La page Position et prévision de trésorerie répond à deux questions. Combien d’argent vos comptes détiennent-ils aujourd’hui ? Et que doit-il entrer et sortir dans les semaines qui viennent ? La prévision regarde aussi loin que l’horizon que vous choisissez. Vous voyez ainsi quand votre solde passerait sous zéro, et vous pouvez agir avant.
Vous ne saisissez rien sur cette page, et Beelocity n’en conserve aucun chiffre. Il les calcule à l’ouverture de la page. Il lit les soldes de vos comptes, vos factures clients et fournisseur ouvertes, vos chèques et vos effets, et vos flux récurrents. Pour changer un chiffre, modifiez la fiche dont il vient. Le trésorier, le caissier et le propriétaire de votre organisation peuvent ouvrir cette page.
Ouvrir la page
Ouvrez Trésorerie → Prévisions dans le menu latéral. La page s’ouvre sur l’onglet Position et prévision. Trois réglages se trouvent en haut de l’onglet :
- Horizon de prévision fixe jusqu’où regarde la prévision : 30, 60, 90 ou 180 jours, ou 1 an. Il est réglé sur 90 jours à l’ouverture.
- Périmètre limite la prévision à un seul compte, et il s’ouvre sur Tous les comptes. La position de trésorerie, au-dessus de la prévision, ne change pas.
- Inclure les comptes gelés ajoute vos comptes gelés à la position de trésorerie. La prévision part toujours de vos seuls comptes ouverts, même si vous cochez cette case. Elle compte quand même les titres et les flux récurrents d’un compte gelé.
Sous ces réglages, l’onglet a deux parties : la position de trésorerie, puis la prévision de trésorerie.
Tous les chiffres sont dans votre devise de référence, c’est-à-dire la Devise par défaut de votre organisation. Beelocity convertit chaque autre devise au dernier taux saisi, à la date du jour ou avant. S’il manque un taux dont la position ou la prévision a besoin, cette partie n’affiche aucun chiffre. Une note indique alors la devise et le jour. Le trésorier ou le propriétaire de votre organisation peut saisir le taux sur la page Taux de change. Un seul compte dans une devise sans taux bloque toute la position de trésorerie, même si son solde est nul.
Position de trésorerie
Cette partie montre l’argent que vos comptes détiennent aujourd’hui :
- Position de trésorerie totale est ce que détiennent vos comptes ouverts, additionné dans votre devise de référence, par exemple 3 200 000 DA. Sous le chiffre, la carte donne la date et le nombre de comptes.
- Par devise répartit ce même total selon la devise de chaque compte. Si vous détenez des dinars, des euros et des dollars, vous voyez donc chacun d’eux. Chaque barre donne son montant dans votre devise de référence.
- Par compte liste chaque compte de la position, avec son type et son solde. Le solde y figure dans la devise du compte, puis dans votre devise de référence.
La position de trésorerie est le solde comptable, c’est-à-dire ce que dit le journal de trésorerie. Ce n’est pas le solde de la banque. Un chèque reçu qui n’est pas encore encaissé n’y figure pas.
La position ne compte que les comptes au statut Ouvert, car vous ne pouvez dépenser que leur argent. Cochez Inclure les comptes gelés pour y ajouter les comptes gelés. Un compte clôturé ne compte jamais.
Prévision de trésorerie
Cette partie regarde en avant sur l’horizon que vous avez choisi. Son titre se termine par l’horizon, par exemple 90 jours à venir.
- Solde de clôture projeté est le solde que la prévision attend à la fin de l’horizon. Il part du solde du jour, que la ligne en dessous indique. Il y ajoute ensuite chaque encaissement attendu, et en retire chaque décaissement attendu.
- Flux de trésorerie net est l’argent attendu, moins l’argent qui doit sortir, sur tout l’horizon. S’il est positif, il entre plus d’argent qu’il n’en sort.
- Flux par fenêtre donne les entrées et les sorties de chaque fenêtre, et le solde projeté à sa fin. Deux graphiques ouvrent la carte. Le Solde projeté est une courbe d’une fenêtre à l’autre. Le Flux net de chaque fenêtre est une colonne, verte quand il entre plus qu’il ne sort, et rouge dans le cas contraire. Les deux graphiques placent la fenêtre la plus proche à gauche, dans toutes les langues. Le tableau en dessous donne les chiffres de chaque fenêtre.
- Détail de la prévision liste chaque mouvement que la prévision attend, par date. La colonne Origine dit d’où il vient : une facture client, une facture fournisseur, un chèque reçu, un chèque émis ou un flux récurrent. Un effet y figure comme un chèque. La colonne Libellé donne le numéro du document, ou le libellé du flux récurrent.
La prévision range chaque mouvement dans une fenêtre selon sa date. Les fenêtres sont Déjà échu, Aujourd’hui, 7 prochains jours, 8 à 30 jours, 31 à 60 jours et 61 jours et au-delà. La dernière fenêtre va jusqu’à la fin de l’horizon. Avec un horizon de 30 jours, les deux dernières fenêtres restent donc vides. Chaque fenêtre s’affiche même vide, pour que le solde se lise d’une fenêtre à l’autre.
Déjà échu réunit chaque facture ouverte, chaque facture fournisseur approuvée et chaque titre dont l’échéance est passée, quelle que soit son ancienneté. La date passée d’un flux récurrent n’y figure pas. La prévision saute cette date, et compte le flux à partir de sa première échéance à venir.
Si le solde projeté est sous zéro à la fin d’une fenêtre, un avertissement nomme la première fenêtre dans ce cas. Par exemple : Le solde projeté descend à −150 000 DA à la fin de la fenêtre 8 à 30 jours. Prévoyez un encaissement, un virement ou un financement d’ici là. L’avertissement nomme la première fenêtre sous zéro, et non la plus basse.
Restreindre à un compte. Choisissez un compte dans Périmètre pour ne voir que lui. La prévision part alors du solde de ce compte. Elle ne compte que les chèques et effets de ce compte, et les flux récurrents qui le désignent. Les factures clients et les factures fournisseur ne désignent aucun compte, donc une prévision sur un seul compte les écarte toutes. Elles ne comptent que si Périmètre indique Tous les comptes. Si vous choisissez un compte gelé ou clôturé, Beelocity n’affiche aucune prévision et en donne la raison.
D’où viennent les chiffres de la prévision
Chaque ligne de la prévision vient d’une fiche que vous tenez déjà, à sa date d’échéance :
- Les factures clients au statut Envoyé, Partiellement réglé ou Échu comptent comme des entrées, pour ce que le client doit encore.
- Les factures fournisseur au statut Approuvé ou Partiellement réglé comptent comme des sorties, pour ce que vous devez encore.
- Les chèques et effets reçus comptent comme des entrées tant qu’ils sont Reçu, Remis à l’encaissement ou Remis à l’escompte. Quand l’un d’eux est encaissé, la prévision cesse de le compter. Si un encaissement l’a créé, son argent est alors dans votre position.
- Les chèques et effets émis comptent comme des sorties tant qu’ils sont Émis ou Présenté.
- Les flux récurrents comptent à chacune de leurs échéances dans l’horizon, tant qu’ils sont actifs. Vous les tenez sur la page Flux récurrents.
Un bon de commande ne compte jamais. La prévision compte sa facture fournisseur quand celle-ci passe au statut Approuvé.
La prévision compte un titre reçu à sa date d’échéance, et n’ajoute aucun délai pour la banque. Pour savoir en combien de jours votre banque paie, lisez le Délai moyen d’encaissement sur la page États de trésorerie.
Beelocity convertit un montant en devise au taux du jour, même quand l’argent est dû plus tard. La prévision est donc un plan, et non un chiffre arrêté.