Bons de transfert

Un bon de transfert envoie du stock d’un dépôt vers un autre. Servez-vous-en quand la marchandise passe du temps sur la route, car chaque dépôt change à sa propre étape. L’origine perd la marchandise quand le transfert passe à En transit. La destination la reçoit quand le transfert passe à Terminé.

Un mouvement de stock à deux dépôts change les deux au même moment. Un transfert porte aussi un départ et une arrivée prévus, un mode d’expédition et un n° de suivi.

Le cycle de vie d’un bon de transfert

Un transfert suit Brouillon → Préparation → En transit → Réception → Terminé, dans l’ordre du trajet de la marchandise entre les dépôts. Vous pouvez l’annuler à toute étape avant Terminé.

Entre En transit et Terminé, aucun dépôt ne compte la marchandise. Si vous annulez pendant ce temps, la quantité en stock remonte aussitôt à l’origine, même si la marchandise est encore sur la route.

Ouvrez un transfert : son parcours court en haut de sa page. Les étapes déjà franchies sont cochées, celle où se trouve le transfert est en gras, et la suivante est un bouton. Cliquez dessus, puis confirmez dans la boîte de dialogue avec le bouton qui nomme le passage. Beelocity ne fait aucun de ces pas tout seul.

Posez le curseur sur une étape pour savoir quand le transfert l’a atteinte et qui l’y a amené. Cliquez sur l’étape où se trouve le transfert pour ouvrir la liste des changements de statut. Elle donne les statuts auxquels le transfert peut passer depuis son étape.

Pour annuler un transfert, ouvrez la liste des changements de statut et cliquez sur Annulé, puis sur Passer à Annulé. Annulé s’accroche alors à l’étape que le transfert a quittée.

Le propriétaire de votre organisation peut faire avancer un transfert sur le parcours. Toute autre personne a besoin d’un rôle que votre entreprise lui donne (Rôles et autorisations).

Écrire un bon de transfert

1. Allez dans Transferts dans le menu latéral, sous Stock, et cliquez sur Ajouter.
2. Renseignez :
   • Numéro de transfert : le formulaire inscrit le numéro suivant de la série de transferts de votre organisation, par exemple TO-2026-000001. La série repart à 000001 chaque année. Vous pouvez le remplacer, mais il doit rester unique.
   • Dépôt d’origine : le dépôt que la marchandise quitte. Si vous avez un dépôt par défaut, le formulaire s’ouvre sur lui.
   • Dépôt de destination : le dépôt où elle arrive. Il doit être différent de l’origine.
   • Départ prévu : quand le transfert doit partir. Il s’ouvre sur maintenant.
   • Arrivée prévue : quand le transfert doit arriver, au plus tôt au départ prévu.
   • Mode d’expédition : comment la marchandise voyage, dans vos propres mots, par exemple camion de la maison ou coursier. C’est une note pour vous, et elle ne change rien dans Beelocity.
   • N° de suivi : la référence propre du transporteur pour ce chargement, s’il y en a une. Recopiez-la exactement, pour pouvoir la rechercher ensuite.
3. Cliquez sur Ajouter au-dessus des Lignes, à droite des informations. Beelocity enregistre le transfert au statut Brouillon avec son numéro, et sa première ligne s’ouvre. Cette ligne, comme les suivantes, s’enregistre à mesure que vous la remplissez (Ajouter des lignes avant d’enregistrer). Pour ajouter les lignes plus tard, cliquez plutôt sur Enregistrer.
4. Ajoutez toutes les lignes avant de passer le transfert à Préparation. Vous ne pouvez plus changer le transfert après Brouillon, et un transfert sans ligne ne peut pas démarrer la préparation.

Retrouver un bon de transfert

Servez-vous de la barre de recherche de la liste des transferts pour retrouver un bon par son numéro de transfert, son n° de suivi ou ses observations. Le bouton de filtre à côté restreint la liste par Statut, Dépôt d’origine, Dépôt de destination, Départ prévu ou Arrivée prévue (Utiliser les listes).

Le suivi logistique

Un transfert porte quatre dates :

Ces deux dates réelles gardent le moment où quelqu’un a appuyé sur l’étape, et vous ne pouvez pas les changer. Appuyez donc sur chaque étape quand la marchandise part ou arrive vraiment. Comparez les dates prévues et réelles pour repérer les retards.

Les lignes d’un transfert

Les lignes se tiennent à côté des informations du transfert, et vous ne pouvez les changer que tant qu’il est Brouillon. Chaque ligne porte :

• Produit : le produit qui voyage. La liste ne propose que les produits stockés en tant que tels, donc vous ne pouvez pas ajouter ici une ligne pour une variante.
• Emplacement d’origine et Emplacement de destination : d’où la marchandise est prélevée et où elle est rangée. Chaque liste ne propose que les emplacements de son dépôt. Si une ligne ne nomme aucun emplacement d’origine, tout emplacement du dépôt d’origine peut donner la marchandise.
• Quantité demandée : ce que vous demandez.
• Quantité préparée : ce que le dépôt d’origine sort. Beelocity reprend la quantité demandée quand le transfert passe à Préparation. Vous ne pouvez pas la changer sur cet écran.
• Quantité reçue : ce qui est arrivé. Beelocity reprend la quantité préparée quand le transfert passe à Réception. Vous ne pouvez pas la changer sur cet écran.
• Unité : l’unité dans laquelle les trois chiffres sont écrits.
• Statut : où en est la ligne. Il suit le statut du transfert.
• Observations : ce que vous voulez dire sur la ligne.

Une ligne n’a pas de champ pour le lot. À En transit, Beelocity prend le stock qui périme le plus tôt, puis le plus ancien. À Terminé, la destination reçoit ces mêmes lots au même coût. Vous pouvez ainsi suivre un lot de l’emplacement qu’il a quitté à celui où il arrive.

Quand l’origine n’a pas assez

Si une ligne demande plus que ce que le dépôt d’origine a de disponible, Beelocity refuse En transit et rien ne part. Tout le transfert reste en Préparation. Le message dit ce que l’origine a face à ce que la ligne demande. Par exemple : Le dépôt d’origine n’en a que 50 de disponible pour une ligne qui en demande 60.

Ce chiffre ne compte que ce que personne n’a réservé, donc le stock réservé pour une commande client n’y entre pas. Si la ligne nomme un Emplacement d’origine, c’est le chiffre de cet emplacement, et non celui de tout le dépôt.

Vous ne pouvez pas baisser la ligne à cette étape. Attendez que la marchandise arrive au dépôt d’origine, puis appuyez de nouveau sur En transit. Vous pouvez aussi annuler le transfert et en écrire un nouveau pour ce qui s’y trouve.

Quand de la marchandise se perd en chemin

Vous ne pouvez pas enregistrer un manquant sur un transfert, car la Quantité reçue est fermée. Terminé ajoute donc toute la quantité à la destination, même si une partie n’est jamais arrivée. Beelocity ne signale aucun écart, et le journal des stocks montre la même quantité au départ et à l’arrivée.

N’annulez pas le transfert pour enregistrer une perte, car l’annulation remet chaque lot à l’origine.

La quantité en stock à destination est alors trop haute, et un autre document peut promettre une marchandise absente. Corrigez-la par une régularisation de stock :

1. Passez le transfert à Terminé. Avant cette étape, la destination ne détient pas cette marchandise.
2. Allez dans Régularisations dans le menu latéral, sous Stock, et cliquez sur Ajouter.
3. Choisissez la destination comme Dépôt. Choisissez le Type de régularisation, par exemple Détérioration, Démarque inconnue ou Vol.
4. Saisissez le numéro du transfert dans Numéro de référence, pour qu’un lecteur retrouve plus tard la cause.
5. Ajoutez une ligne pour le produit. Laissez l’État du stock sur Disponible. Choisissez l’Emplacement que nomme la ligne du transfert. Si elle n’en nomme aucun, laissez Emplacement vide.
6. Dans Attendu, saisissez le chiffre En stock de la page Niveaux de stock. Si l’emplacement porte plusieurs lignes de stock de ce produit, additionnez-les. Dans Réel, saisissez ce que vous avez trouvé. Choisissez l’Unité de la ligne de stock.
7. Appuyez sur En attente d’approbation, puis confirmez. Quelqu’un qui peut approuver les régularisations appuie ensuite sur Approuvé et Comptabilisé.

Le stock ne change qu’à Comptabilisé. La quantité en stock à destination baisse alors de l’Écart, et le journal montre une Sortie du type Régularisation. Le transfert ne change pas, et ses lignes montrent toujours toute la quantité reçue. Par défaut, seul le propriétaire de votre organisation peut approuver et comptabiliser.

Une ligne de régularisation n’a pas de champ pour le lot, donc vous ne pouvez pas choisir le lot qui perd la quantité. Beelocity prend le stock de cet emplacement qui périme le plus tôt, puis le plus ancien. Si vous avez laissé Emplacement vide, il peut prendre dans n’importe quel emplacement du dépôt. Si la destination détenait déjà ce produit, ce peut être un autre lot que celui perdu en chemin. Le total du produit est alors juste, mais ces deux lots sont faux chacun de la quantité perdue. Pour voir le lot que Beelocity a pris, lisez Lot sur les écritures de la régularisation au journal.

Conseil : pour voir tous les transferts entre les deux mêmes dépôts, filtrez la liste par Dépôt d’origine et Dépôt de destination. N’inscrivez pas le trajet dans le numéro. Chaque transfert reste ainsi dans la même série continue (TO-2026-000041, TO-2026-000042…), et la liste montre d’abord le numéro le plus récent.