Personne n’entre dans une organisation sans accepter une invitation. Vous envoyez l’invitation, et la personne décide. Chaque membre a donc accepté d’en faire partie, et personne n’est ajouté à son insu.
Envoyer une invitation
Pour envoyer des invitations, vous devez être le propriétaire de l’organisation, ou avoir un rôle qui donne l’autorisation de créer des invitations. Les autres rôles fournis d’origine ne la donnent pas.
- Allez dans Paramètres → Invitations et cliquez sur Ajouter.
- Saisissez l’E-mail de la personne invitée. Il doit correspondre à celui de son compte Beelocity, ou à celui avec lequel elle créera son compte.
- Vous pouvez saisir une Fonction, par exemple « Responsable de dépôt ». Elle est purement informative et ne donne aucune autorisation.
- Vous pouvez choisir un Rôle, par exemple Assistant commercial. Beelocity l’accorde quand la personne accepte, et elle peut se mettre au travail tout de suite.
- Cliquez sur Envoyer.
Seul le propriétaire peut attacher un rôle fourni d’origine. Toute autre personne ne peut attacher qu’un rôle dont elle détient elle-même les autorisations.
La personne invitée reçoit un e-mail. Si elle a déjà un compte, l’invitation arrive aussi dans sa boîte de réception. Une invitation expire au bout de 30 jours sans réponse.
Astuce : si la personne invitée n’a pas encore de compte Beelocity, elle doit d’abord en créer un avec la même adresse e-mail que celle de l’invitation. L’invitation l’attendra à sa connexion.
Accepter une invitation (côté invité)
Si vous avez été invité à rejoindre une organisation :
- Connectez-vous à Beelocity, ou créez d’abord un compte si vous n’en avez pas.
- Trouvez l’invitation en haut de la page Choisir une organisation, sous Invitations en attente. Elle montre le nom de l’organisation et celui de l’expéditeur.
- Cliquez sur Accepter pour rejoindre l’organisation, ou sur Refuser si vous ne le souhaitez pas.
L’invitation vous attend aussi dans votre boîte de réception, dans le menu latéral, comme un élément qui demande une action de votre part. Vous pouvez aussi y répondre.
L’acceptation est immédiate. Beelocity crée votre adhésion et accorde le rôle que porte l’invitation, s’il y en a un. Si l’invitation porte un rôle, vous pouvez travailler tout de suite. Si elle n’en porte pas, attendez qu’on vous en donne un. Beelocity consigne l’opération dans le journal d’audit.
Ce qui se passe à l’acceptation
Quand quelqu’un accepte une invitation :
- Une adhésion relie son compte utilisateur à votre organisation.
- Si vous aviez attribué un rôle d’avance, Beelocity l’accorde automatiquement, et vous n’avez rien de plus à faire.
- Le rôle apparaît dans Paramètres → Membres, où vous pouvez gérer les rôles du membre. Cette liste compte une ligne par rôle : un nouveau membre sans rôle n’y a donc pas encore de ligne. Pour lui en donner un, cliquez sur Ajouter sur cette page.
Les statuts d’une invitation
| Statut | Ce qu’il signifie |
|---|---|
| En attente | Envoyée, en attente de réponse. La personne invitée dispose de 30 jours. |
| Accepté | La personne invitée a rejoint l’organisation et en est désormais membre. |
| Refusé | La personne invitée a choisi de ne pas rejoindre l’organisation. |
| Annulé | Quelqu’un a retiré l’invitation avant que la personne invitée ne réponde. |
| Expiré | 30 jours se sont écoulés sans réponse. |
Quand une invitation quitte l’état En attente, c’est définitif et vous ne pouvez pas la rouvrir. Pour inviter à nouveau quelqu’un qui a refusé, ou dont l’invitation a expiré, envoyez une nouvelle invitation.
Vous pouvez retirer une invitation en attente depuis la page Invitations si vous changez d’avis avant que la personne ne réponde. Ouvrez-la, cliquez sur l’étape où elle se trouve pour ouvrir la liste des changements de statut, puis choisissez Annulé. Pour en retirer plusieurs d’un coup, sélectionnez-les dans la liste et choisissez Supprimer dans Autres actions.
Conseils
- Invitez tôt les personnes clés de votre équipe. Si votre noyau vous rejoint avant que vous ne configuriez le système, ces personnes peuvent aider à la mise en place et apprendre la plateforme avec vous.
- Attribuez les rôles d’avance pour gagner du temps. Un nouveau membre peut travailler tout de suite, et personne n’a à lui affecter un rôle à la main.
- Servez-vous des fonctions pour dire ce que fait chacun. Une fonction figure sur l’invitation et dans la liste des invitations, et elle n’entre pas dans les autorisations.