Devis

Un devis est une offre en bonne et due forme à un client, avec les produits ou les prestations que vous proposez, leurs quantités, leurs prix et vos conditions. Il n’engage personne tant que le client ne l’a pas accepté : vous pouvez donc négocier avant de rédiger une commande client. Cette page s’adresse à ceux qui préparent des offres ou les suivent.

Créer un devis

Pour établir un nouveau devis :

1. Ouvrez Ventes > Devis dans le menu latéral.
2. Cliquez sur Ajouter. La page d’un nouveau devis s’ouvre.
3. Renseignez le devis :
   • Numéro du devis s’ouvre sur le numéro suivant de la série, comme QT-2026-000042. Vous pouvez saisir le vôtre, mais vous ne pourrez plus le changer après l’enregistrement.
   • Client désigne le destinataire de l’offre. La liste propose les clients actifs et les prospects.
   • Date du devis est la date que le client lit sur l’offre. Elle s’ouvre sur aujourd’hui.
   • Valide jusqu’au est le dernier jour où les prix tiennent. La date s’ouvre sur la date du devis plus votre validité des devis, et elle suit la date du devis jusqu’à ce que vous choisissiez un jour vous-même. Un brouillon peut la laisser vide, mais le devis en a besoin pour passer à Envoyé. Elle ne peut pas précéder la date du devis.
   • Devise est la devise de tous les montants du devis. Le champ s’ouvre sur la devise de votre organisation, et il passe à celle du client si le client en a une.
   • Tarif est facultatif. Si vous en choisissez un et laissez à 0 le Prix unitaire d’un produit, Beelocity prend le prix dans ce tarif. Si le tarif n’a pas de prix pour ce produit, Beelocity prend son prix de base. Si vous ne choisissez aucun tarif, la ligne reste à 0 jusqu’à ce que vous saisissiez un prix. Un prix supérieur à zéro que vous saisissez l’emporte toujours. Pour offrir un produit, saisissez une Remise % de 100.
   • Conditions de paiement sont celles que vous proposez. Ce champ est facultatif, et il s’ouvre sur les conditions du client.
   • Observations s’adressent au client, car elles s’impriment sur le devis. Mettez-y vos clauses, vos conditions ou vos commentaires.
   • Notes internes sont réservées à votre équipe. Beelocity ne les imprime jamais.
4. Appuyez sur Ajouter au-dessus des Lignes, à côté du formulaire. Beelocity enregistre le devis au statut Brouillon avec son numéro, et sa première ligne s’ouvre (Ajouter des lignes avant d’enregistrer). Pour ajouter les lignes plus tard, cliquez plutôt sur Enregistrer. Beelocity enregistre le devis au statut Brouillon, et vous arrivez sur sa page.

Dire combien de temps vos devis restent valables

La plupart des entreprises gardent chaque devis valable le même nombre de jours. Dites-le une fois, et chaque nouveau devis ouvre Valide jusqu’au pour vous :

1. Ouvrez Ventes > Paramétrage dans le menu latéral, et son onglet Règles des devis.
2. Cliquez sur Modifier, et tapez Validité d’un devis, en jours, de 1 à 365.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Une entreprise qui ne la fixe jamais garde ses devis valables 30 jours. Les devis déjà enregistrés gardent leur date.

Gérer les lignes du devis

Ajoutez les articles que vous proposez au client :

1. Le détail du devis tient la partie gauche de la page, et ses Lignes la partie droite. La page se présente ainsi dès que vous cliquez sur Ajouter. Un devis enregistré s’ouvre de même d’un clic sur son numéro dans la liste.
2. Cliquez sur Ajouter pour chaque article, puis double-cliquez sur une cellule pour la modifier :
   • Produit est un article de votre catalogue. Laissez-le vide pour une ligne libre, comme une prestation ou un frais ponctuel.
   • Désignation est le libellé que le client lit sur le devis imprimé. Chaque ligne en a besoin. Si vous la laissez vide sur une ligne avec un produit, Beelocity reprend le nom du produit dans la langue du client.
   • Quantité est la quantité proposée, comptée dans l’unité de la ligne.
   • Unité est l’une des unités actives du produit, comme pièce ou kg, telles que son onglet Unités les liste. Un produit sans unité active accepte toute unité (Unités de mesure).
   • Prix unitaire est le prix d’une unité.
   • TVA % est le taux de TVA de la ligne. Il est facultatif.
   • Remise % est la remise sur la ligne. Elle est facultative.
3. Beelocity calcule la remise, la TVA et le montant de chaque ligne. Il part de la quantité, du prix unitaire, du taux de TVA et de la remise. Il arrondit chaque chiffre au centime, et le total du devis est la somme de ses lignes.
4. Vous pouvez ajouter, modifier ou retirer des lignes tant que le devis est au statut Brouillon. Ensuite, les lignes sont figées.

Le cycle de vie d’un devis

Ouvrez un devis. Son parcours court en haut de la page, à côté des onglets : Brouillon → Envoyé → Accepté → Converti. Les étapes déjà franchies sont cochées, et celle où se trouve le devis est en gras. L’étape suivante est un bouton quand c’est un passage que vous faites vous-même. Cliquez dessus, puis confirmez.

Arrêtez-vous sur une étape pour voir quand le devis l’a atteinte et qui l’y a mené. Brouillon indique la date de création du devis. Tant que l’offre court, Envoyé indique la date à laquelle elle expire.

Un devis peut quitter le parcours en passant à Rejeté, Expiré, Annulé ou Révisé. Ce statut s’accroche alors à l’étape que le devis a quittée, et le reste du parcours est grisé.

Un Assistant commercial peut rédiger un devis et le modifier tant qu’il est au statut Brouillon. Pour le faire avancer sur le parcours ou le convertir, il faut un Responsable des ventes ou le propriétaire de votre organisation. L’Assistant commercial voit le parcours sans bouton : demandez-leur de faire le passage.

Envoyer un devis

Beelocity n’envoie pas le devis au client. C’est vous qui le lui remettez. Passez-le d’abord à Envoyé, pour que l’exemplaire remis soit définitif.

Quand votre devis est prêt :

1. Vérifiez qu’il porte au moins une ligne et une date Valide jusqu’au. Sans elles, Beelocity refuse le passage.
2. Cliquez sur Envoyé, l’étape suivante du parcours en haut de la page du devis, puis confirmez.
3. Ouvrez Autres actions et choisissez Télécharger le devis. Beelocity garde cette copie, et elle ne change plus.
4. Remettez le fichier au client par e-mail, sur papier ou en main propre.

Le devis est désormais verrouillé : vous ne pouvez plus changer son détail ni ses lignes.

Cliquez sur l’étape où se trouve le devis : la liste des changements de statut s’ouvre à la place. Elle donne les statuts auxquels le devis peut passer depuis son étape. Cliquez sur l’un d’eux, puis confirmez. Un statut qui se pose tout seul n’est pas dans la liste.

À noter : le passage à Envoyé enregistre seulement ce que vous avez fait. Beelocity n’envoie aucun e-mail et ne prévient pas le client.

Accepter et refuser

Quand le client répond à un devis que vous lui avez envoyé :

• Accepté enregistre que le client a accepté les conditions. Cliquez sur cette étape, la suivante du parcours, puis confirmez. Vous pouvez ensuite convertir le devis en commande client.
• Rejeté enregistre que le client a décliné l’offre. Cliquez sur l’étape Envoyé pour ouvrir la liste des changements de statut, choisissez Rejeté, puis confirmez.

Beelocity ne demande aucun motif quand vous rejetez un devis. Vous ne pouvez pas non plus ajouter une note ensuite, car un devis ne se modifie qu’au statut Brouillon.

Un autre logiciel relié à Beelocity peut enregistrer un refus avec son motif. Le devis affiche alors ce motif sous Motif du refus, dans sa section Général. Seule votre équipe le voit, et Beelocity ne l’imprime jamais sur le devis.

L’expiration

Expiré est un statut automatique. Vous ne le posez jamais vous-même, et il n’est donc pas dans la liste des changements de statut. L’offre tient jusqu’à la fin du jour Valide jusqu’au, et Beelocity applique cette date de deux façons :

• Toutes les heures, Beelocity passe à Expiré chaque devis envoyé dont la date Valide jusqu’au est dépassée. Votre liste reste donc fidèle, sans que personne n’ait à ouvrir les documents.
• Si vous tentez d’accepter un devis après son dernier jour de validité, Beelocity refuse et le passe aussitôt à Expiré.

Vous ne pouvez pas réviser un devis expiré : rédigez-en un nouveau pour proposer d’autres conditions. Un devis accepté n’expire pas, et vous pouvez le convertir après son dernier jour de validité.

Réviser un devis

Si un client demande des modifications sur un devis envoyé, comme un prix plus bas ou d’autres quantités :

1. Cliquez sur l’étape Envoyé en haut de la page du devis pour ouvrir la liste des changements de statut. Choisissez Révisé, puis confirmez.
2. Beelocity crée un nouveau devis au statut Brouillon, avec tout le détail et les lignes de l’original. Il garde les dates de l’original : vérifiez donc Valide jusqu’au.
3. Beelocity numérote le nouveau devis à partir de l’ancien, comme QT-2026-000042-R1. Une révision de ce devis se lit QT-2026-000042-R1-R2.
4. Beelocity passe l’original à Révisé, et vous ne pouvez plus rien en faire.
5. Vous arrivez sur la nouvelle révision. Modifiez-la, puis envoyez-la comme le premier devis.

Chaque devis précédent reste au dossier sous son propre numéro : vous pouvez toujours retracer une négociation. La ligne Remplace d’une révision renvoie au devis qu’elle remplace, et la ligne Remplacé par de ce devis renvoie à la révision. La ligne Converti en d’un devis converti renvoie à sa commande client.

Transformer un devis en commande client

Après l’acceptation du devis par le client :

1. Cliquez sur Converti, l’étape suivante du parcours. Vous pouvez aussi choisir Convertir en commande client dans Autres actions, les trois points en haut de la page.
2. Beelocity remplit le Numéro de commande, et vous pouvez le changer. Dépôt s’ouvre sur votre dépôt par défaut, ou sur votre seul dépôt. Choisissez-en un autre si les marchandises partent d’ailleurs, puis cliquez sur Convertir.
3. Beelocity crée une nouvelle commande client au statut Brouillon. Il reprend toutes les lignes du devis, ses prix, ses conditions de paiement et ses observations.
4. Le devis passe à Converti, et vous ne pouvez plus le modifier.

Vous ne pouvez convertir un devis qu’une fois, et c’est sa dernière étape. La nouvelle commande est un brouillon : elle n’engage personne tant que vous ne l’avez pas confirmée. Vous arrivez sur la nouvelle commande, et un message donne son numéro : vous pouvez donc la confirmer tout de suite.

Beelocity ne remplit pas les adresses de la commande ni sa Date de livraison souhaitée. Ouvrez donc la commande en brouillon pour les ajouter si vous en avez besoin.

Si le client est encore un prospect, Beelocity refuse la conversion, car seul un client actif peut passer commande. Vérifiez le statut du client sur sa fiche, puis convertissez de nouveau le devis.

Annuler un devis

Vous pouvez annuler un devis tant qu’il est au statut Brouillon ou Envoyé. Cliquez sur l’étape où il se trouve pour ouvrir la liste des changements de statut, choisissez Annulé, puis confirmez. Vous ne pouvez plus rien en faire ensuite. Annulez un devis quand une offre n’a plus d’objet ou que vous l’avez établie par erreur.

Supprimer un devis

Vous ne pouvez supprimer un devis que s’il est au statut Brouillon. Ouvrez Autres actions et choisissez Supprimer. Un Assistant commercial ne voit pas Supprimer.

Dès qu’un devis quitte le statut Brouillon, il fait partie de vos archives et personne ne peut le supprimer. Tant qu’il est au statut Envoyé, vous pouvez le passer à Annulé à la place.

Retrouver un devis

La liste Devis cherche sur le numéro. Son bouton de filtre la restreint par Statut, Client, Devise, une période de Date du devis ou de Valide jusqu’au, une fourchette de Montant total ou Actif. Pour voir les offres sur le point d’expirer, choisissez Envoyé sous Statut, et terminez la période Valide jusqu’au dans quelques jours. Voir Utiliser les listes.

Consulter le détail d’un devis

Cliquez sur le numéro d’un devis dans la liste pour ouvrir sa page. La page montre le détail, les totaux et les observations, avec les lignes à côté. Révision indique combien de fois vous avez révisé l’offre.

Conseils

• Laissez Beelocity numéroter vos devis. Chaque nouveau devis s’ouvre sur le numéro suivant de la série : vos numéros restent faciles à retrouver et à citer.
• Fixez une date de validité réaliste. Laissez au client le temps de lire l’offre, sans aller jusqu’à un délai où vos prix ou votre stock auront changé.
• Écrivez les notes internes tant que le devis est un brouillon. Consignez ce que votre équipe doit savoir et que le client ne doit pas voir, comme un arrangement particulier. Vous ne pouvez plus les changer après Envoyé.
• Vérifiez tout avant de passer un devis à Envoyé. Ensuite, seule une révision peut le changer. Vérifiez donc d’abord les lignes, les prix et les conditions.