إدارة المتعاملين

إنشاء متعامل

يستطيع مسؤول المشتريات ومسؤول المبيعات ومالك مؤسستك إنشاء متعامل.

1. انتقل إلى المتعاملون ← المتعاملون واضغط إضافة.
2. املأ قسم عام:
   • الاسم: التسمية القانونية للمتعامل (بالفرنسية: raison sociale) أو اسمه التجاري، مثل “Sarl El Baraka Import-Export”.
   • الرمز: يملأ التطبيق رمز المتعامل التالي، PAR-000042 بعد PAR-000041. والمتعاملون كلهم، زبائن كانوا أو مورّدين، يأخذون من سلسلة واحدة. يمكنك إبقاء الرمز، أو كتابة رمزك أنت مثل BARAKA. وإن مسحته، أعطاه التطبيق الرمز التالي عند الحفظ. ويمكنك تغيير الرمز لاحقاً من صفحة المتعامل.
   • الرقم الجبائي: رقم المتعامل الجبائي، وهو NIF في الجزائر. تطبعه الوثيقة بتسمية NIF ما دام تبويب المعرّفات القانونية بلا رقم نشط.
3. في أدوار المتعامل، خانة الزبون مؤشَّر عليها سلفاً. أشّر على المورّد إن كنت تشتري منه.
4. أزل التأشير عن الزبون إن كنت لا تبيع له. ولا بد للمتعامل من دور واحد على الأقل.
5. املأ قسم كل دور أشّرت عليه. ويصف ما يلي من الصفحة بيانات المورّد وبيانات الزبون.
6. إن شئت، املأ بيانات الاتصال وملاحظات. ولا تطبع أي وثيقة الموقع الإلكتروني.
7. اضغط حفظ.

ويمكنك أيضاً إنشاء المتعامل من النموذج الذي يحتاجه دون أن تغادر ذلك النموذج. ففي أمر الشراء وفاتورة المورّد وملف الاستيراد رابط مورّد جديد تحت حقل المورّد. يفتح هذا الرابط متعاملاً جديداً في تبويب جديد، وخانة المورّد مؤشَّر عليها وخانة الزبون لا. وتحت حقل الزبون في عرض السعر أو طلب الزبون أو الفاتورة، يفتح رابط زبون جديد متعاملاً جديداً زبوناً. ويشرح اختيار سجل من قائمة أخرى كيف تُدرجه في النموذج الذي جئت منه.

في صفحة المتعامل تبويب لعناوينه ولجهات اتصاله ولمعرّفاته القانونية ولفئاته. ولا يضيف سطراً في هذه التبويبات الأربعة إلا مالك مؤسستك، ما لم يمنحك هذا الحق. وإن كنت تستطيع إضافة سطر في تبويب، وجدته حاضراً وأنت تنشئ المتعامل. فلا حاجة إلى حفظه أولاً. أول سطر تضيفه بـإضافة في أحدها يحفظ المتعامل ثم يفتح السطر (إضافة السطور قبل الحفظ).

وللمورّد تبويبان آخران، يظهران متى أُشّر على المورّد. وفي متعامل جديد، لا يظهر أيّ منهما إلا إن كنت تستطيع أن تضيف إليه سطراً:

• منتجات المورّد: المنتجات التي تشتريها من هذا المورّد، منتج في كل سطر. يحمل السطر مرجع المورّد واسم المنتج عند المورّد. ويحمل كذلك وحدة الشراء وكمية الطلب الدنيا والسعر المعياري ومهلة التموين. يستطيع مسؤول المشتريات ومالك مؤسستك إضافة سطر. ويشرح من أين يأتي سعر السطر ما يأخذه أمر الشراء منه.
• الأداء: سطر لكل فصل من السنة، فيه التسليم في الموعد ونسبة التلبية ونسبة العيوب وتقييم الجودة وزمن الاستجابة. ويشرح أداء المورّد كيف يحسب التطبيق كل رقم. ولا يضيف إليه سطراً إلا مالك مؤسستك.

ما يملؤه التطبيق. كلما بلغ سند استلام من هذا المورّد حالة مكتمل، حدّث التطبيق سطر منتجات المورّد النشط لكل منتج قبله السند. يأخذ آخر سعر شراء سعر الوحدة في سطر أمر الشراء قبل أي خصم. ويأخذ آخر تاريخ شراء تاريخ الاستلام في السند. وإن كان تاريخ السند أسبق من آخر تاريخ شراء في السطر، ترك التطبيق السطر كما هو.

حين يُكمل سند استلام أمر شراء، يحسب التطبيق ذلك الأمر في تبويب الأداء. ويحسبه في فصل السنة الذي يقع فيه تاريخ الاستلام في السند. ثم يعيد حساب نسب ذلك الفصل وعدد الأوامر وإجمالي قيمة الأوامر. ولا يحسب التطبيق تقييم الجودة ولا متوسط زمن الاستجابة (ساعات). ولا يكتبهما إلا مالك مؤسستك.

إن أزلت التأشير عن نشط في سطر من منتجات المورّد، أزال التطبيق أيضاً التأشير عن مفضَّل. فيمكن عندها أن يصير مورّد لا تزال تشتري منه هو المفضَّل لذلك المنتج. وإن أعدت التأشير على نشط، بقيت خانة مفضَّل بلا تأشير.

بيانات المورّد

متى أُشّر على المورّد، يطلب قسم بيانات المورّد هذه الحقول.

نوع المورّد

يقول نوع المورّد أين يقع المتعامل في سلسلة توريدك. تعرضه قائمة المتعاملين، ويمكنك تصفية القائمة به. ولا شيء آخر في التطبيق يقرؤه.

حالة المورّد

تقول الحالة هل يمكنك عقد أعمال جديدة مع المورّد. يبدأ المورّد الجديد بحالة نشط. ولا يغيّر التطبيق الحالة من تلقاء نفسه، فكل حالة أخرى اختارها أحد.

متى كانت حالة المورّد غير نشط، رفض التطبيق ثلاث خطوات، حتى على الوثائق الموجودة أصلاً:

• لا ينقل أمر شراء موجَّهاً إلى هذا المورّد إلى الحالة مُرسَل.
• لا يعتمد فاتورة هذا المورّد.
• لا يسجّل تسديداً إلى هذا المورّد.

ويمكنك مع ذلك أن ترجع إليه بضاعة وأن تسجّل إشعاراً مديناً. وحين يعتمد أحد طلب شراء، لا يوجّه التطبيق أمر الشراء إلى مورّد حالته غير نشط.

لا يعرض حقل المورّد في أمر الشراء وفاتورة المورّد وملف الاستيراد إلا المورّدين الذين حالتهم نشط. فلا تختار أبداً مورّداً يرفضه التطبيق بعدها عند الحالة مُرسَل. وتعرض حقول أخرى كل مورّد لم تعطّله، أياً كانت حالته. وهي مرتجع المشتريات والإشعار المدين والمورّد الضامن للمعدّة والمورّد المفضّل لقطعة الغيار.

حقول المورّد الأخرى

• شروط دفع المورّد: متى عليك أن تدفع لهذا المورّد (شروط الدفع)، مثل Net 30. يُفتح أمر الشراء الجديد على هذه الشروط. وتحسب فاتورة المورّد استحقاقها من شروط أمر الشراء. فإن لم تكن له شروط، أخذت الفاتورة هذه الشروط. وإن لم تكن للمورّد شروط أيضاً، استحقت الفاتورة بعد 30 يوماً.
• سقف ائتمان المورّد: ما تقبل أن تدين به لهذا المورّد، بعملة مؤسستك. يحفظ التطبيق هذا الرقم لا غير. فلا شيء يقرؤه، ولا يرفض أي أمر شراء.

بيانات الزبون

متى أُشّر على الزبون، يطلب قسم بيانات الزبون هذه الحقول.

نوع الزبون

يقول نوع الزبون أي نوع من الأعمال تعقده مع المتعامل. تعرضه قائمة المتعاملين، ويمكنك تصفية القائمة به. ولا شيء آخر في التطبيق يقرؤه.

حالة الزبون

يبدأ الزبون الجديد بحالة نشط. ولا يغيّر التطبيق الحالة من تلقاء نفسه. فالزبون المحتمل لا يصير زبوناً نشطاً وحده. وقبل أن تحوّل عرض سعره إلى طلب، ضع حالة الزبون على نشط.

متى كانت حالة الزبون غير نشط، رفض التطبيق هذه الخطوات، حتى على الوثائق الموجودة أصلاً:

• لا ينقل عرض سعر موجَّهاً إلى هذا الزبون إلى الحالة مُرسَل، إلا إن كان زبوناً محتملاً.
• لا يحوّل عرض سعر إلى طلب بـتحويل إلى طلب زبون.
• لا ينقل طلب هذا الزبون إلى الحالة مؤكد.
• لا ينقل فاتورة موجَّهة إلى هذا الزبون إلى الحالة مُرسَل.

ويمكنك دائماً أن تسجّل تحصيلاً من هذا الزبون.

لا يعرض حقل الزبون في طلب الزبون والفاتورة إلا الزبائن الذين حالتهم نشط. ويضيف إليهم حقل عرض السعر زبائنك المحتملين. أما سند التسليم والإشعار الدائن ومرتجع المبيعات فتعرض كل زبون لم تعطّله، أياً كانت حالته. ولا يعرض أيٌّ منها متعاملاً هو مورّد فقط.

حقول الزبون الأخرى

• شروط دفع الزبون: متى على هذا الزبون أن يدفع لك (شروط الدفع). يُفتح عرض السعر والطلب والفاتورة الجديدة على هذه الشروط، ويتبعها استحقاق الفاتورة.
• طريقة الدفع المعتادة: كيف يدفع لك هذا الزبون عادة، مثل نقد أو الشيك. يُفتح الطلب الجديد عليها، وكذلك الفاتورة المصنوعة من ذلك الطلب. وإذا كانت نقد، تضيف الفاتورة الطابع الجبائي.
• سقف ائتمان الزبون: ما يمكن أن يدين لك به هذا الزبون، بعملة مؤسستك. والتطبيق نفسه لا يرفض طلباً يتجاوز السقف. يمكن لمسار اعتماد أن يفحصه (تهيئة مسارات الاعتماد). فإن استعملت قاعدة في المسار تجاوز سقف ائتمان الزبون، ذهب الطلب الذي يتجاوز به الزبون سقفه إلى معتمِد. ولا يضبط مسار اعتماد إلا مالك مؤسستك.

وما على الزبون هو ما بقي للدفع من فواتيره التي حالتها مُرسَل أو مدفوع جزئياً أو متأخر السداد. ويحسب التطبيق كل فاتورة بعملة مؤسستك، فتُحسب الفاتورة باليورو بسعر صرف اليوم. وإن لم يُسجَّل سعر لذلك اليوم، عدّت القاعدة الزبون متجاوزاً سقفه.

تغيير الحالة

لا تغيّر حالة المتعامل من نموذج التعديل. بل تغيّرها من صفحة المتعامل نفسها، من الشارة في الشريط الأعلى. في الصفحة شارة لكل دور يحمله المتعامل. ومتى كان المتعامل مورّداً وزبوناً معاً، حملت كل شارة اسم دورها. اضغط الشارة لترى كل الحالات التي تنتقل إليها، ثم اختر واحدة وأكّد. ويستطيع مسؤول المشتريات ومسؤول المبيعات ومالك مؤسستك تغيير الحالة.

وخلافاً لعرض السعر أو أمر الشراء، لا يعرض المتعامل صفّ مراحل. فكل حالة على بعد خطوة واحدة من كل حالة أخرى، في الاتجاهين، وليس فيها نهاية. المورّد المدرج في القائمة السوداء يعود إلى نشط بنقرة. والمورّد الذي تتعامل معه منذ سنين يمكن أن يعود إلى في انتظار الاعتماد حين يلزم التحقق منه من جديد. وهذا مقصود، لأن حالة المتعامل تقول ما هي العلاقة اليوم.

أما مفتاح نشط فشيء آخر. تجده في إجراءات أخرى (النقاط الثلاث)، تحت تعطيل وتفعيل. فالحالة تقول ما هي العلاقة. والمفتاح يقول هل يعرض التطبيق المتعامل في أي مكان أصلاً.

العثور على متعامل

قائمة المتعاملون تضيّق على زرّ التصفية (التعامل مع القوائم). يمكنك تضييقها حسب:

• مورّد أو زبون
• نوع كل دور وحالته
• شروط الدفع أو العملة أو نشط
• نطاق لسقف الائتمان

وتبويبات المتعامل نفسها تضيّق بالطريقة نفسها:

• العناوين حسب النوع والبلد والافتراضي والنشط
• جهات الاتصال حسب الرئيسي والنشط
• المعرّفات القانونية حسب النشط والترتيب
• الفئات حسب الفئة
• منتجات المورّد حسب المنتج والوحدة والعملة والمفضَّل والنشط. ويمكنك أيضاً تضييقها بنطاق للسعر أو للكمية أو لمهلة التموين، أو بفترة لآخر شراء. وكثيراً ما يطلب المشتري السطور المفضَّلة التي مهلة تموينها دون الأسبوع.
• الأداء حسب الفترة أو العملة أو أي نسبة من النسب

المتعاملون بدورين

للمتعامل المؤشَّر فيه على المورّد والزبون معاً مجموعتا بيانات مستقلتان. وهذا شائع. مثال ذلك شركة تصنع مواد تغليفك، فأنت تشتري منها. وهي أيضاً تشتري منتجاتك التامة لتعيد بيعها.

لكل دور نوعه وحالته وشروط دفعه وسقف ائتمانه، وشارته في أعلى الصفحة. وتغيير حالة المورّد لا يغيّر حالة الزبون، والعكس بالعكس. وإن أزلت التأشير عن دور، خرج قسمه من النموذج ومن صفحة المتعامل، وأفرغ الحفظ حقوله. فالمورّد الذي يكفّ عن كونه مورّداً لا يبقى له شرط دفع ولا سقف ائتمان. ولا يقرأ أي تقرير بعدها رقماً لم تعد العلاقة تحمله. وإن أعدت التأشير على الدور قبل الحفظ، وجدت في حقوله ما كتبته. وإن أعدته بعد الحفظ، بدأت حالته من جديد بـنشط.

التعطيل

حين تكفّ عن التعامل مع متعامل، عطّله ولا تحذفه. افتح المتعامل واختر تعطيل من إجراءات أخرى. ويستطيع ذلك مسؤول المشتريات ومسؤول المبيعات ومالك مؤسستك. وحين تعطّل متعاملاً:

• لا يعرضه التطبيق بعدها على وثيقة جديدة.
• يرفضه التطبيق عند الخطوات التي تُلزم الوثيقة، مثل مُرسَل في أمر الشراء أو مؤكد في طلب الزبون.
• يبقى على وثائقه السابقة، بعناوينه وجهات اتصاله وتاريخه.
• يمكنك إرجاعه بـتفعيل.

أما حذف فيمحو المتعامل نهائياً. ولا يحذف المتعامل إلا مالك مؤسستك، ما لم يمنحك هذا الحق. ويرفض التطبيق الحذف ما دامت وثيقة أو سجل آخر يذكر المتعامل، مثل سطر في منتجات المورّد أو في الأداء. فلا تحذف إلا متعاملاً أنشأته خطأً. ويحذف التطبيق معه عناوينه وجهات اتصاله ومعرّفاته القانونية وفئاته. وتفرغ بعض الحقول التي كانت تذكره، مثل المورّد الضامن للمعدّة أو المورّد المفضّل لقطعة الغيار.

متعاملو النظام

بعض المتعاملين يُنشئهم التطبيق بنفسه. والذي ستلقاه هو الزبون العابر، برمز WALKIN. تنشئه نقطة البيع أول مرة يحتاجه فيها صندوق. وعند إقفال جلسة الصندوق، يفوتر التطبيق عليه مبيعات الجلسة لزبائن بلا اسم. ويعطيه التطبيق اسماً بلغة مؤسستك، مثل الزبون العابر بالعربية.

ويدير التطبيق متعاملي النظام عنك:

• هويتهم مقفلة. لا يمكنك تغيير الرمز ولا الاسم ولا خانة الزبون ولا مفتاح نشط، ولا يمكنك حذف المتعامل. فعليه تعتمد فواتير الجلسات السابقة ووصولات بيعها. ويمكنك مع ذلك تغيير حقوله الأخرى، كالملاحظات وشروط الدفع.
• قوائم الاختيار تتركهم جانباً. لا يعرض التطبيق الزبون العابر حين تختار زبوناً على وثيقة بيع أو على تحصيل. ولا تبلغه إلا مبيعات الصندوق. أما الوثيقة التي تذكره أصلاً فتعرض اسمه كالمعتاد.

نصائح

• اضبط شروط الدفع أولاً. قبل أن تضيف متعامليك، يضيف مالك مؤسستك شروط الدفع المعتادة عندك، مثل Net 30 وNet 60. فتكون جاهزة للاختيار.
• دع الرموز تترقّم وحدها. كل متعامل جديد يُفتح على الرمز التالي، فتكون الرموز كلها على شكل واحد ولا يخمّن أحد. ولا تكتب رمزك أنت إلا حيث يكون للرمز معنى خارج بيلوسيتي، كرقم الحساب الذي يمسكه محاسبك لذلك المتعامل.
• املأ الرقم الجبائي. تطبعه الوثيقة بتسمية NIF ما دام تبويب المعرّفات القانونية بلا رقم نشط.
• لا تعوّل على الفئات إلا لتدوين مجموعاتك. ترى فئات المتعامل في تبويب الفئات في صفحته، ولا تقرؤها بعدُ أي قائمة ولا أي تصفية ولا أي تقرير (الفئات).
• راجع الحالات من حين لآخر. ضع على غير نشط المورّد الذي لم تعد تشتري منه، أو عطّل المتعامل الذي لم تعد تتعامل معه. فلا يضعه أحد على طلب جديد خطأً.