Rapprochement bancaire

Saisir chaque relevé bancaire, rapprocher ses lignes de votre journal de trésorerie, saisir les frais oubliés, et verrouiller le relevé quand il tombe juste.

Le rapprochement bancaire confronte vos propres écritures à celles de la banque. Chaque mois, la banque envoie un relevé pour chaque compte. Il liste chaque crédit et chaque débit du compte, avec les soldes d’ouverture et de clôture de la banque. Vous saisissez ce relevé dans Beelocity, puis vous rapprochez chacune de ses lignes d’une écriture de votre journal de trésorerie.

Deux soldes entrent en jeu, et ce sont deux chiffres différents. Votre solde comptable est celui que donne votre journal de trésorerie. Le solde de la banque est celui que donne le relevé. Le rapprochement vérifie que chaque mouvement du relevé figure aussi dans vos livres, pour que vous puissiez expliquer l’écart entre les deux.

Il fait apparaître deux sortes d’écarts :

L’argent que la banque a fait bouger, et que vos livres ne montrent pas encore. Ce sont souvent des frais bancaires, une commission ou des intérêts, et vous pouvez saisir cette écriture depuis la ligne du relevé. Ce peut aussi être le virement d’un client que personne n’a enregistré, ou un chèque que personne n’a encore encaissé.
L’argent que vos livres montrent, et que la banque n’a pas encore fait bouger. C’est une écriture qu’aucune ligne du relevé ne rapproche. Pour voir ces écritures, filtrez le journal de trésorerie sur le compte et sur Rapprochement bancaire = Non rapproché.

Quand chaque ligne est rapprochée ou ignorée et que l’écart est nul, vous verrouillez le relevé avec Rapprocher et verrouiller.

Le caissier peut consulter les relevés et leur rapprochement. Seuls le trésorier et le propriétaire de votre organisation peuvent saisir un relevé, ajouter ses lignes, les rapprocher ou les ignorer, et le verrouiller.

Ouvrir le rapprochement bancaire

Ouvrez Trésorerie → Rapprochement bancaire dans le menu latéral. La liste montre une ligne par relevé, avec ces colonnes :

Numéro du relevé est le numéro propre du relevé, par exemple STMT-2026-000001. Cliquez dessus pour ouvrir le relevé et son rapprochement.
Compte est le compte bancaire, le compte CCP, le portefeuille électronique ou l’autre compte que couvre le relevé. Le CCP est le compte courant postal d’Algérie Poste.
Période est le premier et le dernier jour que couvre le relevé.
Date du relevé est le jour où la banque l’a édité.
Solde d’ouverture et Solde de clôture sont les soldes de la banque au début et à la fin de la période.
Origine note la provenance du relevé. Ce n’est qu’une mention, car Beelocity ne sait pas lire un fichier de la banque.
Statut vaut Importé, En rapprochement ou Rapproché.
Actif est désactivé pour un relevé que vous avez mis de côté, comme l’explique la section suivante.

Le bouton de filtre de la liste la restreint sur chacune de ces colonnes, et aussi sur la Fin de période (Utiliser les listes).

Importer un relevé

Vous saisissez vous-même chaque relevé à partir du papier de la banque, car Beelocity ne sait pas lire un fichier de la banque. Le statut Importé signifie seulement que vous avez saisi le relevé. Appuyez sur Ajouter dans la liste, puis remplissez le formulaire :

Numéro du relevé s’ouvre sur le numéro suivant, par exemple STMT-2026-000001. Gardez-le, ou tapez le vôtre. Deux relevés de votre organisation ne peuvent pas porter le même numéro.
Compte est le compte que couvre le relevé. La liste ne propose pas de caisse, car aucune banque n’envoie de relevé pour votre propre caisse. Le relevé prend la devise du compte. Vous ne pouvez plus changer de compte après l’enregistrement.
Origine vaut Saisie manuelle. Les autres choix notent seulement le format du fichier de la banque.
Date du relevé est le jour où la banque a édité le relevé. Elle s’ouvre sur aujourd’hui. Elle tombe le dernier jour de la période ou après, et jamais après aujourd’hui.
Début de période et Fin de période sont le premier et le dernier jour que couvre le relevé. La période commence au plus tard le jour où elle finit, et elle ne peut pas finir après aujourd’hui. Chaque ligne que vous ajouterez devra tomber dans la période.
Solde d’ouverture et Solde de clôture sont les soldes de la banque, exactement tels que le relevé les imprime. Ce sont les chiffres de la banque, et non votre solde comptable.

Appuyez sur Enregistrer. Le relevé s’ouvre au statut Importé, et vous ajoutez ses lignes dans son onglet Rapprochement bancaire.

Tant que le relevé est Importé, vous pouvez encore corriger ses dates et ses soldes. Dès que vous rapprochez ou ignorez sa première ligne, ils ne changent plus, et Beelocity refuse un enregistrement qui les modifie. Seul Actif peut encore changer. Même si vous annulez ensuite tous les rapprochements, le relevé ne revient pas à Importé.

Si vous découvrez plus tard une erreur dans les chiffres d’un relevé, mettez-le donc de côté et saisissez-le de nouveau :

Dans son onglet Rapprochement bancaire, appuyez sur Annuler le rapprochement pour chaque ligne rapprochée.
Sur la fiche du relevé, désactivez Actif, puis enregistrez. Beelocity le refuse tant qu’une ligne reste rapprochée.
Saisissez de nouveau le relevé avec les bons chiffres, puis ajoutez ses lignes.
Rapprochez de nouveau chaque ligne. Pour des frais bancaires ou des intérêts déjà saisis, choisissez cette écriture dans la liste. Ne la saisissez pas une seconde fois.

Vous ne pouvez supprimer un relevé que tant qu’il n’a aucune ligne. Pour un relevé qui a des lignes, désactivez plutôt Actif.

L’espace de travail du rapprochement

Ouvrez un relevé, puis passez à son onglet Rapprochement bancaire. Le bandeau du haut montre le Solde d’ouverture, le Solde de clôture et l’Écart. Il compte aussi les lignes Rapproché, Non rapproché et Ignoré.

L’Écart confronte les deux soldes de la banque aux écritures que vous avez rapprochées. Beelocity part du solde d’ouverture de la banque et y ajoute chaque écriture rapprochée, les entrées en plus et les sorties en moins. L’écart est ce qui manque encore pour atteindre le solde de clôture de la banque. L’argent d’une ligne ignorée ne compte pas, et votre solde comptable n’entre pas dans ce chiffre.

Par exemple, la banque ouvre le mois à 1 200 000,00 DA et le clôture à 1 450 000,00 DA. Si vous avez rapproché un encaissement de 300 000,00 DA et un décaissement de 50 000,00 DA, l’écart est nul.

La grille sous le bandeau liste les lignes du relevé, avec leur Date, leur Libellé, leur Débit, leur Crédit, leur Statut et leur Confiance. Elle a son propre bouton de filtre. Par exemple, retenez Statut = Non rapproché pour ne voir que les lignes qui restent. Vous pouvez aussi restreindre les lignes par date, par une plage de débit ou de crédit, ou par niveau de confiance.

Le caissier voit le même onglet, avec une phrase qui lui dit qu’il peut le consulter mais pas le modifier.

Saisir les lignes de la banque

Ouvrez le menu ⋮ au-dessus des lignes, puis choisissez Ajouter une ligne. Le trésorier et le propriétaire de votre organisation le voient tant que le relevé n’est pas verrouillé. Ajoutez une ligne pour chaque mouvement que la banque a imprimé :

Date de la ligne est le jour du mouvement sur le relevé. Elle s’ouvre sur aujourd’hui si la période couvre aujourd’hui, et sinon sur le dernier jour de la période. Elle doit tomber dans la période.
Date de valeur (facultative) est le jour où la banque a mis l’argent à disposition. Elle ne peut pas précéder la date de la ligne.
Libellé est ce que dit la ligne de la banque.
Référence bancaire (facultative) est la référence que la banque donne au mouvement.
Sens vaut Entrée pour un crédit, ou Sortie pour un débit. Une ligne est l’une ou l’autre, jamais les deux.
Montant est un chiffre supérieur à zéro.
Solde après cette ligne (facultatif) est le solde que la banque imprime après cette ligne.

Appuyez ensuite sur Ajouter une ligne dans la boîte de dialogue. Tapez le libellé et la référence tels que la banque les imprime, car le Rapprochement automatique compare leurs mots à vos écritures.

Beelocity refuse une seconde ligne qui a la même date, les mêmes montants et la même référence bancaire. Il ne le vérifie que si la ligne a une référence bancaire.

Cet écran ne permet ni de modifier ni de supprimer une ligne. Si vous avez mal saisi la date, le montant, le sens ou la référence bancaire d’une ligne, ignorez-la, puis ajoutez-la de nouveau avec les bons chiffres. Si seuls son libellé, sa date de valeur ou son solde sont faux, gardez la ligne, et rapprochez-la à la main. Beelocity refuserait une nouvelle ligne de même date, de mêmes montants et de même référence bancaire, même si la première est ignorée.

Rapprocher les lignes de votre journal de trésorerie

Chaque ligne démarre au statut Non rapproché. Vous répondez à chaque ligne de l’une de ces trois façons.

Le Rapprochement automatique est la première passe, la plus rapide. Il se trouve dans le menu ⋮ au-dessus des lignes.

Beelocity examine chaque ligne Non rapprochée. Il prend les écritures du compte qu’aucune ligne ne rapproche encore, de même montant et de même sens, datées à cinq jours au plus de la ligne.
Il note chaque écriture sur sa date, et sur les mots qu’elle partage avec le libellé et la référence bancaire de la ligne. Les mots d’une écriture sont son libellé et les numéros qui sont derrière elle, par exemple son encaissement, les factures qu’il a soldées et son chèque.
Il ne rapproche la ligne que si la note est haute, et seulement si aucune autre écriture n’obtient presque la même note. Sans mot en commun, il ne rapproche qu’une écriture datée à deux jours au plus de la ligne.
Un message compte ensuite les lignes rapprochées, et les lignes qui ont une écriture possible. Il ne montre aucune de ces écritures possibles, donc rapprochez à la main les lignes qui restent.
La colonne Confiance montre la note de chaque ligne que le Rapprochement automatique a rapprochée. Une ligne que vous avez rapprochée à la main affiche un tiret.

Rapprocher relie une ligne à une écriture, à la main. Appuyez sur Rapprocher sur la ligne. La boîte de dialogue liste toutes les écritures du compte qu’aucune ligne ne rapproche encore, de même montant et de même sens, à n’importe quelle date. Chaque écriture montre son type, son montant, sa date, le document qui est derrière et son libellé. Choisissez celle qui enregistre ce mouvement, puis appuyez sur Rapprocher.

Si la liste est vide, vos livres n’ont encore aucune écriture pour ce mouvement. S’il s’agit de frais bancaires ou d’intérêts, saisissez-les depuis la ligne, comme l’explique le paragraphe suivant. Sinon, enregistrez et confirmez d’abord l’encaissement ou le décaissement, ou encaissez son chèque. Rapprochez ensuite la ligne.

Ignorer écarte une ligne volontairement. Appuyez sur Ignorer sur la ligne, et donnez un motif si vous le souhaitez. L’argent d’une ligne ignorée ne compte pas dans l’écart. N’ignorez donc une ligne que si son argent ne change rien au bout du compte. Par exemple, la banque a prélevé des frais par erreur, puis les a rendus. Ignorez ces deux lignes, car à elles deux elles ne font rien bouger. Plus tard, vous pouvez appuyer sur Rapprocher sur une ligne ignorée, ou sur Ne plus ignorer pour la rendre de nouveau Non rapprochée.

Quand la banque a prélevé des frais ou versé des intérêts que vos livres n’ont pas, saisissez l’écriture depuis la ligne. Appuyez sur Rapprocher sur la ligne, puis choisissez Saisir l’écriture manquante.

Une ligne de sortie devient des Frais bancaires, et une ligne d’entrée devient des Intérêts. Vous ne pouvez pas choisir un autre type, donc ne vous en servez pas pour le virement d’un client ni pour un règlement fournisseur.
L’écriture prend la date de la ligne. Elle prend aussi sa date de valeur, si celle-ci n’est pas antérieure. Beelocity refuse cette saisie pour une ligne datée après aujourd’hui, ou avant la date du solde d’ouverture du compte.
Référence SCF (facultative) s’ouvre sur 627 pour des frais bancaires et sur 768 pour des intérêts. Le SCF est le système comptable financier algérien. Beelocity affiche ce code sur l’écriture, et ne s’en sert nulle part ailleurs.
Libellé (facultatif) peut rester vide. L’écriture reprend alors le libellé de la ligne, ou le numéro du relevé si la ligne n’en a pas.

Appuyez sur Saisir et rapprocher. Beelocity passe l’écriture au journal de trésorerie et la rapproche de la ligne en une seule étape. Le solde comptable du compte bouge de ce montant. L’écriture reste attachée à cette ligne. Si vous annulez le rapprochement de la ligne, l’écriture reste au journal de trésorerie, et la ligne ne peut de nouveau se rapprocher que de cette écriture.

Verrouiller le relevé

Quand aucune ligne n’est Non rapprochée et que l’écart est nul, appuyez sur Rapprocher et verrouiller au-dessus des lignes. Le bouton reste grisé jusque-là, et son infobulle dit quoi faire. Le relevé doit aussi avoir au moins une ligne.

Le relevé passe à Rapproché. Ensuite, personne ne peut ajouter, rapprocher ou ignorer ses lignes, ni modifier ses informations. Pour le rouvrir, appuyez sur Annuler le rapprochement sur une ligne rapprochée. Le relevé revient à En rapprochement, et cette ligne redevient Non rapprochée. Un relevé verrouillé dont toutes les lignes sont ignorées n’offre aucun Annuler le rapprochement, donc il reste verrouillé.

La ligne d’état, en haut de la page, se lit Importé, En rapprochement et Rapproché, et montre où en est le travail. Personne n’appuie sur En rapprochement. Beelocity y fait passer le relevé quand vous rapprochez ou ignorez sa première ligne. Il fait de même quand vous annulez un rapprochement sur un relevé verrouillé. L’étape Rapproché de la ligne d’état fait la même chose que Rapprocher et verrouiller. Préférez le bouton au-dessus des lignes, car il reste grisé tant que le relevé ne tombe pas juste.

Ce qui se met à jour tout seul

Vous ne tapez jamais de solde ici. Chaque étape change elle-même ceci :

Rapprocher met l’écriture au statut Rapproché dans le journal de trésorerie, et Annuler le rapprochement la remet à Non rapproché. Aucune de ces deux étapes ne fait bouger un solde.
Saisir et rapprocher passe des frais bancaires ou des intérêts au journal de trésorerie. Le solde comptable du compte se rapproche donc de celui de la banque.
Le premier rapprochement, ou la première ligne ignorée, fait passer le relevé à En rapprochement, et ses dates et ses soldes ne changent plus.
Rapprocher et verrouiller fait passer le relevé à Rapproché, ce qui enregistre que cette période du compte est vérifiée.

Tant qu’une ligne est rapprochée d’une écriture, personne ne peut contre-passer cette écriture dans le journal de trésorerie. Annulez d’abord le rapprochement de la ligne.

Chaque écriture que vous passez d’ici apparaît dans le journal de trésorerie, comme tout autre mouvement d’argent.