مرتجعات المشتريات

مرتجع المشتريات يسجّل بضاعة تعيدها إلى مورّد، من تسليم سبق أن استلمته. وهو عكس سند الاستلام. فالسند يُدخل البضاعة إلى المستودع، والمرتجع يُخرجها منه. ويخصّ كل مرتجع سند استلام مكتملاً واحداً. وتقول سطوره أيّ المنتجات تعود، وبأيّ كمية. ويبدأ رقمه بـRTV، مثل RTV-2026-000001.

تعيد البضاعة عادةً لأحد ثلاثة أسباب. ظهر عيب بعد أن اجتازت البضاعة معاينتك عند الاستلام. أو سلّم المورّد أكثر من اللازم، فاتفقتما على إعادة الزائد. أو لم تعد تحتاج البضاعة، والمورّد يقبل استرجاعها.

يستطيع مساعد المشتريات أن ينشئ مرتجعاً ويعدّل سطوره. ولا يرسل المرتجع أو يقفله أو يلغيه، ولا يحذفه أو يحذف سطراً منه، إلا مسؤول المشتريات ومالك مؤسستك.

المفاهيم الأساسية

• مرتجع المشتريات هو الوثيقة التي تسجّل بضاعة تعود إلى المورّد. وهو يذكر دائماً سند الاستلام الذي أدخلها.
• الكمية القابلة للإرجاع هي ما بقي من سطر السند ويمكن أن يعود. وهي ما قبِله السطر، ناقصاً ما أخذته منه المرتجعات المُرسَلة. لم تدخل البضاعة المرفوضة المخزون أصلاً، فلا يخرج منه إلا ما قُبل.
• الإرسال هو الخطوة التي تحرّك المخزون. وما لم ترسل المرتجع، لا يخرج شيء من المخزون.

إنشاء مرتجع مشتريات

أيسر طريق هو من السند نفسه:

1. افتح سند الاستلام المكتمل. افتح إجراءات أخرى في أعلى صفحته، وانقر إنشاء مرتجع.
2. احتفظ بـرقم المرتجع المقترح، مثل RTV-2026-000001، أو اكتب رقماً غيره. ثم انقر إنشاء. إذا تركت الرقم فارغاً، يعطيه بيلوسيتي الرقم التالي.
3. يكتب بيلوسيتي مرتجعاً مسودة، فيه سطر لكل سطر من السند ما زال يمكنه إعادة بضاعة. ويحمل كل سطر كل ما يمكنه إعادته. وتصل إلى المرتجع جاهزاً لتخفيض الكميات. ولا يمكن أن تكون الكمية صفراً. ولترك سطر خارج المرتجع، يحذفه مسؤول المشتريات أو مالك مؤسستك.

المرتجع الذي يُنشأ بهذه الطريقة يحمل تاريخ اليوم. إذا خرجت البضاعة في يوم آخر، فغيّر تاريخ المرتجع قبل إرساله.

ولا يُنشأ مرتجع إلا من سند مكتمل، لأن السند قبل ذلك لم يُدخل شيئاً إلى المخزون. ويُترك سطر الآلات جانباً، لأن آلاته دخلت معدّاتك (انظر أدناه).

ويمكنك أيضاً أن تبدأ من الصفر:

1. انتقل إلى المشتريات > مرتجعات المشتريات في القائمة الجانبية وانقر إضافة. تظهر بيانات المرتجع في جهة من الصفحة، والسطور بجانبها في الجهة الأخرى، فارغةً حتى تضيفها.
2. اختر سند الاستلام الذي تعود البضاعة عليه. تعرض القائمة حالة كل سند، فاختر سنداً مكتملاً. يأخذ بيلوسيتي من السند أمر الشراء والمورّد، ولا يمكنك تغييرهما. ويُفتح المستودع على المستودع الذي دخلت إليه البضاعة. إذا نُقلت البضاعة إلى مستودع آخر، فاختره، لأن الإرسال يسحبها من هناك.
3. اضبط تاريخ المرتجع وأيّ ملاحظات، ثم اضغط إضافة فوق السطور. يحفظ بيلوسيتي المرتجع في حالة مسودة، وتذكر رسالة رقمه. ثم يُفتح سطره الأول لتختار فيه سطر السند الذي يعيده. وإذا بقي في النموذج جواب ناقص، توقّف إضافة عند ذلك الحقل كما يتوقّف حفظ.

ولحفظ المرتجع الآن وإضافة سطوره لاحقاً، انقر حفظ بدل إضافة (انظر إضافة السطور قبل الحفظ).

تعديل السطور

ما دام المرتجع في حالة مسودة، تختار ما يعود في السطور التي بجانب بياناته:

• سطر سند الاستلام هو سطر السند الذي يعيده سطر المرتجع هذا. تعرض القائمة منتج كل سطر وكم يمكن أن يعود منه، مثل 4 من 10 يمكن أن تعود. وتبدأ الكمية في السطر بهذه الأربع. وحين تختار سطراً، يملأ بيلوسيتي المنتج والوحدة.
• الكمية هي ما يعود. ويمكن للمرتجع أن يعيد جزءاً من السطر. فإذا أعدت 4 من الـ10 التي قبلتها، تبقى الـ6 الأخرى قابلة للإرجاع في مرتجع لاحق.
• السبب يقول لماذا يعود السطر، مثل عيب ظهر متأخراً، أو تسليم زائد، أو منتج خاطئ. استند إليه حين تطلب من المورّد بديلاً أو تعويضاً.
• ملاحظات تحمل ما يخصّ فريقك، مثل مراجع الدفعات أو الرقم الذي أعطاه المورّد للمرتجع.

ولا تُضاف السطور ولا تُعدَّل إلا والمرتجع في حالة مسودة.

إرسال المرتجع

أرسل المرتجع حين تخرج البضاعة من المستودع. انقر مُرسَل، المرحلة التالية على المسار في أعلى صفحة المرتجع، ثم أكّد بـالانتقال إلى مُرسَل. يمتد المسار مسودة ← مُرسَل ← مقفل. ولا يستطيع نقر مرحلة إلا مسؤول المشتريات ومالك مؤسستك. أما مساعد المشتريات فيرى المسار ولا يستطيع نقره. قف على مرحلة لترى متى بُلغت ومن بلغها. إذا نقرت المرحلة التي يقف عندها المرتجع، تُفتح قائمة تغييرات الحالة. وما دام المرتجع مسودة، يمكنك أن تختار منها ملغى.

يحرّك الإرسال المخزون كلّه في آن واحد:

• يُخرج بيلوسيتي كمية كل سطر من المخزون، من الدفعة التي أدخلها فيها السند. ويأخذها من أي موقع تخزين في مستودع المرتجع، ولو غيّر أحد اسم الدفعة بعد ذلك. وإذا لم يبق في الدفعة شيء، يعطّلها بيلوسيتي.
• تتراجع الكميات المستلمة في أمر الشراء بمقدار ما عاد. فيهبط الأمر المستلَم كاملاً إلى جزئي، ولو عاد كل شيء. وبذلك يستطيع المورّد أن يسلّم البضاعة من جديد، أو تستطيع أنت إقفال الأمر. أما الأمر الذي أقفلته من قبل فيبقى مقفل، وكذلك سطوره.
• وإذا خرج الأمر بذلك من حالة مكتمل، خرج أيضاً من أرقام الأداء الفصلية للمورّد. ويعيد بيلوسيتي حساب الفصل من الأوامر الباقية فيه. وتخرج معه نسبة عيوبه. ولا يُحسب ما تعيده عيباً أبداً، لأن نسبة العيوب تقيس ما رفضته عند الاستلام.
• ويسجّل بيلوسيتي حركة خروج في يومية المخزون. ويقوّم كل سطر بالتكلفة التي تحملها البضاعة في المخزون.

إرجاع دفعة مرفوضة

لا يمكنك أن ترفض على الشاشة دفعة جاءت من سند استلام. فهي تبدأ بحالة معتمد، لذلك لا تعرض صفحتها في دفعات المخزون زر رفض، ويبقى مخزونها معروضاً للبيع. ومع ذلك قد يظهر فساد الدفعة حين تفتحها، مثل دقيق رطب أو قشدة فسدت في الطريق. في هذه الحالة، أنشئ المرتجع من السند وأرسله سريعاً. يأخذ المرتجع البضاعة من المخزون الذي يمكنك بيعه.

ويُرفض الإرسال، برسالة تذكر السبب، في هذه الحالات:

• الدفعة فيها أقلّ ممّا يعيده سطر، لأن بعضها استُهلك أو خرج من المستودع. خفّض السطر إلى ما بقي.
• جزء من الدفعة موعود لطلبية. لا يأخذ المرتجع بضاعة محجوزة. أعد الحرّ منها وحده، أو انتظر حتى تُشحن الطلبية أو تُلغى.
• سطر السند لا يذكر أيّ دفعة. إذا لم تكن حالة سند الاستلام مكتمل، فبضاعته ليست في المخزون، فألغِ المرتجع. ويقع هذا أيضاً لسند قديم، إذا غُيّر اسم دفعته قبل أن تحفظ سطور السندات دفعتها. فاحذف عندئذ ذلك السطر، وأخرج تلك البضاعة بتسوية مخزون.
• تاريخ المرتجع بعد اليوم، أو قبل تاريخ سند الاستلام. غيّر تاريخ المرتجع، ثم أعد الإرسال.
• ليس في المرتجع أي سطر. أضف السطور التي تعود، ثم أعد الإرسال.

سقف الإرجاع

لا يعيد سطر السند أبداً أكثر ممّا قبِله، محسوباً على المرتجعات كلّها. فإذا قبلت 10 وأرسلت مرتجعاً بـ4، لا يأخذ المرتجع الثاني أكثر من 6. ويرفض بيلوسيتي إرسال مرتجع يتجاوز السقف، وتذكر الرسالة كم يمكن أن يعود بعد. خفّض الكمية ثم أعد الإرسال. وبذلك لا تعيد أبداً أكثر ممّا استلمت.

العثور على مرتجع

تبحث قائمة مرتجعات المشتريات بالرقم. ويضيّقها زر التصفية حسب الحالة والمورّد والمستودع ومجال تاريخ المرتجع. ويضيّقها أيضاً حسب سند الاستلام أو أمر الشراء الذي جاء منه المرتجع (انظر التعامل مع القوائم).

الحالات

ولا يُحذف المرتجع إلا وهو في حالة مسودة. ولا يحذفه إلا مسؤول المشتريات ومالك مؤسستك.

البديل أو الإشعار المدين

المرتجع يعالج البضاعة وحدها. أمّا ما تستردّه من المورّد فتتّفق عليه معه، خارج المرتجع:

• البديل. يسلّم المورّد البضاعة من جديد. سجّل التسليم الجديد في سند استلام جديد على أمر الشراء نفسه. فقد خفّض الإرسال الكميات المستلمة في الأمر، لذلك يستطيع الأمر أن يستلم البضاعة من جديد، إلا إذا أقفلته.
• التعويض أو الاسترداد. يقيّد المورّد المبلغ لحسابك. سجّل المال بإشعار مدين على المورّد، كما يلي.

بعد الإرسال — كيف تستردّ مالك

بعد أن يصير المرتجع مُرسَلاً، يمكنك أن تطالب بالمال بإشعار مدين، إذا كان المورّد قد فوتر البضاعة. افتح إجراءات أخرى في أعلى صفحة المرتجع، وانقر إنشاء إشعار مدين. يبني بيلوسيتي مسودة إشعار مدين على المورّد من فاتورة المورّد. وتأخذ كل كمية مُرجَعة السعر والرسم على القيمة المضافة (TVA) اللذين طبّقتهما الفاتورة عليها. ويؤرَّخ الإشعار بالأحدث من تاريخ المرتجع وتاريخ الفاتورة.

راجع الإشعار ثم أصدره. ولا يصدره إلا مسؤول المشتريات ومالك مؤسستك. إذا كانت الفاتورة معتمدة أو مدفوعة جزئياً، ينقص الإصدار فوراً ما بقي عليك لها. وإذا كان الإشعار أكبر ممّا بقي عليك، يردّ لك المورّد الباقي، وتسجّل هذا الاسترداد في الخزينة.

ويجب أن تكون الفاتورة قد اجتازت المطابقة قبل أن تنشئ الإشعار. وإذا عادت البضاعة قبل أن يفوترها المورّد، فلا شيء يُنشأ. فوتر الأمر كالمعتاد، والفاتورة تترك جانباً ما عاد. ولا يحمل المرتجع إلا إشعاراً مديناً واحداً غير ملغى، ويعرض تبويب الإشعارات المدينة فيه إشعاراته.

أنشئ الإشعار المدين أولاً، لأن المرتجع المقفل لا يأخذ أي إشعار. ثم حين تُسوّى المسألة، انقر مقفل، وهو آخر مرحلة على المسار.

إليك حالة نموذجية بالدينار. طلبت واستلمت 10 وحدات بسعر 2.000 دج للوحدة، أي 20.000 دج. وبعد أسبوعين تبيّن أن 4 وحدات معيبة. تنشئ مرتجعاً من السند، وتخفّض السطر إلى 4، وترسله. فينقص المخزون بأربع وحدات، ويهبط الأمر إلى جزئي، و6 من 10 مستلمة. ثم يسلّم المورّد 4 وحدات سليمة، تستلمها على سند جديد. أو يمنحك تعويضاً بـ8.000 دج دون الرسم على القيمة المضافة. وبعد ذلك تقفل المرتجع.

المرتجع في مقابل إلغاء السند

كلاهما يُخرج البضاعة المستلمة من المخزون، لكنّهما لحالتين مختلفتين:

• ألغِ السند إذا كان التسليم كلّه خطأً، وبضاعته لا تزال في المخزون لم تُمَسّ. فالإلغاء يعكس كل ما فعله السند مرة واحدة، كأنّه لم يكن.
• أنشئ مرتجعاً للحالات التي يعجز عنها الإلغاء. أي حين تعيد جزءاً من تسليم، أو بضاعة تعود بعد مدّة من استلامها.

الآلة التي تحتفظ بها لا تعود بمرتجع. فالمنتج الذي يُستلَم كمعدّة دخل معدّاتك ولم يُدخل شيئاً إلى المخزون، فلا شيء يُخرجه المرتجع. لا يُعرض سطر استلامه أبداً في سطور مرتجع، ويتركه إنشاء مرتجع جانباً. وما دامت الآلة لم تُستعمل، ألغِ السند بدلاً من ذلك. والإلغاء يعكس السند كلّه، مع سطوره الأخرى.

ملاحظات مهمّة

• يتبع المرتجع صلاحيات سندات الاستلام. لذلك يستطيع مساعد المشتريات أن ينشئ مرتجعاً ويعدّل سطوره. ويرسله مسؤول المشتريات ومالك مؤسستك، ويقفلانه ويلغيانه، ويحذفانه أو يحذفان سطوره.
• لا يمكنك التراجع عن مرتجع مُرسَل داخل التطبيق. تحقّق من الكميات قبل الإرسال. وإذا أخطأت وكان الأمر لا يزال جزئي، فاستلم البضاعة من جديد على سند جديد.
• تاريخ المرتجع هو يوم خروج البضاعة. فالإرسال يحرّك المخزون في ذلك اليوم، لا يوم تنقر مُرسَل. ولا يكون التاريخ بعد اليوم، ولا قبل تاريخ سند الاستلام، ويرفض مُرسَل مرتجعاً مؤرَّخاً خارج هذين الحدّين.