Avoirs

Un avoir rend de la valeur à un client, et il réduit ce que ce client doit sur une facture. C’est l’inverse d’une facture. La facture crée une dette, et l’avoir la réduit ou l’annule. Servez-vous-en pour des marchandises revenues, une erreur de prix ou de quantité, des marchandises détériorées ou un geste commercial.

Un avoir naît de l’une de ces trois façons :

• À la main. Vous écrivez vous-même l’avoir sur une facture, pour une correction ou un geste.
• Depuis un retour. Quand des marchandises reviennent par un retour client, le retour établit l’avoir depuis la facture qui les a facturées. Voir Un avoir établi depuis un retour.
• Par la clôture d’une session. Quand une session de caisse se clôture, Beelocity établit et émet un avoir. Il couvre les articles rapportés en caisse que les ventes de la session ne peuvent pas absorber. Son champ Session de caisse nomme la session.

Chaque avoir désigne une seule facture. Il peut créditer toute la facture ou seulement une partie.

Vous n’écrivez pas et n’émettez pas un avoir issu de la clôture d’une session. Il ne bouge aucun stock, parce que les marchandises sont déjà revenues en caisse. Si la facture ne peut pas absorber tout le crédit, la clôture enregistre le reste comme de l’argent rendu au client. Ne touchez pas à un tel avoir tant que sa session est En clôture. Si vous l’annulez avant que ses remboursements soient payés, la clôture s’arrête et nomme cet avoir.

Notions clés

• Un avoir réduit ce que doit un client, et il désigne toujours une seule facture.
• Une ligne d’avoir est un article de l’avoir. Sur un avoir établi depuis un retour, chaque ligne désigne aussi la ligne de facture qu’elle crédite.
• Un avoir partiel ne porte que sur une partie des articles ou des montants de la facture.
• Un avoir total couvre tout le montant de la facture.

Créer un avoir

Si les marchandises sont revenues par un retour client, laissez le retour établir l’avoir : voir Un avoir établi depuis un retour.

Vous pouvez partir d’une facture. Sur une facture au statut Envoyé, Partiellement réglé, Réglé ou Échu, choisissez Créer un avoir dans Autres actions. Le formulaire s’ouvre sur cette facture.

Pour établir un avoir à la main depuis la liste :

1. Ouvrez Ventes > Avoirs dans le menu latéral.
2. Cliquez sur Ajouter. La page d’un nouvel avoir s’ouvre.
3. Renseignez les informations :
   • Le Numéro de l’avoir s’ouvre sur le numéro suivant de la série, par exemple CN-2026-000012. Vous pouvez saisir un autre numéro qu’aucun avoir n’utilise.
   • La Facture est la facture que vous créditez. La liste propose les factures envoyées : Envoyé, Partiellement réglé, Réglé ou Échu. La choisir renseigne le client et la devise pour vous.
   • Le Client est celui qui reçoit le crédit. C’est le client de la facture, et vous ne pouvez pas le changer.
   • Le Motif dit pourquoi vous accordez le crédit : Retour, Détérioration, Erreur de prix, Erreur de quantité, Geste commercial ou Autre.
   • La Date d’émission est la date de l’avoir et la période où tombe la TVA. Elle s’ouvre sur aujourd’hui.
   • La Devise est celle de la facture. Vous ne pouvez pas la changer, car le crédit se déduit du solde de cette facture.
   • Les Observations sont destinées au client.
   • Les Notes internes sont réservées à votre équipe.
4. Appuyez sur Ajouter au-dessus des Lignes, à côté du formulaire. Beelocity enregistre l’avoir au statut Brouillon avec son numéro, et sa première ligne s’ouvre (Ajouter des lignes avant d’enregistrer). Pour ajouter les lignes plus tard, cliquez plutôt sur Enregistrer. Vous arrivez alors sur la page du brouillon.

Gérer les lignes de l’avoir

Pour créditer des lignes de la facture, copiez-les. Sur un avoir en brouillon qui désigne sa facture, ouvrez Autres actions et cliquez sur Copier les lignes de la facture. Beelocity ajoute chaque ligne de la facture que l’avoir ne crédite pas encore, avec son produit, sa désignation, son unité, son prix, sa TVA et sa remise. Chaque ligne arrive à la quantité qui reste à créditer, après les autres avoirs. Baissez ensuite une quantité ou un prix, ou supprimez une ligne que vous ne créditez pas. Un avoir créé par Créer un avoir depuis la facture se traite de même : enregistrez-le, puis copiez les lignes.

Si la facture est encore au statut Brouillon, elle n’a rien facturé, et il n’y a rien à copier. Beelocity le dit et nomme la facture. Passez d’abord la facture à Envoyé. Une facture Annulé ou Sans effet n’a rien facturé non plus, et l’avoir ne peut pas être émis sur elle. Choisissez plutôt une facture envoyée.

Pour ajouter plutôt une ligne à vous :

1. Les informations de l’avoir sont à gauche de la page, et ses Lignes à droite. Elles sont là dès que vous cliquez sur Ajouter. Un avoir enregistré s’ouvre de la même façon quand vous cliquez sur son numéro dans la liste.
2. Cliquez sur Ajouter pour chaque article, puis double-cliquez sur une cellule pour la modifier :
   • Le Produit est le produit que vous créditez. Laissez-le vide pour une ligne en texte libre, comme un frais rendu sans marchandise derrière lui.
   • La Désignation dit ce que le crédit couvre, dans les mots que le client lira.
   • La Quantité est ce que vous créditez, par exemple 50 unités retournées sur les 200 facturées. Si vous choisissez un dépôt de réintégration à l’émission, c’est aussi ce qui revient dans ce dépôt.
   • L’Unité est l’une des unités actives du produit, telles que son onglet Unités les liste. Un produit sans unité active accepte toute unité (Unités de mesure).
   • Le Prix unitaire est la valeur que vous rendez pour une unité. C’est normalement ce que le client a payé.
   • TVA % est le taux de TVA que vous rendez sur cette ligne. Il devrait correspondre à la ligne de facture.
   • Remise % est la remise que portait la ligne de facture. Le crédit en est diminué avant la TVA, comme la facture l’a été.
   • Le Montant est ce que cette ligne rend avec sa TVA. Beelocity le calcule pour vous.
3. Beelocity calcule aussi le Total HT, la TVA et le Total TTC de l’avoir. Il arrondit au centime la TVA et le montant de chaque ligne. Le Total TTC de l’avoir est la somme de ses lignes.

Vous ne pouvez ajouter ou modifier des lignes que tant que l’avoir est au statut Brouillon.

Une ligne copiée garde son lien avec la ligne de la facture, et l’avoir ne peut donc pas la créditer au-delà de ce que la facture a facturé. Une ligne que vous ajoutez vous-même n’a pas ce lien : vérifiez sa quantité et son prix. Le crédit ne peut pas faire descendre la facture au-dessous de zéro, mais le reste demeure sur l’avoir et peut être remboursé.

Un avoir établi depuis un retour

Quand un client renvoie des marchandises par un retour client, vous ne saisissez pas l’avoir. Ouvrez le retour quand il est au statut Reçu ou Clôturé, et choisissez Créer un avoir dans Autres actions. Beelocity retrouve la facture qui a facturé les marchandises retournées, en tire l’avoir et l’ouvre, prêt à être émis.

• Ses lignes sont les lignes retournées, au prix unitaire, au taux de TVA et à la remise de la facture. Vous ne chiffrez rien à la main.
• Il ne crédite jamais plus que la facture n’a facturé. Si une partie de ce qui est revenu n’a jamais été facturée, ou si un autre avoir la crédite déjà, seul le reste figure sur l’avoir. Un message le signale.
• Sa date est celle du retour, ou celle de la facture si elle est postérieure.
• Il indique le retour dont il est issu, dans son champ Retour client.
• Un retour n’a qu’un avoir. Si vous cliquez de nouveau sur Créer un avoir, Beelocity indique que le retour est déjà crédité et propose d’ouvrir cet avoir. Pour établir l’avoir de nouveau, annulez-le d’abord.
• Son émission ne demande pas de dépôt de réintégration, parce que le retour a déjà remis les marchandises en stock.
• Son émission rend aussi les unités à la commande. La quantité créditée ne compte plus comme facturée sur la commande client, donc une commande rouverte pour un remplacement peut être facturée de nouveau. Annuler l’avoir recompte cette quantité.
• Le dernier avoir solde la ligne exactement. Vous pouvez créditer une ligne de facture en plusieurs fois. L’avoir qui en crédite la dernière part prend ce qui reste, donc les avoirs rendent exactement ce que la ligne a facturé.

Si les marchandises retournées ont été facturées sur plusieurs factures, le retour ne peut pas en tirer un seul avoir. Établissez un avoir depuis chaque facture, et émettez chacun sans dépôt de réintégration, parce que le retour a déjà remis les marchandises en stock. Ces avoirs sont établis à la main, donc ils ne changent pas la quantité facturée sur la commande.

Le circuit de l’avoir

Un avoir a trois statuts :

1. Brouillon

Vous êtes encore en train d’écrire l’avoir, et il ne change rien pour l’instant. Vous pouvez ajouter, modifier ou retirer des lignes. Brouillon est le seul statut où vous pouvez modifier un avoir.

2. Émis

Ouvrez l’avoir. Le parcours en haut de sa page montre où il en est : Brouillon → Émis, les deux étapes d’un avoir normal. Cliquez sur Émis, l’étape qui attend, et confirmez dans la fenêtre qui s’ouvre. Arrêtez-vous sur une étape déjà franchie pour voir quand l’avoir l’a atteinte et qui l’y a mené.

L’émission a ces effets :

• Elle impute le crédit sur la facture d’origine. Le Reste à payer de la facture baisse du total de l’avoir, à hauteur de ce que la facture doit encore. La facture passe alors à Partiellement réglé ou Réglé.
• Elle ferme l’avoir. Vous ne pouvez plus rien y changer : ni ses lignes, ni son motif, ni sa date, ni ses observations. Pour corriger un avoir émis, annulez-le et établissez-en un nouveau.

L’émission ne remet pas l’avoir au client, car Beelocity n’envoie rien. Choisissez Télécharger la facture d’avoir dans Autres actions, et remettez vous-même le document au client.

Beelocity refuse d’émettre un avoir sans ligne. Il refuse aussi d’émettre un avoir établi depuis un retour dans deux cas :

• Une ligne rend plus d’une ligne de facture que celle-ci n’a facturé, en comptant les autres avoirs sur elle. Le message indique ce qui peut encore être crédité, donc réduisez la quantité de cette ligne.
• Les lignes ne correspondent plus au retour, parce qu’une quantité a dépassé ce qui est revenu, qu’une ligne a été ajoutée ou qu’un prix a changé. Supprimez le brouillon, puis choisissez de nouveau Créer un avoir dans le retour.

Si vous avez établi à la main un avoir au motif Retour ou Détérioration, la fenêtre propose aussi un Dépôt de réintégration, que vous pouvez laisser vide. Si vous en choisissez un, les marchandises des lignes produit rentrent en stock dans ce dépôt, au même moment :

• Les marchandises d’un avoir Retour reviennent comme stock vendable, de nouveau disponible aussitôt.
• Les marchandises d’un avoir Détérioration reviennent comme stock Détérioré. Beelocity les enregistre et les trace, mais les garde hors de la quantité vendable.

Laissez le dépôt vide pour émettre le crédit sans toucher au stock, par exemple si les marchandises ne sont jamais revenues. Les avoirs aux motifs Erreur de prix, Erreur de quantité, Geste commercial et Autre ne bougent jamais le stock. Ils ne changent que le solde du client.

3. Annulé

L’annulation sort du parcours : vous la prenez dans la liste des changements de statut. Cliquez sur l’étape où se trouve l’avoir, choisissez Annulé et confirmez. Un brouillon dont vous n’avez plus besoin se ferme sans effet.

Vous pouvez aussi annuler un avoir émis, si vous l’avez émis par erreur. L’annulation défait tout ce que l’émission a fait :

• Le crédit retourne sur le Reste à payer de la facture. Le statut de la facture recule avec lui, à Envoyé, à Partiellement réglé ou directement à Échu si la date d’échéance est passée.
• Les marchandises que l’émission a mises en stock ressortent du stock.
• Sur un avoir établi depuis un retour, la quantité créditée compte de nouveau comme facturée sur la commande.

Beelocity refuse l’annulation dans ces cas :

• Un remboursement a tiré sur le crédit. Cet argent a déjà bougé. Si le décaissement de remboursement est encore un brouillon, retirez d’abord son imputation. Sinon, corrigez le solde par une nouvelle facture.
• Les marchandises réintégrées ne sont plus toutes là. L’annulation reprend exactement ce que l’émission a mis en stock, là où elle l’a mis, et elle ne touche jamais le reste du stock du même produit. Si une partie de ces marchandises a depuis été vendue, déplacée, régularisée ou réservée, un message indique combien il en reste sur combien sont entrées. Corrigez plutôt le solde par une nouvelle facture.
• La commande a été facturée de nouveau pour ces marchandises. Ce cas concerne un avoir établi depuis un retour. Si un remplacement a été livré et facturé, recompter les marchandises créditées facturerait plus que la commande ne contient. Un message indique les deux quantités, et vous corrigez le solde par une nouvelle facture.

Deux personnes peuvent avoir le même avoir ouvert. Si un collègue a émis ou annulé l’avoir après l’affichage de votre page, Beelocity refuse l’étape que vous choisissez. Un message vous invite à actualiser la page. Un crédit n’est donc jamais imputé deux fois, et des marchandises réintégrées n’entrent ni ne sortent jamais une seconde fois.

Vous avez émis un avoir par erreur ? Annulez-le (voir ci-dessus) tant que rien n’a consommé le crédit ni les marchandises réintégrées. Si un remboursement a tiré dessus ou si les marchandises ont bougé, corrigez le solde du client par une nouvelle facture. Citez l’avoir erroné dans les observations de cette facture.

Les totaux de l’avoir

Retrouver un avoir

La zone de recherche de la liste Avoirs trouve un avoir par son numéro. Le bouton de filtre restreint la liste par Motif, Statut, Client, Facture ou Devise. Il accepte aussi une période de Date d’émission et une fourchette de Montant total (voir Utiliser les listes).

Points importants

• Chaque avoir doit désigner une facture existante et son client.
• Vous ne pouvez modifier un avoir que tant qu’il est au statut Brouillon.
• Un avoir émis change aussitôt ce que le client doit, donc relisez-le avant de l’émettre. Vous ne pouvez l’annuler que tant que rien n’a consommé le crédit ni les marchandises réintégrées.
• Le crédit ne se déduit de sa facture qu’à hauteur de ce qu’elle doit encore. Il ne fait jamais descendre la facture au-dessous de zéro, donc le Reste à payer s’arrête à 0,00 DA. Si le crédit est plus grand, le reste demeure sur l’avoir.
• Si la facture est déjà réglée, ou si elle est un brouillon, annulée ou sans effet, l’avoir n’en déduit rien et garde toute sa valeur.
• Pour rendre au client ce qui reste sur un avoir, enregistrez un décaissement dans Encaissements et décaissements et imputez-le sur l’avoir.
• Servez-vous d’un avoir pour corriger une facture envoyée. Beelocity conserve les deux documents, et la trace reste claire.
• Si les marchandises reviennent physiquement, enregistrez-les sur un retour client et laissez le retour établir l’avoir. Les marchandises rentrent alors en stock une seule fois, et le crédit correspond à ce que vous avez facturé.