Identifiants légaux

Une facture que vous adressez à un client professionnel est un document légal, et sa comptabilité la rapproche de ses propres écritures avant de la régler. En Algérie, cela veut dire qu’elle doit porter le NIF du client — son identifiant fiscal — et le plus souvent aussi son RC (son numéro au registre du commerce) et son AI (son numéro d’article d’imposition). Un document où ils manquent revient régulièrement, ce qui transforme une facture réglée en un coup de téléphone et une réédition.

L’onglet Identifiants légaux d’un tiers est l’endroit où vous consignez ces numéros, pour que chaque document que vous produisez pour ce client les porte sans que personne ait à les chercher.

Pourquoi ce n’est pas le champ Identifiant fiscal

Chaque tiers a déjà une case Identifiant fiscal sur son onglet Synthèse. Cette case contient un numéro et ne peut pas dire lequel — ce qui suffit pour retrouver un tiers, et ne suffit pas pour un document imprimé qui doit étiqueter chacun d’eux.

L’onglet remplace la case sur les documents. Si un tiers n’a aucun identifiant sur cet onglet, Beelocity imprime son identifiant fiscal comme NIF, de sorte que rien de ce que vous aviez saisi n’est perdu. Dès que vous ajoutez un identifiant ici, c’est l’onglet qui s’imprime — ajoutez-les donc tous, et pas seulement celui qui vous manquait.

Ajouter un identifiant

1. Ouvrez Tiers → Tiers et cliquez sur le tiers.
2. Allez sur l’onglet Identifiants légaux.
3. Cliquez sur Ajouter un identifiant.
4. Renseignez :
   • Libellé — ce qui s’imprime à gauche du numéro : NIF, NIS, RC, AI. Écrivez le sigle tel qu’il figure sur les papiers du tiers.
   • Valeur — le numéro exactement comme il l’écrit, ponctuation comprise. Une immatriculation au registre du commerce algérien s’écrit 16/00-1234567 B 21, et elle doit se reproduire ainsi.
   • Ordre — sa place dans le bloc imprimé. Les petits numéros s’impriment en premier.
   • Actif — laissez la case cochée. Voir Remplacer un numéro plus bas.
5. Enregistrez la ligne.

Recommencez pour chaque identifiant que porte le tiers. La fiche d’une entreprise algérienne ressemble en général à ceci :

Les libellés vous appartiennent

Le libellé est du texte libre, parce que les identifiants ne sont pas les mêmes partout. Un fournisseur français porte un SIRET et un numéro de TVA intracommunautaire ; un fournisseur britannique porte un numéro de société et un numéro de TVA. Écrivez le sigle qu’emploient les papiers de ce tiers, et Beelocity l’imprime.

Deux règles rendent le bloc lisible :

• Les libellés sont enregistrés en majuscules. nif et NIF sont le même identifiant : vous ne pouvez donc pas saisir les deux par mégarde et imprimer deux fois le même numéro.
• Un libellé par tiers. Si vous essayez d’ajouter un second NIF, Beelocity vous répond que le tiers en a déjà un et vous invite à le modifier.

Remplacer un numéro

Quand un tiers se réimmatricule et que son RC change, n’écrasez pas l’ancien tout de suite et ne laissez pas les deux cochés comme actifs — un document qui montre deux numéros de registre du commerce a l’air d’une erreur de votre part.

Faites plutôt ceci :

1. Décochez Actif sur l’ancien identifiant. Il cesse aussitôt de s’imprimer et reste sur l’onglet : celui qui demande « quel était leur ancien RC » peut encore le lire.
2. Ajoutez le nouveau, avec le même numéro d’ordre que l’ancien pour que le bloc garde sa forme.

Ce qui change et ce qui ne change pas

Tout ce que vous modifiez sur cet onglet porte sur le prochain document que vous produirez. Cela ne réécrit jamais un document déjà envoyé : une facture garde les identifiants avec lesquels elle est partie, si bien que l’exemplaire dans le dossier de votre client et le vôtre restent identiques. C’est voulu — un document qui changerait discrètement après son envoi ne vaudrait rien comme archive.

Conseils

• Renseignez-les à la création du client, pas le jour où une facture revient. Les numéros sont sur son papier à en-tête, sur ses propres factures et sur son extrait du registre du commerce.
• Le NIF est celui qui bloque les paiements. Si vous n’avez le temps que pour un seul, saisissez celui-là.
• Les fournisseurs le méritent aussi. Leurs identifiants figurent sur les bons de commande que vous leur envoyez, et un fournisseur qui peut rapprocher votre commande de ses propres écritures expédie plus vite.