Beelocity repose sur une adhésion par consentement : personne n’est ajouté à une organisation sans avoir explicitement accepté une invitation. Chaque membre a donc accepté d’en faire partie, et nul n’est inscrit dans une organisation à son insu.
Envoyer une invitation
Il vous faut l’autorisation Inviter des utilisateurs pour envoyer des invitations (elle est incluse d’office dans les rôles de propriétaire et d’administrateur).
- Allez dans Paramètres → Invitations et cliquez sur Ajouter.
- Saisissez l’adresse e-mail de la personne invitée — elle doit correspondre à celle de son compte Beelocity (ou à celle avec laquelle elle créera son compte).
- Vous pouvez lui attribuer d’avance un rôle (par exemple « Magasinier »). Si vous le faites, le rôle lui est accordé automatiquement dès qu’elle accepte : elle peut se mettre au travail tout de suite, avec les bonnes autorisations.
- Vous pouvez aussi renseigner une fonction — purement informative (par exemple « Responsable de dépôt »). Elle figure sur sa fiche de membre mais n’entre pas dans les autorisations.
- Cliquez sur Envoyer.
La personne invitée reçoit une notification par e-mail. Une invitation expire au bout de 30 jours sans réponse.
Astuce : si la personne invitée n’a pas encore de compte Beelocity, elle doit d’abord en créer un avec la même adresse e-mail que celle de l’invitation. L’invitation l’attendra dès sa connexion.
Accepter une invitation (côté invité)
Si vous avez été invité à rejoindre une organisation :
- Connectez-vous à Beelocity (ou créez d’abord un compte si vous n’en avez pas).
- Ouvrez votre boîte de réception depuis le menu latéral — l’invitation vous y attend comme un élément qui demande une action de votre part, avec le nom de l’organisation et celui de l’expéditeur. (Si vous n’avez encore aucune organisation, l’invitation apparaît aussi directement sur la page de choix de l’organisation.)
- Cliquez sur Accepter pour rejoindre l’organisation, ou sur Refuser si vous ne le souhaitez pas.
L’acceptation est immédiate : l’adhésion est créée, le rôle éventuellement attribué d’avance est accordé, et vous pouvez travailler tout de suite. L’opération est consignée dans le journal d’audit.
Ce qui se passe à l’acceptation
Quand quelqu’un accepte une invitation :
- Une adhésion est créée, qui relie son compte utilisateur à votre organisation.
- Si vous aviez attribué un rôle d’avance, il est accordé automatiquement — rien de plus à faire.
- Le nouveau membre apparaît dans Paramètres → Membres, où vous pouvez gérer ses rôles.
Les statuts d’une invitation
| Statut | Ce qu’il signifie |
|---|---|
| En attente | Envoyée, en attente de réponse. La personne invitée dispose de 30 jours. |
| Accepté | La personne invitée a rejoint l’organisation et en est désormais membre. |
| Refusé | La personne invitée a choisi de ne pas rejoindre l’organisation. |
| Annulé | L’expéditeur a retiré l’invitation avant qu’elle ne reçoive de réponse. |
| Expiré | 30 jours se sont écoulés sans réponse. |
Une fois qu’une invitation a quitté l’état En attente, c’est définitif : elle ne peut pas être rouverte. Pour réinviter quelqu’un qui a refusé, ou dont l’invitation a expiré, envoyez simplement une nouvelle invitation.
Vous pouvez annuler toute invitation en attente depuis la page Invitations si vous changez d’avis avant que la personne n’ait répondu.
Conseils
- Invitez tôt les personnes clés de votre équipe — avoir votre noyau à bord avant de commencer à configurer le système leur permet d’aider à la mise en place et d’apprendre la plateforme ensemble.
- Attribuez les rôles d’avance pour gagner du temps : un nouveau membre peut travailler tout de suite au lieu d’attendre qu’on lui affecte un rôle à la main.
- Servez-vous des fonctions pour tenir votre liste de membres en ordre : elles font voir d’un coup d’œil le métier réel de chacun, même si elles n’entrent pas dans les autorisations.