طباعة الوثائق ومشاركتها

كل وثيقة ترسلها إلى زبون أو مورّد يمكن أن تُنتَج ملفَّ PDF: فاتورة، أو إشعاراً دائناً، أو عرض سعر، أو أمر شراء، أو سند تسليم. وملف PDF هو ما ترسله بالبريد، وتطبعه على ورق أبيض بلا ترويسة، وتختمه وتحفظه في الملف.

وهذه الصفحة لكل من يرسل الوثائق إلى الخارج — المبيعات أو الشراء أو مصلحة المحاسبة.

قبل أن تبدأ: املأ ملف مؤسستك

الوثيقة المطبوعة تحمل الهوية القانونية لشركتك، وبيلوسيتي لن يخمّنها. اذهب إلى صفحة المؤسسة — المؤسسات، ثم رمزها، ثم تبويب ملف المؤسسة (كل حقل مشروح) — واملأ على الأقل:

• تسميتك القانونية وعنوانك؛
• NIF الخاص بك (رقم التعريف الجبائي) وRC (رقم السجل التجاري)، وAI وNIS إن كانا لديك؛
• رقم هاتف أو عنوان بريد إلكتروني.

وحتى تُملأ هذه، يردّ زر الطباعة برسالة تخبرك بذلك بدل أن يُنتج وثيقةً بترويسة فارغة — فالفاتورة بلا NIF فاتورةٌ ترجعها مصلحة محاسبة زبونك فوراً.

اجعل الوثائق وثائقك

الشعار، ولون مميّز، وقياس الورق والهوامش، وأعمدة إضافية، وسطر ترويسة وسطر حاشية، وشروط دفع قارّة، وصياغة أي تسمية — كلها تُضبط لكل نوع وثيقة على حدة تحت الإعدادات ← إعدادات الوثائق، مع معاينة حيّة — انظر هوية وثائقك. ولا شيء من ذلك يعيد كتابة وثيقة أُرسلت من قبل.

طباعة وثيقة

1. افتح الوثيقة — الفوترة ← الفواتير مثلاً، ثم انقر رقم الفاتورة.
2. افتح إجراءات أخرى — النقاط الثلاث أسفل الصفحة — واختر طباعة PDF.
3. اختر اللغة: الإنجليزية أو الفرنسية أو العربية.

ويُفتح ملف PDF في تبويب جديد، حيث تقرؤه أو تطبعه أو تحفظه. ولا يُنزَّل الملف بدل ذلك — باسم الوثيقة نفسها — إلا إن حجب متصفّحك التبويب الجديد، وحينها يخبرك بيلوسيتي بذلك؛ أما التبويب الذي فُتح عادياً فلا يأتي معه تنزيل ولا تحذير بجانبه.

ويُسمّى الملف باسم الوثيقة — INV-2026-000078.pdf — فيبقى مجلّد منها مقروءاً.

تنزيل وثيقة — النسخة التي تُحفظ

وفي القائمة نفسها، بجانب طباعة PDF، يوجد تنزيل PDF، والفرق بينهما مهمّ:

• طباعة PDF ترسم الوثيقة لتنظر إليها. ولا شيء يُحفظ — أغلق التبويب فتذهب.
• تنزيل PDF يرسم الوثيقة، ويخزّنها، ثم ينزّل تلك النسخة المخزّنة. ومن حينها يوجد ذلك الملف بعينه في مخزن وثائق بيلوسيتي: نزّله ثانيةً الأسبوع القادم فتحصل على الملف نفسه، حرفاً بحرف. ومتى أُرسلت الوثيقة أو شُحنت أو صدرت، لم يعد شيء يغيّر تلك النسخة — لا دفعة سُجّلت بعدها، ولا رقم هاتف جديد على ترويستك. واللغة التي تختارها هي لغة النسخة المخزّنة؛ فللوثيقة الصادرة نسخة واحدة، بلغة واحدة.

استعمل التنزيل لكل ما ترسله فعلاً أو تحفظه في الملف. ولأن النسخة المخزّنة لا تتغيّر أبداً، فالنسخة التي أرسلتها بالبريد، والنسخة التي حفظتها، والنسخة التي ينزّلها زميل لاحقاً، ملف واحد — فلا مجال لحوار “أي نسخة أرسلنا؟”.

ويصلك الملف عبر تبويب متصفّح جديد يغلق نفسه متى بدأ التنزيل، فتبقى على الصفحة التي كنت عليها. وإن كانت صلاحية رابط التنزيل قد انتهت — لأنك تركت الصفحة مفتوحة طويلاً قبل النقر — أظهر ذلك التبويب رفض خدمة التخزين بدل ذلك؛ أغلقه وانقر تنزيل PDF ثانيةً لرابط جديد.

وتفصيلان يستحقان المعرفة:

• تنزيل الوثيقة نفسها مرتين لا ينشئ نسختين. فبيلوسيتي يلاحظ أن الوثيقة لم تتغيّر ويناولك النسخة التي يحفظها أصلاً.
• ورابط التنزيل نفسه تنتهي صلاحيته بعد دقائق. فهو يشير مباشرة إلى الملف المخزّن ويعمل دون تسجيل دخول — مدةً تكفي للنقر، وتقصر عن أن تستحق إحالته إلى غيرك. ومتى انتهت، نزّل من جديد: تحصل على رابط جديد إلى الملف المخزّن نفسه.

إرسال الفاتورة يحفظ ملف PDF من تلقائه

حين ترسل فاتورة — إرسال في صفحة الفاتورة، ناقلاً إياها من مسودة إلى مُرسَلة — ينتج بيلوسيتي ملف PDF الخاص بها ويخزّنه في الخلفية، دون أن ينقر أحد التنزيل. وخلال ثوانٍ تصير النسخة المخزّنة موجودة، وكل تنزيل لاحق لتلك الفاتورة يقدّمها.

وتلك النسخة المخزّنة مجمَّدة. فتصحيح خطأ مطبعي في ملف مؤسستك، أو إعادة تسمية منتج، أو تسجيل دفعة، أو تغيير أي شيء على الإطلاق — لا شيء من ذلك يعيد كتابة وثيقة أرسلتها من قبل، ويظلّ تنزيل PDF يناولك النسخة نفسها. والتصحيح وثيقة جديدة: إشعار دائن على الفاتورة، أو عرض سعر أو أمر شراء منقّح برقمه الخاص. أما ما دامت الوثيقة مسودة فلا شيء مجمَّد — وكل تنزيل يعرضها كما هي الآن.

تنزيل عدة وثائق دفعة واحدة

في قائمة الفواتير، أشّر على الفواتير التي تريدها وانقر تنزيل ملفات PDF. فتصطفّها نافذة حوار وتعرض تقدّم إنتاج كل واحدة — وللدفعات المعتادة يستغرق هذا ثوانٍ — ثم تعطي كل فاتورة منتهية زر تنزيل خاصاً بها. وإغلاق النافذة مبكراً لا يضيّع شيئاً: الإنتاج يتابع، ونسخة كل فاتورة المخزّنة تكون هناك في المرة القادمة التي تنزّلها فيها.

وإن أخفقت فاتورة في الدفعة — وأشيع سبب أن ملف المؤسسة غير مملوء — قالت النافذة ذلك لكل وثيقة على حدة، ولم تتأثر بقية الدفعة.

اختيار اللغة

اللغة التي تنتقيها تسري على تلك الوثيقة وحدها، وهي تغيّر أكثر من العناوين:

• التسميات — “Invoice” تصير “Facture” تصير “فاتورة”؛
• التواريخ — 25 March 2026 تصير 25 mars 2026؛
• الأرقام — 595,000.00 تصير 595 000,00؛
• المبلغ بالحروف تحت المجاميع؛
• البلد في كتل العناوين — Algeria تصير Algérie تصير الجزائر.

ولا يقلّ عن ذلك أهميةً ما لا تغيّره اللغة: كلماتك أنت. فبيانات الأسطر وأسماء المنتجات والمتعاملين وأسماء شروط التسديد وكل ما كتبته بنفسك يُطبع كما كتبته حرفاً حرفاً، وباللغة التي كتبته بها. واختيار العربية لزبون يقرؤها يترجم الإطار المحيط بنصّك، لا نصّك أبداً — فسطرٌ كُتب فيه Ciment gris 42,5 يبقى Ciment gris 42,5 على الفاتورة العربية أيضاً. فإن كان على زبونك أن يقرأ بياناتك بلغته، فاكتبها بتلك اللغة في الوثيقة.

وتنبيهٌ عند كتابة البيانات بالعربية: العربية تجري من اليمين إلى اليسار، والمدى الرقمي المجرّد وسط نص عربي — 0-16 في مقياس ضغط 0-16 بار — قد يُطبع مقلوبَ الطرفين. اكتب المدى بالكلمات، من 0 إلى 16، فيُقرأ صحيحاً في كل مكان.

وفي وثيقة بالدينار يُكتب المبلغ بالحروف كاملاً — “cinq cent quatre-vingt-quinze mille dinars algériens”. أما بعملة أخرى فلا يخترع بيلوسيتي كلمات لمال لا يعرفه: يكتب الوحدات الصحيحة بالحروف، ويسمّي العملة برمزها، ويكتب الفكّة كسراً، كما يفعل الشيك — “One hundred USD and 50/100”.

وتُرسم الوثائق بأربعة خطوط مرفقة تغطّي النص اللاتيني والفرنسي والعربي. وهي لا تغطّي الرموز التعبيرية ولا الحروف الصينية أو اليابانية ولا الرموز غير المألوفة: فبيانٌ أو اسم متعامل أو كتلة مخصّصة يحوي واحداً منها يوقف الطباعة برسالة تقتبس الحروف الواجب استبدالها. وشاشتك تعرضها لأن في متصفّحك خطوطاً لا تحملها الطباعة عن قصد.

ولا شيء على شاشتك يتغيّر. فاللغة تخصّ الوثيقة التي ترسلها، لا الشخص الذي يرسلها.

أمران يبدوان خطأً وليسا كذلك

الوثيقة الفرنسية تعرض 1 234,56 DA حتى على حاسوب مضبوط على الإنجليزية. وهذا عن قصد. فأرقام الوثيقة تُصاغ للغة الوثيقة نفسها، لا للحاسوب الذي أنتجها — وإلا لطُبعت الفاتورة الواحدة على نحوين في مكتبك وفي مكتب محاسبك، ولما تطابقت النسختان.

والوثيقة العربية ليست مُباعَدة كالآلة الكاتبة كما هما الإنجليزية والفرنسية. فالخط العربي متصل: الحروف تتشابك، وإرغامها على شبكة ثابتة يكسر الوصلات ويصعّب القراءة. فيُركَّب النص العربي بخط اختير لوضوحه، بينما تبقى الأرقام والمراجع ورموز المنتجات بخط الآلة الكاتبة نفسه في اللغتين الأخريين. أما التخطيط — الأطر والخطوط والأعمدة والمجاميع — فهو متطابق؛ وهو معكوس ليس إلا، لأن العربية تُقرأ من اليمين إلى اليسار.

بأي لغة تُرسَل الفاتورة

طباعة PDF وتنزيل PDF يسألان في كل مرة. وأمران لا يسألان: إرسال في الفاتورة، وهو يخزّن ملف PDF لحظة تحرّك الحالة، وتنزيل ملفات PDF في قائمة. وهذان يأخذان، بالترتيب، لغة الوثيقة الخاصة بالمتعامل (في صفحة المتعامل، تحت تفضيلات الوثائق)، ثم تفضيل من يرسل اللغويّ، ثم لغة الوثائق الافتراضية لمؤسستك في ملف المؤسسة، ثم الإنجليزية. فالزبون في مرسيليا الذي في بطاقته الفرنسية يستلم فاتورة فرنسية من موظف يتكلم العربية دون أن يختار أحد — وإن لم يكن هذا ما تريد، فاضبط لغة المتعامل قبل الإرسال.

ما يظهر على كل وثيقة

كل وثيقة تطبع ما هي دليل عليه، وتترك عن قصد ما ليست دليلاً عليه.

وسند التسليم الذي يحمل الأسعار يسلّم شروطك التجارية إلى كل من يستلم المنصّة، فلا يفعل ذلك أبداً.

و“إلى أين” في سند التسليم هو العنوان المختار على السند نفسه؛ فإن لم يُختر واحد، فهو عنوان شحن الزبون. أما كتلة الزبون فوقه فتعرض دائماً عنوان فوترة الزبون — العنوان نفسه الذي ستحمله الفاتورة — فالزبون الذي عنوانه الوحيد عنوان الفوترة يحصل على سند بلا كتلة التسليم إلى منفصلة: فالبضاعة تذهب إلى العنوان الموجود على الصفحة أصلاً.

طباعة كشف حساب زبون

كشف الحساب هو الوثيقة الوحيدة التي لا تُطبع من سجل خاص بها — فهي تغطّي فترة. افتح الزبون تحت المتعاملون ← المتعاملون، وفي ترويسة الصفحة انقر طباعة كشف الحساب. وتسأل نافذة الحوار عن الفترة (وتقترح الشهر الجاري إلى تاريخه) وعن اللغة، والطباعة تفتح ملف PDF في تبويب جديد تماماً كما يفعل طباعة PDF في غير هذا الموضع. ولا يظهر الإجراء إلا على الزبائن، ولكل من يجوز له طبع الوثائق.

ماذا يجمع كشف حساب الزبون

يسرد كشف الحساب، لزبون واحد وفترة واحدة، كل فاتورة كما صدرت وكل تخفيض عليها في سطر مؤرَّخ خاص به: الإشعارات الدائنة، والدفعات — ولأن التحصيل الذي يسدّد فاتورة ليس دائماً بكامل المبلغ، فكذلك خصم التسديد الممنوح عليها، وأي رصيد شُطب من أمين الصندوق، وأي استرجاع دُفع مقابل إشعار دائن (مع ما شُطب من بقية ذلك الإشعار عند الاسترجاع). فالرصيد الختامي هو إذن ما يدين به الزبون فعلاً — الرقم نفسه الذي هو مبالغ الفواتير المفتوحة المستحقة، ناقصاً أي إشعار دائن لم يُسترجَع بعد — لا النقد وحده.

وجدول أعمار الأرصدة في الأسفل يقف عند نهاية الفترة لا عند يوم الطباعة: فكشف مارس المُعاد طبعه في جوان ما يزال يحسب أعمار الفواتير كما كانت في 31 مارس. والنقد الذي استلمته ولم تخصّصه بعد لفاتورة، والإشعارات الدائنة التي لم تُخصم بعد، يظهران في عمود الجاري دائنَين، فتجتمع الأعمدة الخمسة دائماً على الرصيد الختامي.

وكشف الحساب دائماً بـعملة واحدة — عملة مؤسستك الافتراضية ما لم تطلب غيرها. فإن كان للزبون فواتير بالدينار وأخرى باليورو، فلن يجمع بيلوسيتي الاثنتين في رصيد واحد، ولن يُسقط فواتير اليورو في صمت أيضاً: بل يرفض ويطلب منك أن تختار عملة، فتطبع كشفاً لكل عملة.

التاريخ على الوثيقة

الوثيقة المطبوعة اليوم مؤرَّخة باليوم في المنطقة الزمنية لمؤسستك — المنطقة الزمنية في ملف المؤسسة. فالفاتورة الصادرة في منتصف الليل والنصف بالجزائر تقول اليوم، لا الأمس الذي يطبعه خادم ساعته على UTC. اختر منطقة إقليمية مثل Africa/Algiers؛ فالملف يرفض ما ليس اسم منطقة حقيقية.

من يستطيع الطباعة

الطباعة تحتاج أمرين: حقّ فتح السجل على الشاشة، وصلاحية الوثائق، وهي منفصلة عنه. فالنموذج المطبوع يحمل معرّفاتك القانونية والحساب البنكي الذي يدفع فيه زبائنك، فمن يجوز له النظر في فاتورة ليس بالضرورة من يجوز له أن يرسل ترويستها خارج الشركة — وبالمقابل، صلاحية الوثائق لا تفتح أبداً سجلاً ما كنت لتراه أصلاً. وموظفو الشراء يطبعون أوامر الشراء بالصلاحية نفسها التي يطبع بها موظفو المبيعات الفواتير.

وتنزيل PDF يحتاج صلاحية إنتاج الوثائق الأقوى، لأنه يخزّن وثيقة السجل؛ وهي الصلاحية نفسها التي تصطفّ بها الدفعة. ومن يجوز له أن يطبع دون أن ينزّل يرى طباعة PDF وحده. فإن لم تجد الإجراء في وثيقة تستطيع فتحها في غير ذلك، فاطلب من مسؤول أن يمنحك الصلاحية.

إن حدث خطأ ما