Imprimer et partager vos documents

Beelocity peut produire un PDF de chaque document que vous envoyez à un client ou à un fournisseur. Cela vaut pour les factures, les factures d’avoir, les devis, les bons de commande et les bons de livraison. Vous envoyez le PDF par e-mail, vous l’imprimez sur du papier vierge, vous le signez, vous le cachetez et vous le classez.

Cette page s’adresse à tous ceux qui envoient des documents, aux ventes, aux achats ou à la comptabilité.

Avant de commencer : renseignez votre profil d’organisation

Un document imprimé porte l’identité légale de votre société, et Beelocity ne la devine pas. Cliquez sur le nom de votre organisation au bas du menu latéral et choisissez Toutes les organisations. Cliquez sur le code de votre organisation, puis ouvrez l’onglet Profil de l’organisation (chaque champ y est expliqué). Renseignez au moins ces champs :

• votre raison sociale et votre adresse
• votre NIF et votre RC, ainsi que votre AI et votre NIS si vous en avez
• un numéro de téléphone ou une adresse e-mail

Si l’organisation n’a pas encore de profil, l’action d’impression affiche un message qui vous le dit. Elle ne produit pas de document à l’en-tête vide.

Après l’enregistrement du profil, Beelocity imprime ce que le profil contient, sans vérifier chaque champ. Vérifiez-les donc vous-même. La comptabilité d’un client renvoie une facture sans NIF.

Mettez les documents à votre image

Vous réglez l’apparence de vos documents sous Paramètres → Paramètres des documents, avec un aperçu. Voir Personnaliser vos documents. Tous les types de documents partagent un seul logo. Vous réglez le reste par type de document :

• une couleur d’accent
• le format de papier et les marges
• des colonnes supplémentaires
• une ligne d’en-tête et une ligne de pied de page
• des conditions de paiement permanentes
• le libellé de n’importe quelle mention

Rien de tout cela ne change un exemplaire que Beelocity a déjà conservé.

Imprimer un document

1. Ouvrez le document. Par exemple, ouvrez Ventes → Factures et cliquez sur le numéro de la facture.
2. Ouvrez Autres actions, les trois points en haut de la page.
3. Choisissez l’action d’impression, qui nomme le document : Imprimer la facture, Imprimer le devis ou Imprimer la fiche de paie.

Vous n’avez pas de langue à choisir. Beelocity rédige le document dans la langue de son client ou de son fournisseur, sinon dans celle de votre organisation (comment Beelocity la détermine).

Le PDF s’ouvre dans un nouvel onglet, où vous pouvez le lire, l’imprimer ou l’enregistrer. Si votre navigateur bloque ce nouvel onglet, le fichier se télécharge à la place, sous le nom du document, et Beelocity vous le dit. Si l’onglet s’ouvre normalement, vous n’avez ni téléchargement ni avertissement.

Le fichier porte le nom du document, par exemple INV-2026-000078.pdf, pour qu’un dossier de PDF reste facile à lire.

Télécharger un document — l’exemplaire conservé

Dans le même menu, chaque action d’impression a son téléchargement juste en dessous, par exemple Télécharger la facture sous Imprimer la facture. La différence compte :

• Imprimer produit le document pour que vous le regardiez, à partir de ce que la fiche contient aujourd’hui. Beelocity ne conserve rien. Quand vous fermez l’onglet, le fichier disparaît.
• Télécharger produit le document, le conserve et vous remet cet exemplaire conservé.

Dès qu’un document est envoyé, expédié ou émis, plus rien ne change son exemplaire conservé. Si vous le téléchargez la semaine prochaine, vous obtenez le même fichier, à l’octet près. Un règlement enregistré depuis ne le change pas. Un nouveau numéro de téléphone sur votre en-tête ne le change pas, ni une nouvelle langue sur la fiche du tiers. Un document émis a un exemplaire, dans une langue.

L’impression ne lit pas cet exemplaire. Sur un document envoyé, elle montre les données du jour, et le résultat peut donc différer du fichier que détient votre client.

Servez-vous de Télécharger pour tout ce que vous envoyez ou classez. L’exemplaire conservé ne change jamais. Ainsi, la version envoyée par e-mail, la version classée et celle qu’un collègue télécharge plus tard sont un seul fichier. Personne n’a à demander quelle copie est partie.

Le fichier arrive par un nouvel onglet du navigateur, qui se ferme de lui-même quand le téléchargement démarre. Vous restez donc sur votre page. Si le service de stockage refuse le lien, par exemple parce qu’il a expiré, cet onglet affiche le refus à la place du fichier. Fermez l’onglet et choisissez de nouveau le téléchargement. Beelocity crée un nouveau lien à chaque fois.

Deux détails valent d’être connus :

• Télécharger deux fois un document envoyé ne crée pas deux exemplaires. Beelocity vous remet celui qu’il conserve déjà. Un brouillon fait de même dans la journée. Un autre jour, le téléchargement d’un brouillon conserve un nouvel exemplaire.
• Le lien de téléchargement lui-même expire au bout de quelques minutes. Il pointe directement sur le fichier conservé et fonctionne sans connexion à Beelocity. Vous avez le temps de cliquer, mais il ne vaut pas la peine de le transférer. Quand il expire, téléchargez de nouveau. Vous obtenez un nouveau lien vers le même fichier conservé.

Envoyer une facture conserve son PDF tout seul

Pour noter que le client a reçu la facture, cliquez sur Envoyé, l’étape suivante du parcours en haut de sa page, puis confirmez. La facture passe de Brouillon à Envoyé. Beelocity produit alors son PDF et le conserve en arrière-plan, sans que personne ne clique sur Télécharger. En quelques secondes, l’exemplaire conservé existe, et chaque téléchargement ultérieur de cette facture vous le remet.

Cet exemplaire conservé est figé. Vous pouvez corriger une faute de frappe dans votre profil d’organisation, renommer un produit, enregistrer un règlement ou changer autre chose. Rien de tout cela ne réécrit un document déjà envoyé, et Télécharger la facture continue de vous remettre le même exemplaire.

Une correction est un nouveau document : une facture d’avoir sur la facture, ou un devis ou un bon de commande révisé, avec son propre numéro. Tant qu’un document est au brouillon, rien n’est figé, et chaque téléchargement le montre tel qu’il est à l’instant.

Télécharger plusieurs documents à la fois

Sur la liste des factures, cochez celles que vous voulez et cliquez sur Télécharger les PDF. Une fenêtre les met en file et montre l’avancement à mesure que Beelocity produit chacune. Un lot ordinaire prend quelques secondes. Chaque facture terminée reçoit ensuite son propre bouton Télécharger.

Si vous fermez la fenêtre trop tôt, vous ne perdez rien. Beelocity continue, et l’exemplaire conservé de chaque facture est là à votre prochain téléchargement.

Si une facture du lot échoue, la fenêtre marque ce document Échec, et le reste du lot n’est pas touché. La cause la plus fréquente est un profil d’organisation non renseigné. Pointez Échec pour en lire la raison, dans la langue où vous utilisez Beelocity. Ce peut être le profil manquant, des caractères qu’une police ne sait pas afficher, ou un service d’impression à relancer dans un instant.

La langue du document

Chaque document est rédigé dans une seule langue : anglais, français ou arabe. Cette langue change plus que les intitulés :

• Les libellés changent : « Invoice » devient « Facture » ou « فاتورة ».
• Les dates changent : 25 March 2026 devient 25 mars 2026.
• Les nombres changent : 595,000.00 devient 595 000,00.
• Le montant en lettres sous les totaux change.
• Le pays dans les blocs d’adresse change : Algeria devient Algérie ou الجزائر.

La langue ne change pas vos propres mots, et cela compte tout autant. Les désignations de ligne, les noms de produits et de tiers et les noms de conditions de paiement s’impriment exactement comme vous les avez écrits. Il en va de même pour tout ce que vous avez saisi. Tout reste dans la langue où vous l’avez écrit. Une facture en arabe pour un client arabophone traduit le cadre autour de votre texte, jamais le texte lui-même. Une ligne qui dit Ciment gris 42,5 dit aussi Ciment gris 42,5 sur la facture arabe. Si un client doit lire vos désignations dans sa langue, écrivez-les dans cette langue sur le document.

Faites attention quand vous saisissez des désignations en arabe. L’arabe s’écrit de droite à gauche, et une plage de chiffres nue dans un texte arabe peut s’imprimer les bornes inversées. Un exemple est 0-16 dans un manomètre 0-16 bar. Écrivez la plage en toutes lettres, من 0 إلى 16 (de 0 à 16), et elle se lit correctement partout.

Sur un document en dinars, Beelocity écrit tout le montant en lettres. Sur un document français, cela donne « Cinq-cent-quatre-vingt-quinze-mille dinars algériens ». Dans une autre devise, Beelocity n’invente pas de mots pour une monnaie qu’il ne connaît pas. Il écrit les unités entières en lettres et nomme la devise par son code. Il écrit le reste en fraction, comme sur un chèque : « Cent USD et 50/100 ».

Beelocity produit les documents avec quatre polices fournies, qui couvrent le latin, le français et l’arabe. Elles ne couvrent ni les émojis, ni les caractères chinois ou japonais, ni les symboles inhabituels. Si une désignation, un nom de tiers ou un bloc personnalisé en contient un, l’impression s’arrête avec un message qui cite les caractères à remplacer. Votre écran les affiche parce que votre navigateur dispose de polices que le service d’impression n’a pas, et c’est voulu.

Rien ne change sur votre écran. La langue appartient au document que vous envoyez, et non à la personne qui l’envoie.

Deux choses qui semblent fausses et ne le sont pas

Un document en français indique 1 234,56 DA même sur un ordinateur réglé en anglais. C’est voulu. Les chiffres d’un document suivent la langue du document, et non l’ordinateur qui l’a produit. Sinon, la même facture s’imprimerait différemment dans votre bureau et chez votre comptable, et les deux exemplaires ne concorderaient pas.

Un document en arabe n’a pas l’espacement de machine à écrire des documents anglais et français. L’écriture arabe est liée. Les lettres se rejoignent, et une grille fixe casse ces liaisons et rend le texte pénible à lire. Beelocity compose donc le texte arabe dans une police choisie pour sa lisibilité. Les nombres, les références et les codes produit gardent la même police de machine à écrire que dans les deux autres langues. Les cadres, les filets, les colonnes et les totaux sont les mêmes. La mise en page est seulement en miroir, parce que l’arabe se lit de droite à gauche.

Comment la langue est déterminée

Personne ne choisit la langue au moment d’imprimer. Chaque impression, chaque téléchargement, l’envoi d’une facture et Télécharger les PDF sur une liste prennent la même réponse, dans cet ordre :

1. La Langue des documents propre au tiers, sur sa fiche sous Coordonnées.
2. Sinon, la Langue de document par défaut de votre organisation, dans l’onglet Profil de l’organisation.
3. Sinon, la langue de travail de l’organisation, choisie à sa création.
4. Si aucune de ces réponses ne donne de langue, l’anglais.

Un document sans tiers, comme une fiche de paie, commence à l’étape 2.

La langue dans laquelle vous lisez Beelocity n’y est pour rien. Si deux collègues impriment la même facture, l’un qui lit les écrans en anglais et l’autre en arabe, ils impriment le même document. Un client de Marseille dont la fiche porte français reçoit une facture en français d’un employé arabophone.

Pour un exemplaire dans une autre langue, changez d’abord la Langue des documents du tiers, puis imprimez. L’exemplaire conservé d’un document déjà envoyé garde la langue dans laquelle il est parti.

Ce que porte chaque document

Chaque document imprime ce dont il fait foi, et laisse volontairement de côté le reste.

Un bon de livraison ne porte jamais de prix. Des prix donneraient vos conditions commerciales à quiconque reçoit la palette.

Le « vers où » d’un bon de livraison est l’adresse choisie sur le bon lui-même. Si aucune n’est choisie, c’est l’adresse de livraison du client. Le bloc client au-dessus montre toujours l’adresse de facturation du client, la même que porte la facture. Ainsi, un client dont la seule adresse est l’adresse de facturation reçoit un bon sans bloc Livrer à distinct. La marchandise va à l’adresse déjà présente sur la page.

Imprimer un relevé de compte client

Le relevé de compte est le seul document que vous n’imprimez pas depuis une fiche à lui, parce qu’il couvre une période.

1. Ouvrez le client sous Tiers → Tiers.
2. Ouvrez Autres actions et choisissez Imprimer le relevé.
3. Vérifiez la période dans Du et Au. La fenêtre s’ouvre sur le mois en cours à ce jour.
4. Cliquez sur Imprimer.

Le PDF s’ouvre dans un nouvel onglet, comme toute autre impression, dans la langue du client. L’action n’apparaît que sur les clients, pour toute personne autorisée à imprimer des documents.

Ce qu’un relevé de compte totalise

Un relevé couvre un client et une période. Il liste chaque facture telle qu’elle a été établie, et chaque réduction sur cette facture en ligne datée à part :

• les factures d’avoir
• les règlements
• toute remise accordée sur une facture, sous le nom Escompte, car l’encaissement qui solde une facture n’est pas toujours du montant plein
• tout solde que le caissier a abandonné, sous le nom Solde abandonné
• tout remboursement versé sur une facture d’avoir, sous le nom Remboursement, avec ce qui restait de cette facture d’avoir et a été abandonné au remboursement

Le solde de clôture est donc ce que le client doit réellement, et non le seul mouvement d’argent. C’est le même chiffre que le reste à payer des factures ouvertes, moins le crédit que le client n’a pas encore utilisé.

La balance âgée en bas de page est arrêtée à la fin de la période, et non au jour où vous imprimez. Un relevé de mars réimprimé en juin classe encore les factures telles qu’elles se présentaient au 31 mars. L’argent encaissé mais pas encore imputé sur une facture figure en crédit dans la colonne Non échu. Les factures d’avoir pas encore imputées y figurent aussi. Ainsi, les cinq colonnes totalisent toujours le solde de clôture.

Un relevé est toujours dans une seule devise : celle par défaut de votre organisation. Si votre organisation n’en a pas, le relevé prend l’unique devise des documents du client. La fenêtre ne demande que la période, donc vous ne pouvez pas y choisir une devise.

Supposons qu’un client détienne des factures en dinars et en euros. Beelocity n’additionne pas les deux dans un même solde, et il ne laisse pas discrètement les factures en euros de côté. Il refuse de produire le relevé et indique les devises. Beelocity refuse aussi si tous les documents du client sont dans une autre devise que celle par défaut.

La date portée sur le document

Chaque document imprime sa propre date, et une nouvelle impression ne la change pas. Une facture imprime sa date de facture, un devis sa date de devis et un bon de livraison sa date de livraison. Un relevé imprime le dernier jour de sa période.

Une attestation de travail, un certificat de travail, un solde de tout compte et un registre impriment le jour où vous les imprimez. Beelocity lit ce jour dans le fuseau horaire de votre organisation, c’est-à-dire le Fuseau horaire de l’onglet Profil de l’organisation. Un certificat imprimé à minuit et demi à Alger porte donc le nouveau jour. Une horloge serveur réglée sur UTC imprimerait la date de la veille. Choisissez un fuseau de région, par exemple Africa/Algiers.

Qui peut imprimer

Imprimer demande deux choses : le droit d’ouvrir la fiche à l’écran, et l’autorisation portant sur les documents, qui est distincte. La forme imprimée porte vos identifiants légaux et le compte bancaire sur lequel vos clients paient. Quelqu’un qui peut regarder une facture ne peut donc pas automatiquement en sortir l’en-tête hors de la société. Dans l’autre sens, l’autorisation portant sur les documents n’ouvre jamais une fiche que vous ne pourriez pas voir autrement. Le personnel des achats imprime les bons de commande avec la même autorisation que les commerciaux pour les factures.

Télécharger demande l’autorisation plus forte de produire des documents, parce que cela conserve le document qui fait foi. La même autorisation met un lot en file. Si vous pouvez imprimer mais pas télécharger, vous ne voyez que l’action d’impression. Si vous ne trouvez pas l’action sur un document que vous pouvez ouvrir, demandez l’autorisation au propriétaire de votre organisation.

Si quelque chose ne va pas