية في سطرها. يحفظ بيلوسيتي السطر عندما تغادر الخلية.
• تعطّل منطقة. عطّل نشط في سطرها. يحفظ بيلوسيتي المنطقة وسجلّها، ويمكنك اختيارها رغم ذلك.
• تحذف منطقة. انقر أيقونة حذف في آخر سطرها. تبقى مواقع التخزين ومهام العد فيها، لكنها تفقد منطقتها. لا يمكنك التراجع عن هذا.

لا يحتاج كل مستودع إلى كل الأنواع. قد يكتفي مخزن صغير بالتخزين والشحن. وقد يستعمل مستودع كبير الأنواع السبعة.

مواقع التخزين

موقع التخزين مكان محدّد داخل المستودع يحفظ المخزون. اختر النوع الذي يطابق المكان:

النوع وصف فقط. لتبيّن أن موقعاً داخل آخر، املأ موقع التخزين الأصل. فالخانة على رف، والرف في هيكل رفوف، وهيكل الرفوف في ممر.

خصائص موقع التخزين

الرمز والرمز الشريطي يحدّدان موقع التخزين. أما الحقول الأخرى أدناه فملاحظات لفريقك. يحفظها بيلوسيتي، ولا يتحقّق منها عند حركة المخزون.

إدارة مواقع التخزين

من صفحة المستودع، انتقل إلى تبويب مواقع التخزين. يمكنك البحث فيه بالرمز أو الاسم أو الرمز الشريطي. ويضيّقه زر التصفية بـالنوع أو الحالة أو قابل للسحب أو قابل للإيداع أو نشط. فمثلاً، تعرض ثلاثة اختيارات في التصفية كل خانة قابلة للسحب وممتلئة. ولك أن:

• تضيف موقعاً. انقر إضافة واختر النوع. يحفظ بيلوسيتي السطر عندما يكتمل النوع. إذا تركت الرمز فارغاً، يعطيه بيلوسيتي الرمز التالي. ويُفتح السطر الجديد على الحالة متاح، مع تفعيل قابل للسحب وقابل للإيداع.
• تعدّل موقعاً. انقر نقراً مزدوجاً على خلية في سطره. يحفظ بيلوسيتي السطر عندما تغادر الخلية. يضمّ السطر الرمز والاسم والنوع والرمز الشريطي وقابل للسحب وقابل للإيداع والحالة ونشط.
• تعطّل موقعاً. عطّل نشط في سطره. يحفظ بيلوسيتي موقع التخزين وسجل مخزونه، ويمكنك اختياره رغم ذلك.
• تحذف موقعاً. انقر أيقونة حذف في آخر سطره. يرفض بيلوسيتي إذا سمّى الموقعَ سطر مخزون أو رقم تسلسلي أو صندوق. ويرفض أيضاً إذا سمّاه سطر في سند تسليم أو سند استلام أو مرتجع. بعد الحذف، يزول إسناد المنتجات إليه. وتفقد المواقع التي بداخله أصلها، وتفقد الحركات الماضية وقيود اليومية موقعها.

وحقول أخرى لا توجد إلا في صفحة موقع التخزين نفسها. وهي منطقة وموقع التخزين الأصل والإحداثي X والإحداثي Y والإحداثي Z والوزن الأقصى والحجم الأقصى. ليس في التبويب رابط إلى تلك الصفحة. للوصول إليها، افتح سجلاً يسمّي الموقع، مثل سطر مخزون أو إسناد منتج، ثم انقر الموقع هناك.

لملء هذه الحقول في موقع جديد، استعمل رابط موقع تخزين جديد في آخر قائمة المواقع. قائمة موقع تخزين في سطر مخزون جديد فيها هذا الرابط. ولنقل موقع إلى منطقة أخرى، استعمل مخطط المستودع (أدناه).

ليس في بيلوسيتي وثيقة تنقل المخزون بين موقعَي تخزين في مستودع واحد. انظر حركات المخزون.

لا يوضع موقع التخزين داخل نفسه، ولا داخل موقع يحتويه أصلاً، مثل هيكل رفوف داخل إحدى خاناته. يرفض بيلوسيتي هذا التغيير ويقول ذلك. اختر أصلاً يعلو الموقع.

موقع التخزين تابع لمستودعه

حيثما تختار موقع تخزين، لا تقترح القائمة إلا مواقع المستودع الذي يسمّيه السجل. وتنتظر القائمة حتى تختار ذلك المستودع. وهذا يصحّ في:

• موقع تخزين المصدر وموقع تخزين الوجهة في حركة المخزون
• سطر سند تحويل
• سطر تسوية مخزون أو سطر مهمة عد
• سطر سند استلام أو سطر سند تسليم
• سطر مخزون، أو رقم تسلسلي، أو صندوق، أو مهمة عد

يرفض بيلوسيتي موقع تخزين تابعاً لمستودع آخر، وتقول رسالة ذلك.

ويترتّب على ذلك تعديلان:

• لا يتغيّر مستودع الوثيقة ما دامت سطورها تستعمل مواقعه. في تلك السطور، امسح موقع التخزين أو غيّره أولاً. ثم غيّر المستودع.
• لا ينتقل موقع التخزين إلى مستودع آخر ما دام يستعمله مخزون أو رقم تسلسلي أو صندوق أو سطر وثيقة. أنشئ بدلاً من ذلك موقع تخزين جديداً في ذلك المستودع. وإذا لم يستعمله شيء، يمكنك نقله لتصحيح خطأ.

مخطط المستودع

يعرض المخطط كل مستودع بمناطقه، ومواقع التخزين في كل منطقة. في القائمة الجانبية، افتح المخزون > وضعية المخزون، ثم انتقل إلى تبويب مخطط المستودع. يعرض بطاقة لكل مستودع. انقر بطاقة لتفتح ذلك المستودع.

هذا المخطط لا يرسم مبناك. كل منطقة إطار فيه بطاقة لكل موقع. تعرض البطاقة رمز الموقع ونوعه ونقطة تدل على حالته. ويظهر الموقع بلا منطقة تحت خارج أي منطقة. ولا يستعمل المخطط إحداثيات الموقع.

يمكنك إضافة سجلات على المخطط:

• تفتح إضافة مستودع وإضافة منطقة استمارة قصيرة. اكتب اسماً، واختر نوعاً، وانقر إنشاء. إذا تركت الرمز فارغاً، يعطيه بيلوسيتي الرمز التالي.
• يفتح زر + في المنطقة، واسمه إضافة موقع تخزين، استمارة قصيرة في تلك المنطقة. والزر نفسه تحت خارج أي منطقة يضيف موقعاً بلا منطقة. لا يحتاج الموقع إلى رمز ولا اسم، فيمكنك نقر إنشاء فوراً.

المستودع الفارغ لا يعرض إلا إضافة منطقة.

لنقل موقع إلى منطقة أخرى، اختر المنطقة من القائمة في بطاقته. يحفظ بيلوسيتي التغيير فوراً.

عرف تسمية المواقع

يرقّم بيلوسيتي موقع التخزين الجديد LOC-000001 ثم LOC-000002 وهكذا، وهذا يكفي للتمييز بين المواقع. وإن كانت على رفوفك ملصقات، فاكتب الملصق رمزاً، ويحفظه بيلوسيتي. والرمز الذي يتبع قاعدة واحدة سهل الإيجاد وسهل القول:

• A-01-3-B = الممر A، هيكل الرفوف 01، الرف 3، الخانة B
• B-05-2-F = الممر B، هيكل الرفوف 05، الرف 2، الخانة F
• FLOOR-01 = الموضع الأرضي 1، للمنصات أو المنتجات الكبيرة

اختر قاعدة توافق شكل مستودعك، والتزم بها. فحين يقول أحدهم «خذ هذا المنتج من A-01-3-B»، ينبغي أن يعرف الجميع أين ذلك.

إسناد المنتجات إلى مواقع التخزين

إسناد المنتج إلى موقع تخزين يقول أين يُفترض أن يُحفظ منتج أو متغيّر. هو مرجع لفريقك، ولا تقرؤه أي خطوة في بيلوسيتي. انظر إسناد المنتجات إلى مواقع التخزين.

خصائص الإسناد

لكل إسناد أن يحمل:

• الأولوية: ترتيب تفضيلك، والرقم الأصغر أولاً. لا يختار بيلوسيتي بين إسنادين.
• صالح من وصالح حتى: أول يوم للإسناد وآخر يوم له. فمثلاً، يمكن أن تكون المنتجات الموسمية في مقدّمة المستودع ثلاثة أشهر. لا ينقل بيلوسيتي شيئاً في ذينك اليومين.

إدارة الإسنادات

تدير الإسنادات في تبويب إسناد المنتجات إلى مواقع التخزين من المخزون > الإعداد. يمكنك فيه إسناد منتج أو متغيّر إلى موقع تخزين، وضبط النوع والأولوية والتواريخ.

نصائح

• ابدأ بسيطاً. لا يلزمك تعريف كل خانة في اليوم الأول. ابدأ بمستودعاتك، وأضف المناطق ومواقع التخزين عندما يحتاجها فريقك. ويمكن لمؤسسة صغيرة أن تحفظ مخزونها في البداية على مستوى المستودع.
• استعمل رموزاً تطابق ملصقاتك. إن كانت رفوفك موسومة من A-01 إلى A-20، فاكتب هذه الرموز مكان ما يقترحه بيلوسيتي. عندئذ يستعمل فريقك وبيلوسيتي اسماً واحداً لكل موقع.
• سجّل أين يُفترض أن يكون كل منتج. تحفظ إسنادات المنتجات هذا في قائمة واحدة يبحث فيها فريقك. وهي لا توجّه شيئاً، فيبقى فريقك يختار موقع التخزين في كل وثيقة.
• أبقِ المناطق قريبة من طريقة عملك. ينبغي أن تتبع المناطق مسار البضاعة في مبناك. إذا كنت تستلم وتخزّن في مكان واحد، فقد لا تحتاج منطقتين. وإذا كان لكل ساحة عمّالها، فالفصل بينهما وجيه.