مرتجعات المبيعات

مرتجع المبيعات يسجّل بضاعة يعيدها زبون على تسليم شحنته أنت. وقد تعرفه باسم ترخيص إرجاع البضاعة. وهو عكس سند التسليم. فالتسليم يُخرج البضاعة من المستودع، والمرتجع يعيدها إليه. وكل مرتجع يسمّي سند تسليم واحداً. وتقول سطوره أي بضاعة مسلَّمة عادت، وكم عاد منها، وبأي حالة.

المرتجع يحرّك البضاعة، ولا يحرّك المال. استلامه يغيّر مخزونك والطلب. ولا يغيّر الفاتورة ولا ما يدين به الزبون لك. لا يتحرك المال إلا عندما تُصدر إشعاراً دائناً. وبعد عودة البضاعة، يبني لك المرتجع هذا الإشعار من الفاتورة التي فوترتها.

المفاهيم الأساسية

• مرتجع المبيعات وثيقة تسجّل بضاعة عائدة من زبون. وهي مرتبطة دائماً بسند التسليم الذي شحنها.
• حالة البضاعة هي الحال التي عادت بها. البضاعة في حالة جيد صالحة للبيع من جديد، والبضاعة في حالة تالف غير صالحة.
• الكمية القابلة للإرجاع هي ما يمكن أن يعود بعدُ من سطر التسليم. وهي ما شحنه السطر، ناقصاً كل ما استلمته عليه في المرتجعات كلها.
• الاستلام هو المرحلة التي تحرّك المخزون. وما لم تستلم المرتجع، فهو لا يحرّك شيئاً.

إنشاء مرتجع مبيعات

أيسر طريقة تبدأ من التسليم نفسه:

1. افتح سند التسليم المُرسَل أو المُسلَّم. افتح إجراءات أخرى واختر إنشاء مرتجع.
2. أبقِ رقم المرتجع المقترَح أو غيّره، مثل RMA-2026-000001. إذا تركته فارغاً، يرقّمه بيلوسيتي.
3. اضغط إنشاء. يكتب بيلوسيتي مرتجعاً مسودة، بسطر عن كل سطر تسليم بقي فيه ما يُرجَع.
4. كل سطر يحمل كامل الكمية القابلة للإرجاع والحالة جيد. تصل إلى المرتجع، فتخفّضه إلى ما عاد.
5. يحمل المرتجع تاريخ اليوم. إذا عادت البضاعة في يوم سابق، فغيّر تاريخ المرتجع ما دام مسودة.

لا تعود البضاعة إلا على سند مُرسَل أو مُسلَّم. فالتسليم الذي لم يغادر المستودع لا شيء فيه ليعود. والسند الملغى كذلك، لأن بضاعته عادت من قبل. وهذه السندات لا تعرض إنشاء مرتجع.

ويمكنك أيضاً أن تبدأ من الصفر:

1. افتح المبيعات ← مرتجعات المبيعات في القائمة الجانبية وانقر إضافة.
2. في حقل سند تسليم، اختر السند الذي تعود عليه البضاعة. يملأ طلب الزبون والزبون، ولا يمكنك تغييرهما. ويبدأ المستودع بالذي خرجت منه البضاعة. غيّره إن عادت إلى مكان آخر.
3. اضبط تاريخ المرتجع، وهو يوم عودة البضاعة، وأضف ما تريد من ملاحظات. تظهر السطور بجانب بياناته، فارغة حتى تضيفها.
4. اضغط إضافة فوق السطور. يحفظ بيلوسيتي المرتجع في حالة مسودة برقمه، ويفتح سطره الأول (إضافة السطور قبل الحفظ). وإن أردت إضافة السطور لاحقاً، فانقر حفظ بدل ذلك. فتصل إلى المسودة المحفوظة.

قائمة سند تسليم تعرض كل السندات أياً كانت حالتها. إذا اخترت سنداً لم تخرج بضاعته، يرفض بيلوسيتي المرتجع عند استلامه. تقول لك ذلك رسالة. ألغِ ذلك المرتجع.

تحرير السطور والحالات

ما دام المرتجع في حالة مسودة، تضبط ما يعود في السطور بجانب بياناته:

• سطر التسليم هو سطر سند التسليم الذي يعود. تعرض القائمة منتج كل سطر وكميته القابلة للإرجاع، مثل 4 قابلة للإرجاع من 10. وتبدأ الكمية بكل الكمية القابلة للإرجاع. واختياره يملأ المنتج والوحدة والموقع. ولا يمكنك كتابة منتج آخر. إذا نقلت سطراً محفوظاً إلى سطر تسليم لمنتج آخر، يحتفظ السطر بمنتجه القديم. عندئذ يرفضه بيلوسيتي عند استلام المرتجع. احذف ذلك السطر وأضفه من جديد من سند التسليم.
• الكمية تقول كم يعود. والإرجاع الجزئي أمر عادي. إذا عادت 4 من 10 شحنتها، تبقى الستة الباقية قابلة للإرجاع في مرتجع لاحق.
• حالة البضاعة هي جيد أو تالف. وهي التي تقرّر أين يذهب المخزون عند الاستلام (انظر أدناه).
• السبب يقول لماذا أعاد الزبون السطر، مثل صنف خاطئ أو عيب أو تلف في النقل. وهو يفيد متابعة الجودة.
• ملاحظات لفريقك، مثل مراجع الدفعات أو نتائج الفحص. ولا يقرؤها الزبون.

لا يمكنك إضافة السطور أو تغييرها إلا والمرتجع في حالة مسودة.

استلام المرتجع

بعد أن تعود البضاعة فعلياً إلى المستودع، انقر مُستلَم على المسار في أعلى صفحة المرتجع ثم أكّد. يمتد المسار مسودة ← مُستلَم ← مقفل، ولا ينقل بيلوسيتي المرتجع إلا إذا فعل أحد ذلك. وما دام المرتجع مسودة، يمكنك بدل ذلك أن تنقر المرحلة التي هو فيها وتختار ملغى. ويشرح مسار الوثيقة كيف تقرأ المسار.

يمكن لمساعد المبيعات أن يكتب المرتجع وسطوره، لكنه لا يستطيع نقل المرتجع. ويستطيع ذلك مسؤول المبيعات أو مالك مؤسستك.

الاستلام يحرّك المخزون كله في وقت واحد:

• سطور جيد تعود مباشرة إلى المخزون القابل للبيع في المستودع، ويمكنك بيعها من جديد فوراً.
• سطور تالف تدخل المخزون الموقوف على حدة. فهي تُحسب مخزوناً، لكنها تبقى خارج الكمية القابلة للبيع حتى تقرر مصيرها. يمكنك إصلاحها أو شطبها هالكاً أو إرجاعها إلى المورّد.
• وفي الحالتين تعود البضاعة إلى الدفعة التي شُحنت منها، بتكلفة خروجها. تحتفظ كل دفعة على الرف بتواريخها وقيمتها. فتجد البضاعة التي عادت متقادمة مع بقية دفعتها.
• تنخفض الكميات المشحونة في طلب الزبون بمقدار ما عاد. والطلب المشحون كاملاً يرجع إلى جزئي، أو إلى مؤكد إن عاد كل شيء. فيمكنك شحن البضاعة من جديد عند الحاجة. أما الطلب الذي أقفلته من قبل فيبقى مقفلاً. يُخصم ما عاد مما شحنه، ولا يصير شيء مستحقاً من جديد. وكذلك السطر الذي أقفلت متبقيه. يبقى مقفلاً، ويبقى الطلب الذي أتمّه في حالة مكتمل.
• يسجّل بيلوسيتي حركة مخزون داخلة بتاريخ المرتجع، لا باليوم الذي تضغط فيه مُستلَم.

مثلاً، يعيد مطبخ فندق 4 خبزات من 10 جاء بها التسليم. وكان التسليم قد أخذ 3 من دفعة خبز الاثنين بـ30 دج للواحدة، و7 من دفعة الثلاثاء بـ35 دج. استلام المرتجع يعيد الثلاث إلى دفعة الاثنين بـ30 دج، وواحدة إلى دفعة الثلاثاء بـ35 دج. فهي تعود إلى الدفعات التي خرجت منها، بالترتيب الذي خرجت به.

قد يكون زميلك استلم المرتجع أو ألغاه منذ عُرضت صفحتك. عندئذ يرفض بيلوسيتي المرحلة التي تختارها. تطلب منك رسالة تحديث الصفحة، ولا يسجّل بيلوسيتي شيئاً مرة ثانية.

عند استلام المرتجع، يرفض بيلوسيتي تاريخ المرتجع إذا كان بعد اليوم أو قبل تاريخ سند التسليم نفسه. تقول رسالة أيّهما. صحّح تاريخ المرتجع في المسودة واستلم المرتجع من جديد.

سقف الكمية القابلة للإرجاع

لا يعود من سطر التسليم إلا بقدر ما شحنه فعلاً، محسوباً عبر كل المرتجعات. إذا شحنت 10 واستلمت مرتجعاً بأربعة، لا يأخذ المرتجع الثاني أكثر من ستة. وإذا تجاوز مرتجع ذلك، يرفض بيلوسيتي استلامه، وتذكر رسالة الكمية التي بقيت قابلة للإرجاع. خفّض الكمية واستلم المرتجع من جديد. فلا يمكن أبداً أن يعود إليك من المخزون أكثر مما أخرجت.

الحالات

لا يمكنك حذف المرتجع إلا وهو في حالة مسودة.

تخفيض ما على الزبون

المرتجع لا يغيّر الفاتورة ولا ما يدين به الزبون، لكنه يعرف أي فاتورة فوترت بضاعته. بعد عودة البضاعة (مُستلَم أو مقفل)، افتح إجراءات أخرى واختر إنشاء إشعار دائن. يبني بيلوسيتي إشعاراً دائناً مسودة من تلك الفاتورة ويفتحه. فيه سطر عن كل سطر مرتجع، بسعر الفاتورة ونسبة ضريبتها وخصمها.

راجع الإشعار وأصدره. الإصدار يحرّك المال، فيخصم المبلغ من المبلغ المتبقي في الفاتورة. وإذا كانت الفاتورة مدفوعة، يبقى المبلغ في الإشعار، ويمكنك ردّه إلى الزبون. والإصدار لا يُدخل شيئاً إلى المخزون، لأن استلام المرتجع فعل ذلك.

إذا لم تفوتر البضاعة بعد، فلا حاجة إلى إشعار دائن. إنشاء فاتورة في سند التسليم يترك ما عاد. وإنشاء إشعار دائن يرفض المرتجع إذا لم تفوتر بضاعته فاتورة مُرسَلة.

للمرتجع إشعار دائن واحد. إذا كان له إشعار، يقول إنشاء إشعار دائن ذلك ويعرض فتحه. وإذا كان جزء مما عاد لم يُفوتر قط، أو رُدّ من قبل، لا يحمل الإشعار إلا الباقي، وتقول رسالة ذلك.

إذا فُوترت البضاعة على أكثر من فاتورة، لا يستطيع المرتجع بناء إشعاره. أنشئ إشعاراً دائناً من كل فاتورة، وأصدره دون مستودع إعادة الإدخال، لأن استلام المرتجع أعاد البضاعة.

هذا مرتجع كامل بالدينار. شحنت وفوترت 10 وحدات بسعر 1.500 دج للوحدة، أي 15.000 دج دون الضريبة. يعيد الزبون 4 وحدات تالفة. تستلم المرتجع، فتدخل الوحدات الأربع المخزون الموقوف. تنقر إنشاء إشعار دائن، وتصدر الإشعار بـ6.000 دج دون الضريبة على الفاتورة.

العثور على مرتجع

قائمة مرتجعات المبيعات تبحث بالرقم. وزرّ التصفية فيها يضيّقها حسب الحالة أو الزبون أو المستودع أو سند تسليم أو طلب الزبون أو نطاق تاريخ المرتجع. انظر التعامل مع القوائم.

ملاحظات مهمة

• مرتجعات المبيعات تشترك في صلاحياتها مع سندات التسليم، لأن فريق المستودع الذي يشحن البضاعة هو الذي يستلمها راجعة.
• لا يمكنك نقض الاستلام في بيلوسيتي، فراجع الكميات والحالات أولاً. إذا استلمت أكثر مما يجب في حالة جيد، فاشحن الزائد على سند تسليم جديد. وهذا لا يصحّ إلا إذا كان الطلب ما زال يقبل الشحن.
• تاريخ المرتجع هو يوم عودة البضاعة. ويتحرك المخزون في ذلك اليوم، أياً كان اليوم الذي تضغط فيه مُستلَم. ولا يكون يوماً قادماً، ولا قبل تاريخ سند التسليم نفسه.