الخزينة

يتابع قسم الخزينة أموال مؤسستك. يمسك حساباتك البنكية وصناديقك وحسابات CCP ومحافظك الإلكترونية، مع رصيد كل منها. وCCP هو الحساب الجاري البريدي الذي تمسكه Algérie Poste. ترى في مكان واحد كم من المال لديك، وفي أي حساب، وبأي عملة.

يعمل هنا دوران جاهزان. أمين الصندوق يسجّل التحصيل والتسديد والشيكات، ويسلّم وصولات الإيداع للبنك. أما الحسابات والتحويلات الداخلية، فلا يستطيع إلا الاطلاع عليها. أما أمين الخزينة ومالك مؤسستك فيستطيعان القيام بكل خطوة في الخزينة.

أبرز الوظائف

• الحسابات البنكية والصناديق هي الأماكن التي تحفظ فيها مؤسستك مالها. قد يكون الحساب حساباً بنكياً جارياً، أو صندوقاً مثل صندوق المصاريف النثرية، أو حساب CCP، أو محفظة إلكترونية. ولكل حساب عملته ورصيده وحالته.
• يومية الخزينة تعرض كل حركة مال على حساباتك، مع الرصيد بعد كل حركة. لا يكتب بيلوسيتي فيها قيداً إلا حين يتحرك المال. ولا يستطيع أحد تعديل قيد أو حذفه، فيصحّحه أمين الخزينة أو المالك بقيد جديد.
• طرق الدفع هي الطرق التي يتحرك بها مالك، مثل النقد والتحويل البنكي والشيك والكمبيالة والبطاقة وCCP. وكل وثيقة قبض أو دفع تستعمل واحدة منها. والطريقة هي التي تقرّر متى يصل المال إلى يومية الخزينة.
• المقبوضات والمدفوعات تسجّل المال الذي يأتيك من الزبائن والمال الذي تدفعه للموردين. قد تسدّد وثيقة قبض واحدة عدة فواتير، ويبقى الباقي غير مخصّص. وحين يؤكّدها أمين الخزينة أو المالك، يحدّث بيلوسيتي الوثائق التي تسدّدها.
• التحويلات الداخلية تنقل المال بين حسابين من حساباتك، مثلاً من البنك إلى الصندوق. يُخرج تأكيد المال من حساب، ويضعه إنهاء في الآخر.
• الشيكات والكمبيالات تتابع الأوراق التي يستلمها نشاطك من الزبائن ويصدرها للموردين: الشيكات والكمبيالات والسندات لأمر. تتابع كل ورقة حتى يدفعها البنك. وتسجّل أيضاً الورقة التي تعود دون دفع، والتظهير، والمعارضة.
• وصولات الإيداع تضمّ الأوراق التي تسلّمها للبنك معاً، للتحصيل أو للخصم. وعندما يقول البنك ما دفعه، يقيّد أمين الخزينة أو المالك الوصل دائناً.
• التسوية البنكية تقابل يومية الخزينة بما عند البنك. تُدخل كل كشف من ورقة البنك، ثم تطابق كل سطر منه مع قيد، آلياً أو يدوياً. وحين يكون كل سطر مطابَقاً أو متجاهَلاً والفرق صفراً، تُقفل الكشف. يقوم بهذه الخطوات أمين الخزينة ومالك مؤسستك.
• وضعية الخزينة وتوقعاتها تعرض كم من المال في حساباتك الآن، حسب الحساب وحسب العملة. وتعرض أيضاً ما سيدخل ويخرج على أفق تختاره. فترى العجز النقدي قبل أن يقع.
• التدفقات المتكررة تسجّل المال الذي يتحرك في مواعيد ثابتة دون فاتورة وراءه، مثل الأجور والإيجار وقسط القرض. تحسب التوقعات كل تدفق في مواعيده. ولا يحرّك التدفق أي رصيد، فتسجّل أنت الدفع الحقيقي.
• تقارير الخزينة تعطي أرقاماً عن زبائنك وأوراقك وكشوفك البنكية. يقول متوسط مدة التحصيل كم يوماً تقريباً يستغرق زبائنك ليدفعوا لك. يقارن ما يدينون به اليوم بما فوترته في فترة. وتعرض التقارير أيضاً ما يدين به الزبائن حسب قِدَمه، ومتى تحلّ آجال شيكاتك وكمبيالاتك. وتعرض كم يستغرق البنك ليدفع أوراق وصولاتك، والمال غير المخصّص. وتعرض أخيراً نسبة سطور الكشوف التي طابقتها.
• الطابع الجبائي هو الرسم المستحق على ما يدفعه زبائنك نقدًا. يضيفه بيلوسيتي إلى الفاتورة أو إلى وصل البيع أو إلى التحصيل، وتجمع التقارير مجموع كل شهر لتصريح G50.

كيف تعمل الأرصدة

أنت لا تكتب رصيد حساب أبداً. حين تضيف حساباً تذكر رصيده الافتتاحي، أي ما كان فيه ذلك اليوم. وبعد ذلك لا يغيّر بيلوسيتي الرصيد إلا حين يتحرك المال. والمسودة لا تحرّك شيئاً.

• تأكيد وثيقة قبض أو دفع يحرّك مالها. وإذا كانت طريقة الدفع تتابع الورقة، يتحرك المال لاحقاً، حين يُحصَّل الشيك أو الكمبيالة.
• تأكيد تحويل داخلي يُخرج المال من حساب، وإنهاء يضعه في الآخر.
• حين تُقفَل جلسة الصندوق في نقطة البيع، يسجّل بيلوسيتي إيراداتها وثائقَ قبض مؤكَّدة.
• يستطيع أمين الخزينة أو المالك كتابة مصاريف بنكية أو فوائد من سطر في كشف. ويستطيع أيضاً ترحيل تسوية أو عكس قيد في يومية الخزينة.

كل حركة قيدٌ في يومية الخزينة.

التنقل

افتح الخزينة من القائمة الجانبية. يُفتح القسم على ما ينتظر (أدناه)، وتعرض القائمة الصفحات:

• الحسابات تعرض حساباتك البنكية وصناديقك وحسابات CCP ومحافظك الإلكترونية، مع الرصيد الدفتري لكل منها. انظر الحسابات البنكية والصناديق.
• المقبوضات والمدفوعات هي الصفحة التي يسجّل فيها أمين الصندوق المال الداخل والخارج، ويؤكّده فيها أمين الخزينة أو المالك.
• التحويلات الداخلية تعرض المال الذي تنقله بين حساباتك. انظر التحويلات الداخلية.
• الشيكات صفحة بتبويبين. الشيكات والكمبيالات يتابع كل ورقة استلمتها أو أصدرتها. ووصولات الإيداع يعرض الوصولات التي تسلّمها للبنك.
• التسوية البنكية هي الصفحة التي تُدخل فيها كل كشف بنكي، وتطابق سطوره مع يومية الخزينة، ثم تُقفله.
• يومية الخزينة تعرض كل حركة مال على حساباتك.
• التوقعات صفحة بثلاثة تبويبات. الوضعية والتوقعات يعرض ما لديك الآن وما سيدخل ويخرج. والتدفقات المتكررة يضمّ الحركات المنتظمة التي تحسبها التوقعات. وتقارير الخزينة يحسب أرقامه من فواتيرك ووثائق القبض والدفع وأوراقك وكشوفك.

ويجمع الإعداد، في آخر القائمة، طرق الدفع والعملات وأسعار صرفها (أدناه).

ما ينتظر

حين تفتح الخزينة ترى العمل الذي ينتظر أحداً، في سبع قوائم. كل سطر يفتح السجل الذي يُنجَز فيه العمل. ويقرأ بيلوسيتي القوائم من جديد كلما فتحت الصفحة.

تعرض كل قائمة خمسة أسطر وعددها الكلي. ويفتح عرض الكل القائمة كاملة، مضيَّقة بالطريقة نفسها. وليس لـالشيكات المستحقة قريباً ولا لـاستحقاقات متكررة زرّ عرض الكل. فبيلوسيتي يختار الأوراق التي يحلّ أجلها بقاعدة التنبيه اليومي، ويحسب تاريخ كل تدفق من تكراره. لذلك لا تعرض أي قائمة بالضبط ما تعرضه هاتان.

في أعلى الصفحة زرّان يبدآن وثائق الأسبوع المعتادة: قبض أو دفع جديد وتحويل داخلي جديد. وتحتهما الأرقام وضعية الخزينة والشيكات قيد التحصيل والشيكات المستحقة قريباً والسطور غير المسوّاة. والشيكات المستحقة قريباً تعدّ بالضبط الأوراق التي تعرضها قائمتها. وتحت الأرقام ترسم الخزينة حسب العملة ما تملكه بكل عملة، محوَّلاً لتُقارَن الأعمدة. ويرسم تطور وضعية الخزينة كيف تحرّكت خزينتك (أدناه). لا ترى إلا القوائم والأزرار والأرقام التي يسمح لك دورك بفتحها.

اعرف كيف تطورت خزينتك

يرسم تطور وضعية الخزينة ما كان لديك من مال في نهاية كل يوم، في كل حساباتك مجتمعةً. ويحوّل الرسم ذلك المال إلى عملة الأساس. ويظهر في تبويب الخزينة من لوحة القيادة وفي صفحة الخزينة، بجانب الخزينة حسب العملة. وهو يجيب عمّا لا يقوله رقم وضعية الخزينة: هل استنزف الشهر الماضي البنك أم ملأه، وفي أي أيام.

• أي تواريخ. في لوحة القيادة يتبع الرسم المدى الزمني، وهو آخر 90 يوماً ما لم تختر غيرها. وحتى ثلاثة أشهر يرسم نقطة لكل يوم. وحتى سنة يرسم نقطة لكل أسبوع، والأسبوع يبدأ يوم السبت. وبعد سنة يرسم نقطة لكل شهر. أما صفحة الخزينة فترسم دائماً آخر 90 يوماً.
• ما تقوله النقطة. مرّر المؤشر فوق نقطة لتقرأ الرصيد في نهاية ذلك اليوم أو الأسبوع أو الشهر. وتقرأ أيضاً المال الذي دخل وخرج خلاله. وينتهي الخط عند رقم وضعية الخزينة، إلا في حالتين. الحساب الذي أوقفت مفتاح نشط فيه يُحتسَب في الخط لا في الرقم. والحركة المؤرَّخة بعد اليوم تُحتسَب في الرقم فوراً، ولا تُحتسَب في الخط إلا من تاريخها.
• افتح ما حرّكه. انقر نقطة لتفتح يومية الخزينة على تلك الأيام. فترى الحركات التي نقلت الرصيد من النقطة السابقة إلى هذه.
• الحسابات المجمّدة مستبعدة في كل يوم، كما هي مستبعدة من وضعية الخزينة. المال مالك، لكنك لا تستطيع صرفه ما دام الحساب مجمّداً. ويسمّي الرسم هذه الحسابات تحته. أما الحساب المقفل فيُحتسَب في الأيام التي كان فيها مال.
• الحسابات بعملة أخرى تُحتسَب بسعر الصرف المسجَّل لآخر يوم من كل نقطة. وإن لم يوجد سعر بعد ليوم قديم، يترك الرسم الحساب خارج ذلك اليوم. ويسمّي الحساب تحت الرسم، مع رابط إلى أسعار الصرف. ولمثل هذا الحساب لا يساوي الداخل ناقص الخارج تماماً ما تحرّكه الرصيد. فالفرق يأتي من حركة السعر نفسه.

إعداد الوحدة

الإعداد صفحة واحدة لما تضبطه مرة ونادراً ما تغيّره. فيها تبويب لكل مما يلي:

كل قسم يقرأ العملات، والخزينة تمسكها لأن حساباتها تحملها. ويحتفظ كل تبويب بالعنوان الذي كان لقائمته، فالإشارة المرجعية إليه تفتحه دائماً. ولا ترى إلا التبويبات التي يسمح لك دورك بفتحها. وإن لم تستطع فتح أي منها، فلن يظهر الإعداد في قائمتك.