شروط الدفع

شروط الدفع تحدّد الشروط المتفق عليها لموعد سداد الفاتورة وكيفيته. وتُنشأ على مستوى المؤسسة ثم تُسنَد إلى المتعاملين فرادى — فتعرّف شروطك المعيارية مرة واحدة وتعيد استعمالها عبر دليل متعامليك كله.

ما الذي تحدّده شروط الدفع

ومتى ضُبطت نسبة الخصم وأيام الخصم معاً، نشأ حافز على التعجيل: «ادفع خلال كذا يوماً تحصل على خصم كذا بالمئة، وإلا فادفع المبلغ كاملاً في تاريخ الاستحقاق». وإن لم يُضبط واحد منهما، فهي مهلة سداد بالأيام لا غير.

شروط دفع شائعة

إليك شروطاً معتادة قد تعرّفها لمؤسستك:

استعمال شروط الدفع مع المتعاملين

يمكن أن تكون لكل متعامل شروط دفع مستقلة لدوره مورّداً ولدوره زبوناً:

• شروط دفع المورّد — الشروط التي تدفع بها للمورّد ثمن ما تشتريه. فمورّد المعادن عندك قد يمنحك شروط Net 60 مثلاً.
• شروط دفع الزبون — الشروط التي يدفع بها الزبون لك ثمن ما تبيعه. فزبون التجزئة قد يكون على Due on Receipt بينما الزبون المؤسسة على Net 30.

والمتعامل الذي هو مورّد وزبون معاً يمكن أن تكون له شروط مختلفة على كل وجه من وجهي العلاقة. وهذا شائع — فالشروط التي تتفاوض عليها مشترياً كثيراً ما تختلف عن الشروط التي تعرضها بائعاً.

ومتى أُسندت شروط دفع إلى متعامل صارت الافتراضية في المعاملات الجديدة معه. فتُملأ سلفاً على الوثائق الجديدة، مما يوفّر الوقت ويضمن الاتساق.

قائمة شروط الدفع تضيّق على زرّ التصفية حسب نشط أو نطاق الأيام أو نسبة الخصم أو أيام الخصم — و«الشروط التي تتجاوز 60 يوماً» هو سؤال سياسة الائتمان (التعامل مع القوائم).

إعداد شروط الدفع

1. انتقل إلى المتعاملون ← شروط الدفع وانقر إضافة.
2. املأ الاسم والرمز والأيام، وحقول الخصم اختيارياً.
3. أضف بياناً إن كانت الشروط قد تلتبس على بقية أفراد الفريق.
4. احفظ.

أفضل ما يُتّبع في الإعداد

• عرّف مجموعتك المعيارية في الإعداد الأول — أنشئ كل شروط الدفع التي تستعملها مؤسستك عادةً قبل أن تبدأ إضافة المتعاملين. فتكون الشروط جاهزة للإسناد فوراً.
• أبقِ القائمة قابلة للإدارة — أكثر المؤسسات تستعمل من أربعة إلى ثمانية شروط معيارية. وكثرتها تُربك وتصعّب فرض سياسات متسقة.
• استعمل أسماء واضحة ومعيارية — فـNet 30 و2/10 Net 30 مفهومان في التجارة عالمياً. وتجنّب اختراع أسماء غير معيارية يضطر فريقك إلى تعلّمها.
• عطّل ولا تحذف — فمتى لم يعد شرط الدفع مستعملاً، عطّله بدل حذفه: افتحه وخذ تعطيل من إجراءات أخرى (النقاط الثلاث). فالمتعاملون القائمون والوثائق التاريخية لا تزال تحيل عليه، والحذف يكسر تلك الإحالات.