جلسة الصندوق هي المدة التي يبقى فيها صندوق واحد مفتوحاً. تبدأ حين يفتحه أمين الصندوق برصيد افتتاحي. وتسجّل كل وصل بيع بعد ذلك، وتنتهي حين يعدّ أحدهم درج النقد. ولا تكون للصندوق إلا جلسة واحدة مفتوحة أو قيد الإقفال في الوقت الواحد.
يبيّن سطر الحالة أعلى صفحة الجلسة أين بلغت:
- مفتوح يعني أن أمين الصندوق يستطيع البيع والاسترجاع والإبطال.
- قيد الإقفال يعني أن درج النقد عُدّ، وأن بيلوسيتي يكتب الترحيل المحاسبي. يمرّ الإقفال العادي بهذه الخطوة في لحظة. وإذا توقّف الترحيل، تبقى الجلسة هنا، كما تشرح فقرة حين لا يكتمل الإقفال أدناه.
- مقفل يعني أن الجلسة انتهت وأن أرقامها لم تعد تتغيّر. يبلغها الإقفال العادي وترحيله مكتمل. ويبلغها الإقفال القسري أيضاً، وقد يبقى ترحيله ناقصاً.
الفتح
في شاشة البيع، يضغط أمين الصندوق فتح جلسة ويُدخل الرصيد الافتتاحي للصندوق (بالفرنسية: fonds de caisse). وهو النقد الموضوع في درج النقد لردّ الباقي، مثل 5.000 دج. ولعدّه ورقة ورقة، يؤشّر عدّ الأوراق والقطع بدل ذلك، ويُدخل عدد كل فئة نقدية. عندئذ تجمع شاشة البيع الرصيد الافتتاحي بدلاً منه.
أثناء الجلسة
تُسجَّل كل بيعة واسترجاع وإبطال على الجلسة المفتوحة. ويمكنك أن تقرأ الإيرادات في أي وقت في تبويب تقرير X من صفحة الجلسة. وهو ملخّص تقرير Z الختامي نفسه، مأخوذاً قبل وقته. وما دامت الجلسة مفتوحة، يعرض النقد المتوقع في تلك الصفحة الرقم الجاري، تتبعه عبارة حتى الآن.
الإقفال والعدّ
إقفال الجلسة ينهي أيضاً ما بقي على صندوقها. يلقي بيلوسيتي كل وصل بيع ما زال مفتوحاً ولم يُدفع. وتقول شاشة الإقفال كم عددها، حتى يقبض أمين الصندوق ثمنها أو يلقيها عن قصد.
للإقفال، يضغط أمين الصندوق إقفال الجلسة في قائمة ⋮. ثم يعدّ كل ما في درج النقد، ومعه الرصيد الافتتاحي. ويُدخل المجموع، أو يؤشّر عدّ الأوراق والقطع بدل ذلك. عندئذ يحسب بيلوسيتي النقد المتوقع من وصولات البيع وحركات النقد المسجّلة:
النقد المتوقع = الرصيد الافتتاحي + النقد المقبوض على المبيعات − الباقي المردود − النقد المدفوع في الاسترجاع + الإيداع في الصندوق − السحب من الصندوق
الوصل اللاغي لا يُحتسب في هذا الرقم. ولا يؤثّر فيه إلا النقد، لأن إيرادات البطاقة لا تدخل درج النقد أبداً.
لا تعرض شاشة البيع الشيك ولا الكمبيالة، لأن الصندوق لا مكان فيه لتسجيل رقم الورقة. والزبون الذي يدفع بهما يحتاج إلى فاتورة في المبيعات.
يمكن أن يتحرّك النقد أثناء الجلسة دون انتظار الإقفال. ومن أمثلته نقل نقد إلى الخزنة، أو تعزيز الرصيد الافتتاحي، أو دفع أجر موصّل من درج النقد. يسجّل أمين الصندوق كل حركة في شاشة البيع عبر تحريك النقد في قائمة ⋮، مع المبلغ والسبب. ويتبع النقد المتوقع الحركة فوراً، فلا يُقرأ نقل النقد إلى الخزنة عجزاً عند الإقفال. لا يمكنك تعديل حركة. لتصحيح مبلغ خاطئ، سجّل حركة في الاتجاه الآخر، فتبقى قصة الجلسة كاملة. ويرفض الصندوق سحباً أكبر مما ينبغي أن يحمله درج النقد.
قبل أن يؤكد أمين الصندوق، تعرض شاشة البيع المتوقع في درج النقد والفرق الذي يُحدثه العدّ. ويتغيّر الفرق مع الكتابة. وإذا اختلف الرقمان، يقول الزر انظر في العجز أو انظر في الفائض. وعلى أمين الصندوق أن يضغطه حتى يقول الزر الإقفال والترحيل. إعادة العدّ لا تكلّف شيئاً، لكن لا أحد يستطيع تغيير الرقم المسجّل بعدها. ودرج النقد المتّزن يُقفل بضغطة واحدة.
الفرق بين العدّ والنقد المتوقع هو فرق الصندوق (بالفرنسية: écart de caisse). الرقم الموجب يعني نقداً أكثر من المتوقع، والرقم السالب يعني نقداً ناقصاً. يثبّته بيلوسيتي مرة واحدة عند الإقفال ويحتفظ به نهائياً. وتعرضه صفحة الجلسة في فقرة درج النقد. وإذا نقص درج النقد مراراً، فراجع إدارة الصندوق. ويستطيع أمين الصندوق أن يشرح الفرق في ملاحظة الإقفال.
الترحيل المحاسبي — تلقائي
الإقفال يرحّل الجلسة محاسبياً أيضاً، فلا ترحّل شيئاً بيدك:
- فاتورة مبيعات واحدة تغطّي مبيعات الزبائن العابرين في الجلسة، والاسترجاعات مخصومة منها سلفاً. وكل وصل بيع لزبون مسمّى يأخذ فاتورته الخاصة على حساب ذلك الزبون. وتطابق الفواتير وصولات البيع إلى السنتيم. والخصم الممنوح في شاشة البيع يظهر فيها خصماً، لا سعراً منخفضاً. ويبقى تقريب النقد خارج الفواتير، ويُسوَّى على التحصيلات.
- تحصيل خزينة واحد لكل طريقة دفع، على كل فاتورة. يذهب مال كل طريقة إلى حساب الخزينة الخاص بها. النقد إلى حساب الصندوق، ومال البطاقة إلى الحساب الذي تسمّيه طريقة البطاقة. وتسدّد التحصيلات الفواتير كاملة.
- قد يفوق الاسترجاع مبيعات ذلك المنتج في الجلسة. مثال ذلك أن يُرجع أحدهم مشتريات سابقة، ولا يشتري أحد الشيء نفسه في هذه الجلسة. لا يُحمل الفرق على فاتورة، فيكتب بيلوسيتي إشعاراً دائناً بالفرق مقابل تلك الفاتورة.
- الزبون المسمّى الذي يُرجع مشتريات جلسة سابقة يحصل على إشعاره الدائن، على حسابه هو، مهما باع المحلّ غيرها. فيعرض كشف حسابه ما جرى فعلاً. يعرض الشراء مفوتَراً، والمرتجَع مقيَّداً دائناً.
- يكون أمين الصندوق قد أعاد الجزء الذي لم تستوعبه مبيعات الجلسة من الإرجاع. لذلك يسجّله بيلوسيتي مالاً مدفوعاً مقابل الإشعار الدائن، من الحساب الذي خرج منه فعلاً. الاسترجاع النقدي يخرج من حساب الصندوق، والاسترجاع على البطاقة يخرج من حساب طريقة البطاقة. فيبقى كل حساب مطابقاً لما عبر الصندوق فعلاً.
- البيعة المدفوعة بالبطاقة والمسترجَعة نقداً في الجلسة نفسها تتلاشى على الورق، لا في المال. فمال البطاقة ما زال في طريقه من البنك، والنقد غادر درج النقد. لذلك يكتب الإقفال الطرفين. يفوتر البيعة ويودع حصة كل طريقة دفع في حسابها. ويقيّد المرتجَع دائناً ويسجّل المال الذي رُدّ عنه.
- ويصحّ هذا في البيعة المقسّمة أيضاً. إذا دفع زبون 60 بالبطاقة و40 نقداً ثم استرجع نقداً، يودع بيلوسيتي كل مبلغ في موضعه. ثم يدفع الاسترجاع من درج النقد.
- قد يعود الاسترجاع من الطريق الذي جاء منه المال، مثل بيعة بالبطاقة استُرجعت على البطاقة. إذا وقعت البيعة واسترجاعها كله في جلسة واحدة، فلا شيء يُسجَّل، ولا يكتب بيلوسيتي شيئاً لتلك البيعة.
- الجلسة التي بلا وصولات بيع لا تكتب فاتورة. والجلسة التي لم تفعل سوى استرجاع مبيعات سابقة تكتب فاتورة بقيمة صفر تحمل إشعارها الدائن.
تحيل صفحة الجلسة على فاتورة الترحيل، وهي فاتورة مبيعات الزبائن العابرين. وتجد فاتورة الزبون المسمّى من وصل بيعه. وكل فاتورة من هذه تحيل على الجلسة. والإشعار الدائن الذي كتبه الإقفال يعرض جلسة الصندوق ويحيل عليها بالطريقة نفسها. أما الإشعار الدائن الذي تكتبه بنفسك في المبيعات فلا يحمل جلسة أبداً. فلا يحسبه أي إقفال إشعاره، ولا يدفعه من درج النقد.
لا يكتب الإقفال على هذه الوثائق ملاحظة من عنده. فالفاتورة والإشعار الدائن المطبوعان يسمّيان الجلسة في
مراجعهما، بلغة الوثيقة. الفاتورة بالعربية تعرض جلسة الصندوق، والفاتورة بالفرنسية تعرض Session de
caisse بجانب SES-2026-000001. وتحمل التحصيلات والأموال المعادة رقم الجلسة وحده مرجعاً. فالبحث عن
SES-2026-000001 في المقبوضات والمدفوعات يجدها كلها.
بعد إقفال الجلسة، تصير مقفلة في كل مكان. وتعود شاشة البيع إلى عرض فتح جلسة فوراً. ويصحّ هذا أياً كان الطريق الذي يغادر به أمين الصندوق ملخّص الإقفال، بزرّ مقفل أو برابط فتح تقرير Z بجانبه.
حين لا يكتمل الإقفال
للإقفال نصفان: عدّ درج النقد، وهو فوري، والترحيل المحاسبي أعلاه. وإذا توقّف الترحيل، تبقى الجلسة عند قيد الإقفال. والسبب عادةً إعداد في المبيعات أو الخزينة. ولا يضيع شيء. أصلح السبب واضغط إتمام الترحيل، فيستأنف الترحيل من حيث توقّف.
شاشة البيع تقول ذلك بنفسها. الصندوق الذي علقت جلسته عند قيد الإقفال لا يعرض فتح جلسة جديدة. بل يشرح أن الجلسة عُدّت لكن ترحيلها لم يكتمل، ويعرض إتمام الترحيل. ولا يطلب هذا عدّاً جديداً، لأن العدّ الأول يسجّل ما جرى فعلاً، فيبقى قائماً. ويُعاد الترحيل وحده. وإذا توقّف مرة أخرى، فاقرأ السبب المعروض. ثم اطلب من مالك مؤسستك إصلاح ذلك الإعداد.
سبب واحد لا يُصلَح بهذه الطريقة. قد يُلغي أحدهم في المبيعات إشعاراً دائناً كتبه الإقفال، قبل دفع مبالغ استرجاعه. عندئذ يتوقّف إتمام الترحيل ويسمّي ذلك الإشعار في كل مرة. فلا تمسّ الإشعارات الدائنة لجلسة قيد الإقفال حتى يظهر في سطر حالتها مقفل. وإذا وقع هذا لجلسة لها فاتورة ترحيل، فلا إتمام الترحيل ولا الإقفال القسري يحرّران الصندوق اليوم.
الجلسة المتروكة عند قيد الإقفال تُبقي صندوقها مشغولاً، فلا تبدأ عليه جلسة جديدة. وإذا ظلّ إتمام الترحيل يفشل واحتجت الصندوق، يستطيع مالك مؤسستك تنفيذ الإقفال القسري. ولا يستطيعه أي دور مدمج آخر، والدور الخاص يحتاج إلى صلاحية الإقفال القسري.
للإقفال القسري، يفتح المالك صفحة الجلسة ويضغط مقفل على سطر الحالة. وهو الشريط أعلى الصفحة الذي يُقرأ مفتوح · قيد الإقفال · مقفل. ويفعل الإقفال القسري ما يلي:
- يطلب سبباً ويحفظه على الجلسة نهائياً. وتعرضه صفحة الجلسة تحت سبب الإقفال القسري، أسفل الحالة وبمعزل عن ملاحظة أمين الصندوق.
- يتخلّى عن بقية الترحيل ويحرّر الصندوق. ويبقى ما كتبه الترحيل قبل ذلك.
- يترك لك الباقي. تُدخل ما نقص يدوياً في المبيعات والخزينة. وإذا بقيت وصولات بيع بلا فاتورة، تظهر الجلسة في مقفلة قسرياً دون ترحيل.
- يكتب في مَن عدّها اسم الشخص الذي نفّذ الإقفال القسري.
الإقفال القسري ملاذ أخير، ولا يمكنك إلغاؤه. ومقفل ليس زرّاً في جلسة لها فاتورة ترحيل، لأن إتمام الترحيل هو طريق إنهائها. وليس زرّاً أيضاً لمن لا يملك الصلاحية، فهو يرى سطر الحالة نفسه.
حين تسبقك شاشة أخرى
يمكنك العمل على الجلسة من أكثر من مكان: شاشة البيع عند الصندوق، وصفحة الجلسة في المكتب. وقد تغيّرها إحداهما والأخرى ما زالت تعرضها كما كانت. عندئذ يرفض بيلوسيتي الشاشة الثانية. وتقول جملة بلغة قارئها ما الذي حدث وما العمل:
- فتح صندوق فيه جلسة يسمّي تلك الجلسة. إذا كانت مفتوحة، أعد تحميل الصفحة، ثم تابع عليها أو أقفلها. وإذا كانت قيد الإقفال، أعد تحميل الصفحة واضغط إتمام الترحيل.
- إقفال جلسة أقفلتها شاشة أخرى للتوّ يقول إنها مقفلة من قبل ولم يبق ما يُقفل. وإذا أقفلتها الشاشتان في اللحظة نفسها، تحيلك الثانية إلى صفحة جلسات الصندوق لترى كيف انتهت.
- إتمام الترحيل، وشاشة أخرى تُكمل الترحيل نفسه، يقول إن عدّ درج النقد مسجّل. ويطلب منك أن تنتظر لحظة ثم تطّلع على الجلسة من جديد.
- تقرير Z المطلوب لجلسة ما زالت مفتوحة يقول إن هذا التقرير يُكتب عند الإقفال. ويضيف أن تقرير X يعرض الجلسة حتى الآن.
- مقفل على سطر حالة جلسة لم تعد عالقة عند قيد الإقفال يقول ذلك. وإذا كانت الجلسة ما زالت مفتوحة، يطلب منك إقفالها من شاشة البيع.
- مقفل على جلسة صارت لها فاتورة ترحيل يقول إنك لا تستطيع التخلي عن ترحيلها. ويطلب منك أن تضغط إتمام الترحيل في شاشة البيع.
تقرير Z
تقرير Z هو ملخّص الجلسة الختامي. يحسبه بيلوسيتي من وصولات البيع المسجّلة في كل مرة تفتحه. يعرض عدد وصولات البيع والمبيعات والاسترجاعات والوصولات اللاغية، وصافي إيرادات الجلسة. ويعرض أيضاً المجاميع حسب طريقة الدفع، وحسب نسبة الضريبة، وحسب فئة المنتج.
تقرؤه في تبويب تقرير Z من صفحة الجلسة. ويظهر التبويب بعد عدّ درج النقد، فالجلسة عند قيد الإقفال لها تبويب أيضاً. وليس في التبويب زرّ طباعة. ولا يعرض فرق الصندوق، فهو في فقرة درج النقد من الصفحة نفسها.
الجدولان حسب نسبة الضريبة وحسب فئة المنتج يسعّران ما بيع، أي البضاعة على وصولات البيع. وتقريب النقد ليس جزءاً من أي منهما. فهو السنتيمات القليلة التي تُضاف إلى وصل نقدي أو تُحذف منه، حتى يستطيع الزبون دفعه فعلاً. لذلك يُقرأ أسفل جدول نسب الضريبة في ثلاث خطوات: إجمالي الإيرادات، زائد تقريب النقد، يعطي صافي الإيرادات. وصافي الإيرادات هو الرقم الذي يطابق ما قبضته طرق الدفع. وفي جلسة بلا تقريب، يكون السطر الأوسط صفراً ويتّفق السطران الآخران.
العثور على جلسة
تضيّق قائمة جلسات الصندوق على زر التصفية حسب الحالة أو الصندوق أو أمين الصندوق أو مَن عدّها أو بوجود فرق. وتقبل أيضاً نافذة تاريخ على تاريخ الفتح أو تاريخ الإقفال. وتقبل مجالاً على الرصيد الافتتاحي للصندوق أو النقد المتوقع أو النقد المعدود أو فرق الصندوق. مثال: لتجد الجلسات التي نقص نقدها الأسبوع الماضي، اجعل فرق الصندوق دون الصفر وتاريخ الإقفال في ذلك الأسبوع (التعامل مع القوائم).
وصفحة الصندوق تعرض جلساته في تبويب جلسات الصندوق، بتصفية على الأعمدة التي يعرضها. وفي صفحة الجلسة، يضيّق وصولات البيع حسب النوع والحالة، وعمليات عدّ الصندوق حسب العدّ، وحركات النقد حسب الاتجاه.
ما الذي يُحفظ في السجلّ
يسجّل بيلوسيتي كل ما يفعله الصندوق للمراجعة لاحقاً، ويسجّل أيضاً ما يقرؤه الناس منه. ويشمل ذلك فتح الجلسة وإقفالها، وكل بيعة واسترجاع وإبطال. ويشمل كذلك كل تقرير X أو Z فتحه أحد، وإيرادات اليوم التي اطّلع عليها أحد.
وأوراق الترحيل المحاسبي نفسها تُسجَّل بالطريقة نفسها، وتسمّي الجلسة التي جاءت منها. وهي الفاتورة، وأي إشعار دائن، وأي مال أُعيد إلى زبون. ويقرأ مالك مؤسستك ذلك كله في سجل التدقيق، ويستطيع ذلك أيضاً كل من يعطيه المالك هذه الصلاحية عبر دوره.