Factures fournisseur

Une facture fournisseur — une dette du côté de la comptabilité fournisseurs — enregistre la facture que votre fournisseur vous adresse pour être payé de la marchandise livrée sur un bon de commande. C’est le volet financier de la commande : le volet marchandise est le bon de réception, et la facture boucle la boucle en enregistrant ce que le fournisseur réclame réellement, en le vérifiant contre ce que vous avez commandé et ce qui est arrivé, et en suivant ce que vous devez encore jusqu’à son règlement par la trésorerie.

Chaque facture porte deux numéros : le N° de facture interne que votre organisation lui attribue (série SIN, par ex. SIN-2026-000001) et la Référence fournisseur — le numéro imprimé sur le document du fournisseur lui-même. Gardez les deux, pour que les papiers de chaque côté se retrouvent.

Notions clés

• Facture fournisseur — La dette que votre organisation doit à un fournisseur, toujours rattachée à un bon de commande et libellée dans la devise de cette commande.
• Rapprochement tripartite — La vérification qui précède l’approbation d’une facture : ce que le fournisseur a facturé est comparé, ligne à ligne, à ce que vous avez commandé (le bon de commande) et à ce que vous avez réellement reçu (les bons de réception terminés), et le prix facturé au prix convenu sur la commande.
• Tolérance — L’écart admis, en pourcentage, appliqué à chaque contrôle du rapprochement. Vous la choisissez à chaque fois que vous lancez le rapprochement ; 0 exige une concordance exacte.
• Reste à payer — Ce qui est encore dû : Total − Montant payé. Il est diminué automatiquement à mesure que les règlements de trésorerie soldent la facture — jamais modifié à la main.

Créer une facture depuis un bon de commande

Le plus simple est de partir de la commande elle-même :

1. Ouvrez un bon de commande confirmé et cliquez sur Créer une facture. L’action apparaît dès que la commande est Confirmé (ou Partiel / Terminé / Clôturé) — avant cela, il n’y a rien à facturer.
2. Confirmez ou remplacez le numéro de facture proposé — laissez-le vide pour une numérotation automatique dans la série SIN.
3. Une facture au brouillon est créée, avec une ligne par ligne de commande, pré-remplie avec la quantité reçue mais pas encore facturée de chaque ligne, au prix convenu sur la commande. La date d’échéance est fixée par défaut à 30 jours après la date de facture. Vous arrivez sur la facture, prêt à l’ajuster au document du fournisseur.

La commande doit porter une devise — c’est dans cette devise qu’est suivi le solde de la facture. Si la commande n’en a pas, posez-la d’abord sur la commande (l’action Créer une facture vous le dit).

Vous pouvez aussi partir de zéro : allez dans Achats > Factures fournisseur et cliquez sur Ajouter. Choisissez le bon de commande — le fournisseur et la devise se remplissent tout seuls depuis lui —, saisissez les dates, les montants et la référence du fournisseur, puis enregistrez. La facture est enregistrée en Brouillon, et ses lignes se tiennent à côté de ses informations sur la page où vous arrivez.

Modifier les lignes

Tant que la facture est en Brouillon, ce sont les lignes posées à côté de ses informations qui enregistrent ce que le fournisseur réclame — aucun onglet à ouvrir :

• Ligne du bon de commande — La ligne de commande que cette ligne solde. L’intitulé du sélecteur montre ce qui reste facturable, par ex. « Ciment 42,5 — facturé 0 sur 100 commandés (80 reçus) » : les factures antérieures en ont déjà pris 0, 100 ont été commandés, 80 sont réellement arrivés. Le choisir remplit la désignation, l’unité et le prix unitaire convenu.
• Quantité — La quantité facturée par le fournisseur sur cette ligne. Elle doit être supérieure à zéro.
• Prix unitaire — Le prix par unité réclamé par le fournisseur. Pré-rempli avec le prix convenu sur la commande.
• Montant — Quantité × prix unitaire, calculé automatiquement à l’enregistrement de la ligne.

Une facture créée depuis le bon de commande arrive avec des totaux d’en-tête qui concordent avec ses lignes. Si vous modifiez les lignes à la main, ajustez la section Financier de l’en-tête pour qu’elle concorde avant de lancer le rapprochement.

Les lignes sont verrouillées dès que le rapprochement est passé — les corrections passent par Contester → Rouvrir, qui ramène la facture au Brouillon.

Lancer le rapprochement tripartite

Cliquez sur Lancer le rapprochement sur une facture au brouillon. Une petite fenêtre demande la tolérance — l’écart admis, en pourcentage — puis le rapprochement contrôle chaque ligne :

• Facturé face au commandé — la facture ne peut pas réclamer plus que la quantité de la ligne de commande.
• Facturé face au reçu — la facture ne peut pas réclamer plus que ce que les bons de réception terminés ont réellement livré (déduction faite de ce qui est reparti sur un retour fournisseur). Vous ne payez jamais une marchandise qui n’est pas arrivée.
• Facturation cumulée — cette facture, ajoutée à toutes les factures déjà rapprochées sur la même ligne, ne peut pas dépasser la quantité commandée : un fournisseur ne peut donc pas sur-facturer une commande en plusieurs factures.
• Prix — le prix facturé d’une ligne ne peut pas s’écarter du prix convenu sur la commande de plus que la tolérance.

Tous les contrôles passent → la facture devient Rapproché, et les quantités facturées sont inscrites sur les lignes du bon de commande (le compteur Facturé visible dans l’onglet Lignes de la commande).

Un contrôle échoue → rien n’est inscrit et un tableau des résultats du rapprochement liste chaque problème : la ligne, les trois quantités comparées (facturée / commandée / reçue), ce que les factures antérieures ont déjà pris, le prix facturé face au prix convenu, et le motif. Corrigez la facture (ou voyez la chose avec le fournisseur), puis relancez le rapprochement.

Se servir de la tolérance

À 0 %, le rapprochement doit être exact. Un fournisseur facture 10,40 DA l’unité là où la commande convenait de 10,00 DA — soit un écart de prix de 4 % : le rapprochement échoue à 0 % et passe à 5 %. Réservez une petite tolérance aux arrondis légitimes et aux ajustements mineurs ; laissez-la à 0 quand vous voulez vérifier chaque centime.

Le chemin que suit une facture

En bas de la page de la facture court son chemin : Brouillon → Rapproché → Approuvé → Réglé. L’étape où elle se trouve est pleine, celles qu’elle a franchies sont cochées ; survolez-en une, elle dit quand elle a été atteinte et par qui.

Aucune de ces étapes n’est jamais un bouton, parce qu’aucune ne vous revient directement : Rapproché est ce qu’écrit le rapprochement, Approuvé ce qu’écrit l’approbation, Partiellement réglé et Réglé ce qu’écrit la trésorerie à mesure que l’argent part. Ce que vous demandez, vous le demandez dans le menu Autres actions — Lancer le rapprochement, Approuver, Soumettre pour approbation — ou sur la carte, qui s’ouvre en cliquant l’étape en cours. La carte dessine tous les statuts avec une flèche par passage, marque Automatique ceux que Beelocity pose lui-même, et c’est là que se choisissent Contester, Annuler la facture et la réouverture en brouillon. En attente d’approbation pend au bout de Rapproché au lieu de se tenir sur le chemin : une facture qu’aucun circuit n’achemine passe à côté de cette étape.

L’approbation

Une facture Rapproché doit être approuvée avant de pouvoir être réglée :

• Aucun circuit d’approbation n’achemine les factures fournisseur dans votre organisation → cliquez sur Approuver et la facture passe directement à Approuvé.
• Un circuit achemine les factures fournisseur → l’approbation directe est refusée par un message clair. Utilisez plutôt Soumettre pour approbation : la facture passe En attente d’approbation, ses champs financiers sont verrouillés, et la décision se prend dans la boîte de réception des approbations. Approuvée → payable ; rejetée → retour à Rapproché.

Régler la facture — en trésorerie

La page de la facture n’enregistre jamais d’argent. Une facture approuvée se solde en trésorerie :

1. Enregistrez un décaissement au profit du fournisseur.
2. Imputez-le sur la facture approuvée (ou laissez l’imputation automatique parcourir les factures ouvertes du fournisseur, de la plus ancienne échéance à la plus récente).
3. Quand le règlement est confirmé, le Montant payé de la facture monte et le Reste à payer descend automatiquement — la facture passe à Partiellement réglé, puis à Réglé quand le solde atteint zéro.

Exemple (DZD). La facture SIN-2026-000012 totalise 100 000,00 DA. Un règlement confirmé de 60 000,00 DA la fait passer à Partiellement réglé (reste à payer : 40 000,00 DA) ; un second règlement de 40 000,00 DA la solde à Réglé. Imputer plus que le solde restant est refusé, et une facture Réglé ne peut plus recevoir d’imputation.

Les factures approuvées et partiellement réglées alimentent aussi la prévision de trésorerie comme des décaissements attendus à leur date d’échéance.

Les règlements ne sont pas seuls à réduire une facture : une note de débit fournisseur émise — établie après un retour que vous avez expédié, ou après une erreur de facturation — vient en déduction du reste à payer de la même manière, dans la limite du solde restant. Les notes imputées sur une facture sont listées dans son onglet Notes de débit.

Litiges et corrections

Les trois se choisissent sur la carte, et chacune vous demande de confirmer ce qu’elle s’apprête à faire.

• Contester — Une facture Rapproché ou Approuvé avec laquelle vous n’êtes pas d’accord peut être mise En litige (tant que rien n’a été réglé dessus). Une facture en litige ne peut pas être réglée.
• Rouvrir en brouillon — Une facture en litige peut être ramenée au Brouillon pour correction. Les quantités facturées que son rapprochement avait inscrites sur le bon de commande sont reprises, de sorte que la modification puis un nouveau rapprochement ne comptent jamais deux fois.
• Annuler la facture — Une facture Brouillon, Rapproché ou En litige peut être annulée tant que rien n’a été réglé et qu’aucune imputation de règlement ne la vise. Annuler une facture rapprochée contre-passe aussi les quantités facturées qu’elle avait inscrites.

Retrouver une facture

La liste Factures fournisseur se cherche par numéro ou par référence du fournisseur, et son bouton de filtre la restreint par Statut, Fournisseur, Bon de commande, une période de Date de facture ou de Date d’échéance, une plage de Total ou de Reste à payer, ou — hors des colonnes de la liste — par Actif. Ce que vous devez encore au-delà de l’échéance tient en un statut, un Date d’échéance au et un Reste à payer min (voir Utiliser les listes).

Les statuts