الجرد الدوري

الجرد الدوري أن تعدّ جزءاً من مخزونك مرّة بعد مرّة، بدل جرد كامل واحد يوقف المستودع. وبتوزيع العدّ على السنة تبقى دفاترك صادقة والمستودع يعمل.

كيف يجري

بدل إيقاف العمل لعدّ كل شيء دفعة واحدة، يقسّم الجرد الدوري مخزونك إلى مجموعات ويعدّ كل مجموعة على دور. وهذه الطريقة:

• تُبقي المستودع يعمل — لا يُعدّ في أي وقت إلا جزء صغير منه.
• تكشف الخطأ مبكّراً — كثرة العدّ تعني أن الفرق يُوجد ويُصحَّح بسرعة.
• ترفع الدقة مع الوقت — العدّ المنتظم يبني الانضباط ويكشف الخلل المتكرّر.

برامج الجرد الدوري

برنامج الجرد الدوري يضع قواعد العدّ: كيف يجري ومتى. وكل برنامج مربوط بمستودع واحد، وله طريقة اختيار وإيقاع.

أنواع البرامج

إعدادات البرنامج

البرمجة التلقائية

تُبرمَج برامج الجرد الدوري من تلقائها على إيقاعها، ولا حاجة إلى وضع التواريخ بيدك:

• حين تنشئ برنامجاً نشطاً، يُبرمَج الجرد الأول في الحين.
• بعد كل جرد يُبرمَج التالي على الإيقاع نفسه (البرنامج الأسبوعي يبرمج الجرد التالي بعد 7 أيام).
• إن غيّرت الإيقاع، أُعيدت الدورة من اليوم وبُرمج جرد جديد في الحين.
• إن عطّلت البرنامج، توقّفت البرمجة. وتفعيله من جديد يبدأ دورة جديدة.

ويُنظر في البرامج المستحقّة كل ساعة. فإن كانت أعمال جرد سابقة من البرنامج نفسه ما تزال قيد التنفيذ، انتُظر وأُخبرت بذلك — ولا تُنشأ أعمال متداخلة.

وترى إلى أين وصل الإيقاع في صفحة البرنامج: الجرد التالي، والجرد الأخير، والجولة الأخيرة، وآخر تحقّق.

إنشاء برنامج

1. انتقل إلى الجرد الدوري في القائمة الجانبية تحت المخزون وانقر إضافة.
2. اختر اسماً (مثل: «جرد ABC الشهري — مستودع الجزائر»).
3. اختر المستودع الذي يخصّه هذا البرنامج.
4. اختر نوع البرنامج والتكرار.
5. اضبط المستهدف % (20 تعني أن خُمس المخزون يُعدّ في كل جولة — فمع إيقاع شهري يُغطّى المخزون كلّه في خمسة أشهر).
6. اضبط التسامح % (2 تعني أن فرقاً حتى 2 % مقبول قبل أن يلزم تصحيح).
7. قرّر هل البرنامج نشط — والنشط يبدأ البرمجة في الحين.
8. احفظ.

تُضيَّق قائمة الجرد الدوري بزر التصفية بجانب خانة البحث: بـنوع البرنامج، أو التكرار، أو المستودع، أو مدى تاريخ الجرد التالي، أو نشط (انظر التعامل مع القوائم). ويضيَّق تبويب عمليات الجرد الصادرة في البرنامج نفسه بالطريقة نفسها: بـالحالة، أو موقع التخزين، أو العادّ، أو مدى مقرّر في / انتهى. وإصدار عمليات الجرد أعلى صفحة البرنامج يطلق جولة في الحال دون انتظار الموعد التالي، ويخبرك بعدد المهام التي أطلقها.

مهام العد

مهمة العد عمل عدّ واحد، يصدر عن برنامج أو يُكتب باليد. وهي تقول لعامل المستودع ماذا يعدّ، وأين، ومتى.

حقول المهمة

حياة المهمة

وتتقدّم المهمة بأزرار أعلى صفحتها — بدء الجرد وإنهاء ومراجعة وترك المهمة — ويسأل كل زرّ منها التأكيد. ولا يُعرض إلا زرّ الخطوة التي بلغتها المهمة فعلاً.

القيام بالجرد

1. انتقل إلى مهام العد في القائمة الجانبية تحت المخزون لترى المهام المسندة إليك. ويضيّق زر التصفية القائمة بـالحالة، أو المستودع، أو الأولوية، أو مدى مقرّر في، أو عدد السطور — و«الجرد المرتفع الأولوية الذي ما يزال مُسنداً هذا الأسبوع» ثلاثة اختيارات.
2. افتح المهمة. بياناتها في جانب من الصفحة والسطور التي تمشيها إلى جانبها. وما دامت مُسنَدة فالقائمة نفسها تُكتب وتُعدَّل — وبهذا يُبنى جرد عارض باليد.
3. انقر بدء الجرد — ويُختم وقت بدئك. ومن هنا تثبت القائمة، فلا يُكتب إلا الكمية الموجودة والملاحظات.
4. عُدّ كل صنف في مكانه المسمّى واكتب الكمية الموجودة. والمسجَّل يُعلَّم من تلقائه بمجرّد كتابة رقم.
5. دوّن كل فرق أو ملاحظة غير معتادة.
6. انقر إنهاء متى عُدّ كل شيء.

تحويل الفروق إلى تصحيح

متى اكتملت المهمة (أو رُوجعت)، استعمل اكتب تصحيحاً في صفحة مهمة العد لتنشئ مسوّدة تسوية مخزون من كل سطر معدود اختلفت كميته عمّا في الدفاتر. ويحتفظ التصحيح بموقع كل سطر ودفعته، فترحيله يصحّح المخزون المعدود بعينه. ثم يسير سير التسوية المعتاد — تسليم، فاعتماد، فترحيل — فتبقى للمشرفين نقطة تحقّق أخيرة قبل أن تتغيّر مستويات المخزون. ولا تُنتج مهمة العد الواحدة أكثر من تصحيح واحد.

نصيحة: أفضل ما يكون العدّ حين يكون أعمى — أي لا يرى العادّ ما تتوقّعه الدفاتر. فذلك يمنع الميل إلى الرقم المعروض ويعطي عدّاً أصدق. وتُقابَل الكمية المعدودة بالمتوقّعة بعد تسليم الجرد.