مستويات المخزون

مستويات المخزون تريك بالضبط كم عندك من كل منتج، وأين هو، وفي أيّ حال. وهي الشاشة المركزية لمتابعة مخزونك لحظة بلحظة.

كميات المخزون

كل سطر مخزون يخصّ تركيبة بعينها من منتج (أو متغيّر) ومستودع وموقع تخزين ودفعة وحالة. ولكل تركيبة ثلاث كميات:

حالات المخزون

لكل سطر مخزون حالة تقول في أيّ حال الأصناف:

الاطّلاع على مستويات المخزون

انتقل إلى مستويات المخزون في القائمة الجانبية تحت المخزون. ترى جدولاً بكل سطور المخزون في مؤسستك، وفيه المستودع، والرصيد الفعلي، والمحجوز والمتاح، ووحدة القياس، والحالة.

استعمل خانة البحث لتجد الصفوف باسم المنتج أو مرجعه، أو برمز المستودع أو اسمه، أو برمز موقع التخزين أو اسمه، أو برقم الدفعة. ويضيّق زر التصفية بجانبها بـالحالة، أو إلى منتج أو مستودع بعينه، أو بنطاق الرصيد الفعلي أو محجوز أو متاح — و«المتاح تحت 10» حدّ أقصى واحد — وكذلك، وإن لم يكن أيٌّ منهما عموداً في الجدول، بـنشط أو بمدى تاريخ انتهاء الصلاحية (التعامل مع القوائم).

دفعات المخزون

الدفعة تجمع أصنافاً استُلمت معاً أو خرجت من تصنيع واحد. ومتابعة الدفعات لا غنى عنها في:

• التتبّع — إن ظهر خلل في الجودة، تبعت كل صنف من الدفعة نفسها.
• متابعة الصلاحية — الدفعات تحمل تواريخ انتهاء الصلاحية، فيصير التجهيز بالأقرب انتهاءً أولاً ممكناً.
• مسؤولية المورّد — كل دفعة تحمل من سلّمها وعلى أيّ أمر شراء.

حقول الدفعة

إدارة الدفعات

انتقل إلى الدفعات في القائمة الجانبية تحت المخزون. ومن هنا لك أن:

• تطّلع على كل الدفعات بجودتها وتواريخها.
• تنشئ دفعات بيدك (وتُنشأ الدفعات كذلك من تلقائها متى استُلمت بضاعة على أمر شراء — انظر أدناه).
• تستعمل زر التصفية بجانب خانة البحث لتعرض الدفعات بـالجودة (قيد الانتظار، أو قيد المراجعة، أو معتمد، أو مرفوض) أو لتخفي غير النشطة منها.
• تستعمل الإجراءات السريعة على صفّ كل دفعة لتدير جودتها:
  • اعتماد — يعلّم دفعةً في الانتظار أو قيد المراجعة أنها نجحت في فحص الجودة.
  • رفض — يعلّم دفعةً في الانتظار أو قيد المراجعة أنها رسبت فيه.
  • إرسال إلى الفحص — ينقل دفعةً في الانتظار إلى المراجعة لفحص مفصّل.
• تعدّل بيانات أي دفعة (التواريخ، والمورّد، والملاحظات) بإجراء تعديل.
• تحذف الدفعات التي لم تعد إليها حاجة.

إنشاء الدفعات من تلقائها

متى اكتمل سند استلام (أي دخلت أصناف من أمر شراء إلى مستودع)، أُنشئت دفعة مخزون لكل سطر مستلَم من تلقائها. وهذه الدفعات:

• تأخذ رقماً مبنياً على رقم سند الاستلام (مثل LOT-GR-2026-0001-abc12345).
• تبدأ بجودة قيد الانتظار، إعلاماً بأنها تنتظر فحص الجودة.
• تُربط بالمورّد وأمر الشراء المذكورَين في سند الاستلام.
• تُربط بكميات المخزون وحركاته التي نشأت عند الاستلام.

وبعد الفحص، استعمل اعتماد أو رفض من الإجراءات السريعة لتضبط جودة الدفعة. ولا يُعدّ جاهزاً للبيع أو الاستعمال إلا ما اعتُمد.

الأرقام التسلسلية

للأصناف الثمينة أو الخاضعة لتنظيم، يعطيك تتبّع الأرقام التسلسلية تتبّعاً قطعةً قطعة. وكل رقم تسلسلي يدلّ على قطعة مادية واحدة ويحمل حالته الخاصة.

حالات الرقم التسلسلي

متابعة الضمان

لكل رقم تسلسلي أن يحمل، إن شئت:

• استُلمت في — متى اشتُريت القطعة أو استُلمت أول مرة.
• نهاية الضمان — متى ينتهي ضمان الصانع أو البائع.

وهذه البيانات تفيد في التعامل مع مطالبات الضمان والمرتجعات.

إدارة الأرقام التسلسلية

انتقل إلى الأرقام التسلسلية في القائمة الجانبية تحت المخزون. ولك أن:

• تطّلع على كل القطع المرقّمة بحالتها ومكانها.
• تستعمل زر التصفية بجانب خانة البحث لتعرض الأرقام التسلسلية بـالحالة (في المخزون، أو محجوز، أو مُباع، أو المُرجَع، أو معيب، أو مُستهلَك) أو لتخفي غير النشطة منها.
• تبحث بالرقم التسلسلي لتصل إلى قطعة بعينها بسرعة.
• تستعمل الإجراءات السريعة على صفّ كل رقم تسلسلي لتدير حياته:
  • تعليمها مباعة — يعلّم قطعة في المخزون أو محجوزة أنها بيعت. ويمسح مستودعها وموقعها ويعدّل كميات المخزون.
  • حجز — يحجز قطعة في المخزون لطلبية. ويحدّث حجوزات كمية المخزون.
  • تعليمها عائدة — يعلّم قطعة مباعة أنها عادت، جاهزةً للفحص.
  • تعليمها معطوبة — يسم قطعة في المخزون أو عائدة بأنها معيبة. وينشئ تسوية مخزون ويرفعها من المخزون المتاح.
  • إعادتها إلى الرفّ — يعيد قطعة محجوزة أو عائدة إلى حالة في المخزون، فتصير متاحة من جديد.

تنبيهات انخفاض المخزون

تنبيهات انخفاض المخزون تخبرك متى نزل مخزون منتج تحت حدّ تضعه، فتتجنّب النفاد وتحافظ على مستويات معقولة.

ضبط التنبيه

كل تنبيه يحدّد:

نطاق التنبيه

يمكن ضبط التنبيهات على درجات من الدقة:

• على مستوى المنتج — ينطلق حين ينزل مجموع مخزون المنتج في المستودعات كلّها تحت الحدّ.
• على مستوى المتغيّر — ينطلق لمتغيّر بعينه من المنتج.
• على مستوى المستودع — ينطلق حين ينزل المخزون في مستودع بعينه تحت الحدّ.
• مجتمعة — ولك أن تضبط تنبيهاً لمنتج بعينه في مستودع بعينه، وهو أدقّ ما يكون.

إدارة التنبيهات

انتقل إلى تنبيهات انخفاض المخزون في القائمة الجانبية تحت المخزون. ولك أن:

• تنشئ تنبيهات لأيّ تركيبة من منتج ومتغيّر ومستودع.
• تشعل التنبيهات أو تطفئها واحداً واحداً دون حذفها.
• تضع حدوداً مختلفة لمنتجات مختلفة بحسب نمط الطلب عليها ومهل مورّديها.

نصيحة: ابدأ بوضع تنبيهات لأكثر منتجاتك بيعاً. وقاعدة تقريبية لحدّ إعادة الطلب: متوسط البيع اليومي × مهلة التموين بالأيام + مخزون الأمان.