Une devise est la monnaie de vos prix, de vos commandes et de vos factures. Beelocity gère plusieurs devises, pour l’entreprise qui achète ou vend à l’étranger.
Votre devise de référence est celle de votre comptabilité. Le propriétaire de votre organisation la choisit comme Devise par défaut, sur la page de l’organisation.
Ce que porte une devise
Les devises suivent la norme ISO 4217, la liste internationale des codes de devise. Chacune porte :
| Élément | Description | Exemple |
|---|---|---|
| Code | Le code à trois lettres | DZD (dinar algérien), EUR (euro), USD (dollar américain) |
| Nom | Le nom complet de la devise | « Dinar algérien », « Euro », « Dollar des États-Unis » |
| Symbole | La marque que le terminal et les documents imprimés écrivent à côté d’un montant. Si elle est vide, ils écrivent le code. | DA, €, $ |
| Décimales | Le nombre de chiffres après le séparateur | 2 pour la plupart des devises (1 500,00 DA), 0 pour certaines (le yen japonais) |
Pourquoi les décimales comptent
Toutes les devises ne se divisent pas de la même façon. Le dinar algérien compte 2 décimales (les centimes), et le yen japonais n’en compte aucune. Beelocity arrondit chaque ligne d’un document aux décimales de sa devise, et il affiche les montants avec ces décimales. Le terminal travaille toujours avec deux décimales.
Les taux de change
Un taux de change dit ce que vaut une unité d’une devise étrangère dans votre devise de référence, à partir d’un jour donné. Beelocity s’en sert pour convertir un bon de réception, un paiement ou des frais d’approche en devise étrangère. Il ne convertit ni un tarif ni un devis.
Ce que porte un taux de change
| Élément | Description |
|---|---|
| Devise source | La devise étrangère (par exemple EUR). |
| Devise cible | Votre devise de référence, celle de votre comptabilité (par exemple DZD). Beelocity la remplit. |
| Taux | Ce que vaut une unité de la devise étrangère dans votre devise de référence. Si 1 EUR vaut 145,50 DA, le taux est 145,50. |
| Date d’effet | Le premier jour où le taux s’applique. |
Comment fonctionnent les dates d’effet
Chaque taux a une Date d’effet, donc Beelocity conserve l’historique de vos taux. Pour convertir un montant, il prend le dernier taux à la date de l’opération ou avant :
- Une opération datée d’aujourd’hui prend le dernier taux déjà commencé.
- Une opération datée du passé prend le taux en vigueur à cette date, et non celui d’aujourd’hui.
Un taux reste en vigueur jusqu’à la date du taux suivant de cette devise. Le jour où vous le saisissez ne compte pas.
Si aucun taux n’existe à cette date ou avant, Beelocity refuse l’opération et vous demande de saisir le taux. Il ne convertit jamais à 1.
Ajouter un taux de change
Vous pouvez saisir un taux avec une date d’effet à venir. Le taux en cours reste en vigueur jusqu’à cette date.
Par exemple, le taux EUR du jour est 145,50, et vous saisissez 147,00 à partir de lundi prochain. Une opération datée de dimanche ou avant prend 145,50. Une opération datée de lundi ou après prend 147,00.
Saisir un taux de change
- Ouvrez Trésorerie → Paramétrage et son onglet Taux de change. Ou ouvrez une devise, puis son onglet Taux de change. Le formulaire s’ouvre alors sur cette devise.
- Cliquez sur Ajouter.
- Choisissez la devise étrangère dans Devise source. Beelocity remplit Devise cible avec votre devise de référence, car tout taux se convertit dans celle-ci.
- Saisissez le Taux donné par votre banque. Si 1 EUR vaut 147,50 DA, le taux est 147,50.
- Indiquez la Date d’effet, le premier jour où le taux s’applique, puis cliquez sur Enregistrer.
Une devise a un seul taux par jour. Si un jour a déjà un taux, Beelocity refuse le second, donc corrigez plutôt ce taux. Le rôle Trésorier peut saisir et corriger les taux. Le rôle Chargé du commerce extérieur peut seulement saisir un taux, par exemple celui du jour dont les marchandises ou les frais d’un dossier ont besoin.
Gérer les taux de change
- Ajoutez un nouveau taux quand le taux change. Ne modifiez un taux que pour corriger une faute de frappe.
- Consultez l’historique, avec tous les taux passés et leur date d’effet. L’onglet d’une devise cherche par le code ou le nom de l’autre devise. Son bouton Filtres restreint l’historique à une Devise source ou une Devise cible, à une plage de Taux, ou à une période de Date d’effet (voir Utiliser les listes).
- Saisissez les taux à venir en indiquant une date d’effet future.
Mettre ses devises en place
La liste des devises est la même pour toutes les organisations, et seule l’équipe de Beelocity peut la changer. Vous ne voyez donc ni Ajouter ni Modifier sur cette page. Pour mettre une devise en place, vous saisissez ses taux :
- Ouvrez Trésorerie → Paramétrage et son onglet Devises.
- Vérifiez que la devise est Actif.
- Saisissez ses taux de change dans votre devise de référence (Saisir un taux de change).
S’il vous faut une devise qui n’est pas active, demandez-la à l’équipe de Beelocity. Utilisez Signaler un problème et choisissez le type Suggestion.
La page Devises cherche par code ou par nom et se trie sur n’importe quelle colonne. Son bouton Filtres restreint la liste aux devises Actif, ou aux devises inactives (voir Utiliser les listes).
Chaque page qui demande une devise propose les devises actives, et elles seules. À côté du dinar, l’euro, le dollar américain et le yuan chinois sont actifs pour toute organisation, pour l’entreprise qui achète à l’étranger. Si une devise est retirée plus tard, un enregistrement qui la nomme déjà la garde. Seule l’équipe de Beelocity peut activer ou retirer une devise.
Devises et tarifs
Chaque tarif a une seule devise. Si vous vendez en plusieurs devises, vous pouvez créer un tarif par devise :
- Détail DZD : les prix en dinars algériens, pour le marché intérieur.
- Export EUR : les prix en euros, pour les clients européens.
- Export USD : les prix en dollars américains, pour les autres clients à l’étranger.
Aujourd’hui, aucun écran ne permet d’ajouter un prix à un tarif, donc ces tarifs restent vides. Un document ne lit un tarif que dans sa propre devise. Si un document est dans une autre devise, il prend le prix de base du produit et ne convertit rien. Un montant en dinars peut donc arriver sur un devis en euros, et vous devez saisir vous-même le bon prix. Les taux de change n’y jouent aucun rôle.
Conseils
- Vérifiez d’abord votre devise de référence. Pour la plupart des entreprises algériennes, c’est le DZD. Saisissez les taux des autres devises quand vous commencez à traiter avec des partenaires à l’étranger.
- Mettez vos taux de change à jour régulièrement. Un bon de réception ou un paiement prend le dernier taux à sa date ou avant, donc un taux ancien donne des chiffres faux. Choisissez un rythme : chaque semaine, chaque mois, ou quand le taux bouge nettement.
- Ajoutez un nouveau taux quand le taux change. Ne modifiez pas l’ancien, pour que l’historique de vos taux reste vrai.
- Tout taux se convertit dans votre devise de référence. Un taux EUR de 145,50 veut dire que 1 EUR vaut 145,50 DA. Beelocity ne lit aucune autre paire, donc vous ne saisissez aucun taux inverse.