سندات التسليم

سند التسليم (بالفرنسية: bon de livraison) وثيقة ترافق البضاعة من مستودعك إلى الزبون. وهو يسجّل ما خرج، وكم خرج منه، ومن أي مستودع. في هذه الصفحة تتعلّم كيف تشحن طلباً، وتفوتر ما شُحن، وتلغي شحنة.

سند التسليم هو الوجه الصادر لسند الاستلام في قسم المشتريات. سند الاستلام يتابع البضاعة الآتية من مورّد. وسند التسليم يتابع البضاعة الخارجة من مستودعك إلى زبون.

كل سند تسليم يتبع طلب زبون واحداً ويسجّل شحنة واحدة. وقد يكون للطلب الواحد عدة سندات تسليم. يحدث هذا كثيراً عندما تخرج البضاعة في أيام مختلفة أو من مستودعات مختلفة.

ما يفعله السند بمخزونك. لا يخرج شيء من المخزون حتى يبلغ السند مرحلة مُرسَل.

ما يتركه السند للفاتورة. الشحن لا يفوتر شيئاً. ويبقى السند في سندات تسليم يجب فوترتها في صفحة المبيعات الرئيسية حتى تفوتره.

المفاهيم الأساسية

• سند التسليم يذكر البضاعة والكميات والمستودع لشحنة واحدة إلى زبون. وقد تعرفه باسم سند الإرسال أو قائمة التغليف.
• التجهيز هو جمع البضاعة من رفوفها في المستودع.
• التغليف هو وضع البضاعة المجموعة في طرود للنقل. وقد تأتي البضاعة من عدة رفوف.
• الإرسال هو تسليم البضاعة المغلَّفة إلى الناقل، أو إلى الزبون الذي يأتي لأخذها.
• الشحن المجزّأ هو طلب واحد يخرج في عدة سندات تسليم. يحدث هذا عادةً لأن البضاعة لا تتوفر كلها في وقت واحد، أو لأنها تخرج من مستودعات مختلفة.

إنشاء سند تسليم

إذا أردت شحن كل ما بقي في طلب، فابدأ من الطلب. افتح طلب الزبون، ثم افتح إجراءات أخرى واختر إنشاء سند تسليم. يظهر هذا الاختيار ما دام الطلب في حالة مؤكد أو قيد المعالجة أو جزئي. يسألك بيلوسيتي عن الرقم، ثم يكتب سنداً مسودة. وفي السند سطر عن كل سطر طلب ما زال فيه ما يُشحن. ويُفتح كل سطر على ما يستطيع المستودع شحنه الآن: ما حُجز له، مضافاً إليه ما هو حر في المستودع. والسطر الذي لا يغطيه المخزون يُفتح على أقل. ويبقى الباقي في الطلب لسند لاحق (إنشاء سند تسليم من طلب).

لتكتب سند تسليم بنفسك:

1. افتح المبيعات ← سندات التسليم في القائمة الجانبية.
2. انقر إضافة. تُفتح صفحة سند تسليم جديد.
3. املأ البيانات:
   • رقم التسليم يبدأ بالرقم التالي في تسلسلك، مثل DN-2026-000112. ويمكنك كتابة رقم آخر قبل الحفظ.
   • طلب الزبون هو الطلب الذي تنفّذه. تعرض القائمة كل الطلبات أياً كانت حالتها، فاختر طلباً مؤكداً.
   • الزبون يأتي من طلب الزبون، ولا يمكنك تغييره.
   • عنوان التسليم يقول إلى أين تذهب البضاعة. ويبدأ بعنوان التسليم المعتاد للزبون.
   • المستودع هو المكان الذي تخرج منه البضاعة. يبدأ بمستودع الطلب بعد أن تختار الطلب. اختر غيره إن خرجت البضاعة من مكان آخر.
   • تاريخ التسليم هو اليوم المرتقب لخروج البضاعة. ويبدأ بتاريخ اليوم.
   • الناقل هو شركة النقل أو الموصّل (اختياري).
   • رقم التتبع هو مرجع الناقل لهذه الشحنة (اختياري). أعطه للزبون ليتابع طرده بنفسه.
   • طريقة الشحن تقول كيف تسافر البضاعة، مثل عادي أو سريع أو استلام من الزبون (اختيارية). وتُطبع على سند التسليم.
   • ملاحظات لكل ما يستحق أن يُقال عن هذا التسليم. وتُطبع على سند التسليم.
4. اضغط إضافة فوق السطور، بجانب النموذج. يحفظ بيلوسيتي السند في حالة مسودة برقمه، ويفتح سطره الأول (إضافة السطور قبل الحفظ). وإن أردت إضافة السطور لاحقاً، فانقر حفظ بدل ذلك. فتصل إلى المسودة المحفوظة.

إدارة سطور التسليم

أضف البضاعة التي تشحنها:

1. تظهر بيانات السند في جهة من الصفحة، والسطور بجانبها في الجهة الأخرى. وهي هناك منذ أن تنقر إضافة. ويُفتح السند المحفوظ بالشكل نفسه عندما تنقر رقمه في القائمة.
2. انقر إضافة لكل صنف، واختر سطر الطلب أولاً. فهو يملأ المنتج والوحدة، ويحتفظ بهما السطر:
   • سطر الطلب هو سطر طلب الزبون الذي تشحنه. تعرض القائمة ما بقي في كل سطر، مثل بقي 10 من 10. وتبدأ الكمية المشحونة بما بقي.
   • المنتج يأتي من سطر الطلب.
   • البيان هو ما يقرؤه الزبون عن هذا السطر في السند المطبوع. ينسخه بيلوسيتي من سطر الطلب. ويمكنك تغييره إن احتاجت هذه الشحنة كلمات أخرى («نصف منصة، والباقي لاحقاً»). انظر ما الذي يسجّله البيان أدناه.
   • الكمية المشحونة هي ما يُخرجه هذا السطر من المخزون عند شحن السند. ويرفض بيلوسيتي أكثر مما بقي في سطر الطلب.
   • الوحدة تأتي من سطر الطلب.
   • موقع التخزين هو الرف الذي تُسحب منه البضاعة (اختياري). إذا تركته فارغاً، يسحب بيلوسيتي من المستودع كله.
   • ملاحظات لما يخص هذا السطر، مثل أرقام الدفعات والأرقام التسلسلية وتعليمات التغليف. تُطبع تحت السطر، فيقرؤها من يستلم البضاعة.
3. يمكنك شحن جزء من سطر. فسطر طلب من 200 وحدة يمكن أن يشحن 150 في هذا السند و50 في سند لاحق.

لا يمكنك تغيير السند وسطوره إلا وهو في حالة مسودة. إذا ظهر خطأ بعد ذلك، فألغِ السند وأنشئ سنداً جديداً.

ما الذي يسجّله البيان

يكتب بيلوسيتي البيان عندما ينشئ السطر. وتغيير المنتج بعد ذلك لا يمسّه. إذا غيّرت اسم المنتج بعد شهر، تبقى كلمات سندات التسليم التي أرسلتها كما هي. فتبقى نسختك ونسخة الزبون الموقَّعة متطابقتين.

لهذا قد يعرض عمود المنتج اسماً غير الذي في البيان على سند قديم. فعمود المنتج يقرأ سجل المنتج الذي تغيّر اسمه فعلاً. أما البيان فيحفظ كلمات السند يوم شُحن. وكلاهما صحيح، وهذا الفرق طبيعي.

مسار سند التسليم

يمرّ سند التسليم بسلسلة حالات، من إنشائه إلى التسليم. يمتد المسار في أعلى صفحته مسودة ← التجهيز ← مُغلَّف ← مُرسَل ← مُسلَّم. لتنقل السند، انقر المرحلة التالية على المسار ثم أكّد. ولا ينقل بيلوسيتي السند إلا إذا فعل أحد ذلك. ويشرح مسار الوثيقة كيف تقرأ المسار.

يمكن لمساعد المبيعات أن يكتب السند وسطوره، لكنه لا يستطيع نقل السند. ويستطيع ذلك مسؤول المبيعات أو مالك مؤسستك.

1. مسودة

كتبت السند، والبضاعة ما زالت على الرفوف. ويمكنك إضافة السطور وتغييرها وإزالتها.

2. التجهيز

انقر التجهيز وأكّد. تخبر هذه الحالة فريق المستودع أن يجمع البضاعة. ولا يرسل إليه بيلوسيتي أي رسالة. ولا يبدأ التجهيز إلا إذا كان في السند سطر واحد على الأقل.

3. مُغلَّف

انقر مُغلَّف بعد أن يجمع فريقك كل البضاعة ويغلّفها. الشحنة الآن جاهزة للخروج.

4. مُرسَل

حين يأخذ الزبون البضاعة بنفسه، لا تحتاج إلى التجهيز ولا إلى التغليف. في سند تسليم مسودة، انقر الحالة واختر مُرسَل من قائمة التغييرات. ويقول التأكيد إن البضاعة تخرج من مخزون المستودع. ويمرّ السند بـالتجهيز ومُغلَّف في اللحظة نفسها، فيبقى سجلّه يُظهر كل مرحلة.

انقر مُرسَل بعد أن تذهب البضاعة مع الناقل، أو بعد أن يأخذها الزبون. هذه هي المرحلة التي تغيّر مخزونك:

• يُخرج بيلوسيتي البضاعة من المستودع. ويؤرّخ حركة المخزون هذه بـتاريخ التسليم في السند، أياً كان اليوم الذي تنقر فيه مُرسَل.
• يضيف بيلوسيتي الكميات إلى ما شحنه كل سطر طلب.
• ينتقل الطلب إلى جزئي، أو إلى مكتمل إن لم يبق ما يُشحن.

لا تطلب منك هذه المرحلة شيئاً. فاملأ الناقل ورقم التتبع ما دام السند مسودة، لأنك لن تستطيع تغييرهما بعد ذلك.

إذا لم يغطِّ المستودع سطراً، لا يشحن بيلوسيتي شيئاً. وهو لا يحسب إلا البضاعة التي لم يحجزها طلب آخر. يبقى السند في مرحلته، وتذكر رسالة الكمية المتاحة والكمية التي يطلبها السطر. انتظر وصول البضاعة، أو ألغِ هذا السند وأنشئ سنداً جديداً بكمية أقل. السطر الذي بلا منتج ليس له مخزون، فهو يوقف السند هنا دائماً. ألغِ السند، وأزل ذلك السطر من المسودة الجديدة.

ويرفض بيلوسيتي أيضاً شحن سند إذا كان طلبه في حالة ملغى أو مقفل.

5. مُسلَّم

انقر مُسلَّم بعد أن تعرف أن البضاعة وصلت إلى الزبون. هذه المرحلة لا تغيّر المخزون ولا تاريخ السند.

قد يفتح شخصان سند التسليم نفسه. وقد يكون زميلك شحن السند أو ألغاه منذ عُرضت صفحتك. عندئذ يرفض بيلوسيتي المرحلة التي تختارها. تطلب منك رسالة تحديث الصفحة، ويبقى السند حيث تركه زميلك. فلا يُشحن سند مرتين، ولا يصل سند ملغى إلى مُسلَّم.

فوترة شحنة (إنشاء فاتورة)

بعد أن يبلغ السند مرحلة مُرسَل أو مُسلَّم، تعرض إجراءات أخرى خيار إنشاء فاتورة. وهو يكتب فاتورة مسودة لما بقي على هذا السند أن يفوتره. وهذا هو الترتيب المعتاد للبضاعة: تشحن أولاً، ثم تفوتر.

1. افتح إجراءات أخرى واختر إنشاء فاتورة. تجد رقم الفاتورة التالي مملوءاً. أبقِه أو غيّره، ثم اضغط إنشاء.
2. يفوتر بيلوسيتي ما شحنه هذا السند، ناقصاً ما عاد، وناقصاً ما فوترته الفواتير من قبل. والفاتورة المسودة لم تفوتر شيئاً بعد.
3. لا تتجاوز الفاتورة أبداً ما بقي للفوترة في الطلب. وإذا لم يبق في هذا السند ما يُفوتر، يرفض بيلوسيتي.
4. كل سطر فاتورة يشير إلى سطر طلبه وإلى سطر تسليمه.
5. تصل إلى الفاتورة المسودة الجديدة. وهي تحمل تاريخ اليوم.
6. يحلّ أجلها حسب شروط الدفع في الطلب، وإلا فشروط الزبون نفسه، وإلا فبعد 30 يوماً.
7. راجع الفاتورة، وانقلها إلى مُرسَل بعد أن تسلّمها إلى الزبون. لا يرسلها بيلوسيتي عنك.

لتفوتر كل ما بقي في طلب دون النظر إلى تسليماته، استعمل إنشاء فاتورة في صفحة طلب الزبون بدل ذلك. وهذا الزر لا ينظر إلى المرتجعات أيضاً. فإذا عادت بضاعة، ففوتر من سند التسليم.

الإلغاء

لتلغي سنداً، انقر المرحلة التي هو فيها واختر ملغى. يمكنك فعل ذلك من أي حالة، إلا إذا منعك مرتجع (انظر أدناه):

• قبل الشحن (مسودة أو التجهيز أو مُغلَّف) يقفل الإلغاء السند لا غير. لم يتحرك شيء، فلا شيء تنقضه.
• بعد الشحن (مُرسَل أو مُسلَّم) يعكس الإلغاء الشحنة. تعود البضاعة إلى مخزون المستودع، ويسجّل بيلوسيتي حركة مخزون داخلة بتاريخ يوم الإلغاء. وتعود الكميات المشحونة في الطلب وحالته إلى الوراء، فيمكنك شحن البضاعة على سند جديد. لكن الطلب الذي أقفلته من قبل يبقى مقفلاً. وكذلك السطر الذي أقفلت متبقيه. تُخصم منه الكمية المشحونة، ولا يصير شيء مستحقاً من جديد، ويبقى الطلب الذي أتمّه ذلك السطر في حالة مكتمل.

ما دامت فاتورة تطالب بثمن السند، لا يمكنك إلغاؤه. وإلا بقي الزبون مديناً بثمن بضاعة عادت إلى مخزونك. وتذكر الرسالة الفاتورة. ألغِ الفاتورة ما دامت مسودة، أو أبطِلها ما دام لم يُدفع منها شيء. ثم ألغِ السند. وإن كان الزبون قد دفع، فاسترجع البضاعة بمرتجع مبيعات بدل ذلك. ويصحّح إشعاره الدائن ما على الزبون.

بعد أن تعود بضاعة في مرتجع مبيعات، لا يمكنك إلغاء السند. فالبضاعة المرتجعة عادت إلى المخزون وخُصمت من الكميات المشحونة في الطلب. والإلغاء يعيدها مرة ثانية. تذكر رسالة رقم المرتجع. وما يعيده الزبون بعد ذلك يُسجَّل في مرتجع آخر.

ما دام على السند مرتجع في حالة مسودة، يرفض بيلوسيتي الإلغاء كذلك. ألغِ ذلك المرتجع أولاً، لأن المسودة لم تحرّك شيئاً. ثم ألغِ سند التسليم.

وبالعكس، السند الملغى لا يعرض إنشاء مرتجع. ويرفض بيلوسيتي أيضاً استلام أي مرتجع عليه، لأن بضاعته عادت من قبل.

استعمل الإلغاء بعد الشحن لتصحيح خطأ، مثل كمية خاطئة أو شحنة خاطئة. إذا أعاد الزبون بضاعة فعلاً، فلا تُلغِ. سجّل مرتجع مبيعات بدل ذلك. يمكن للمرتجع أن يسترجع جزءاً من البضاعة، ويسجّل حالتها (جيد أو تالف)، ويترك التسليم سليماً. وإن كنت فوترت البضاعة، يبني المرتجع بعد ذلك إشعاراً دائناً يصحّح ما على الزبون.

استرجاع البضاعة (إنشاء مرتجع)

بعد أن يبلغ السند مرحلة مُرسَل أو مُسلَّم، تعرض إجراءات أخرى أيضاً خيار إنشاء مرتجع. وهو يكتب مرتجع مبيعات مسودة فيه الكمية القابلة للإرجاع من كل سطر تسليم. ثم تخفّضها إلى ما أعاده الزبون فعلاً. ويعرض تبويب المرتجعات في السند كل مرتجع عليه.

متابعة التلبية

تعرض قائمة سندات التسليم حالة كل شحنة، مع طلبها وزبونها ومستودعها وناقلها. تجد خانة البحث السند برقمه أو ناقله أو رقم تتبعه. ولا تجد اسم الزبون. لتضييق القائمة، استعمل زرّ التصفية بجانب الخانة. فهو يصفّي حسب الحالة أو الزبون أو المستودع أو طلب الزبون أو نطاق تاريخ التسليم (التعامل مع القوائم).

لترى كل تفاصيل السند، انقر رقمه لتفتح صفحته. وتجد سطوره بجانب بياناته.

ملاحظات مهمة

• كل سند تسليم يتبع طلب زبون، وزبونه دائماً زبون الطلب. وقد يختلف مستودعه عن مستودع الطلب.
• راجع السطور قبل الشحن، لأن الشحن يحرّك المخزون فوراً ولا يمكنك تغيير السطور بعد مسودة. ولتنقض شحنة، ألغِ السند.
• يمكنك إنشاء عدة سندات تسليم للطلب الواحد، لشحن جزئي أو مجزّأ.
• تتحدّث حالة الطلب وحدها من الكميات المشحونة في كل سندات تسليمه.