طباعة الوثائق ومشاركتها

يستطيع بيلوسيتي إنتاج ملف PDF لكل وثيقة ترسلها إلى زبون أو مورّد. ويشمل ذلك الفواتير والإشعارات الدائنة وعروض الأسعار وأوامر الشراء وسندات التسليم. ترسل ملف PDF بالبريد الإلكتروني، أو تطبعه على ورق أبيض بلا ترويسة، ثم تختمه وتحفظه في الملف.

هذه الصفحة لكل من يرسل الوثائق إلى الخارج، في المبيعات أو الشراء أو مصلحة المحاسبة.

قبل أن تبدأ: املأ ملف مؤسستك

تحمل الوثيقة المطبوعة الهوية القانونية لشركتك، ولا يخمّنها بيلوسيتي. انقر اسم مؤسستك في أسفل القائمة الجانبية ثم اختر كل المؤسسات. انقر رمز مؤسستك، ثم افتح تبويب ملف المؤسسة (كل حقل مشروح). واملأ هذه الحقول على الأقل:

• تسميتك القانونية وعنوانك
• NIF (رقم التعريف الجبائي) وRC (رقم السجل التجاري)، وAI وNIS إن كانا لديك
• رقم هاتف أو عنوان بريد إلكتروني

إذا لم يكن للمؤسسة ملف بعد، تعرض الطباعة رسالة تخبرك بذلك. ولا ينتج بيلوسيتي وثيقة بترويسة فارغة.

بعد حفظ الملف، يطبع بيلوسيتي ما في الملف، ولا يتحقق من كل حقل. فتحقق منها أنت. فمصلحة محاسبة الزبون ترجع الفاتورة التي ليس فيها NIF.

اجعل الوثائق وثائقك

تضبط شكل وثائقك في الإعدادات ← إعدادات الوثائق، مع معاينة. انظر هوية وثائقك. كل أنواع الوثائق تتشارك شعاراً واحداً. وتضبط الباقي لكل نوع وثيقة على حدة:

• اللون المميّز
• قياس الورق والهوامش
• أعمدة إضافية
• سطر ترويسة وسطر حاشية
• شروط دفع قارّة
• صياغة أي تسمية

ولا يغيّر شيء من ذلك نسخة حفظها بيلوسيتي من قبل.

طباعة وثيقة

1. افتح الوثيقة. مثلاً، افتح المبيعات ← الفواتير وانقر رقم الفاتورة.
2. افتح إجراءات أخرى، وهي النقاط الثلاث أعلى الصفحة.
3. اختر الطباعة، وهي تحمل اسم الوثيقة: طباعة الفاتورة أو طباعة عرض السعر أو طباعة قسيمة الأجر.

لا تختار أي لغة. يكتب بيلوسيتي الوثيقة بلغة زبونها أو مورّدها، وإلا فبلغة مؤسستك (كيف يحسم بيلوسيتي ذلك).

يُفتح ملف PDF في تبويب جديد، حيث تقرؤه أو تطبعه أو تحفظه. وإذا حجب متصفحك التبويب الجديد، يُنزَّل الملف بدل ذلك، باسم الوثيقة نفسها، ويخبرك بيلوسيتي بذلك. وإذا فُتح التبويب عادياً، فلا تنزيل ولا تحذير.

يأخذ الملف اسم الوثيقة، مثل INV-2026-000078.pdf، فيبقى مجلد ملفات PDF سهل القراءة.

تنزيل وثيقة — النسخة التي تُحفظ

في القائمة نفسها، تحت كل طباعة تجد تنزيلها، مثل تنزيل الفاتورة تحت طباعة الفاتورة. والفرق بينهما مهم:

• الطباعة تنتج الوثيقة لتنظر إليها، مما في السجل اليوم. ولا يحفظ بيلوسيتي شيئاً. وعندما تغلق التبويب، يذهب الملف.
• التنزيل ينتج الوثيقة، ويحفظها، ثم ينزّل تلك النسخة المحفوظة.

بعد إرسال الوثيقة أو شحنها أو إصدارها، لا يغيّر شيء نسختها المحفوظة. وإذا نزّلتها الأسبوع القادم، تحصل على الملف نفسه، حرفاً بحرف. والتحصيل الذي تسجّله بعد ذلك لا يغيّرها. ورقم الهاتف الجديد على ترويستك لا يغيّرها، ولا اللغة الجديدة في بطاقة المتعامل. فللوثيقة الصادرة نسخة واحدة، بلغة واحدة.

الطباعة لا تقرأ تلك النسخة. ففي وثيقة مرسلة، تعرض بيانات اليوم، وقد تختلف عن الملف الذي بيد زبونك.

استعمل التنزيل لكل ما ترسله أو تحفظه في الملف. فالنسخة المحفوظة لا تتغيّر أبداً. والنسخة التي أرسلتها والنسخة التي حفظتها والنسخة التي ينزّلها زميلك لاحقاً ملف واحد. فلا يحتاج أحد إلى السؤال عن النسخة التي خرجت.

يصلك الملف عبر تبويب جديد في المتصفح، يغلق نفسه عندما يبدأ التنزيل. فتبقى على صفحتك. وإذا رفضت خدمة الحفظ الرابط، لأن صلاحيته انتهت مثلاً، يعرض ذلك التبويب الرفض بدل الملف. أغلق التبويب واختر التنزيل من جديد. ينشئ بيلوسيتي رابطاً جديداً في كل مرة.

تفصيلان يستحقان المعرفة:

• تنزيل وثيقة مرسلة مرتين لا ينشئ نسختين. يعطيك بيلوسيتي النسخة التي يحفظها أصلاً. وكذلك المسودة في اليوم نفسه. أما في يوم آخر، فتنزيل المسودة يحفظ نسخة جديدة.
• رابط التنزيل نفسه تنتهي صلاحيته بعد دقائق. فهو يشير مباشرة إلى الملف المحفوظ ويعمل دون تسجيل دخول. تكفي هذه المدة للنقر، ولا تستحق إحالته إلى غيرك. وعندما تنتهي، نزّل من جديد. فتحصل على رابط جديد إلى الملف المحفوظ نفسه.

إرسال الفاتورة يحفظ ملف PDF من تلقائه

لتسجّل أن الزبون استلم الفاتورة، انقر مُرسَل، وهو الخطوة التالية في المسار أعلى صفحتها، ثم أكّد. تنتقل الفاتورة من مسودة إلى مُرسَل. ثم ينتج بيلوسيتي ملف PDF ويحفظه في الخلفية، فلا يحتاج أحد إلى نقر التنزيل. وخلال ثوانٍ تصير النسخة المحفوظة موجودة، وكل تنزيل لاحق لتلك الفاتورة يعطيك إياها.

تلك النسخة المحفوظة مجمَّدة. يمكنك أن تصحّح خطأ مطبعياً في ملف مؤسستك، أو تعيد تسمية منتج، أو تسجّل تحصيلاً، أو تغيّر أي شيء آخر. ولا شيء من ذلك يعيد كتابة وثيقة أرسلتها، ويظل تنزيل الفاتورة يعطيك النسخة نفسها.

التصحيح وثيقة جديدة: إشعار دائن على الفاتورة، أو عرض سعر أو أمر شراء منقّح برقمه الخاص. وما دامت الوثيقة مسودة فلا شيء مجمَّد، وكل تنزيل يعرضها كما هي الآن.

تنزيل عدة وثائق دفعة واحدة

في قائمة الفواتير، أشِّر على الفواتير التي تريدها وانقر تنزيل ملفات PDF. تُدرجها نافذة حوار وتعرض التقدّم كلما أنتج بيلوسيتي واحدة منها. تستغرق الدفعة المعتادة ثوانيَ. ثم تحصل كل فاتورة منتهية على زر تنزيل خاص بها.

إذا أغلقت النافذة مبكراً، لن تخسر شيئاً. يكمل بيلوسيتي العمل، وتجد نسخة كل فاتورة في المرة القادمة التي تنزّلها فيها.

إذا أخفقت فاتورة في الدفعة، تسم النافذة تلك الوثيقة بـفشل، ولا تتأثر بقية الدفعة. وأكثر الأسباب شيوعاً ملف مؤسسة غير مملوء. ضع المؤشر على فشل لتقرأ السبب باللغة التي تستعمل بها بيلوسيتي. قد يكون ملف المؤسسة الناقص، أو حروفاً لا يستطيع الخط رسمها، أو خدمة طباعة تعيد المحاولة معها بعد لحظة.

اللغة التي تُكتب بها الوثيقة

تُكتب كل وثيقة بلغة واحدة: الإنجليزية أو الفرنسية أو العربية. وهذه اللغة تغيّر أكثر من العناوين:

• تتغيّر التسميات: “Invoice” تصير “Facture” أو “فاتورة”.
• تتغيّر التواريخ: 25 March 2026 تصير 25 mars 2026.
• تتغيّر الأرقام: 595,000.00 تصير 595 000,00.
• يتغيّر المبلغ بالحروف تحت المجاميع.
• يتغيّر البلد في كتل العناوين: Algeria تصير Algérie أو الجزائر.

ولا تغيّر اللغة كلماتك أنت، وهذا مهم بالقدر نفسه. فبيانات الأسطر وأسماء المنتجات والمتعاملين وأسماء شروط الدفع وكل ما كتبته يُطبع كما كتبته تماماً. ويبقى باللغة التي كتبته بها. والفاتورة العربية لزبون يقرأ العربية تترجم الإطار المحيط بنصك، لا نصك أبداً. فالسطر الذي كُتب فيه Ciment gris 42,5 يبقى Ciment gris 42,5 على الفاتورة العربية أيضاً. وإذا كان على زبونك أن يقرأ بياناتك بلغته، فاكتبها بتلك اللغة في الوثيقة.

انتبه عندما تكتب البيانات بالعربية. فالعربية تجري من اليمين إلى اليسار، والمدى الرقمي المجرّد وسط نص عربي قد يُطبع مقلوب الطرفين. مثال ذلك 0-16 في مقياس ضغط 0-16 بار. اكتب المدى بالكلمات، من 0 إلى 16، فيُقرأ صحيحاً في كل مكان.

في وثيقة بالدينار، يكتب بيلوسيتي المبلغ كله بالحروف. وفي وثيقة فرنسية يكون هكذا: “Cinq-cent-quatre-vingt-quinze-mille dinars algériens”. أما بعملة أخرى، فلا يخترع بيلوسيتي كلمات لمال لا يعرفه. يكتب الوحدات الصحيحة بالحروف، ويسمّي العملة برمزها. ويكتب الباقي كسراً، كما يفعل الشيك: “One hundred USD and 50/100”.

ينتج بيلوسيتي الوثائق بأربعة خطوط مرفقة تغطي النص اللاتيني والفرنسي والعربي. ولا تغطي الرموز التعبيرية، ولا الحروف الصينية أو اليابانية، ولا الرموز غير المألوفة. إذا احتوى بيان أو اسم متعامل أو كتلة مخصّصة واحداً منها، توقفت الطباعة برسالة تقتبس الحروف الواجب استبدالها. وتعرضها شاشتك لأن في متصفحك خطوطاً لا تحملها خدمة الطباعة عن قصد.

ولا شيء على شاشتك يتغيّر. فاللغة تخص الوثيقة التي ترسلها، لا الشخص الذي يرسلها.

أمران يبدوان خطأً وليسا كذلك

الوثيقة الفرنسية تعرض 1 234,56 DA حتى على حاسوب مضبوط على الإنجليزية. هذا عن قصد. فأرقام الوثيقة تتبع لغة الوثيقة نفسها، لا الحاسوب الذي أنتجها. ولولا ذلك لطُبعت الفاتورة الواحدة على نحوين في مكتبك وفي مكتب محاسبك، ولما تطابقت النسختان.

الوثيقة العربية ليست مُباعَدة كالآلة الكاتبة مثل الإنجليزية والفرنسية. فالخط العربي متصل. الحروف تتشابك، والشبكة الثابتة تكسر الوصلات وتصعّب القراءة. لذلك يكتب بيلوسيتي النص العربي بخط اختير لوضوحه. وتبقى الأرقام والمراجع ورموز المنتجات بخط الآلة الكاتبة نفسه في اللغتين الأخريين. والأطر والخطوط والأعمدة والمجاميع هي نفسها. والتخطيط معكوس فقط، لأن العربية تُقرأ من اليمين إلى اليسار.

كيف تُحسم اللغة

لا يختار أحد اللغة عند الطباعة. فكل طباعة وكل تنزيل، وإرسال الفاتورة، وتنزيل ملفات PDF في قائمة، تأخذ كلها الجواب نفسه، بهذا الترتيب:

1. لغة الوثائق الخاصة بالمتعامل، في صفحته تحت بيانات الاتصال.
2. وإلا، لغة الوثيقة الافتراضية لمؤسستك، في تبويب ملف المؤسسة.
3. وإلا، لغة عمل المؤسسة، التي اختيرت عند إنشائها.
4. وإذا لم يعطِ أي منها لغة، فالإنجليزية.

الوثيقة التي ليس لها متعامل، مثل قسيمة الأجر، تبدأ من الخطوة 2.

اللغة التي تقرأ بها بيلوسيتي لا دخل لها. فإذا طبع زميلان الفاتورة نفسها، أحدهما يقرأ الشاشات بالإنجليزية والآخر بالعربية، طبعا الوثيقة نفسها. والزبون في مرسيليا الذي في بطاقته الفرنسية يستلم فاتورة فرنسية من موظف يتكلم العربية.

لنسخة بلغة أخرى، غيّر لغة الوثائق للمتعامل أولاً، ثم اطبع. أما النسخة المحفوظة من وثيقة أُرسلت فتبقى باللغة التي أُرسلت بها.

ما يظهر على كل وثيقة

كل وثيقة تطبع ما هي دليل عليه، وتترك الباقي عن قصد.

سند التسليم لا يحمل الأسعار أبداً. فالأسعار تسلّم شروطك التجارية إلى كل من يستلم المنصّة.

“إلى أين” في سند التسليم هو العنوان المختار على السند نفسه. وإذا لم يُختر عنوان، فهو عنوان شحن الزبون. وتعرض كتلة الزبون فوقه دائماً عنوان فوترة الزبون، وهو العنوان نفسه الذي تحمله الفاتورة. فالزبون الذي عنوانه الوحيد عنوان الفوترة يحصل على سند بلا كتلة التسليم إلى منفصلة. وتذهب البضاعة إلى العنوان الموجود على الصفحة.

طباعة كشف حساب زبون

كشف الحساب هو الوثيقة الوحيدة التي لا تطبعها من سجل خاص بها، لأنه يغطي فترة.

1. افتح الزبون تحت المتعاملون ← المتعاملون.
2. افتح إجراءات أخرى واختر طباعة كشف الحساب.
3. تحقق من الفترة في من وإلى. تُفتح النافذة على الشهر الجاري إلى اليوم.
4. انقر طباعة.

يُفتح ملف PDF في تبويب جديد كما في كل طباعة أخرى، بلغة الزبون. ولا يظهر الإجراء إلا على الزبائن، ولكل من يجوز له طبع الوثائق.

ماذا يجمع كشف حساب الزبون

يغطي كشف الحساب زبوناً واحداً وفترة واحدة. ويسرد كل فاتورة كما صدرت، وكل تخفيض عليها في سطر مؤرَّخ خاص به:

• الإشعارات الدائنة
• التسديدات
• أي خصم مُنح على فاتورة، باسم خصم تعجيل الدفع، لأن التحصيل الذي يسدّد فاتورة ليس دائماً بكامل المبلغ
• أي رصيد شطبه أمين الصندوق، باسم رصيد متنازل عنه
• أي مبلغ رُدّ مقابل إشعار دائن، باسم استرداد، مع ما بقي من ذلك الإشعار وشُطب عند الرد

فالرصيد الختامي هو ما يدين به الزبون فعلاً، لا النقد وحده. وهو الرقم نفسه الذي تعطيه المبالغ المستحقة على الفواتير المفتوحة، ناقصاً الرصيد الدائن الذي لم يستعمله الزبون بعد.

جدول أعمار الأرصدة في الأسفل يقف عند نهاية الفترة لا عند يوم الطباعة. فكشف مارس المعاد طبعه في جوان يحسب أعمار الفواتير كما كانت في 31 مارس. والنقد الذي استلمته ولم تخصّصه لفاتورة يظهر دائناً في عمود غير مستحق. وتظهر فيه أيضاً الإشعارات الدائنة التي لم تُخصم بعد. فتجتمع الأعمدة الخمسة دائماً على الرصيد الختامي.

كشف الحساب دائماً بـعملة واحدة: عملة مؤسستك الافتراضية. وإذا لم تكن لمؤسستك عملة افتراضية، يأخذ الكشف العملة الوحيدة في وثائق الزبون. ولا تسأل النافذة إلا عن الفترة، فلا يمكنك اختيار عملة فيها.

لنفترض أن لزبون فواتير بالدينار وأخرى باليورو. لا يجمع بيلوسيتي الاثنتين في رصيد واحد، ولا يُسقط فواتير اليورو في صمت. بل يرفض إنتاج الكشف ويذكر العملات. ويرفض بيلوسيتي كذلك إذا كانت كل وثائق الزبون بعملة غير عملتك الافتراضية.

التاريخ على الوثيقة

كل وثيقة تطبع تاريخها هي، ولا تغيّره طباعتها مرة أخرى. فالفاتورة تطبع تاريخ الفاتورة، وعرض السعر تاريخ عرض السعر، وسند التسليم تاريخ التسليم. وكشف الحساب يطبع آخر يوم في فترته.

أما شهادة العمل، وشهادة انتهاء علاقة العمل، وكشف المستحقات النهائية، والسجلات، فتطبع اليوم الذي تطبعها فيه. ويقرأ بيلوسيتي ذلك اليوم في المنطقة الزمنية لمؤسستك، وهي المنطقة الزمنية في تبويب ملف المؤسسة. فالشهادة المطبوعة في منتصف الليل والنصف بالجزائر تحمل اليوم الجديد. أما خادم ساعته على UTC فيطبع تاريخ الأمس. اختر منطقة إقليمية مثل Africa/Algiers.

من يستطيع الطباعة

تحتاج الطباعة أمرين: حق فتح السجل على الشاشة، وصلاحية الوثائق، وهي منفصلة عنه. فالنموذج المطبوع يحمل معرّفاتك القانونية والحساب البنكي الذي يدفع فيه زبائنك. فمن يجوز له النظر في فاتورة لا يجوز له تلقائياً أن يرسل ترويستها خارج الشركة. وبالمقابل، لا تفتح صلاحية الوثائق أبداً سجلاً لا تراه أصلاً. ويطبع موظفو الشراء أوامر الشراء بالصلاحية نفسها التي يطبع بها موظفو المبيعات الفواتير.

يحتاج التنزيل صلاحية إنتاج الوثائق الأقوى، لأنه يحفظ الوثيقة المرجعية. وهي الصلاحية نفسها التي تُدرج الدفعة. وإذا جاز لك أن تطبع دون أن تنزّل، ترى الطباعة وحدها. وإذا لم تجد الإجراء في وثيقة تستطيع فتحها، فاطلب من مالك مؤسستك أن يمنحك الصلاحية.

إن حدث خطأ ما