Catégories

Les catégories de tiers forment un système d’étiquettes hiérarchique qui sert à ranger vos fournisseurs et vos clients en groupes logiques. Elles facilitent le filtrage, les états et la tenue d’un grand nombre de tiers — surtout quand votre annuaire dépasse la poignée de fiches.

La liste Catégories de tiers se restreint depuis son bouton de filtre par Parent et Actif ; l’onglet Enfants d’une catégorie se filtre de la même façon par Actif.

Comment fonctionnent les catégories

Les catégories forment une arborescence — vous créez des catégories de premier niveau et vous imbriquez des sous-catégories dessous. Un tiers peut appartenir à plusieurs catégories à n’importe quel niveau : les catégories se comportent donc comme des étiquettes souples plutôt que comme des dossiers rigides.

Un même fournisseur peut ainsi être rangé à la fois dans « Raw Materials > Metals > Stainless Steel » (ce qu’il fournit) et dans « ISO 9001 Certified » (sa certification) — deux classements totalement indépendants appliqués au même tiers.

Exemples d’arborescences

Voici quelques manières courantes d’organiser vos catégories :

Par rôle dans la chaîne d’approvisionnement :

Raw Materials
├── Metals
│   ├── Stainless Steel
│   ├── Aluminum
│   └── Copper
├── Plastics
└── Textiles

Par relation commerciale :

By Size
├── Enterprise
├── SMB
└── Micro-enterprise

By Sector
├── Government
├── Private
└── Non-profit

Par certification ou par qualité :

Certifications
├── ISO 9001
├── ISO 14001
├── Halal Certified
└── Organic

Vous pouvez créer autant d’arborescences que nécessaire — elles sont entièrement libres.

Gérer les catégories

1. Ouvrez Tiers > Catégories.
2. Créez des catégories de premier niveau pour vos grands ensembles (par exemple « Raw Materials », « Certifications », « By Size »).
3. Ajoutez des sous-catégories sous chaque parent pour affiner le classement.
4. Affectez les catégories aux tiers depuis la page du tiers.

Les noms de catégorie doivent être uniques au sein d’un même niveau sous un même parent. Vous pouvez avoir « Services » sous « Suppliers » et un autre « Services » sous « Clients » — ils sont distincts parce que leurs parents diffèrent.

Les catégories peuvent être activées ou désactivées depuis la fiche de la catégorie, sous Autres actions (les trois points). Désactiver une catégorie la retire de la liste de choix mais ne l’enlève pas aux tiers qui la portent déjà.

Quand vous choisissez un parent, la liste proposée ne contient jamais la catégorie elle-même ni rien de ce qui est déjà classé dessous : une branche ne peut pas se refermer sur elle-même, si profonde soit-elle.

Conseils

• Gardez des arborescences plates — 2 à 3 niveaux suffisent en général. Les arbres profonds deviennent pénibles à parcourir et à tenir. « Raw Materials > Metals > Stainless Steel » va très bien. « Suppliers > Active > Regional > North > Metals > Ferrous > Stainless Steel » est bien trop profond.
• Les classements transversaux valent mieux au premier niveau — les certifications, les régions ou les tailles d’entreprise concernent tous les types de tiers. Gardez-les comme arborescences autonomes plutôt que de les imbriquer sous « Suppliers » ou « Clients ».
• Un tiers peut appartenir à une catégorie de n’importe quel niveau — il n’est pas cantonné aux feuilles. Un fournisseur qui livre plusieurs sortes de métal peut être rangé directement dans « Metals », sans qu’il faille choisir un sous-type.
• Prévoyez vos catégories avant de créer vos tiers — une bonne structure posée d’emblée vous permet de classer les tiers au fur et à mesure de leur création, plutôt que d’avoir à revenir étiqueter des centaines de fiches.
• Servez-vous des catégories pour le contrôle d’accès — les catégories de tiers peuvent être citées dans les règles d’accès aux enregistrements. Vous pourriez par exemple restreindre un utilisateur aux seuls tiers de la catégorie « Government ».