Un dépôt est un lieu où votre organisation garde du stock. Ce peut être un vrai bâtiment, ou un dépôt virtuel sans adresse. Commencez par vos dépôts, car chaque ligne de stock en nomme un.
Dans un dépôt, une zone est une partie où se fait un type de travail, comme la réception ou l’emballage. Un emplacement est un endroit précis qui contient du stock, comme un rayonnage, une étagère ou un casier.
Seul le dépôt est nécessaire. Le stock peut se trouver dans un dépôt sans emplacement, et un emplacement peut rester hors zone. Ajoutez donc des zones et des emplacements quand votre équipe en a besoin pour retrouver la marchandise.
Ces fiches disent à votre équipe où se trouve le stock. Beelocity ne dirige pas le travail. Il ne dit pas à votre équipe où ranger le stock, et il ne trace aucun chemin dans le dépôt. Sur chaque document, votre équipe choisit l’emplacement.
Parmi les rôles livrés avec Beelocity, seul le propriétaire de votre organisation peut modifier ces fiches. Toute autre personne a besoin d’un rôle que l’entreprise crée.
Types de dépôt
| Type | Ce qu’il représente | Quand l’utiliser |
|---|---|---|
| Physique | Un vrai bâtiment : un dépôt, une réserve d’usine ou l’arrière-boutique d’un magasin. | Pour votre stockage habituel, là où votre équipe peut aller chercher la marchandise. |
| Virtuel | Un dépôt sans adresse, pour le stock auquel votre comptabilité doit donner un lieu. Personne n’y entre. | Pour le stock que vous ne détenez pas vous-même, comme de la marchandise laissée chez un partenaire. |
| Retours | Un dépôt pour la marchandise que les clients renvoient. | Si vous gardez les retours à part. Le type ne bloque rien. L’État indiqué sur chaque ligne de retour fixe le statut : Bon état donne Disponible, et Détérioré donne Détérioré. |
| Transit | Pour la marchandise partie d’un endroit et pas encore arrivée au suivant. | Si vous voulez suivre cette marchandise vous-même. Un bon de transfert n’utilise pas ce dépôt. Il sort le stock du dépôt d’origine à En transit, et l’ajoute à destination à Terminé. |
| Site fournisseur | Les locaux du fournisseur. La marchandise qui s’y trouve reste la vôtre. | Si un sous-traitant travaille votre matière chez lui. Beelocity compte cette marchandise dans votre stock. |
Le type décrit seulement le dépôt. Beelocity déplace et compte le stock de la même façon dans chaque type. Le stock d’un dépôt Transit ou Site fournisseur entre donc dans la quantité en stock. Si son statut est Disponible, un document qui nomme ce dépôt peut le vendre.
Commencez par un dépôt Physique, et ajoutez un autre type quand vous en avez besoin.
Créer un dépôt
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Allez dans Stock → Paramétrage. Il s’ouvre sur l’onglet Dépôts. Cliquez sur Ajouter.
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Renseignez :
- Code : Le formulaire s’ouvre sur le code suivant, par exemple
WH-000004aprèsWH-000003. Tous vos dépôts partagent cette série. Gardez le code, ou saisissez le vôtre, commeALG-NORD. Si vous l’effacez, Beelocity donne le code suivant à l’enregistrement. - Nom : Un nom que votre équipe connaît, comme « Dépôt principal, Alger » ou « Centre de retours, Oran ».
- Type : Physique, Virtuel, Retours, Transit ou Site fournisseur.
- Par défaut : Un nouveau document s’ouvre sur ce dépôt. Votre premier dépôt est le dépôt par défaut. Le champ s’ouvre donc activé tant qu’aucun dépôt ne l’est. Si vous activez ce champ sur un autre dépôt, il prend sa place.
- Adresse ligne 1, Adresse ligne 2, Ville, Wilaya et Code postal : Le lieu où se trouve le dépôt.
- Nom du contact, E-mail du contact et Téléphone du contact : La personne à joindre pour ce dépôt.
Un dépôt Virtuel ne demande ni adresse ni contact, car personne ne s’y rend.
- Code : Le formulaire s’ouvre sur le code suivant, par exemple
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Cliquez sur Enregistrer.
Après l’enregistrement, vous pouvez ajouter les zones et les emplacements du dépôt.
La liste des Dépôts se cherche par code, nom, ville ou contact. Son bouton de filtre la restreint par Type, au dépôt Par défaut, ou par Actif (voir Utiliser les listes).
Pour fermer un dépôt, ouvrez-le et cliquez sur Désactiver. Beelocity garde son historique. Vous pouvez encore le choisir sur un document, alors dites à votre équipe de ne plus l’utiliser.
Zones
Une zone est la partie d’un dépôt où se fait un type de travail. Les zones suivent le chemin de la marchandise dans votre bâtiment, du jour où une livraison arrive au jour où elle repart.
| Type de zone | Ce qui s’y passe | Exemple |
|---|---|---|
| Réception | La marchandise entrante arrive d’abord ici. Elle attend que votre équipe la contrôle et la range. | Le quai de déchargement et l’aire attenante. |
| Stockage | La partie principale du dépôt, où vous gardez l’essentiel de votre stock. | L’aire principale de rayonnages. |
| Préparation | De petites quantités de produits courants, à portée de main, pour que votre équipe marche moins. | Une aire proche de l’emballage. |
| Emballage | Votre équipe met les produits prélevés en carton et les étiquette pour chaque commande. | Des tables près du quai de départ. |
| Expédition | Les colis prêts attendent ici le transporteur. | L’aire de départ. |
| Quarantaine | Le stock en attente de contrôle. Cette zone n’empêche pas une vente. Seul l’état du stock le fait. | Une partie fermée du dépôt. |
| Retours | Votre équipe reçoit les retours clients, les contrôle et décide de leur destination. | Une aire près de la réception. |
Le type décrit seulement la zone. Il ne change rien à la façon dont le stock bouge.
Gérer les zones
Ouvrez un dépôt depuis la liste des Dépôts, puis allez sur son onglet Zones. Vous pouvez y chercher par code ou par nom. Son bouton de filtre le restreint par Type ou par Actif. Vous pouvez :
- Ajouter une zone. Cliquez sur Ajouter, saisissez un Nom et choisissez un Type. Beelocity enregistre la ligne dès qu’elle a les deux. Si vous laissez le Code vide, Beelocity donne le code suivant, par exemple
ZON-000007. Tous vos dépôts partagent cette série. Si vous saisissez votre propre code, commeRCV, Beelocity le garde. Un autre dépôt peut utiliser le même code. - Modifier une zone. Double-cliquez sur une cellule de sa ligne. Beelocity enregistre la ligne quand vous quittez la cellule.
- Désactiver une zone. Désactivez Actif sur sa ligne. Beelocity garde la zone et son historique, et vous pouvez encore la choisir.
- Supprimer une zone. Cliquez sur l’icône Supprimer au bout de sa ligne. Les emplacements et les tâches de comptage de la zone restent, mais ils perdent leur zone. Vous ne pouvez pas annuler cette action.
Tous les dépôts n’ont pas besoin de tous les types de zone. Une petite réserve n’aura peut-être que Stockage et Expédition. Un grand dépôt peut utiliser les sept.
Emplacements
Un emplacement est un endroit précis d’un dépôt qui contient du stock. Choisissez le type qui correspond à l’endroit :
| Type d’emplacement | Ce que c’est | Exemple |
|---|---|---|
| Allée | Un couloir entre deux structures de rangement. | Allée A, allée B, allée C |
| Rayonnage | Une structure d’étagères ou un rack à palettes dans une allée. | Rayonnage A-01, rayonnage A-02 |
| Étagère | Un niveau d’un rayonnage. | Étagère A-01-3 (troisième étagère du rayonnage A-01) |
| Casier | Un compartiment sur une étagère, et le plus petit endroit qui contient du stock. | Casier A-01-3-B (deuxième casier de l’étagère A-01-3) |
| Au sol | Le sol nu, pour les palettes, les gros produits ou le vrac. | Floor-F1, Floor-F2 |
| Spécial | Tout autre genre d’endroit. | Chambre froide |
Le type décrit seulement l’emplacement. Pour montrer qu’un emplacement se trouve dans un autre, remplissez Emplacement parent. Un casier est sur une étagère, une étagère sur un rayonnage, et un rayonnage dans une allée.
Propriétés d’un emplacement
Le Code et le Code-barres identifient un emplacement. Les autres champs ci-dessous sont des repères pour votre équipe. Beelocity les garde, et il ne les vérifie pas quand le stock bouge.
| Propriété | Signification |
|---|---|
| Code | Beelocity donne le code suivant, par exemple LOC-000012. Tous vos dépôts partagent cette série. Vous pouvez saisir votre propre code à la place, comme le chemin de marche A-01-3-B. Deux emplacements d’un même dépôt ne peuvent pas partager un code. |
| Code-barres | Le code-barres de l’étiquette de l’emplacement. Deux emplacements ne peuvent pas partager le même. Vous pouvez le chercher dans l’onglet Emplacements. La préparation, le rangement et le comptage ne le lisent pas. |
| Position X, Y et Z | Trois chiffres pour vos propres repères : deux au sol et un pour la hauteur, à partir de zéro au sol. Le plan du dépôt ne les utilise pas. |
| Poids maximal | Le poids maximal que cet emplacement supporte. Le champ n’a pas d’unité, alors convenez-en d’une avec votre équipe. S’il n’y a pas de limite, laissez-le vide. |
| Volume maximal | Le volume maximal que cet emplacement contient. Le champ n’a pas d’unité, alors convenez-en d’une avec votre équipe. S’il n’y a pas de limite, laissez-le vide. |
| Statut | Disponible, Plein, Réservé, Bloqué ou En maintenance. Beelocity n’arrête aucun mouvement, quel que soit le statut. Si vous bloquez un emplacement, prévenez donc votre équipe. |
| Prélèvement autorisé | Si votre équipe prélève du stock à cet emplacement. Désactivez-le pour un emplacement de réserve où les préparateurs ne vont pas. |
| Rangement autorisé | Si votre équipe range du stock entrant à cet emplacement. Désactivez-le pour un emplacement qui se remplit seulement depuis l’intérieur du dépôt. |
Gérer les emplacements
Depuis la page du dépôt, allez sur son onglet Emplacements. Vous pouvez y chercher par code, nom ou code-barres. Son bouton de filtre le restreint par Type, Statut, Prélèvement autorisé, Rangement autorisé ou Actif. Par exemple, trois filtres listent tous les casiers pleins où le prélèvement est autorisé. Vous pouvez :
- Ajouter un emplacement. Cliquez sur Ajouter et choisissez un Type. Beelocity enregistre la ligne dès qu’elle a un type. Si vous laissez le Code vide, Beelocity donne le code suivant. Une nouvelle ligne s’ouvre au statut Disponible, avec Prélèvement autorisé et Rangement autorisé activés.
- Modifier un emplacement. Double-cliquez sur une cellule de sa ligne. Beelocity enregistre la ligne quand vous quittez la cellule. La ligne contient Code, Nom, Type, Code-barres, Prélèvement autorisé, Rangement autorisé, Statut et Actif.
- Désactiver un emplacement. Désactivez Actif sur sa ligne. Beelocity garde l’emplacement et son historique de stock, et vous pouvez encore le choisir.
- Supprimer un emplacement. Cliquez sur l’icône Supprimer au bout de sa ligne. Beelocity refuse si une ligne de stock, un numéro de série ou une caisse nomme l’emplacement. Il refuse aussi si une ligne de bon de livraison, de bon de réception ou de retour le nomme. Après une suppression, les affectations de produits à cet emplacement disparaissent. Les emplacements qu’il contient perdent leur parent, et les mouvements passés et les écritures du journal perdent l’emplacement.
D’autres champs se trouvent seulement sur la page de l’emplacement : Zone, Emplacement parent, Position X, Position Y, Position Z, Poids maximal et Volume maximal. L’onglet n’a pas de lien vers cette page. Pour l’atteindre, ouvrez une fiche qui nomme l’emplacement, comme une ligne de stock ou une affectation produit-emplacement, et cliquez sur l’emplacement.
Pour remplir ces champs sur un nouvel emplacement, utilisez le lien Nouvel emplacement au bout d’une liste d’emplacements. La liste Emplacement d’une nouvelle ligne de stock a ce lien. Pour déplacer un emplacement vers une autre zone, utilisez le Plan du dépôt (plus bas).
Beelocity n’a aucun document qui déplace du stock entre deux emplacements d’un même dépôt. Voir Mouvements de stock.
Un emplacement ne peut pas se trouver dans lui-même, ni dans un emplacement qu’il contient déjà, comme un rayonnage dans l’un de ses propres casiers. Beelocity refuse ce changement et vous le dit. Choisissez un parent situé au-dessus de l’emplacement.
Un emplacement appartient à son dépôt
Partout où vous choisissez un emplacement, la liste ne propose que les emplacements du dépôt que nomme la fiche. La liste attend que vous choisissiez ce dépôt. C’est vrai sur :
- l’Emplacement d’origine et l’Emplacement de destination d’un mouvement de stock
- une ligne de bon de transfert
- une ligne de régularisation de stock ou de tâche de comptage
- une ligne de bon de réception ou de bon de livraison
- une ligne de stock, un numéro de série, une caisse ou une tâche de comptage
Beelocity refuse un emplacement d’un autre dépôt, et un message le dit.
Deux modifications en découlent :
- Le dépôt d’un document ne change pas tant que ses lignes utilisent ses emplacements. Sur ces lignes, effacez ou changez d’abord l’emplacement. Changez ensuite le dépôt.
- Un emplacement ne passe pas dans un autre dépôt tant que du stock, un numéro de série, une caisse ou une ligne de document l’utilise. Créez plutôt un nouvel emplacement dans l’autre dépôt. Si rien n’utilise l’emplacement, vous pouvez encore le déplacer, pour corriger une erreur.
Plan du dépôt
Le plan montre chaque dépôt avec ses zones, et les emplacements de chaque zone. Dans le menu latéral, ouvrez Stock > Situation des stocks, puis l’onglet Plan du dépôt. Il montre une carte par dépôt. Cliquez sur une carte pour ouvrir ce dépôt.
Ce plan ne dessine pas votre bâtiment. Chaque zone est un cadre avec une carte par emplacement. Une carte montre le code de l’emplacement, son type et un point pour son statut. Un emplacement sans zone apparaît sous Hors zone. Le plan n’utilise pas la position d’un emplacement.
Vous pouvez ajouter des fiches sur le plan :
- Ajouter un dépôt et Ajouter une zone ouvrent un court formulaire. Saisissez un nom, choisissez un type et cliquez sur Créer. Si vous laissez le code vide, Beelocity donne le suivant.
- Le bouton + d’une zone, nommé Ajouter un emplacement, ouvre un court formulaire dans cette zone. Le même bouton sous Hors zone ajoute un emplacement sans zone. Un emplacement n’a besoin ni de code ni de nom, vous pouvez donc cliquer tout de suite sur Créer.
Un dépôt vide ne montre que Ajouter une zone.
Pour déplacer un emplacement vers une autre zone, choisissez la zone dans la liste de sa carte. Beelocity enregistre le changement aussitôt.
Conventions de nommage des emplacements
Beelocity numérote un nouvel emplacement LOC-000001, LOC-000002 et ainsi de suite, ce qui suffit à distinguer les emplacements. Si vos étagères portent des étiquettes, saisissez l’étiquette comme code, et Beelocity la garde. Un code qui suit une seule règle est facile à retrouver et à dire :
A-01-3-B= allée A, rayonnage 01, étagère 3, casier BB-05-2-F= allée B, rayonnage 05, étagère 2, casier FFLOOR-01= place au sol n° 1, pour palettes ou gros produits
Choisissez une règle qui correspond à votre agencement, et tenez-vous-y. Quand quelqu’un dit « prends ce produit en A-01-3-B », tout le monde doit savoir où c’est.
Affectations produit-emplacement
Une affectation produit-emplacement dit où un produit, ou une variante, doit se trouver. Elle sert de repère à votre équipe, et aucune étape de Beelocity ne la lit. Voir Affectations produit-emplacement.
| Type d’affectation | À quoi il sert | Exemple |
|---|---|---|
| Par défaut | L’emplacement principal du produit. | « Les enceintes Bluetooth vont en A-03-2-A » |
| Préparation | L’emplacement où votre équipe prélève ce produit pour les commandes. | « Les t-shirts à forte rotation se prélèvent en PICK-01 » |
| Réception | Là où une livraison de ce produit attend que votre équipe la range. | « Les nouveaux téléphones attendent en RCV-ELEC » |
| Débordement | Le second emplacement, quand l’emplacement principal n’a plus de place. | « Quand A-03-2-A est plein, utilisez A-03-3-A » |
Propriétés d’une affectation
Chaque affectation peut porter :
- Priorité : Votre ordre de préférence, le plus petit chiffre d’abord. Beelocity ne choisit pas entre deux affectations.
- Valide du et Valide au : Le premier et le dernier jour de l’affectation. Par exemple, des produits de saison peuvent aller à l’avant du dépôt pendant trois mois. Beelocity ne déplace rien ces jours-là.
Gérer les affectations
Vous gérez les affectations sur l’onglet Affectations produit-emplacement de Stock > Paramétrage. Vous pouvez y affecter un produit ou une variante à un emplacement, et fixer le type, la priorité et les dates.
Conseils
- Commencez simple. Vous n’avez pas à définir chaque casier dès le premier jour. Commencez par vos dépôts, et ajoutez des zones et des emplacements quand votre équipe en a besoin. Une petite entreprise peut d’abord tenir son stock au niveau du dépôt.
- Utilisez des codes d’emplacement qui reprennent vos étiquettes. Si vos étagères portent les étiquettes A-01 à A-20, saisissez ces codes à la place de ceux que Beelocity propose. Votre équipe et Beelocity utilisent alors un seul nom pour chaque emplacement.
- Notez où chaque produit doit se trouver. Les affectations produit-emplacement gardent cela dans une seule liste, que votre équipe peut chercher. Elles ne dirigent rien, donc votre équipe choisit toujours l’emplacement sur chaque document.
- Gardez des zones proches de votre façon de travailler. Les zones doivent suivre le chemin de la marchandise dans votre bâtiment. Si vous recevez et stockez au même endroit, deux zones ne servent peut-être à rien. Si deux aires ont des équipes différentes, deux zones se justifient.