Une session de caisse est le temps pendant lequel une caisse est ouverte. Elle commence quand le caissier ouvre la caisse avec un fonds de caisse. Elle enregistre chaque ticket vendu entre-temps, et se termine quand quelqu’un compte le tiroir-caisse. Une caisse ne peut avoir qu’une seule session ouverte ou en clôture à la fois.
La ligne d’état, en haut de la page d’une session, montre où en est la session :
- Ouvert veut dire que le caissier peut vendre, rembourser et rendre un ticket sans effet.
- En clôture veut dire que le tiroir-caisse est compté et que Beelocity écrit le solde. Une clôture normale passe par cette étape en un instant. Si le solde s’arrête, la session reste ici, comme l’explique Quand une clôture n’aboutit pas plus bas.
- Clôturé veut dire que la session est terminée et que ses chiffres ne changent plus. Une clôture normale arrive ici avec son solde fait. Une clôture forcée arrive ici aussi, et son solde peut rester inachevé.
L’ouverture
Au terminal, le caissier appuie sur Ouvrir une session et saisit le Fonds de caisse. Ce sont les espèces placées dans le tiroir-caisse pour rendre la monnaie, par exemple 5 000 DA. Pour le compter coupure par coupure, il coche Compter les billets et les pièces à la place et saisit combien il y a de chaque coupure. Le terminal additionne alors le fonds de caisse pour lui.
Pendant la session
Chaque vente, chaque remboursement et chaque ticket rendu sans effet s’enregistre sur la session ouverte. Vous pouvez lire la recette à tout moment dans l’onglet Rapport X de la page de la session. C’est le même récapitulatif que le rapport Z de clôture, pris plus tôt. Tant que la session est ouverte, Espèces attendues montre sur cette page le chiffre en cours, suivi des mots à cette heure.
Clôturer et compter
Clôturer une session met aussi fin à ce qui reste sur son comptoir. Beelocity jette tout ticket encore ouvert et impayé. L’écran de clôture dit combien il y en a, pour que le caissier les encaisse ou les jette à dessein.
Pour clôturer, le caissier appuie sur Clôturer la session dans le menu ⋮. Il compte tout ce que contient le tiroir-caisse, fonds de caisse compris. Il saisit le total, ou coche Compter les billets et les pièces à la place. Beelocity calcule alors les Espèces attendues à partir des tickets et des mouvements de caisse enregistrés :
espèces attendues = fonds de caisse + espèces encaissées sur les ventes − monnaie rendue − espèces payées sur les remboursements + entrées de caisse − sorties de caisse
Un ticket rendu sans effet ne compte pas dans ce chiffre. Seules les espèces jouent, car la recette carte n’entre jamais dans le tiroir-caisse.
Le terminal ne propose ni le chèque ni l’effet, car la caisse n’a nulle part où noter le numéro du papier. Un client qui règle ainsi a besoin d’une facture dans les Ventes.
Les espèces peuvent bouger pendant une session, sans attendre la clôture. Par exemple, le caissier porte des espèces au coffre, complète le fonds de caisse ou paie un coursier depuis le tiroir-caisse. Il note chaque cas au terminal avec Mouvement de caisse dans le menu ⋮, avec le montant et un motif. Les espèces attendues suivent le mouvement aussitôt, donc un dépôt au coffre ne se lit jamais comme un manquant à la clôture. Vous ne pouvez pas modifier un mouvement. Pour corriger un montant faux, notez un mouvement en sens inverse, et l’histoire de la session reste complète. La caisse refuse une sortie supérieure à ce que le tiroir-caisse devrait contenir.
Avant que le caissier ne valide, le terminal montre Attendu dans le tiroir-caisse et l’écart que fait son comptage. Cet écart suit sa saisie. Si les deux chiffres diffèrent, le bouton affiche Regarder le manquant ou Regarder l’excédent. Le caissier doit l’actionner pour que le bouton affiche Clôturer et solder. Recompter ne coûte rien, mais personne ne peut changer le chiffre enregistré ensuite. Un tiroir-caisse juste se clôture d’une seule pression.
La différence entre le comptage et les espèces attendues est l’Écart de caisse. Un chiffre positif veut dire plus d’espèces que prévu, et un chiffre négatif veut dire qu’il en manque. Beelocity le fige une fois à la clôture et le garde pour de bon. La page de la session le montre dans la section Tiroir-caisse. Si un tiroir-caisse est souvent en manquant, revoyez la tenue de la caisse. Le caissier peut expliquer un écart dans la Note de clôture.
Le solde — automatique
La clôture solde aussi la session, sans aucune écriture à la main de votre part :
- Une facture client couvre les ventes de passage de la session, remboursements déjà déduits. Chaque ticket vendu à un client nommé reçoit sa propre facture sur le compte de ce client. Les factures correspondent aux tickets au centime près. Une remise accordée au terminal y figure comme une remise, et non comme un prix abaissé. L’arrondi espèces reste hors des factures et se règle sur les encaissements.
- Un encaissement de trésorerie par mode de règlement, sur chaque facture. L’argent de chaque mode va sur son propre compte de trésorerie. Les espèces vont sur le compte de caisse, et la carte sur le compte que désigne le mode carte. Les encaissements règlent les factures en entier.
- Un retour peut dépasser les ventes de ce produit dans la session. Par exemple, quelqu’un rapporte un achat ancien, et personne n’achète le même article dans cette session. La différence ne tient pas sur une facture, donc Beelocity écrit un avoir pour cette différence, rattaché à cette facture.
- Un client nommé qui rapporte un achat d’une session antérieure obtient son propre avoir, sur son propre compte, quoi que la boutique ait vendu d’autre. Son relevé montre alors ce qui s’est vraiment passé. Il montre l’achat facturé et le retour crédité.
- Le caissier a déjà rendu la part d’un retour que les ventes de la session n’ont pas pu absorber. Beelocity enregistre donc cette part comme de l’argent payé au titre de l’avoir, depuis le compte par lequel il est vraiment sorti. Un remboursement en espèces sort du compte de caisse, et un remboursement sur carte sort du compte du mode carte. Chaque compte continue de correspondre à ce qui a vraiment franchi le comptoir.
- Une vente payée par carte et remboursée en espèces pendant la même session s’annule sur le papier, mais pas en argent. Le paiement carte arrive encore de la banque, et les espèces ont quitté le tiroir-caisse. La clôture écrit donc les deux côtés. Elle facture la vente et verse la part de chaque mode de règlement sur son propre compte. Elle crédite le retour et enregistre son paiement.
- Cela vaut aussi pour une vente fractionnée. Si un client paie 60 par carte et 40 en espèces et reçoit un remboursement en espèces, Beelocity verse chaque montant là où il va. Il paie ensuite le remboursement depuis le tiroir-caisse.
- Un remboursement peut repartir par où l’argent est venu, comme une vente carte remboursée sur la carte. Si la vente et tout son remboursement tombent dans la même session, il n’y a rien à enregistrer, et Beelocity n’écrit rien pour cette vente.
- Une session sans ticket n’écrit aucune facture. Une session qui n’a fait que rembourser d’anciennes ventes écrit une facture à zéro, qui porte son avoir.
La page de la session renvoie à sa Facture de solde, qui est la facture des ventes de passage. La facture d’un client nommé se trouve depuis son ticket. Chacune de ces factures renvoie à la session. Un avoir écrit par la clôture affiche sa Session de caisse et y renvoie de la même façon. Un avoir que vous écrivez vous-même dans les Ventes n’en a jamais. Aucune clôture ne le prend donc pour le sien, ni ne le paie depuis le tiroir-caisse.
La clôture n’écrit aucune note de son cru sur ces documents. La facture et l’avoir imprimés nomment la
session dans leurs références, dans la langue du document. Une facture en français montre Session de
caisse à côté de SES-2026-000001, et une facture en arabe montre جلسة الصندوق. Les encaissements et
l’argent rendu portent le seul numéro de session comme référence. Chercher SES-2026-000001 dans
Encaissements et décaissements les retrouve donc tous.
Dès qu’une session est clôturée, elle l’est partout. Le terminal propose de nouveau Ouvrir une session aussitôt. Cela vaut quelle que soit la façon dont le caissier quitte le récapitulatif de clôture, par le bouton Clôturé ou par le lien Ouvrir le rapport Z à côté.
Quand une clôture n’aboutit pas
Une clôture a deux moitiés : le comptage du tiroir-caisse, qui est immédiat, et le solde décrit plus haut. Si le solde s’arrête, la session reste à En clôture. La cause est souvent un réglage dans les Ventes ou la Trésorerie. Rien n’est perdu. Corrigez la cause et appuyez sur Terminer le solde, et le solde reprend là où il s’est arrêté.
Le terminal le dit lui-même. Une caisse dont la session est bloquée à En clôture ne propose pas d’en ouvrir une nouvelle. Elle explique que la session a été comptée mais que son solde n’est pas allé au bout, et elle propose Terminer le solde. Aucun nouveau comptage n’est demandé, car le premier enregistre ce qui s’est vraiment passé, donc il tient. Seul le solde repart. S’il s’arrête de nouveau, lisez le motif affiché. Demandez ensuite au propriétaire de votre organisation de corriger ce réglage.
Une cause ne se corrige pas ainsi. Quelqu’un peut annuler dans les Ventes un avoir écrit par la clôture, avant le paiement de ses remboursements. Terminer le solde s’arrête alors à chaque fois et nomme cet avoir. Ne touchez donc pas aux avoirs d’une session en clôture tant que sa ligne d’état n’indique pas Clôturé. Si cela arrive à une session qui a déjà sa Facture de solde, ni Terminer le solde ni une clôture forcée ne peuvent libérer la caisse aujourd’hui.
Une session restée à En clôture garde sa caisse occupée, et aucune nouvelle session ne peut y démarrer. Si Terminer le solde continue d’échouer et que vous avez besoin de la caisse, le propriétaire de votre organisation peut forcer la clôture. Aucun autre rôle intégré ne le peut, et un rôle personnalisé a besoin de l’autorisation de forcer la clôture.
Pour forcer la clôture, le propriétaire ouvre la page de la session et appuie sur Clôturé dans la ligne d’état. C’est la bande en haut de la page qui se lit Ouvert · En clôture · Clôturé. Une clôture forcée fait ceci :
- Elle demande un motif et le garde pour de bon sur la session. La page de la session l’affiche sous Motif de la clôture forcée, sous l’état et à part de la note du caissier.
- Elle renonce au reste du solde et libère la caisse. Ce que le solde a déjà écrit demeure.
- Elle vous laisse le reste. Vous saisissez ce qui manque à la main dans les Ventes et la Trésorerie. Si des tickets n’ont toujours pas de facture, la session apparaît dans Forcées, non soldées.
- Elle inscrit dans Comptée par le nom de la personne qui a forcé la clôture.
Une clôture forcée est un dernier recours, et vous ne pouvez pas l’annuler. Clôturé n’est pas un bouton pour une session qui a déjà sa Facture de solde, car Terminer le solde est alors le moyen de la terminer. Ce n’est pas non plus un bouton pour une personne sans l’autorisation, qui voit la même ligne d’état.
Quand un autre écran est passé avant
Vous pouvez travailler sur une session depuis plus d’un endroit : le terminal au comptoir et la page de la session au bureau. L’un peut la modifier pendant que l’autre la montre encore comme avant. Beelocity refuse alors le second écran. Une phrase dans la langue du lecteur dit ce qui s’est passé et quoi faire :
- Ouvrir une caisse qui a déjà une session nomme cette session. Si elle est ouverte, rechargez la page, puis continuez dessus ou clôturez-la. Si elle est en clôture, rechargez la page et appuyez sur Terminer le solde.
- Clôturer une session qu’un autre écran vient de clôturer indique qu’elle est déjà clôturée et qu’il ne reste rien à clôturer. Si les deux écrans la clôturent au même moment, le second vous renvoie à la page Sessions de caisse pour voir comment elle s’est terminée.
- Terminer le solde, pendant qu’un autre écran termine le même solde, indique que le comptage du tiroir-caisse est enregistré. Il demande de patienter un instant puis de consulter de nouveau la session.
- Un rapport Z demandé pour une session encore ouverte indique que ce rapport s’écrit à la clôture. Il ajoute que le rapport X montre la session jusqu’ici.
- Clôturé sur la ligne d’état d’une session qui n’est plus bloquée à En clôture le dit. Si la session est encore ouverte, il vous dit de la clôturer au terminal.
- Clôturé sur une session qui a reçu entre-temps sa Facture de solde indique que vous ne pouvez plus abandonner son solde. Il vous dit d’appuyer sur Terminer le solde au terminal.
Le rapport Z
Le rapport Z est le récapitulatif de clôture de la session. Beelocity le calcule à partir des tickets enregistrés à chaque ouverture. Il montre combien la session a eu de tickets, de ventes, de remboursements et de tickets sans effet, et sa recette nette. Il montre aussi les totaux par mode de règlement, par taux de TVA et par catégorie de produits.
Vous le lisez dans l’onglet Rapport Z de la page de la session. L’onglet apparaît après le comptage du tiroir-caisse, donc une session à En clôture en a un aussi. L’onglet n’a pas de bouton d’impression. Il ne montre pas l’écart de caisse, qui se trouve dans la section Tiroir-caisse de la même page.
Les tableaux par taux de TVA et par catégorie de produits valorisent ce qui a été vendu, c’est-à-dire la marchandise portée sur les tickets. L’arrondi espèces n’entre dans aucun des deux. Ce sont les quelques centimes ajoutés à un ticket en espèces ou retirés, pour que le client puisse vraiment le payer. Le bas du tableau par taux de TVA se lit donc en trois temps : Recette brute, plus Arrondi espèces, donne Recette nette. La recette nette est le chiffre qui correspond à ce que les modes de règlement ont encaissé. Dans une session sans arrondi, la ligne du milieu vaut zéro et les deux autres concordent.
Retrouver une session
La liste Sessions de caisse se restreint par son bouton de filtre par Statut, Caisse, Caissier, Comptée par ou Avec écart. Elle accepte aussi une période sur Ouverte le ou Clôturée le, et une plage sur Fonds de caisse, Espèces attendues, Espèces comptées ou Écart de caisse. Par exemple, pour trouver les sessions en manquant la semaine dernière, réglez Écart de caisse en dessous de zéro et Clôturée le sur cette semaine (Utiliser les listes).
La page d’une caisse liste ses sessions dans l’onglet Sessions de caisse, avec des filtres sur les colonnes qu’il montre. Sur la page d’une session, Tickets se restreint par Type et Statut, Comptages de caisse par Comptage, et Mouvements de caisse par Sens.
Ce qui est gardé en trace
Beelocity enregistre tout ce que fait une caisse pour que vous puissiez le relire, et aussi ce que les gens en lisent. Cela couvre l’ouverture et la clôture d’une session, chaque vente, chaque remboursement et chaque ticket rendu sans effet. Cela couvre aussi chaque rapport X ou Z que quelqu’un a ouvert, et la recette du jour que quelqu’un a consultée.
Les écritures du solde lui-même sont enregistrées de la même façon, et nomment la session dont elles viennent. Il s’agit de la facture, de l’avoir éventuel et de l’argent rendu à un client. Le propriétaire de votre organisation lit tout cela dans le Journal d’audit, comme toute personne à qui il donne cette autorisation par son rôle.