Un contact est une personne avec qui vous traitez chez un tiers : un commercial, un comptable, un coordinateur logistique. L’onglet Contacts du tiers garde sa fonction, son e-mail et son téléphone. Votre équipe sait ainsi qui joindre chez ce tiers, et comment.
Un contact n’est pas un membre. Un membre travaille dans votre organisation et se connecte à Beelocity. Un contact travaille chez le tiers, n’a pas de compte et ne peut pas se connecter. L’onglet est une liste que votre équipe consulte. Aucun document, aucun e-mail et aucune liste de choix de Beelocity n’utilise un contact, et Beelocity n’envoie rien à un contact.
Les champs d’un contact
| Champ | Description |
|---|---|
| Prénom / Nom | Le nom de la personne. Beelocity n’enregistre la ligne que si elle a les deux. |
| Fonction | Son rôle chez le tiers, par exemple « Responsable export », « Directeur des achats » ou « Chef de dépôt ». |
| Son adresse électronique, pour lui écrire. | |
| Téléphone | Sa ligne de bureau ou son portable. |
| Principal | La personne que votre équipe appelle en premier chez ce tiers. Le premier contact que vous ajoutez est principal. Si vous cochez Principal sur un autre contact, la coche passe sur lui. Un tiers a donc au plus un contact principal. |
| Actif | Décochez-le quand la personne s’en va. La ligne reste sur l’onglet. |
L’onglet n’a pas de champ pour un service, un deuxième numéro de téléphone ni des observations.
Gérer les contacts
Seul le propriétaire de votre organisation peut ajouter ou modifier un contact. Aucun autre rôle intégré ne le peut, donc toute autre personne a besoin d’un rôle que le propriétaire lui donne (Rôles et autorisations).
- Ouvrez Tiers → Tiers, puis ouvrez le tiers.
- Allez sur son onglet Contacts, et cliquez sur Ajouter.
- Remplissez la ligne. Beelocity l’enregistre quand vous quittez une cellule (Lire une fiche).
Vous pouvez ajouter autant de contacts que nécessaire. L’onglet est aussi là sur un nouveau tiers, et le premier Ajouter enregistre le tiers avant d’ouvrir le contact.
Conseils
- Désignez un contact principal pour chaque tiers. Votre équipe appelle cette personne quand elle ne sait pas qui appeler d’autre. Sans contact principal, elle doit deviner, et elle risque de joindre la mauvaise personne.
- Renseignez la fonction. Quand votre équipe a une question de livraison, elle trouve le contact logistique plutôt que le commercial.
- Désactivez un contact qui part plutôt que de le supprimer. Décochez Actif sur sa ligne. La ligne reste sur l’onglet, et votre équipe voit encore qui suivait ce tiers avant.