Un flux récurrent est une somme qui entre ou sort à dates fixes, sans facture ni chèque derrière elle. C’est par exemple la paie, le loyer, une échéance d’emprunt, un abonnement ou un impôt. Vous l’enregistrez une fois, et la prévision le compte à chacune de ses échéances.
Un flux récurrent est un plan, et il ne déplace aucun argent. Il n’arrive jamais au journal de trésorerie, et il ne change aucun solde. Beelocity n’enregistre jamais son règlement à votre place. Quand l’argent bouge vraiment, vous enregistrez vous-même ce règlement, comme n’importe quel autre. Vous marquez ensuite l’échéance du flux comme réglée, comme cette page l’explique plus bas.
Seuls le trésorier et le propriétaire de votre organisation peuvent ajouter, modifier, régler, suspendre ou supprimer un flux récurrent. Le caissier peut consulter les flux, sans pouvoir les modifier.
Ouvrir les flux récurrents
Ouvrez Trésorerie → Prévisions dans le menu latéral, puis son onglet Flux récurrents. Chaque ligne est un flux, avec son Libellé, son Sens, son Montant, sa Fréquence, sa Prochaine échéance, son Compte et la case Actif. La liste s’ouvre sur l’échéance la plus proche.
Le bouton de filtre, à côté de la zone de recherche, restreint la liste sur chacune de ces colonnes, et sur la Devise (Utiliser les listes).
Quand vous ouvrez Trésorerie, sa liste Échéances récurrentes montre les flux actifs qui tombent aujourd’hui ou dans les trois jours qui viennent.
Ajouter un flux récurrent
Appuyez sur Ajouter, puis remplissez le formulaire. Il a quatre parties.
Identification
- Libellé est un nom court que vous reconnaissez, comme Paie mensuelle ou Loyer des bureaux. Deux flux actifs ne peuvent pas porter le même libellé. Quand vous suspendez un flux, son libellé redevient libre pour un autre.
Le mouvement
- Sens : choisissez Encaissement pour l’argent que vous attendez, et Décaissement pour celui que vous prévoyez de verser. Le formulaire s’ouvre sur Décaissement.
- Montant est la somme de chaque échéance, supérieure à zéro, par exemple 750 000 DA. Le Sens indique si elle fait monter ou baisser le solde projeté.
- Devise est la devise du montant, et elle s’ouvre sur votre devise de référence. Si vous choisissez un compte plus bas, le flux prend la devise de ce compte, et vous ne pouvez plus la changer.
- Fréquence est le rythme du flux : Hebdomadaire, Mensuel, Trimestriel ou Annuel. Le formulaire s’ouvre sur Mensuel.
- Prochaine échéance est le prochain jour où l’argent est dû, et elle s’ouvre sur aujourd’hui. La prévision en déduit toutes les échéances suivantes.
Rattachement
- Compte de trésorerie est le compte par lequel passe l’argent. Si vous en choisissez un, la prévision restreinte à ce compte inclut aussi le flux. Si vous laissez Toute l’organisation, seule la prévision sur Tous les comptes l’inclut.
- Code de compte SCF est un code que vous notez sur le flux pour votre propre usage, par exemple
64. Le SCF est le référentiel comptable algérien, et son plan de comptes numérote chaque compte. Beelocity conserve le code, et aucun chiffre ni état ne s’en sert.
Paramètres
- Actif est activé sur un nouveau flux. La prévision ne compte le flux que tant que cet interrupteur est activé.
Appuyez ensuite sur Enregistrer.
Quand l’argent a bougé, enregistrez d’abord le règlement réel. Ouvrez ensuite le flux et appuyez sur Marquer l’échéance réglée. Beelocity passe la Prochaine échéance à la suivante, pour que la prévision ne compte pas cet argent deux fois. Un message donne la nouvelle date. Le bouton n’enregistre lui-même aucun règlement.
Le bouton règle la première échéance qui tombe aujourd’hui ou plus tard. C’est la Prochaine échéance, sauf si celle-ci est déjà passée. Si vous payez après une échéance passée, la prévision a déjà écarté cette échéance. N’appuyez pas sur le bouton dans ce cas, car il réglerait l’échéance suivante à sa place.
Un flux fixé au 29, au 30 ou au 31 tombe au dernier jour d’un mois plus court. Marquer l’échéance réglée peut alors avancer ce flux à un jour plus tôt, pour de bon. Prenez une paie mensuelle au 31 janvier :
- Avant que vous la régliez, la prévision compte le 31 janvier, le 28 février et le 31 mars.
- Quand vous réglez le 31 janvier, la Prochaine échéance passe au 28 février, ce qui est juste. La prévision compte désormais toutes les échéances suivantes à partir du 28, donc le 28 mars.
- Quand vous réglez le 28 février, la Prochaine échéance passe au 28 mars. Appuyez sur Modifier, mettez la Prochaine échéance au 31 mars, et appuyez sur Enregistrer.
Vérifiez la Prochaine échéance chaque fois que vous réglez un flux fixé à l’un de ces jours. Un mois de 30 jours fait passer de la même façon un flux du 31 au 30.
Pour retirer un flux de la prévision sans le perdre, ouvrez-le et appuyez sur Suspendre. Réactiver le remet en place. Vous pouvez aussi désactiver Actif dans le formulaire. Beelocity n’envoie aucun rappel pour un flux suspendu. Si vous supprimez un flux, il sort de la prévision, et aucune écriture du journal de trésorerie ne change.
Chaque jour, Beelocity envoie un rappel pour les flux actifs qui ont une échéance aujourd’hui ou dans les trois jours qui viennent. Le rappel arrive dans la boîte de réception du trésorier et du propriétaire de votre organisation. Il leur demande d’enregistrer le mouvement, puis de marquer l’échéance réglée. Une échéance passée ne donne lieu à aucun rappel, car la prévision est déjà passée à la suivante.
Comment ils alimentent la prévision
La prévision ne compte que les flux actifs. Elle compte chaque flux à toutes ses échéances dans l’horizon, à partir de la Prochaine échéance. Elle convertit le montant dans votre devise de référence au taux du jour. Chaque échéance tombe ensuite dans sa fenêtre. Une paie mensuelle de 750 000 DA apparaît ainsi comme une sortie chaque mois de l’horizon.
Si la Prochaine échéance est passée, la prévision ne la compte pas comme échue. Elle compte le flux à partir de sa première échéance à venir.
Un flux rattaché à un compte de trésorerie compte dans la prévision sur ce compte, et dans la prévision sur Tous les comptes. Un flux de Toute l’organisation ne compte que dans la prévision sur Tous les comptes.