سندات التحويل

سند التحويل يرسل المخزون من مستودع إلى آخر. استعمله حين تقضي البضاعة وقتاً في الطريق، لأن كل مستودع يتغيّر في خطوته الخاصة. يفقد المصدر البضاعة عندما ينتقل التحويل إلى قيد النقل. وتكسبها الوجهة عندما ينتقل إلى مكتمل.

حركة المخزون ذات المستودعين تغيّرهما في لحظة واحدة. ويحمل التحويل أيضاً مغادرة ووصولاً متوقّعين، وطريقة الشحن، ورقم التتبع.

حياة سند التحويل

يمرّ التحويل بـمسودة ← التجهيز ← قيد النقل ← الاستلام ← مكتمل، على ترتيب رحلة البضاعة بين المستودعين. يمكنك إلغاؤه في أي خطوة قبل مكتمل.

بين قيد النقل ومكتمل، لا يحسب أي مستودع البضاعة. إذا ألغيت في هذا الوقت، يرتفع الرصيد الفعلي في المصدر فوراً، حتى لو كانت البضاعة ما زالت في الطريق.

افتح تحويلاً تجد مساره ممتداً أعلى صفحته. المراحل التي قُطعت مؤشَّرة، والمرحلة التي يقف عندها التحويل بخط عريض، والمرحلة التالية زرّ. انقرها، ثم أكّد في النافذة. لا يقوم بيلوسيتي بأي من هذه الخطوات وحده.

قف على مرحلة لترى متى بلغها التحويل ومن نقله إليها. انقر المرحلة التي يقف عندها التحويل لتفتح قائمة تغييرات الحالة. تعرض القائمة كل حالة يستطيع التحويل أن ينتقل إليها من هناك.

لإلغاء تحويل، افتح قائمة تغييرات الحالة وانقر ملغى، ثم انقر الانتقال إلى ملغى. عندها تتعلّق ملغى بالمرحلة التي خرج منها التحويل.

يمكن لمالك مؤسستك نقل التحويل على المسار. يحتاج أي شخص آخر إلى دور تعطيه إياه مؤسستك (الأدوار والصلاحيات).

إنشاء سند تحويل

1. انتقل إلى التحويلات في القائمة الجانبية تحت المخزون وانقر إضافة.
2. املأ:
   • رقم التحويل: يملؤه النموذج بالرقم التالي في سلسلة تحويلات مؤسستك، مثل TO-2026-000001. تعود السلسلة إلى 000001 كل سنة. يمكنك تغييره، لكن يجب أن يبقى فريداً.
   • مستودع المصدر: المستودع الذي تخرج منه البضاعة. إذا كان لديك مستودع افتراضي، يُفتح النموذج عليه.
   • مستودع الوجهة: المستودع الذي تصل إليه البضاعة. يجب أن يكون غير المصدر.
   • المغادرة المتوقّعة: متى يُفترض أن يغادر التحويل. تُفتح على الوقت الحالي.
   • الوصول المتوقّع: متى يُفترض أن يصل التحويل، في وقت المغادرة المتوقّعة أو بعده.
   • طريقة الشحن: كيف تسافر البضاعة، بكلماتك أنت، مثل شاحنة المؤسسة أو ناقل. هي ملاحظة لك، ولا تغيّر شيئاً في بيلوسيتي.
   • رقم التتبع: مرجع الناقل لهذه الحمولة، إن وُجد. انسخه كما هو، لتتمكّن من البحث عنه لاحقاً.
3. انقر إضافة فوق السطور، بجانب البيانات. يحفظ بيلوسيتي التحويل في حالة مسودة برقمه، ويُفتح سطره الأول. هذا السطر، وكل سطر بعده، يُحفظ وحده وأنت تملؤه (إضافة السطور قبل الحفظ). لإضافة السطور لاحقاً، انقر حفظ بدلاً من ذلك.
4. أضف كل السطور قبل نقل التحويل إلى التجهيز. لا يمكنك تغيير التحويل بعد مسودة، ولا يبدأ التجهيز لتحويل بلا سطور.

إيجاد سندات التحويل

استعمل خانة البحث في قائمة التحويلات لتجد سنداً برقم التحويل، أو برقم التتبع، أو بالملاحظات. يضيّق زر التصفية بجانبها القائمة بـالحالة أو مستودع المصدر أو مستودع الوجهة أو المغادرة المتوقّعة أو الوصول المتوقّع (التعامل مع القوائم).

متابعة النقل

يحمل التحويل أربعة تواريخ:

يحمل التاريخان الفعليان لحظة ضغط الخطوة، ولا يمكنك تغييرهما. فاضغط كل خطوة حين تغادر البضاعة أو تصل فعلاً. قارن التواريخ المتوقّعة بالفعلية لتكشف التأخّر.

سطور التحويل

تقع السطور إلى جانب بيانات التحويل، ولا يمكنك تغييرها إلا ما دام مسودة. يحمل كل سطر:

• المنتج: المنتج الذي يسافر. لا تعرض القائمة إلا المنتجات المخزَّنة بذاتها، فلا يمكنك هنا إضافة سطر لمتغيّر.
• موقع تخزين المصدر وموقع تخزين الوجهة: من أين تُسحب البضاعة وأين تُودَع. لا تعرض كل قائمة إلا مواقع التخزين في مستودعها. إذا لم يسمِّ السطر موقع مصدر، يمكن لأي موقع في مستودع المصدر أن يعطي البضاعة.
• الكمية المطلوبة: ما تطلبه.
• الكمية المجهَّزة: ما يخرجه مستودع المصدر. ينسخ بيلوسيتي الكمية المطلوبة عندما ينتقل التحويل إلى التجهيز. لا يمكنك تغييرها في هذه الشاشة.
• الكمية المستلَمة: ما وصل. ينسخ بيلوسيتي الكمية المجهَّزة عندما ينتقل التحويل إلى الاستلام. لا يمكنك تغييرها في هذه الشاشة.
• الوحدة: الوحدة التي كُتبت بها الأرقام الثلاثة.
• الحالة: أين وصل السطر. تتبع حالة التحويل.
• ملاحظات: ما تريد قوله عن السطر.

ليس في السطر حقل للدفعة. عند قيد النقل، يأخذ بيلوسيتي المخزون الأقرب انتهاءً، ثم الأقدم. وعند مكتمل، تستلم الوجهة الدفعات نفسها بالكلفة نفسها. فتتتبّع الدفعة من الموقع الذي غادرته إلى الموقع الذي بلغته.

حين لا يكفي ما عند المصدر

إذا طلب سطر أكثر مما هو متاح في مستودع المصدر، يرفض بيلوسيتي قيد النقل ولا يخرج شيء. يبقى التحويل كله في التجهيز. تذكر الرسالة ما عند المصدر مقابل ما يطلبه السطر. مثال: المتاح في مستودع المصدر 50 فقط، والسطر يطلب 60.

لا يحسب هذا الرقم إلا ما لم يحجزه أحد، فالمخزون المحجوز لطلب زبون لا يدخل فيه. إذا سمّى السطر موقع تخزين المصدر، فهو رقم ذلك الموقع لا رقم المستودع كله.

لا يمكنك خفض السطر في هذه الخطوة. انتظر وصول البضاعة إلى مستودع المصدر، ثم اضغط قيد النقل من جديد. ويمكنك أيضاً إلغاء التحويل وكتابة تحويل جديد بما هو موجود.

حين تضيع بضاعة في الطريق

لا يمكنك تسجيل نقص على التحويل، لأن الكمية المستلَمة مغلقة. فيضيف مكتمل الكمية كلها إلى الوجهة، حتى لو لم تصل بعض البضاعة. لا يذكر بيلوسيتي أي فرق، وتعرض يومية المخزون الكمية نفسها مغادرة وواصلة.

لا تلغِ التحويل لتسجيل ضياع، لأن الإلغاء يعيد كل دفعة إلى المصدر.

يصير الرصيد الفعلي في الوجهة أعلى مما يجب، ويمكن لمستند آخر أن يَعِد ببضاعة غير موجودة. صحّحه بـتسوية مخزون:

1. انقل التحويل إلى مكتمل. قبل هذه الخطوة، لا تكون هذه البضاعة في الوجهة.
2. انتقل إلى التسويات في القائمة الجانبية تحت المخزون وانقر إضافة.
3. اختر الوجهة في مستودع. اختر نوع التسوية، مثل تلف أو العجز غير المبرَّر أو سرقة.
4. اكتب رقم التحويل في رقم المرجع، ليجد القارئ السبب لاحقاً.
5. أضف سطراً للمنتج. أبقِ حالة المخزون على متاح. اختر في موقع تخزين الموقع الذي يسمّيه سطر التحويل. إذا لم يسمِّ موقعاً، اترك الحقل فارغاً.
6. في المتوقّع، اكتب الرصيد الفعلي من صفحة مستويات المخزون. إذا كان للمنتج في الموقع أكثر من سطر مخزون، فاجمعها. في الفعلية، اكتب ما وجدته. اختر الوحدة المكتوبة في سطر المخزون.
7. اضغط في انتظار الاعتماد وأكّد. ثم يضغط من يستطيع اعتماد التسويات معتمد ومُرحَّل.

لا يتغيّر المخزون إلا عند مُرحَّل. عندها ينخفض الرصيد الفعلي في الوجهة بمقدار الفرق، وتعرض اليومية قيد خروج من نوع تسوية. لا يتغيّر التحويل، وتبقى سطوره تعرض الكمية المستلَمة كلها. افتراضياً، لا يستطيع الاعتماد والترحيل إلا مالك مؤسستك.

ليس في سطر التسوية حقل للدفعة، فلا يمكنك اختيار الدفعة التي تفقد الكمية. يأخذ بيلوسيتي مخزون هذا الموقع الأقرب انتهاءً، ثم الأقدم. إذا تركت موقع تخزين فارغاً، قد يأخذ من أي موقع في المستودع. إذا كان هذا المنتج في الوجهة من قبل، فقد تكون دفعة غير التي ضاعت في الطريق. عندها يكون مجموع المنتج صحيحاً، لكن كل واحدة من الدفعتين خاطئة بالكمية الضائعة. لترى الدفعة التي أخذها بيلوسيتي، اقرأ الدفعة في قيود التسوية في اليومية.

نصيحة: لترى كل التحويلات بين المستودعين نفسيهما، صفِّ القائمة بـمستودع المصدر ومستودع الوجهة. لا تكتب الطريق في الرقم. هكذا يبقى كل تحويل في السلسلة المتتابعة نفسها (TO-2026-000041، TO-2026-000042…)، وتعرض القائمة أحدث رقم أولاً.