Chèques et effets

Le chèque, l’effet et le billet à ordre sont des titres qui font circuler l’argent sans espèces. En Algérie, les entreprises se règlent surtout avec ces titres. Le chèque postdaté est courant. Son tireur le remet aujourd’hui, mais il y inscrit une date plus lointaine. Le bénéficiaire attend cette date pour le remettre à la banque. Il sert donc de crédit informel.

Beelocity suit chaque titre depuis le jour où vous l’enregistrez. Il suit les titres que vous avez reçus d’un client, et ceux que vous avez émis au profit d’un fournisseur. Le parcours s’arrête quand la banque paie le titre, quand il revient impayé, ou quand vous l’endossez, y faites opposition ou l’annulez.

Le caissier enregistre les titres, pose les titres reçus sur un bordereau de remise et remet le bordereau à la banque. Seuls le trésorier et le propriétaire de votre organisation peuvent encaisser un titre, le déclarer impayé et créditer un bordereau.

Reçu ou émis

• Un titre reçu vient d’un client. Ce n’est pas de l’argent tant que la banque ne l’a pas payé. Vous l’enregistrez, puis vous le posez sur un bordereau de remise pour votre banque. Si la banque le paie, il devient Encaissé. Si elle le rend, il devient Impayé.
• Un titre émis est un titre que vous avez écrit au profit d’un fournisseur. Il engage votre entreprise jusqu’à ce que votre banque le paie. L’argent ne quitte votre compte que lorsque votre banque le prélève.

Un titre ne fait bouger l’argent que si un encaissement ou un décaissement l’a créé. Quand ce titre est encaissé, Beelocity porte son encaissement ou son décaissement au journal de trésorerie. Un titre que vous saisissez à la main n’a aucun encaissement ni décaissement derrière lui. Aucune étape sur ce titre ne fait donc bouger d’argent.

Ouvrir les chèques et effets

Ouvrez Trésorerie → Chèques dans le menu latéral. La page s’ouvre sur son onglet Chèques et effets. Chaque ligne affiche :

• Numéro de l’instrument : le numéro imprimé sur le titre. Cliquez dessus pour ouvrir le titre.
• Type : Chèque, Effet ou Billet à ordre.
• Sens : Reçu, pour un titre venu d’un client, ou Émis, pour un titre remis à un fournisseur.
• Tiers : le client qui a écrit le titre, ou le fournisseur que vous réglez.
• Montant : la valeur nominale, par exemple 601 842,50 DA.
• Date d’émission et Échéance : le jour où le titre a été écrit, et le jour où il est payable.
• Compte : votre compte bancaire ou CCP sur lequel le titre est encaissé ou tiré, dans la devise du titre. Le CCP est un compte chez Algérie Poste.
• Statut : où en est le titre.

Appuyez sur le bouton de filtre, à côté de la zone de recherche, pour restreindre la liste. Vous pouvez filtrer par Sens, Type, Statut, Tiers, Compte, Bordereau de remise et Actif. Vous pouvez aussi choisir une plage de Date d’émission, d’Échéance ou de Montant. Par exemple, Sens Reçu avec Statut Reçu affiche les titres qui attendent encore d’aller à la banque. L’adresse de la page garde vos choix, et vous pouvez donc mettre cette vue en favori (Utiliser les listes).

Enregistrer un instrument

Beelocity peut ajouter un titre à cette page tout seul. Quand le trésorier ou le propriétaire de votre organisation confirme un encaissement ou un décaissement, Beelocity ajoute ici son titre. Il ne le fait que si le mode de règlement a le Suivi de l’instrument (Modes de règlement).

Vous pouvez aussi enregistrer un titre à la main. Appuyez sur Ajouter, puis remplissez ces champs :

• Numéro de l’instrument : le numéro imprimé sur le titre. Vous ne pouvez plus le changer après l’enregistrement.
• Type et Sens : vous ne pouvez plus les changer après l’enregistrement, car ils décident des étapes du titre.
• Tiers : le client qui a écrit le titre, ou le fournisseur à qui vous l’avez écrit.
• Banque de la contrepartie : la banque de l’autre partie, par exemple BNA — agence de Hydra. Le formulaire ne la demande que pour un titre reçu. Un titre que vous émettez est tiré sur votre propre compte, et il ne nomme pas la banque du bénéficiaire.
• Montant et Devise : la valeur nominale. Si vous laissez la devise vide, Beelocity prend la devise de votre organisation.
• Date d’émission et Échéance : la prévision de trésorerie attend l’argent à l’échéance. Pour un chèque payable tout de suite, les deux dates sont les mêmes. Pour un chèque postdaté, l’échéance est plus lointaine.
• Compte de trésorerie : votre compte bancaire ou CCP pour ce titre. Un titre reçu peut n’en avoir aucun jusqu’à ce que vous le posiez sur un bordereau. Une caisse ne reçoit pas de titre, et le formulaire n’en propose donc pas.

Appuyez sur Enregistrer. Vous ne pouvez modifier le titre que tant qu’il est Reçu ou Émis. Dans ces deux statuts, vous pouvez aussi le supprimer, si vous l’avez saisi à la main. Vous ne pouvez pas supprimer un titre qu’un encaissement ou un décaissement a créé, ni un titre à un statut plus avancé.

Un titre que vous saisissez à la main ne fait bouger aucun argent. Aucun encaissement ni décaissement ne se trouve derrière lui. Quand il est encaissé, crédité sur un bordereau ou déclaré impayé, le journal de trésorerie ne change donc pas. Aucune facture ne change non plus. Si vous voulez que l’argent suive le titre, ne saisissez pas le titre à la main. Enregistrez plutôt l’encaissement ou le décaissement avec un mode de règlement qui a le Suivi de l’instrument (Encaissements et décaissements). Beelocity crée alors le titre quand le trésorier ou le propriétaire de votre organisation confirme cet encaissement ou ce décaissement. Si vous avez déjà saisi le titre à la main et qu’il est encore Reçu ou Émis, supprimez-le avant d’enregistrer l’encaissement ou le décaissement.

Le cycle de vie d’un instrument reçu

Ouvrez un titre que vous avez reçu, puis appuyez sur la pastille de son statut. La liste des changements de statut s’ouvre. Elle donne les statuts auxquels le titre peut passer depuis là où il se trouve. Les titres reçus et les titres émis ne suivent pas la même route. Beelocity ne propose donc jamais d’opposition sur un titre reçu, ni de bordereau de remise sur un titre émis.

La liste ne donne pas les gestes que vous n’avez pas le droit de faire. Par exemple, le caissier n’y voit pas Encaissé.

Depuis un titre reçu :

• Remis à l’encaissement ou Remis à l’escompte : posez le titre sur un bordereau de remise. Choisissez un bordereau en Brouillon dans la devise du titre, puis appuyez sur Remettre. Le type du bordereau décide lequel des deux statuts le titre prend. Un bordereau à l’escompte ne prend pas de chèque. Aucun argent ne bouge, et la banque n’a le titre qu’après le dépôt du bordereau.
• Encaissé : la banque a payé. Saisissez la Date de valeur de la banque, ou laissez-la vide, puis appuyez sur Encaisser. Si vous la laissez vide, Beelocity prend l’échéance, ou aujourd’hui si l’échéance n’est pas encore arrivée. Si un encaissement a créé le titre, Beelocity porte cet encaissement au journal de trésorerie à la date de valeur.
  • La date de valeur que vous saisissez ne peut être ni après aujourd’hui, ni avant la date d’émission du titre. Si le titre est posé sur un bordereau, elle ne peut pas non plus précéder la Date de dépôt du bordereau.
  • Vous ne pouvez pas encaisser un titre tant que son bordereau est en Brouillon, car la banque ne l’a pas encore. Déposez d’abord le bordereau.
• Impayé : le titre est revenu sans être payé. Saisissez un Motif, puis appuyez sur Déclarer impayé. Le motif s’affiche sous le statut du titre. Vous pouvez aussi saisir la Date de valeur à laquelle la banque a rendu le titre. Si vous la laissez vide, c’est aujourd’hui.
  • La date de valeur ne peut être ni après aujourd’hui, ni avant la date d’émission du titre. Si le titre est posé sur un bordereau, elle ne peut pas précéder la Date de dépôt du bordereau. Si le titre avait été encaissé, elle ne peut pas précéder le jour où la banque l’a crédité.
  • Si un encaissement a créé le titre, Beelocity retire du journal de trésorerie l’argent que cet encaissement y avait porté, à la date de valeur. Les factures que l’encaissement réglait sont de nouveau dues.
  • Beelocity n’enregistre pas les frais de la banque pour le titre rendu. Le trésorier ou le propriétaire les saisit depuis leur ligne sur le relevé bancaire, avec Saisir l’écriture manquante.
  • Un titre encaissé peut encore être déclaré impayé, si la banque reprend son paiement. Vous ne pouvez pas déclarer un titre impayé tant que son bordereau est en Brouillon.
• Endossé : vous transmettez le titre à un autre tiers, client ou fournisseur. Choisissez le tiers dans Endossé au profit de, puis appuyez sur Endosser. Tout titre reçu peut être endossé tant qu’il est Reçu. Le titre quitte vos mains sans passer par votre banque.
  • Aucun argent n’arrive au journal de trésorerie. Si un encaissement a créé le titre, les factures que cet encaissement réglait restent réglées.
  • Beelocity ne marque aucune facture fournisseur comme réglée, même si vous endossez le titre pour régler un fournisseur.

Seuls le trésorier et le propriétaire de votre organisation peuvent appuyer sur Encaissé ou Impayé. Le caissier peut faire les autres gestes.

Le cycle de vie d’un instrument émis

Sur un titre émis, la même liste propose ces gestes :

• Présenté : le bénéficiaire a remis le titre à votre banque. Appuyez sur Marquer présenté. Le journal de trésorerie ne change pas encore.
• Encaissé : votre banque a prélevé l’argent. Seuls le trésorier et le propriétaire de votre organisation peuvent encaisser un titre. Si un décaissement a créé le titre, Beelocity porte ce décaissement au journal de trésorerie à la date de valeur. La date de valeur se donne comme pour un titre reçu. Celle que vous saisissez ne peut être ni après aujourd’hui, ni avant la date d’émission.
• Opposition : vous avez fait opposition auprès de votre banque, après une perte, un vol ou un litige. Saisissez un Motif, qui s’affiche sous le statut, puis appuyez sur Faire opposition. Vous pouvez faire opposition sur un titre Émis ou Présenté.
• Annulé : vous annulez un titre avant que quelqu’un le présente, par exemple un chèque abîmé. Appuyez sur Annuler le titre. Vous ne pouvez annuler qu’un titre Émis, et vous ne pourrez pas revenir en arrière.

Si un décaissement a créé le titre, l’opposition ou l’annulation annule aussi ce décaissement. Les factures qu’il réglait sont de nouveau dues. Le journal de trésorerie ne change pas, car le décaissement n’y était pas arrivé.

Bordereaux de remise — remettre à la banque les instruments reçus

Un bordereau de remise liste les titres reçus que vous remettez ensemble à votre banque. Les titres du bordereau peuvent être des chèques, des effets et des billets à ordre. Ouvrez Trésorerie → Chèques, puis son onglet Bordereaux de remise.

Un bordereau a l’un de ces deux types :

• Encaissement : la banque recouvre chaque titre à son échéance, et elle vous paie à ce moment-là.
• Escompte : la banque paie d’avance les effets et les billets à ordre, moins ses intérêts et ses frais. Un chèque est payable à vue, et il va donc sur un bordereau à l’encaissement.

Quand vous créditez un bordereau à l’escompte, l’encaissement de chaque titre payé arrive au journal de trésorerie pour sa valeur nominale entière. Beelocity n’enregistre pas les intérêts ni les frais de la banque. Ils n’arrivent au journal de trésorerie que par le relevé bancaire. Si un titre escompté revient impayé après le crédit, le trésorier ou le propriétaire le déclare impayé comme tout autre titre. Beelocity retire alors son argent du journal de trésorerie, et les factures qu’il réglait sont de nouveau dues.

La liste des bordereaux a aussi un bouton de filtre. Vous pouvez filtrer par Type, Statut, Compte de dépôt et Actif. Vous pouvez aussi choisir une plage de Date ou de Montant total (Utiliser les listes).

Constituer et créditer un bordereau de remise

1. Appuyez sur Ajouter. Gardez le Numéro du bordereau que Beelocity propose, ou saisissez le vôtre.
2. Choisissez Encaissement ou Escompte dans Type. Vous ne pourrez plus changer le type après l’enregistrement.
3. Choisissez le Compte de dépôt, un compte bancaire ou CCP. Sa devise devient celle du bordereau.
4. La Date de dépôt s’ouvre sur aujourd’hui. Mettez-y le jour où vous portez le bordereau à la banque. Appuyez ensuite sur Enregistrer. Le bordereau démarre en Brouillon.
5. Ouvrez l’onglet Titres du bordereau, puis appuyez sur Rattacher un chèque. Choisissez un titre, puis appuyez sur Rattacher.
   • Le bouton rattache aussi les effets et les billets à ordre. La liste ne montre que les titres Reçu dans la devise du bordereau. Un bordereau à l’escompte ne liste aucun chèque.
   • Le titre passe à Remis à l’encaissement ou Remis à l’escompte. Aucun argent ne bouge, et la banque n’a pas encore le titre.
   • Rattachez chaque titre que vous déposez. Le Montant total en fait la somme.
   • Tant qu’un titre est posé sur le bordereau, vous ne pouvez pas changer le compte de dépôt du bordereau. Détachez d’abord le titre.
   • Si vous avez rattaché le mauvais titre, appuyez sur les trois points au bout de sa ligne, puis choisissez Détacher. Le titre revient au statut Reçu, et le total baisse. Vous ne pouvez détacher un titre que tant que le bordereau est en Brouillon.
6. Remettez le bordereau à la banque. Sur la ligne d’état du bordereau, Brouillon · Déposé · Crédité, appuyez sur Déposé.
   • Saisissez la référence de la banque si elle vous en a donné une, puis appuyez sur Déposer. Aucun argent ne bouge.
   • Le bordereau doit porter au moins un titre. Sa Date de dépôt ne peut être ni après aujourd’hui, ni avant la date d’émission d’un de ses titres. Si Beelocity refuse la date, modifiez la Date de dépôt du bordereau, puis déposez-le de nouveau.
   • Après le dépôt, vous ne pouvez plus rattacher ni détacher de titre. Vous ne pouvez plus changer non plus la date, le compte ni le numéro du bordereau.
7. Attendez que la banque dise ce qu’elle a payé. Le trésorier ou le propriétaire de votre organisation appuie alors sur Crédité, sur la même ligne.
   • La fenêtre liste chaque titre qui attend encore la banque. Chaque titre démarre sur Payé. Marquez comme Revenu impayé chaque titre que la banque a rendu.
   • Saisissez la Date de valeur à laquelle la banque a crédité le bordereau, ou laissez-la vide pour aujourd’hui. Elle ne peut être ni après aujourd’hui, ni avant la Date de dépôt du bordereau.
   • Appuyez ensuite sur Créditer le bordereau.

Payé encaisse le titre. Si un encaissement a créé le titre, Beelocity porte cet encaissement au journal de trésorerie, sur le compte du bordereau, à la date de valeur. Revenu impayé ne porte rien au journal de trésorerie, car rien n’y était arrivé. Le titre passe au statut Impayé, et les factures que son encaissement réglait sont de nouveau dues. Pour un titre saisi à la main, aucune des deux réponses ne fait bouger d’argent.

La fenêtre ne demande la date de valeur que tant qu’un titre au moins est Payé. Si tous les titres sont revenus, la banque n’a rien crédité, et il n’y a donc aucun jour à donner.

Le bordereau finit Crédité si aucun de ses titres n’est revenu. Il finit Partiellement rejeté si un titre est revenu, et aussi si tous sont revenus. Personne ne choisit ce statut. Beelocity y met aussi un bordereau crédité quand quelqu’un déclare plus tard l’un de ses titres impayé.

Après le dépôt d’un bordereau, vous pouvez aussi encaisser un de ses titres, ou le déclarer impayé, depuis la page du titre. Le crédit du bordereau saute alors ce titre. Gardez au moins un titre pour le crédit du bordereau. Si vous réglez chaque titre depuis sa propre page, le crédit n’a plus rien à enregistrer, et le bordereau reste Déposé pour de bon.

Vous ne pouvez supprimer un bordereau que tant qu’il est en Brouillon. Ses titres reviennent alors au statut Reçu. Après le dépôt, le bordereau reste au dossier.

Ce qui se met à jour tout seul

Beelocity met les soldes à jour pour vous, mais seulement pour un titre qu’un encaissement ou un décaissement a créé. Voici ce que chaque étape fait à l’argent :

• Quand un titre reçu est encaissé, ou qu’un bordereau le crédite comme Payé, Beelocity porte son encaissement au journal de trésorerie. Le solde de votre compte monte.
• Quand un titre émis est encaissé, Beelocity porte son décaissement au journal de trésorerie. Votre solde baisse.
• Quand quelqu’un déclare impayé un titre reçu, Beelocity retire l’argent que son encaissement avait porté au journal de trésorerie. Les factures que l’encaissement réglait sont de nouveau dues.
• Quand vous faites opposition sur un titre émis ou que vous l’annulez, Beelocity annule son décaissement. Les factures que le décaissement réglait sont de nouveau dues.

Chacun de ces mouvements est une ligne du journal de trésorerie, le relevé unique derrière chaque solde. La prévision de trésorerie compte aussi chaque titre qui n’est pas encore encaissé, à son échéance. Elle compte comme une entrée d’argent un titre reçu au statut Reçu ou remis. Elle compte comme une sortie d’argent un titre émis au statut Émis ou Présenté.