Imprimer et partager vos documents

Tout document que vous envoyez à un client ou à un fournisseur peut être produit en PDF : une facture, un avoir, un devis, un bon de commande ou un bon de livraison. Le PDF est ce que vous envoyez par e-mail, imprimez sur du papier vierge, signez, cachetez et classez.

Cette page s’adresse à tous ceux qui envoient des documents — les ventes, les achats ou la comptabilité.

Avant de commencer : renseignez votre profil d’organisation

Un document imprimé porte l’identité légale de votre société, et Beelocity ne la devinera pas. Allez sur la page de l’organisation — Organisations, son code, puis l’onglet Profil de l’organisation (chaque champ y est expliqué) — et renseignez au moins :

• votre raison sociale et votre adresse ;
• votre NIF et votre RC, ainsi que votre AI et votre NIS si vous en avez ;
• un numéro de téléphone ou une adresse e-mail.

Tant que cela n’est pas renseigné, le bouton d’impression répond par un message vous le disant plutôt que de produire un document à en-tête vide — une facture sans NIF est une facture que la comptabilité de votre client vous renverra aussitôt.

Mettez les documents à votre image

Le logo, une couleur d’accent, le format de papier et les marges, des colonnes supplémentaires, une ligne d’en-tête et une ligne de pied de page, des conditions de règlement permanentes et le libellé de n’importe quelle mention se règlent par type de document sous Paramètres → Paramètres des documents, avec un aperçu en direct — voir Personnaliser vos documents. Rien de tout cela ne réécrit un document déjà envoyé.

Imprimer un document

1. Ouvrez le document — par exemple Facturation → Factures, puis cliquez sur le numéro de la facture.
2. Ouvrez Autres actions — les trois points en bas de la page — et choisissez Imprimer le PDF.
3. Choisissez la langue : anglais, français ou arabe.

Le PDF s’ouvre dans un nouvel onglet, où vous pouvez le lire, l’imprimer ou l’enregistrer. Ce n’est que si votre navigateur bloque ce nouvel onglet que le fichier est téléchargé à la place — sous le nom du document — et Beelocity vous le dit ; un onglet qui s’est ouvert normalement ne s’accompagne jamais d’un téléchargement ni d’un avertissement à côté.

Le fichier porte le nom du document — INV-2026-000078.pdf — pour qu’un dossier de PDF reste lisible.

Télécharger un document — l’exemplaire conservé

Dans le même menu, à côté d’Imprimer le PDF, se trouve Télécharger le PDF, et la différence compte :

• Imprimer le PDF dessine le document pour que vous le regardiez. Rien n’est conservé — fermez l’onglet et il n’existe plus.
• Télécharger le PDF dessine le document, le conserve, et vous remet cet exemplaire conservé. À partir de là, ce fichier exact existe dans le magasin de documents de Beelocity : téléchargez-le de nouveau la semaine prochaine et vous obtenez le même fichier, à l’octet près. Une fois le document envoyé, expédié ou émis, plus rien ne change cet exemplaire — ni un règlement enregistré depuis, ni un nouveau numéro de téléphone sur votre en-tête. La langue que vous choisissez décide de l’exemplaire conservé ; un document émis a un exemplaire, dans une langue.

Servez-vous de Télécharger pour tout ce que vous envoyez ou classez réellement. Comme l’exemplaire conservé ne change jamais, la version que vous avez envoyée par e-mail, celle que vous avez classée et celle qu’un collègue téléchargera plus tard sont un seul et même fichier — il n’y a pas de discussion du type « quelle copie avons-nous envoyée ? ».

Le fichier arrive par un nouvel onglet de navigateur qui se referme de lui-même dès que le téléchargement démarre, si bien que vous restez sur la page où vous étiez. Si le lien de téléchargement a expiré — vous avez laissé la page ouverte un long moment avant de cliquer — cet onglet affiche à la place le refus du service de stockage ; fermez-le et cliquez de nouveau sur Télécharger le PDF pour obtenir un lien frais.

Deux détails valent d’être connus :

• Télécharger deux fois le même document ne crée pas deux exemplaires. Beelocity remarque que le document n’a pas changé et vous remet celui qu’il conserve déjà.
• Le lien de téléchargement lui-même expire au bout de quelques minutes. Il pointe directement sur le fichier conservé et fonctionne sans être connecté à Beelocity — assez longtemps pour cliquer, trop peu pour valoir la peine d’être transféré. Quand il expire, téléchargez de nouveau : vous obtenez un lien frais vers le même fichier conservé.

Envoyer une facture conserve son PDF tout seul

Quand vous envoyez une facture — Envoyer sur la page de la facture, ce qui la fait passer de brouillon à envoyée — Beelocity dessine et conserve son PDF en arrière-plan, sans que personne ne clique sur Télécharger. En quelques secondes, l’exemplaire conservé existe, et chaque téléchargement ultérieur de cette facture vous le remet.

Cet exemplaire conservé est figé. Corriger une faute de frappe dans votre profil d’organisation, renommer un produit, enregistrer un règlement, changer quoi que ce soit — rien de tout cela ne réécrit un document que vous avez déjà envoyé, et Télécharger le PDF continue de vous remettre le même exemplaire. Une correction est un nouveau document : un avoir contre la facture, un devis ou un bon de commande révisé avec son propre numéro. Tant qu’un document est encore au brouillon, rien n’est figé — chaque téléchargement le montre tel qu’il est à l’instant.

Télécharger plusieurs documents à la fois

Sur la liste des factures, cochez celles que vous voulez et cliquez sur Télécharger les PDF. Une fenêtre les met en file et montre l’avancement au fur et à mesure que chacune est dessinée — pour un lot ordinaire, cela prend quelques secondes — puis donne à chaque facture terminée son propre bouton Télécharger. Fermer la fenêtre trop tôt ne perd rien : la production continue, et l’exemplaire conservé de chaque facture est là à votre prochain téléchargement.

Si une facture du lot échoue — le plus souvent parce que le profil d’organisation n’est pas renseigné — la fenêtre le dit document par document, et le reste du lot n’en est pas affecté.

Choisir la langue

La langue que vous choisissez ne s’applique qu’à ce document, et elle change plus que les intitulés :

• les libellés — « Invoice » devient « Facture » devient « فاتورة » ;
• les dates — 25 March 2026 devient 25 mars 2026 ;
• les nombres — 595,000.00 devient 595 000,00 ;
• le montant en lettres sous les totaux ;
• le pays dans les blocs d’adresse — Algeria devient Algérie devient الجزائر.

Tout aussi important : ce que la langue ne change pas — vos propres mots. Les désignations de ligne, les noms de produits et de partenaires, les noms de conditions de règlement et tout ce que vous avez saisi s’impriment exactement comme vous les avez écrits, dans la langue où vous les avez écrits. Choisir l’arabe pour un client arabophone traduit le cadre autour de votre texte, jamais le texte lui-même — une ligne qui dit Ciment gris 42,5 dit Ciment gris 42,5 sur la facture arabe aussi. Si un client doit lire vos désignations dans sa langue, écrivez-les dans cette langue sur le document.

Une précaution quand vous saisissez des désignations en arabe : l’arabe s’écrit de droite à gauche, et une plage numérique nue au milieu d’un texte arabe — 0-16 dans un manomètre 0-16 bar — peut s’imprimer les bornes inversées. Écrivez la plage en toutes lettres, من 0 إلى 16 (de 0 à 16), et elle se lit correctement partout.

Sur un document en dinars, le montant est écrit en toutes lettres — « cinq cent quatre-vingt-quinze mille dinars algériens ». Dans une autre devise, Beelocity n’invente pas de mots pour une monnaie qu’il ne connaît pas : il écrit les unités entières en lettres, nomme la devise par son code, et écrit l’appoint en fraction, comme sur un chèque — « Cent USD et 50/100 ».

Les documents sont dessinés avec quatre polices fournies qui couvrent le latin, le français et l’arabe. Elles ne couvrent ni les émojis, ni les caractères chinois ou japonais, ni les symboles inhabituels : une désignation, un nom de tiers ou un bloc personnalisé qui en contient un arrête l’impression, avec un message citant les caractères à remplacer. Votre écran les affiche parce que votre navigateur dispose de polices que l’impression n’a délibérément pas.

Rien ne change sur votre écran. La langue appartient au document que vous envoyez, pas à la personne qui l’envoie.

Deux choses qui semblent fausses et ne le sont pas

Un document en français indique 1 234,56 DA même sur un ordinateur réglé en anglais. C’est voulu. Les chiffres d’un document sont mis en forme pour la langue dans laquelle le document est rédigé, et non pour l’ordinateur qui l’a produit — sans quoi la même facture s’imprimerait différemment dans votre bureau et chez votre comptable, et les deux exemplaires ne concorderaient pas.

Un document en arabe n’a pas l’espacement de machine à écrire des documents anglais et français. L’écriture arabe est liée : les lettres se rejoignent, et les forcer sur une grille fixe casse les liaisons et rend le texte pénible à lire. Le texte arabe est donc composé dans une police choisie pour sa lisibilité, tandis que les nombres, les références et les codes produit gardent la même police de machine à écrire que dans les deux autres langues. La mise en page — les blocs, les filets, les colonnes, les totaux — est identique ; elle est simplement en miroir, parce que l’arabe se lit de droite à gauche.

Dans quelle langue une facture part

Imprimer le PDF et Télécharger le PDF vous le demandent à chaque fois. Deux choses ne le demandent pas : Envoyer sur une facture, qui conserve le PDF au moment où le statut bouge, et Télécharger les PDF sur une liste. Celles-là prennent, dans l’ordre, la langue du document propre au tiers (sur sa fiche, sous Préférences documentaires), puis la langue préférée de la personne qui envoie, puis la langue de document par défaut de votre organisation sur le Profil de l’organisation, puis l’anglais. Un client de Marseille dont la fiche tiers porte français reçoit donc une facture en français d’un employé arabophone sans que personne n’ait rien choisi — et si ce n’est pas ce que vous voulez, réglez la langue du tiers avant d’envoyer.

Ce que porte chaque document

Chaque document imprime ce dont il fait foi, et laisse délibérément de côté ce dont il ne fait pas foi.

Un bon de livraison qui porterait des prix livrerait vos conditions commerciales à quiconque reçoit la palette : il ne le fait donc jamais.

Le « vers où » d’un bon de livraison est l’adresse choisie sur le bon lui-même ; à défaut, c’est l’adresse de livraison du client. Le bloc client au-dessus montre toujours l’adresse de facturation du client — la même que portera la facture — si bien qu’un client dont la seule adresse est l’adresse de facturation reçoit un bon sans bloc Livrer à distinct : la marchandise va à l’adresse déjà présente sur la page.

Imprimer un relevé de compte client

Le relevé de compte est le seul document qui ne s’imprime pas depuis un enregistrement à lui — il couvre une période. Ouvrez le client sous Tiers → Tiers, et dans l’en-tête de la page cliquez sur Imprimer le relevé. La fenêtre demande la période (elle propose le mois en cours à ce jour) et la langue, et Imprimer ouvre le PDF dans un nouvel onglet exactement comme Imprimer le PDF le fait ailleurs. L’action n’apparaît que sur les clients, pour toute personne autorisée à imprimer des documents.

Ce qu’un relevé de compte totalise

Un relevé liste, pour un client et une période, chaque facture telle qu’elle a été établie et chaque réduction venue s’y imputer sous forme de ligne datée à part : les avoirs, les règlements — et, comme l’encaissement qui solde une facture n’est pas toujours du montant plein, l’escompte de règlement accordé dessus, tout solde abandonné par le caissier, et tout remboursement versé contre un avoir (avec ce qui restait de cet avoir et a été abandonné au moment du remboursement). Le solde de clôture est donc bien ce que le client doit réellement — le même chiffre que le reste à payer des factures ouvertes, moins tout avoir non encore remboursé — et non le seul mouvement d’argent.

La balance âgée en bas de page est arrêtée à la fin de la période, et non au jour où vous imprimez : un relevé de mars réimprimé en juin classe encore les factures telles qu’elles se présentaient au 31 mars. L’argent encaissé mais pas encore imputé sur une facture, et les avoirs pas encore imputés, figurent dans la colonne Courant en crédit, si bien que les cinq colonnes totalisent toujours le solde de clôture.

Un relevé est toujours dans une seule devise — celle par défaut de votre organisation, sauf si vous en demandez une autre. Si un client détient des factures en dinars et en euros, Beelocity n’additionne pas les deux dans un même solde, et il ne laisse pas non plus discrètement les factures en euros de côté : il refuse et vous demande de choisir une devise, et vous imprimez un relevé par devise.

La date portée sur le document

Un document imprimé aujourd’hui porte la date du jour dans le fuseau horaire de votre organisation — le Fuseau horaire du Profil de l’organisation. Une facture émise à minuit et demi à Alger porte la date du jour, et non celle de la veille qu’imprimerait une horloge serveur réglée sur UTC. Choisissez un fuseau de région, par exemple Africa/Algiers ; le profil refuse tout ce qui n’est pas un vrai nom de fuseau.

Qui peut imprimer

Imprimer demande deux choses : le droit d’ouvrir l’enregistrement à l’écran, et l’autorisation portant sur les documents, qui est distincte. La forme imprimée porte vos identifiants légaux et le compte bancaire sur lequel vos clients paient : quelqu’un qui a le droit de regarder une facture n’a donc pas automatiquement le droit d’en sortir l’en-tête hors de la société — et, dans l’autre sens, l’autorisation portant sur les documents n’ouvre jamais un enregistrement que vous ne pourriez pas voir autrement. Le personnel des achats imprime les bons de commande avec la même autorisation que celle avec laquelle les commerciaux impriment les factures.

Télécharger le PDF demande l’autorisation plus forte de produire des documents, parce qu’elle conserve le document qui fait foi ; c’est la même autorisation qui met un lot en file. Quelqu’un qui peut imprimer mais pas télécharger ne voit qu’Imprimer le PDF. Si vous ne trouvez pas l’action sur un document que vous pouvez pourtant ouvrir, demandez l’autorisation à un administrateur.

Si quelque chose ne va pas