Personnaliser vos documents

Chaque facture, avoir, devis, bon de commande, bon de livraison et relevé de compte que Beelocity imprime suit un même style de maison : une page nette, composée comme à la machine à écrire, avec des filets plutôt que des cadres et des aplats, faite pour se photocopier et se faxer proprement. Les Paramètres des documents sont l’endroit où vous vous l’appropriez — votre logo, votre couleur, votre papier, vos mentions — sans toucher à un modèle.

Cette page s’adresse à celui qui décide de la façon dont la société se présente sur le papier : le plus souvent le gérant ou la comptabilité.

Avant de commencer

Deux choses doivent déjà être en place :

• Votre profil d’organisation — la raison sociale, l’adresse et les identifiants imprimés sur chaque document. Le logo lui appartient : le profil doit donc exister avant qu’un logo puisse être téléversé. Voir Imprimer et partager vos documents pour ce que le profil demande.
• Au moins un document du type que vous personnalisez — la page donne un aperçu de votre facture réelle la plus récente (ou de votre devis, ou de votre bon de livraison), et non d’un modèle fictif. Tant qu’il n’en existe aucun, le volet d’aperçu vous dit quoi créer d’abord.

Il vous faut l’autorisation portant sur le profil de l’organisation pour ouvrir la page ; enregistrer demande l’autorisation de modification correspondante.

Ouvrir la page

Cliquez sur votre avatar → Paramètres, puis sur Paramètres des documents sous Identité. La page a deux moitiés : les réglages à gauche, un aperçu du document à droite.

En haut de la moitié gauche, Type de document choisit le document sur lequel vous travaillez. Chaque type garde ses propres réglages — une facture peut porter des colonnes qu’un devis n’a pas — alors choisissez le type, puis cliquez sur Modifier.

Votre logo

Le logo est commun à tous les types de documents : c’est pourquoi il se tient au-dessus des réglages propres à chaque type.

1. Cliquez sur Téléverser le logo et choisissez un PNG ou un JPEG de 1 Mo ou moins, et de 4 000 pixels au plus sur un côté — une marque d’en-tête s’imprime sur 40 mm de large et demande bien moins que cela.
2. Il apparaît aussitôt dans le cadre, et sur le prochain document que vous imprimez — au-dessus de votre raison sociale, ajusté dans un cadre de 32 × 12 mm. Une marque en hauteur comme une marque en largeur y tiennent sans être déformées.
3. Remplacer le logo l’échange ; Retirer le logo l’ôte des documents à venir. Rien d’autre n’y touche — enregistrer votre profil d’organisation, ou quoi que ce soit sur cette page, laisse le logo exactement où il est. Les documents déjà envoyés gardent le logo avec lequel ils ont été imprimés.

Les fichiers SVG ne sont pas acceptés : ils peuvent porter des scripts, et un en-tête de lettre n’est pas un endroit pour cela.

La page

Le tableau des lignes

Les factures, les avoirs, les devis et les bons de commande impriment six colonnes par défaut — le numéro de ligne, le code, la désignation, la quantité, le prix unitaire et le montant. Cochez l’une de celles-ci pour ajouter une colonne :

• Unité — l’unité dans sa propre colonne (sac, kg, t), la quantité restant un chiffre nu ;
• Remise — le pourcentage accordé sur chaque ligne ;
• TVA % et TVA — le taux de TVA et le montant auquel il aboutit sur chaque ligne ;
• HT — le total hors taxe de chaque ligne ;
• Note — la note d’une ligne, imprimée en plus petit sous sa désignation.

Un bon de livraison ne gagne jamais de colonne de prix, quoi que vous cochiez : il voyage avec la marchandise et il est signé par un chauffeur et un magasinier, et des prix dessus livreraient vos conditions commerciales à des gens qui n’ont pas à les connaître. Un relevé de compte est un journal et garde ses propres colonnes.

Les totaux

• Afficher le détail de la TVA — une ligne par taux de TVA sous le total hors taxe (TVA 19,00 %, TVA 9,00 %), ce qu’une facture algérienne montre habituellement. Décochez pour n’imprimer qu’une seule ligne de TVA.
• Afficher le montant en lettres — le total écrit en toutes lettres sous les totaux, dans la langue du document. D’usage sur les factures ; décochez-le sur les documents où il se lit comme du bruit.

En-tête, pied de page et conditions permanentes

Chacun de ces textes s’écrit dans trois langues au plus — anglais, français et arabe — et le document imprime celui qui correspond à sa propre langue. Laissez une langue vide et le document retombe sur une autre que vous avez renseignée, l’anglais d’abord.

• Ligne d’en-tête — imprimée une fois, au-dessus de tout, sur la première page. Une accroche, ou ce dont vous faites le commerce.
• Ligne de pied de page — imprimée au bas de chaque page, au-dessus du numéro de page. Le logement habituel des mentions légales : SARL au capital de 1 000 000 DA — RC 16/00-1234567 B 21 — NIF …. Tenez-vous à une ou deux lignes ; la marge du bas est l’endroit où cela vit.
• Conditions permanentes — un paragraphe imprimé sous les conditions de paiement sur les factures, les devis et les bons de commande : comment payer, les pénalités de retard, le nom de votre banque. Jamais sur un avoir, qui n’est pas quelque chose à payer.

Le bloc de signature

Les devis portent un bloc pour la signature du client ; les bons de livraison en portent deux, pour le chauffeur et pour celui qui reçoit. Cochez Imprimer un bloc de signature pour les afficher, puis donnez éventuellement au bloc un nom de signataire imprimé sous le trait, ainsi que le trait lui-même. Votre propre libellé (Bon pour accord) ne remplace l’intitulé standard que sur le bloc d’acceptation du devis — les deux blocs du bon de livraison gardent leurs intitulés standards, Expédié par et Reçu par, parce qu’une remise de marchandise demande que les deux parties soient nommées et qu’un seul libellé ne peut pas en nommer deux.

Blocs personnalisés — remplacer une zone par la vôtre

Tout ce qui précède change ce que la mise en page standard montre. Les blocs personnalisés remplacent toute une zone de celle-ci par un contenu à vous. Trois zones peuvent être remplacées :

Chaque zone est une liste, et chaque ligne de cette liste est une chose sur la page. Cliquez sur Ajouter un élément et choisissez ce que c’est :

• Texte — une ligne que vous écrivez, en normal, en gras, en italique ou en petit ;
• Champ du document — une valeur prise sur le document lui-même : son numéro, sa date, votre raison sociale, le total général. La liste ne propose que les champs que le type de document possède réellement ;
• Votre logo — le logo du haut de cette page, à la taille où il s’imprime sur l’en-tête ;
• Espace — un blanc, en millimètres ;
• Filet — un trait horizontal dans votre couleur d’accent.

Les lignes s’impriment dans l’ordre où elles sont listées. Laissez la liste d’une zone vide et la mise en page standard revient — il n’y a pas de « rétablir » séparé à retenir.

Pourquoi c’est une liste, et non un endroit où dessiner

La liste est tout le vocabulaire. Il n’y a aucun moyen d’écrire une condition (« seulement quand c’est échu »), une répétition (« une ligne par article »), un calcul ni une couleur — et c’est délibéré, non pas inachevé. Tout ce qui figure sur un document que vous envoyez est soit un chiffre calculé par Beelocity, soit un texte que vous avez écrit, et s’y tenir est ce qui garantit qu’un document dise ce que disent vos enregistrements. Si vous avez besoin de quelque chose que la liste ne sait pas exprimer, dites-le-nous : c’est une conversation au sujet de la mise en page standard, pas un réglage qui vous manquerait.

Les blocs enregistrés sont versionnés

Chaque enregistrement écrit une nouvelle version plutôt que de modifier la précédente, parce que les documents déjà envoyés pointent sur la version qui les a dessinés. C’est pourquoi rien de ce que vous faites ici ne peut changer un document qui existe — et pourquoi la page vous dit quelle version est en service.

Les libellés

Les libellés personnalisés vous laissent réécrire n’importe quelle mention que les documents impriment, langue par langue. Cliquez sur Remplacer un libellé, choisissez la mention — la liste montre le libellé anglais standard à côté de chacune — et tapez le libellé que vous voulez dans chaque langue. Une langue laissée vide garde le libellé standard : vous pouvez donc ne changer que le français.

Le voir avant de l’enregistrer

Le volet de droite montre toujours votre document le plus récent du type choisi, dessiné tel qu’il s’imprimerait, dans la langue de l’aperçu que vous choisissez.

Pendant que vous modifiez, cliquez sur Actualiser l’aperçu à tout moment : le document est redessiné avec vos changements non enregistrés, si bien que vous pouvez essayer une couleur ou une colonne et la regarder avant de vous engager. L’aperçu ne conserve rien — fermez la page sans enregistrer et aucun document n’a changé.

Les champs qui seraient refusés — une couleur qui n’est pas six chiffres hexadécimaux, une marge hors de sa plage, un pied de page de plus de 1 000 caractères — sont signalés sur le formulaire avant que quoi que ce soit ne parte.

Ce qui change, et ce qui ne change jamais

Cliquez sur Enregistrer et les réglages s’appliquent au prochain document que vous imprimez ou téléchargez de ce type.

Ils ne s’appliquent jamais rétroactivement. Un document que vous avez déjà téléchargé ou envoyé garde le fichier exact tel qu’il a été produit : téléchargez-le de nouveau et vous obtenez ce même fichier, à l’octet près, ancienne couleur comprise. Seul un nouveau dessin — Télécharger le PDF après le changement, ou un nouveau document — reprend les nouveaux réglages. C’est délibéré : l’exemplaire dans le dossier de votre client et l’exemplaire dans le vôtre restent le même document.

Pourquoi il n’y a pas d’éditeur de modèle

Chaque document Beelocity est dessiné à partir d’un modèle de maison que nous construisons et entretenons. Vous changez ce qu’il montre — logo, couleur, papier, marges, colonnes, libellés, et des zones entières de la page par les blocs personnalisés — mais vous ne modifiez ni ne téléversez jamais le modèle lui-même, et il n’est pas prévu de l’ouvrir.

C’est un choix délibéré, en votre faveur, pour trois raisons :

• Vos documents continuent de fonctionner. Un modèle est un programme. Un modèle modifiable par le client est un programme que vous devez déboguer, le jour où une facture refuse de s’imprimer et qu’un client attend.
• Rien de ce que vous réglez ne peut casser une impression. Chaque contrôle de cette page est une valeur, pas du code : le pire que puisse produire un mauvais réglage est un document qui a l’air faux — jamais un document qui refuse de sortir, ni qui met le système à genoux en essayant.
• Les mentions légales restent en place et conformes. Les identifiants, les totaux, le détail de la TVA et le montant en lettres sont disposés selon les usages algériens et le restent, quelle que soit la présentation autour.

Si vous avez besoin de quelque chose que les réglages ne savent pas exprimer — une colonne qui n’apparaît que sur les factures échues, un chiffre calculé à vous — c’est une conversation avec nous, pas un modèle que vous écrivez.

Si quelque chose semble anormal