Une session est un poste — la vie d’un tiroir, de son ouverture à son comptage — sur une seule caisse : elle commence quand le caissier ouvre le tiroir avec un fonds de caisse, enregistre entre-temps chaque ticket vendu, et se termine par un tiroir compté. Chaque caisse ne peut avoir qu’une seule session ouverte à la fois.
L’ouverture
Au terminal, le caissier ouvre une session en saisissant le fonds de caisse — les espèces placées dans le tiroir pour rendre la monnaie (par exemple 5 000 DA). Il peut le détailler par coupure (combien de billets de 2 000 DA, de 1 000 DA, de 500 DA, et ainsi de suite) ; le détail doit correspondre au fonds de caisse.
Pendant le poste
Chaque vente, chaque remboursement et chaque ticket rendu sans effet est enregistré sur la session ouverte. Vous pouvez jeter un œil à la recette à tout moment avec le rapport X de la page de la session — le même récapitulatif que le rapport Z de clôture, pris en cours de poste.
Clôturer et compter
La clôture met fin à la journée de la caisse, donc aussi à tout ce qui traîne encore sur son comptoir : les tickets encore ouverts et impayés partent avec le poste. L’écran de clôture dit combien il y en a, pour qu’ils soient encaissés ou abandonnés à dessein plutôt que par surprise.
Pour clôturer, le caissier compte tout ce qu’il y a dans le tiroir (fonds de caisse compris) et saisit le total — là encore avec un détail facultatif des billets et des pièces. Beelocity calcule alors les espèces attendues à partir des tickets enregistrés :
espèces attendues = fonds de caisse + espèces encaissées sur les ventes − monnaie rendue − espèces payées sur les remboursements + entrées de caisse en cours de poste − sorties de caisse en cours de poste
Seules les espèces jouent sur ce montant — la recette carte ne dort jamais dans le tiroir. (Un chèque ne peut pas du tout être encaissé à la caisse : celle-ci n’a nulle part où noter le numéro de l’instrument, elle vous demande donc de facturer le client à la place.)
Les espèces peuvent bouger en cours de poste sans attendre la clôture. Porter la recette au coffre, remettre du fonds de caisse, payer un coursier depuis le tiroir — notez-le au terminal sous Mouvement de caisse dans le menu ⋯, avec le montant et un motif. Le montant attendu suit le mouvement immédiatement, si bien qu’un dépôt au coffre ne se lit jamais comme un manquant à la clôture. Un mouvement ne se modifie jamais après coup : corrigez-en un mal saisi par un mouvement en sens inverse, et l’histoire du poste reste complète. La caisse refuse une sortie supérieure à ce que le tiroir contient.
Avant de valider, la caisse affiche ce que les tickets attendent de trouver dans le tiroir et l’écart que fait votre comptage, au fur et à mesure de votre saisie. Si les deux ne concordent pas, le bouton vous demande de revoir le manquant ou l’excédent avant de clôturer le poste — recompter ne coûte rien, et le chiffre enregistré ne peut plus être révisé ensuite. Un tiroir juste se clôture en un clic.
L’écart entre le comptage et l’attendu est l’écart de caisse : positif, il y a plus d’espèces que ce que les tickets expliquent ; négatif, il en manque. Il est inscrit une fois à la clôture, conservé à jamais et affiché bien en vue sur la page de la session — un tiroir régulièrement en manquant est le signal classique qu’il faut revoir les procédures de caisse. Une observation de clôture permet au caissier d’expliquer un écart.
Le solde — automatique
La clôture solde aussi la session, sans aucune écriture manuelle :
- Une facture client couvre les ventes anonymes (de passage) de la journée, remboursements déjà déduits. Les tickets vendus à un client nommé obtiennent leur propre facture sur le compte de ce client. La facture correspond aux tickets au centime près — ce que le tiroir a encaissé est ce que dit le document — et une remise accordée à la caisse y figure comme une remise, et non comme un prix discrètement abaissé.
- Un encaissement de trésorerie par mode de règlement, pour chaque facture que le poste solde. La part de chaque mode est validée dans son propre compte de trésorerie — les espèces dans le compte de tiroir de la caisse, la carte dans le compte que désigne le mode carte — et vient apurer ces factures, qui se retrouvent donc entièrement payées.
- Lorsqu’un retour pèse plus lourd que les ventes du jour sur ce produit — quelqu’un rapporte son achat de la veille et n’achète rien de comparable —, la différence ne peut pas tenir sur une facture : Beelocity établit donc un avoir pour cette différence, rattaché à la même facture.
- Un client nommé qui rapporte un achat d’un jour antérieur obtient son propre avoir, sur son propre compte, quoi que le commerce ait vendu d’autre ce jour-là. Son relevé se lit alors comme le poste s’est réellement déroulé : l’achat facturé, le retour crédité.
- Ce qu’un retour dépasse de ce que les ventes du jour peuvent absorber, le caissier l’a tout de même physiquement rendu — cette part est donc enregistrée comme de l’argent payé au titre de l’avoir, depuis le compte par lequel il est réellement sorti : un remboursement en espèces depuis le compte de caisse de la caisse, un remboursement remis sur une carte depuis le compte du mode carte. Chaque compte continue de correspondre à ce qui a réellement franchi le comptoir.
- Une vente payée par carte et remboursée en espèces pendant le même poste s’annule sur le papier mais pas en argent : le paiement carte est encore en route depuis la banque alors que les espèces ont quitté le tiroir. La clôture écrit tout de même les deux côtés — la vente facturée et la part de chaque mode de règlement portée dans son propre compte, le retour crédité et son paiement enregistré —, de sorte que chaque compte continue de correspondre à ce qui s’est réellement passé. C’est vrai même quand la vente était fractionnée entre plusieurs modes : un achat payé 60 par carte et 40 en espèces puis remboursé en espèces porte les 60 et les 40 chacun là où ils vont et paie le remboursement depuis le tiroir, au lieu de tout mettre sur un seul mode. Ce n’est que lorsque le remboursement est reparti par où l’argent était venu (vente carte, remboursement carte) qu’il n’y a réellement rien à enregistrer — et alors rien ne l’est.
La page de la session renvoie à sa facture, et la facture renvoie à la session.
Une fois un poste clôturé, il l’est partout. La caisse propose de nouveau Ouvrir une session immédiatement, quelle que soit la façon dont le caissier quitte le récapitulatif de clôture — par le bouton Clôturé ou par le lien Ouvrir le rapport Z à côté.
Quand une clôture n’aboutit pas
La clôture a deux moitiés : le comptage du tiroir (immédiat) et le solde décrit plus haut. Si la moitié « solde » échoue — en général parce que quelque chose est mal paramétré dans les Ventes ou la Trésorerie —, la session s’arrête à En clôture. Rien n’est perdu : corrigez la cause et clôturez de nouveau, et la clôture reprend exactement là où elle s’était arrêtée.
La caisse le dit d’elle-même. Une caisse dont le poste est bloqué en clôture ne propose pas d’en ouvrir un nouveau — elle explique que le poste a été compté mais que ses écritures ne sont pas allées au bout, et propose Terminer le solde. Cela ne demande aucun recomptage : le comptage déjà fait est la trace d’un comptage qui a réellement eu lieu, il tient donc, et seules les écritures sont retentées. Si cela s’arrête de nouveau, la raison donnée est ce qu’il faut corriger.
Une session laissée en clôture garde sa caisse occupée : aucun nouveau poste ne peut y démarrer. Si la clôture continue d’échouer et que vous avez besoin de récupérer la caisse, un responsable disposant de l’autorisation de forcer la clôture peut ouvrir la page de la session et cliquer Clôturé sur la ligne d’état — la bande en haut de la page qui se lit Ouvert · En clôture · Clôturé et montre où le poste en est. Cela demande un motif, garde ce motif à jamais sur la session, renonce au reste du solde et libère la caisse — de sorte que tout ce que le solde n’avait pas encore écrit devra être saisi à la main dans les Ventes et la Trésorerie. C’est un dernier recours, et c’est sans retour. Sans cette autorisation, la ligne d’état montre le poste entier et Clôturé n’est simplement pas un bouton.
Le rapport Z
Le rapport Z est le récapitulatif de clôture du poste, calculé en direct à partir des tickets enregistrés : les totaux par mode de règlement, par taux de TVA et par catégorie de produits, plus le nombre de tickets et l’écart de caisse. Imprimez-le, classez-le, ou lisez-le directement depuis la page de la session.
Les ventilations par taux de TVA et par catégorie de produits valorisent ce qui a été vendu — la marchandise portée sur les tickets. L’arrondi espèces n’entre dans aucune d’elles : ce sont les quelques centimes dont un ticket payé en espèces est ajusté pour que le client puisse réellement le payer. Le bas du tableau par taux de TVA se lit donc en trois temps — Recette brute, plus Arrondi espèces, égale Recette nette — et c’est la recette nette qui correspond à ce que les modes de règlement ont encaissé. Sur un poste sans arrondi, la ligne du milieu vaut simplement zéro et les deux bouts concordent.
Retrouver un poste
La liste Sessions de caisse se restreint par son bouton de filtre : Statut, Caisse, Ouverte par, Clôturée par, une période Ouverte le / Clôturée le, ou une plage sur le fonds de caisse, les espèces attendues et comptées, ou l’Écart de caisse — « quels postes étaient en manquant la semaine dernière » se lit Écart de caisse en dessous de zéro avec Clôturé dans la période (Utiliser les listes). La page d’une caisse liste ses postes sur l’onglet Sessions de caisse avec les mêmes filtres, et les onglets d’une session restreignent ses tickets par Type et Statut, ses comptages par Comptage, ses mouvements de caisse par Sens.
Ce qui est gardé en trace
Tout ce que fait la caisse est enregistré pour être relu plus tard, et tout ce que quelqu’un en lit l’est aussi : l’ouverture et la clôture d’un poste, chaque vente, chaque remboursement et chaque ticket rendu sans effet, le rapport Z que quelqu’un a imprimé, la recette du jour que quelqu’un a consultée. Les écritures du solde lui-même — la facture, l’avoir éventuel et l’argent rendu à un client — sont enregistrées de la même façon, en nommant le poste dont elles viennent. Les responsables qui en ont l’autorisation lisent tout cela dans le journal d’audit.