الفواتير

الفاتورة (بالفرنسية: facture) تطلب من الزبون دفع ثمن بضاعة أو خدمات. وهي تسجّل ما بعته، والأسعار المتفق عليها، والضريبة، والخصوم، وشروط الدفع. سند التسليم يتابع البضاعة، والفاتورة تتابع المال الذي على الزبون مقابلها. هذه الصفحة لمن يفوتر الزبائن ويسجّل ما يدفعونه.

الفاتورة التي تكتبها بنفسك تفوتر في الغالب طلب زبون، ويمكن أن تسمّي أيضاً سند تسليم. ويمكنها كذلك أن تفوتر ما لم يطلبه أحد، مثل خدمة أو تسبقة أو نقل (فاتورة بلا طلب). وقد يكون لطلب الزبون الواحد عدة فواتير، مثلاً فاتورة لكل تسليم أو لكل مرحلة متفق عليها من العمل.

عند إقفال جلسة الصندوق، يكتب بيلوسيتي فواتير مبيعاتها. وليس لهذه الفواتير طلب زبون، لأن البيع جرى عند الصندوق. وفي صفحة الفاتورة، يسمّي سطر طلب الزبون جلسة الصندوق بدلاً من الطلب. ولا تكون هذه الفاتورة مسودة أبداً، فلا يمكنك تعديلها.

المفاهيم الأساسية

• الفاتورة تفصّل العناصر والكميات والأسعار والضريبة وشروط الدفع في بيعة لزبون.
• سطر الفاتورة عنصر أو خدمة في الفاتورة، بكميته وسعر وحدته ونسبة ضريبته ومبلغه.
• السداد الجزئي يغطي جزءاً من الفاتورة فقط. فتُظهر الفاتورة ما دفعه الزبون وما بقي عليه.
• المبلغ المتبقي هو ما بقي على الزبون. وهو المجموع مع الضريبة والطابع الجبائي إن وُجد، ناقص المبالغ المحصَّلة والإشعارات الدائنة الصادرة.

إنشاء فاتورة

لفوترة ما بقي من طلب، أو ما شحنه سند تسليم، لا تبدأ من فاتورة فارغة. افتح طلب الزبون أو سند التسليم، واختر إنشاء فاتورة في إجراءات أخرى. يكتب بيلوسيتي السطور بدلاً عنك، ولا تُحتسب على الطلب إلا السطور المكتوبة بهذه الطريقة.

لتكتب فاتورة بنفسك:

1. افتح المبيعات ← الفواتير في القائمة الجانبية.
2. انقر إضافة. تُفتح صفحة فاتورة جديدة.
3. املأ البيانات:
   • رقم الفاتورة يُفتح على الرقم التالي في السلسلة، مثل INV-2026-000045. ويمكنك كتابة رقم آخر لا تستعمله أي فاتورة (الرمز أو الرقم الذي يقترحه النموذج).
   • طلب الزبون هو الطلب الذي تفوتره هذه الفاتورة، إن وُجد. واختياره يملأ الزبون والعملة والشروط، لكنه لا يملأ السطور. اتركه فارغاً لتفوتر ما لم يطلبه أحد.
   • سند تسليم هو السند الذي تفوتره هذه الفاتورة. واختياره هنا لا يفوتر شيئاً، لأن إنشاء فاتورة في السند هو وحده الذي يكتب السطور. اتركه فارغاً لتسبقة أو مرحلة أو خدمة.
   • الزبون هو من تفوتره. وإذا اخترت طلب زبون، فهو زبون ذلك الطلب، ولا يمكنك تغييره.
   • عنوان الفوترة هو العنوان الذي تُوجَّه إليه الفاتورة. ويُفتح على عنوان الفوترة المعتاد للزبون.
   • تاريخ الفاتورة هو اليوم الذي يُحسب فيه البيع، وهو يحدد فترة الضريبة. ويُفتح على اليوم.
   • تاريخ الاستحقاق هو اليوم الذي يجب أن يدفع فيه الزبون. ويُفتح على التاريخ الذي تعطيه شروطك، محسوباً من تاريخ الفاتورة. يأخذ بيلوسيتي شروط الدفع في الفاتورة، ثم شروط الزبون، ثم 30 يوماً. ويتبع التاريخ تاريخ الفاتورة والشروط ما لم تكتب تاريخاً من عندك. وعندها يحتفظ بيلوسيتي بتاريخك، ولا يمكن أن يسبق تاريخ الفاتورة.
   • العملة هي عملة الفاتورة. وإذا اخترت طلب زبون، فهي عملة ذلك الطلب، ولا يمكنك تغييرها.
   • شروط الدفع تقول متى يجب أن يدفع الزبون، مثل الدفع خلال 30 يوماً. وتُفتح على شروط طلب الزبون، وإلا فعلى شروط الزبون نفسه.
   • طريقة الدفع تقول كيف يدفع الزبون. إذا اخترت نقد، يضيف بيلوسيتي الطابع الجبائي إلى المجموع، وتُظهر الفاتورة المطبوعة الصافي للدفع. والفاتورة المصنوعة من طلب تأخذ طريقة الدفع من الطلب.
   • ملاحظات يقرؤها الزبون.
   • ملاحظات داخلية لفريقك وحده.
4. اضغط إضافة فوق السطور، بجانب النموذج. يحفظ بيلوسيتي الفاتورة في حالة مسودة برقمها، ويُفتح سطرها الأول (إضافة السطور قبل الحفظ). ولإضافة السطور لاحقاً، انقر حفظ بدل ذلك. فتصل إلى صفحة المسودة.

فاتورة بلا طلب

لا يلزم أن تفوتر من طلب. يمكنك فوترة يوم تركيب، أو تسبقة قبل بدء العمل، أو نقل بضاعة، أو خدمة بعتها عبر الهاتف. اكتب الفاتورة مباشرة، واترك حقل طلب الزبون فارغاً.

• تختار الزبون والعملة بنفسك، لأن لا طلب يحدّدهما. وتُفتح العملة على عملة مؤسستك.
• يقول كل سطر بالكلمات ما تفوتره. والسطر الذي لا منتج فيه يقبل أي وحدة، مثل يوم أو رحلة أو مبلغ جزافي. وتكتب سعره بنفسك.
• الانتقال إلى مُرسَل لا يُحتسب على أي طلب، لأن الفاتورة بلا طلب. ولا تُحتسب على الطلب إلا السطور المأخوذة منه.

والفاتورة التي حفظتها بطلب تحتفظ بذلك الطلب. ولا يمكنك نزع الطلب عن مسودة محفوظة، لأن سطور الفاتورة كُتبت عليه. فيرفض النموذج ذلك، وتظهر الرسالة تحت الحقل.

ولا تحرّك أي فاتورة المخزون. فوحده سند التسليم يُخرج البضاعة من مستودعك.

إدارة سطور الفاتورة

أضف ما تفوتره:

1. تظهر بيانات الفاتورة في جهة من الصفحة، والسطور في الجهة الأخرى. وهي هناك منذ نقرك إضافة. وتُفتح الفاتورة المحفوظة بالشكل نفسه عندما تنقر رقمها في القائمة.
2. انقر إضافة لكل عنصر، ثم انقر نقراً مزدوجاً على خانة لتغييرها:
   • المنتج هو المنتج الذي تفوتره. اتركه فارغاً لسطر نصّي حرّ، مثل خدمة أو مصروف لمرة واحدة.
   • البيان هو النص الذي يقرؤه الزبون لهذا السطر. وإذا تركته فارغاً في سطر فيه منتج، كتب بيلوسيتي اسم المنتج بلغة الزبون.
   • الكمية هي ما تفوتره، بوحدة السطر.
   • الوحدة إحدى وحدات المنتج النشطة، كما يسردها تبويب الوحدات فيه. والمنتج الذي لا وحدة نشطة له يقبل أي وحدة (وحدات القياس).
   • سعر الوحدة هو سعر الوحدة الواحدة، مثل 1.500,00 دج.
   • نسبة الضريبة هي نسبة الضريبة في هذا السطر.
   • نسبة الخصم هي الخصم على هذا السطر. يطرحه بيلوسيتي قبل الضريبة.
   • المبلغ هو كلفة السطر بعد خصمه ومع ضريبته. يحسبه بيلوسيتي بدلاً عنك.
3. يقرّب بيلوسيتي خصم كل سطر وضريبته ومبلغه إلى السنتيم. والمجموع مع الضريبة هو مجموع السطور. فدفع هذا المبلغ يسدّد الفاتورة كاملة.

لا يمكنك إضافة السطور أو تغييرها إلا والفاتورة في حالة مسودة.

مسار الفاتورة

تمرّ الفاتورة بهذه الحالات، من يوم تكتبها إلى يوم تُدفع:

1. مسودة

ما زلت تكتب الفاتورة. ويمكنك إضافة السطور وتغييرها وإزالتها، وتغيير بيانات الفاتورة.

2. مُرسَل

سلّم الفاتورة إلى الزبون بنفسك، لأن بيلوسيتي لا يرسلها. وللحصول على الورقة، اختر طباعة الفاتورة أو تنزيل الفاتورة في إجراءات أخرى (طباعة الوثائق ومشاركتها).

ولتسجّل أنك سلّمتها، انقر مُرسَل، وهي المرحلة التالية على المسار في أعلى صفحة الفاتورة، ثم أكّد. يمتد المسار مسودة ← مُرسَل ← مدفوع (مسار الوثيقة):

• المراحل التي وراء الفاتورة مؤشَّر عليها، والتي هي فيها بخط عريض. والمرحلة التالية زر إذا كنت تستطيع هذا الانتقال بنفسك.
• قف على مرحلة لترى متى بلغتها الفاتورة ومن نقلها إليها. ويُظهر التحصيل من سجّله.
• انقر المرحلة الحالية لتفتح قائمة تغييرات الحالة. تعرض القائمة كل حالة تستطيع أن تنقل الفاتورة إليها من هنا.
• لا تختار أبداً مدفوع جزئياً أو مدفوع أو متأخر السداد. فالمبالغ المحصَّلة والإشعارات الدائنة والفحص الذي يجري كل ساعة تضعها لك. لذلك لا تجدها في قائمة تغييرات الحالة.

الانتقال إلى مُرسَل يفعل ثلاثة أشياء:

• لا يعود بإمكانك تغيير الفاتورة ولا سطورها.
• يُحسب كل سطر مأخوذ من طلب زبون مفوتراً في ذلك الطلب.
• يحفظ بيلوسيتي نسخة PDF من الفاتورة، وكل تنزيل بعدها يعطيك تلك النسخة.

يرفض بيلوسيتي الانتقال إذا لم يكن في الفاتورة أي سطر، أو إذا لم يكن الزبون نشطاً. ويرفضه أيضاً إذا فوتر سطر مأخوذ من طلب أكثر مما بقي للفوترة في ذلك الطلب.

3. مدفوع جزئياً

إذا غطّى تحصيلٌ أو إشعار دائن صادر جزءاً مما على الزبون، نقل بيلوسيتي الفاتورة إلى مدفوع جزئياً. وتُظهر الفاتورة المبلغ المدفوع والمبلغ المتبقي. لذلك قد ترى مدفوع جزئياً على فاتورة لم يدفع منها أحد شيئاً، بعد إشعار دائن.

4. مدفوع

ينقل بيلوسيتي الفاتورة إلى مدفوع عندما تغطي المبالغ المحصَّلة والإشعارات الدائنة الصادرة المبلغ كله. لتسجيل تحصيل:

1. افتح فاتورة في حالة مُرسَل أو مدفوع جزئياً أو متأخر السداد.
2. اختر تسجيل دفعة في إجراءات أخرى. ولا يظهر هذا الخيار إلا إذا كان قسم الخزينة مفعّلاً.
3. تحقق من المبلغ. يُفتح على ما بقي على الزبون، ويمكنك كتابة مبلغ أصغر.
4. اضغط تسجيل دفعة.

يقيّد بيلوسيتي المال في الخزينة ويخصّصه للفاتورة. ويُحسب المبلغ بالسنتيم الكامل، فيرفض بيلوسيتي جزء السنتيم. ويرفض أيضاً أكثر مما على الزبون.

تختار المبلغ فقط. يسجّل بيلوسيتي التحصيل بتاريخ اليوم، في حسابك الافتراضي لعملة الفاتورة. ويختار أيضاً طريقة الدفع، ويأخذ النقد إذا كان ذلك الحساب يقبله. ويرفض بيلوسيتي التحصيل إذا لم يكن للعملة حساب مفتوح افتراضي، أو لم تناسب ذلك الحساب أي طريقة دفع نشطة. انظر ضبط حساب افتراضي.

ولاستعمال حساب آخر أو تاريخ آخر أو شيك، سجّل مقبوضاً في المقبوضات والمدفوعات وخصّصه للفاتورة.

وقد تُفتح الفاتورة المدفوعة من جديد. فإذا ألغى أحدٌ إشعاراً دائناً صادراً عليها، أعادها بيلوسيتي إلى الحالة التي يعطيها ما بقي عليها. ويحدث الشيء نفسه حين يلغي أمين الخزينة أو مالك مؤسستك تحصيلاً عليها ما دامت حالته مؤكد. ويحدث أيضاً حين يسجّل أحدهما عدم دفع التحصيل، بعد أن يعيد البنك شيكه أو كمبيالته.

التحصيل الذي تسجّله من الفاتورة نهائي في الغالب. يختار بيلوسيتي طريقة لا تتطلب مقاصة إن وجدها، فيصير التحصيل محصَّل فوراً. ولا يستطيع أحد إلغاء وثيقة حالتها محصَّل، لذلك تحقّق من المبلغ قبل أن تضغط تسجيل دفعة. يستطيع أمين الخزينة أو المالك أن يعكس قيده في يومية الخزينة. فيفتح القيد، ويختار عكس القيد في إجراءات أخرى، ثم يضغط ترحيل القيد العكسي. فيخرج المبلغ من رصيد الحساب، لكن الفاتورة تبقى مدفوعة (المقبوضات والمدفوعات).

5. متأخر السداد

إذا مضى تاريخ الاستحقاق وبقي مال مستحق، نقل بيلوسيتي الفاتورة من مُرسَل أو مدفوع جزئياً إلى متأخر السداد. يفعل ذلك فحص كل ساعة، فلا يحتاج أحد إلى وضع الحالة بيده.

ولا يلاحق هذا الفحص الزبون بدلاً عنك. تظهر الفواتير المتأخرة في الصفحة الرئيسية للمبيعات، الأقدم أولاً (ما ينتظر). وكل يوم، تصل إلى من يديرون الفواتير رسالة في صندوق الوارد تسرد الجديد منها.

التحصيل الكامل ينقل الفاتورة المتأخرة إلى مدفوع. والتحصيل الجزئي أو الإشعار الدائن ينقلها إلى مدفوع جزئياً، لكن الفحص التالي يعيدها إلى متأخر السداد. وتخرج من متأخر السداد إذا لم يبق ما يُدفع، أو إذا أبطلها أحد.

الإلغاء والإبطال

• ألغِ مسودة لن تسلّمها إلى الزبون أبداً. انقر المرحلة الحالية لتفتح قائمة تغييرات الحالة، ثم اختر ملغى. ويحتفظ بيلوسيتي بالفاتورة الملغاة في سجلاتك.
• أبطِل فاتورة أصدرتها خطأً. يجب أن تكون في حالة مُرسَل أو متأخر السداد، ولم يُدفع منها شيء. والإشعار الدائن الصادر الذي خُصم منها يُحسب مبلغاً مدفوعاً. افتح قائمة تغييرات الحالة، واختر لاغٍ، واذكر السبب. ويحفظ بيلوسيتي سببك مع الانتقال.
• إذا سمّت الفاتورة طلب زبون، يعيد الإبطال كمياتها المفوترة إلى ذلك الطلب، لتتمكن من إنشاء فاتورة مصحَّحة.
• إذا دفع الزبون شيئاً، فأصدر إشعاراً دائناً بدلاً من ذلك.

مجاميع الفاتورة

تعرض كل فاتورة هذه الأرقام:

العثور على فاتورة

يجد مربع البحث في قائمة الفواتير الفاتورة برقمها. ويضيّق زرّ التصفية القائمة حسب الحالة أو الزبون أو طلب الزبون أو العملة. ويقبل أيضاً نطاق تاريخ الفاتورة أو تاريخ الاستحقاق، ونطاق المبلغ الإجمالي أو المبلغ المدفوع أو المبلغ المتبقي.

لتسرد ما بقي مستحقاً بعد يوم معيّن، اجمع حالة، وآخر يوم في تاريخ الاستحقاق، والأدنى في المبلغ المتبقي. انظر التعامل مع القوائم.

ملاحظات مهمة

• كل فاتورة تسمّي زبوناً. والفاتورة المحفوظة بطلب زبون تحتفظ بذلك الطلب. أما المكتوبة بلا طلب فتفوتر ما لم يطلبه أحد.
• لا يمكنك تغيير سطور الفاتورة إلا وهي في حالة مسودة.
• تسجيل التحصيل يحرّك المال في الخزينة، فتحقق من المبلغ قبل التأكيد.
• لا يمكنك إعادة فاتورة مُبطلة. وإذا أبطلتها خطأً، فأنشئ فاتورة جديدة.
• استعمل الإشعارات الدائنة لتصحيح مبلغ فوترته أو ردّه.