Le journal des stocks inscrit chaque changement d’une quantité en stock dans votre organisation. Servez-vous-en pour savoir pourquoi une quantité a changé. Personne ne peut modifier ni supprimer une écriture. Une correction est une nouvelle écriture, et vous pouvez lire les deux.
Le journal ne couvre que la quantité en stock. Une réservation n’écrit rien, donc Réservé et Disponible peuvent changer sans aucune écriture ici. Un comptage n’écrit rien non plus, tant qu’aucune régularisation n’est comptabilisée. Un changement de Dépôt, d’Emplacement, de Lot ou de Statut sur une ligne de stock n’écrit rien, car En stock ne change pas.
Ce que le journal enregistre
Beelocity passe des écritures chaque fois qu’une étape change une quantité en stock. Voici ces étapes :
- Quelqu’un appuie sur Achever sur un mouvement de stock.
- Un transfert passe à En transit ou Terminé, ou quelqu’un l’annule après son départ.
- Une régularisation de stock atteint Comptabilisé.
- Un document déplace de la marchandise, comme un bon de réception, un bon de livraison, une vente en caisse ou un ordre de fabrication.
- Quelqu’un modifie En stock à la main sur une ligne de stock.
Chaque écriture porte :
| Champ | Signification |
|---|---|
| Date | Le moment où Beelocity a passé l’écriture. Ce n’est pas la Date du mouvement. Si vous reculez la date d’un mouvement, ses écritures montrent toujours le jour où quelqu’un a appuyé sur Achever. |
| Sens | Une Entrée a ajouté du stock à un dépôt, et une Sortie lui en a retiré. |
| Produit / Variante | Le produit dont le stock a bougé. Il reste vide si le stock appartient à une variante, et la page de l’écriture n’affiche aucune variante. Pour retrouver une telle écriture, utilisez le filtre Variante. |
| Dépôt / Emplacement | Le dépôt dont la quantité a changé, et l’emplacement dans ce dépôt. Emplacement reste vide si le stock n’a pas d’emplacement. |
| Lot | Le lot concerné, si le stock appartient à un lot. |
| Quantité | Ce que l’écriture a déplacé, dans son Unité. Ce chiffre est toujours positif, et le sens dit dans quelle direction. |
| Quantité précédente | Ce qu’il y avait juste avant l’écriture. Beelocity ne l’inscrit que si quelqu’un modifie En stock à la main sur une ligne de stock. Les écritures qui déplacent le stock lot par lot la laissent vide. |
| Nouvelle quantité | Ce qu’il y avait juste après l’écriture : la quantité précédente, plus ou moins la quantité de l’écriture. Elle reste vide là où la Quantité précédente l’est. |
| Type de référence | Ce qui a causé l’écriture, comme un bon de commande, un bon de livraison, un bon de transfert ou une régularisation. |
| Document | Lequel, par son propre numéro. Ouvrez l’écriture et cliquez sur le numéro pour lire le document. |
| Valeur | Ce que valait l’écriture : sa quantité au coût que Beelocity a retenu. Elle reste vide si le coût n’est pas connu. |
| Créé par | La personne qui a déclenché l’écriture. |
Le coût derrière la Valeur dépend de ce qui a passé l’écriture :
- Un mouvement que vous avez écrit utilise le Coût unitaire de sa ligne.
- Un document qui sort du stock utilise ce que ce stock a coûté.
- Un bon de réception utilise le coût de la marchandise qu’il a fait entrer.
- Une régularisation utilise ce que le stock a coûté quand elle en retire. Elle utilise le Coût unitaire de sa ligne quand elle en ajoute.
- Une modification à la main d’une ligne de stock n’a pas de valeur.
Un transfert écrit à deux étapes. Il écrit des Sorties à l’origine quand il passe à En transit, et des Entrées à destination quand il passe à Terminé. Chaque étape passe une écriture par lot. Si quelqu’un annule le transfert après le départ de la marchandise, Beelocity passe des Entrées à l’origine. Un mouvement entre deux dépôts écrit les deux côtés au même moment.
Pourquoi le journal compte
Le journal des stocks vous donne :
- L’histoire de chaque quantité : vous pouvez suivre chaque changement, lot par lot, jusqu’au document qui l’a produit.
- La responsabilité : chaque écriture nomme la personne qui l’a déclenchée.
- La valeur de chaque déplacement : chaque écriture peut montrer ce que valait le déplacement. La valorisation du stock ne lit pas ce chiffre, car chaque ligne de stock garde son propre coût.
- Une réponse en cas de litige : si une quantité semble fausse, le journal dit ce qui a changé, quand Beelocity l’a inscrit, et pourquoi.
Se servir du journal
Ouvrez Stock → Mouvements dans le menu latéral, puis son onglet Journal. Le journal montre d’abord l’écriture la plus récente.
Restreindre la liste
Servez-vous de la barre de recherche pour retrouver une écriture. Vous pouvez chercher un nom ou une référence de produit, un code ou un nom de dépôt, un code ou un nom d’emplacement, ou un numéro de lot. Le bouton de filtre à côté restreint le journal (Utiliser les listes). Vous pouvez le restreindre par :
- Date : une plage d’un jour à un autre. Elle lit le moment où Beelocity a passé l’écriture, et non la Date du mouvement.
- Sens : seulement les entrées, ou seulement les sorties.
- Type de référence : seulement les écritures d’un genre de document, comme les bons de commande, les transferts, les régularisations, les ventes en caisse ou les sorties de maintenance.
- Dépôt : seulement les écritures d’un dépôt.
- Quantité, Quantité précédente, Nouvelle quantité : un minimum et un maximum.
- Produit, Variante, Emplacement, Lot : toute l’histoire de l’un d’eux. La liste n’a pas de colonne pour eux, et la page de l’écriture les affiche tous sauf la variante.
Lire une écriture
Chaque écriture dit ce qui a bougé et pourquoi. Par exemple :
Sens : Entrée | Quantité : 500 | Lot : LOT-GR-2026-000042-01 | Type de référence : Bon de commande | Document : PO-2026-000042
Cette écriture dit que 500 unités d’un même lot sont entrées sur le bon de commande PO-2026-000042. Si une livraison prend dans deux lots, elle passe deux écritures, une par lot, chacune au coût de son lot.
Cliquez sur le numéro depuis l’écriture pour ouvrir la commande. C’est ainsi que vous passez d’un chiffre dont vous doutez au document qui l’a produit. La même référence figure sur le mouvement de stock qui a passé l’écriture.
Document reste vide dans deux cas, et tous deux sont normaux :
- Un mouvement que quelqu’un a écrit à la main, sans référence.
- Un document que vous n’avez pas le droit d’ouvrir. L’écriture dit toujours de quel genre de document il s’agit.
Si quelqu’un a modifié une ligne de stock à la main, l’écriture porte le type Régularisation, sans mouvement derrière elle. Son Document renvoie alors à cette ligne de stock, sous le nom du produit.
Important : le journal des stocks est en lecture seule. Vous ne pouvez ni créer, ni modifier, ni supprimer une écriture. Beelocity passe chaque écriture quand une étape change une quantité en stock.