Niveaux de stock

Les niveaux de stock vous disent combien vous avez de chaque produit, où il se trouve et dans quel état. Cette page vous apprend à lire les trois quantités et les cinq statuts. Elle donne aussi un aperçu des lots, des numéros de série et des alertes de stock bas, qui ont chacun leur page.

Les quantités

Beelocity tient une ligne de stock par produit ou variante, dépôt, emplacement, lot et statut. Un produit à deux emplacements a donc deux lignes de stock, et son stock détérioré a sa propre ligne. Une ligne appartient à un produit ou à l’une de ses variantes, jamais aux deux. Dans le formulaire, vous choisissez d’abord le produit. Le formulaire ne demande la variante que si le produit en a, et vous devez alors en choisir une.

Chaque ligne de stock porte trois quantités :

Une réservation prend fin quand la commande expédie ou sort la marchandise, ou quand quelqu’un annule ou clôture la commande. Une commande dans une autre unité retient son chiffre converti dans l’unité de cette ligne.

Disponible et Réservé désignent chacun deux choses. Chacun est une quantité dans le tableau ci-dessus, et un statut dans les tableaux ci-dessous. Une ligne au statut Quarantaine affiche quand même un chiffre Disponible, et vous ne pouvez pas vendre ce stock. Le statut Réservé n’est pas le chiffre Réservé, et aucune commande n’écrit ce statut.

Chaque produit est compté dans une seule unité

Le stock d’un produit se compte dans une seule unité, son unité de stock. Beelocity prend la première de ces unités qui existe :

• l’unité dans laquelle le stock du produit est déjà compté
• l’unité d’usage Stock dans l’onglet Unités du produit
• l’unité de la première réception du produit

Si un document déplace le produit dans une autre unité, Beelocity convertit la quantité avant qu’elle n’atteigne le niveau de stock. Si vous recevez 2 caisses de 24 bouteilles d’une eau comptée à la bouteille, Beelocity ajoute 48 bouteilles. Si vous vendez 500 g d’un stock compté en kilogrammes, il retire 0,5 kg. Le journal des stocks enregistre ce qui a atteint le stock, dans l’unité de stock. Le document garde le chiffre que vous avez saisi, dans sa propre unité (Unités de mesure).

Si Beelocity ne peut pas convertir l’unité, il refuse le document avant que le stock ne bouge. Ajoutez la conversion dans l’onglet Unités du produit, ou écrivez la ligne dans l’unité de stock. Une ligne de stock garde l’unité dans laquelle elle a été créée, et Beelocity refuse de la changer.

Les états du stock

Chaque ligne de stock a un statut. Le statut dit ce que vous pouvez faire de ce stock :

Chaque statut permet un travail différent :

Comment le stock devient Expiré. Chaque heure, Beelocity place le stock Disponible en Expiré quand sa date de péremption est passée. Si le stock a un lot, Beelocity lit la date du lot. Sinon, il lit la date de la ligne de stock. Le jour est celui du fuseau horaire de votre organisation. Ensuite, les ventes, les alertes et la planification n’utilisent plus ce stock. En stock ne change pas, et le journal des stocks n’enregistre rien. Si une commande retient une partie de ce stock, sa réservation suit le stock, et vous ne pouvez pas mettre au rebut ce qui est réservé.

Comment le stock sort de Quarantaine. Aucun bouton de Beelocity ne le libère. Vous pouvez le mettre au rebut par une régularisation dont la ligne indique Quarantaine. Un retour fournisseur ne sort de Quarantaine que le stock d’un lot rejeté venu d’un bon de réception, et la page d’un tel lot n’offre pas Rejeter. Un retour ne vous aide donc pas ici. Le champ Statut de la ligne de stock peut aussi le changer. Le journal des stocks n’enregistre alors rien, et l’enregistrement échoue si le même stock a déjà une ligne avec ce statut.

Le stock Réservé dans un comptage. Un comptage liste aussi le stock au statut Réservé. S’il y trouve un écart, Beelocity refuse Écrire une correction pour toute la tâche, car une régularisation ne peut pas corriger ce statut. Pour corriger ce stock, modifiez En stock sur la ligne de stock. Le refus reste après cette modification, car la ligne de comptage garde son écart. Écrivez donc une régularisation à la main pour les autres lignes.

Consulter les niveaux de stock

Allez dans Stock → Situation des stocks dans le menu latéral. La page s’ouvre sur l’onglet Niveaux de stock. Le tableau liste chaque ligne de stock avec son produit, son statut, son dépôt, En stock, Réservé et Disponible. Ouvrez une ligne pour voir son emplacement, son lot, son unité, Coût unitaire, Date de péremption et Dernier comptage. Dernier comptage est la date de la dernière régularisation validée sur ce stock : un comptage sans régularisation ne la change donc pas.

Servez-vous de la barre de recherche pour retrouver une ligne par nom ou Référence de produit, par Référence ou code-barres de variante, ou par numéro de lot. Elle trouve aussi un code ou un nom de dépôt, et un code, un nom ou un code-barres d’emplacement. Le bouton de filtre à côté restreint la liste par Statut, Produit ou Dépôt. Il accepte aussi une plage d’En stock, de Réservé ou de Disponible. Par exemple, un Max de 10 sur Disponible montre ce qui est à 10 ou moins. Il filtre aussi par Actif et par une plage de Date de péremption, bien qu’aucune des deux ne soit une colonne de la liste (Utiliser les listes).

La liste s’ouvre sur les lignes actives seulement, et le bouton de filtre montre donc un filtre déjà posé. Quand vous annulez une réception terminée, ou qu’un retour fournisseur expédie le reste d’un lot, Beelocity désactive ce lot. Il désactive aussi les lignes de ce lot qui ne portent plus rien, et elles quittent la liste. Pour les revoir, retirez le filtre Actif.

Pour corriger un chiffre, validez une régularisation de stock, qui garde le motif et le coût. Vous pouvez aussi appuyer sur Modifier sur une ligne de stock et changer En stock. Le journal des stocks enregistre alors le changement, sans motif ni coût. Pour corriger le stock d’une variante hors comptage, servez-vous de cette modification, car une ligne de régularisation que vous ajoutez ne peut pas nommer une variante. Si vous modifiez Réservé à la main, aucune commande ne change. Beelocity calcule Disponible lui-même, et vous ne pouvez pas le saisir.

Modifier ouvre aussi Dépôt, Emplacement, Lot et Statut. Si vous changez l’un de ces champs, toute la ligne de stock le suit, et le journal des stocks n’enregistre rien.

Pour désactiver une ligne de stock, ouvrez Autres actions et choisissez Désactiver. Faites-le pour une ligne vide. Les alertes, les comptages, Bientôt périmé et la boutique en ligne l’ignorent ensuite. Une vente ou une commande peut encore y prendre du stock : désactiver ne retient donc rien.

Seul un rôle qui peut changer le stock voit ces boutons. Parmi les rôles livrés avec Beelocity, seul le propriétaire de votre organisation le peut. Pour qu’une autre personne le fasse, le propriétaire lui crée un rôle (Rôles et autorisations).

Les lots

Un lot est une quantité d’un produit venue d’une même ligne de réception ou d’une même fabrication. Deux livraisons d’un même produit font deux lots, et leur stock reste donc sur des lignes séparées. Les lots vous servent de trois façons :

• Le traçage. Si une livraison pose problème, cherchez son numéro de lot dans l’onglet Niveaux de stock pour voir où se trouve son stock.
• La péremption. Un lot peut porter une date de péremption. Beelocity prend d’abord le lot qui périme le premier, puis le plus ancien.
• Le fournisseur. Un lot venu d’un bon de réception nomme le fournisseur et renvoie au bon.

Les champs d’un lot

Gérer les lots

Allez dans Stock → Situation des stocks et ouvrez son onglet Lots. De là, vous pouvez :

• Consulter tous les lots, avec leur qualité et leurs dates.
• Ajouter un lot à la main avec Ajouter. Beelocity ajoute aussi des lots quand vous terminez un bon de réception (voir plus bas).
• Vous servir du bouton de filtre à côté de la barre de recherche pour restreindre la liste par Qualité, ou pour masquer les lots inactifs.
• Ouvrir un lot et vous servir d’Autres actions pour changer sa qualité :
  • Approuver fait passer un lot En attente ou En cours d’examen en Approuvé. Le stock ne change pas.
  • Rejeter fait passer un lot En attente ou En cours d’examen en Rejeté. Beelocity place son stock Disponible en Quarantaine.
  • Envoyer au contrôle fait passer un lot En attente en En cours d’examen. Le stock ne change pas.
• Appuyer sur Modifier pour changer les dates d’un lot, son fournisseur ou ses observations.
• Supprimer un lot qui ne sert à rien. Si une ligne de stock ou un numéro de série nomme encore ce lot, Beelocity refuse : désactivez-le plutôt.

La création automatique des lots

Quand vous terminez un bon de réception, Beelocity crée un lot pour chaque ligne qui a accepté de la marchandise. La marchandise entre en stock dans ce lot. Chacun de ces lots :

• Prend son numéro du bon et du rang de la ligne. La première ligne du bon GR-2026-000041 entre dans le lot LOT-GR-2026-000041-01, et la deuxième dans LOT-GR-2026-000041-02. Une ligne rejetée en totalité n’a pas de lot, mais elle garde son rang. Le numéro d’un lot renvoie donc toujours à sa ligne sur le bon.
• Commence en Approuvé. Beelocity tient le bon de réception pour le contrôle, et seule la quantité acceptée entre en stock.
• Nomme le fournisseur et renvoie au bon de réception.
• N’a ni Fabriqué le ni Date de péremption, car un bon de réception n’a pas de champ pour ces dates. Ouvrez le lot, appuyez sur Modifier et saisissez-les. Parmi les rôles livrés avec Beelocity, seul le propriétaire de votre organisation le peut. Tant que personne ne le fait, Bientôt périmé ne liste pas ce stock, et il ne passe jamais en Expiré.

Vous pouvez renommer un lot par la suite, par exemple avec le numéro imprimé sur le sac du fournisseur. Un numéro de lot ne sert qu’une fois dans votre organisation. Si le prochain numéro de lot d’un bon est un numéro que vous avez donné à un autre lot, Beelocity refuse de terminer le bon. Renommez cet autre lot, puis terminez le bon de nouveau.

La qualité n’arrête rien tant que vous ne rejetez pas le lot. Beelocity ne lit pas la qualité d’un lot quand il vend, réserve ou déplace du stock. Vous pouvez donc vendre le stock d’un lot En attente ou En cours d’examen.

Les actions Approuver et Rejeter n’apparaissent que sur un lot En attente ou En cours d’examen, comme un lot que vous ajoutez à la main. Un lot venu d’un bon de réception ou d’un ordre de fabrication commence en Approuvé, et sa page n’offre donc aucune de ces actions. Si une livraison se révèle mauvaise, renvoyez-la par un retour fournisseur. Vous pouvez aussi la mettre au rebut par une régularisation de stock sur le stock Disponible.

Les numéros de série

Les numéros de série suivent une pièce physique à la fois. Servez-vous-en pour la marchandise que vous devez distinguer, comme une machine sous garantie. Chaque numéro de série désigne une seule pièce et a son propre statut. Un numéro de série appartient à une variante : un produit sans variante ne peut donc pas en avoir. Ajouter un numéro de série n’ajoute aucun stock (Numéros de série).

Les statuts d’un numéro de série

Le suivi des garanties

Chaque numéro de série peut porter deux dates :

• Reçue le dit quand la pièce est entrée de chez le fournisseur.
• Fin de garantie dit quand la garantie s’arrête.

Beelocity garde seulement ces dates. Il ne calcule aucune garantie à partir de Reçue le, et Fin de garantie ne décide pas qui paie une réparation.

Gérer les numéros de série

Allez dans Stock → Situation des stocks et ouvrez son onglet Numéros de série. Vous pouvez :

• Consulter toutes les pièces, avec leur statut et leur dépôt.
• Vous servir du bouton de filtre à côté de la barre de recherche pour restreindre la liste par Statut, ou pour masquer les numéros inactifs.
• Chercher un numéro de série pour retrouver une pièce.
• Ouvrir un numéro de série et vous servir d’Autres actions pour changer son statut :
  • Marquer vendue marque une pièce En stock ou Réservée comme vendue. Beelocity efface son dépôt et son emplacement, et retire une unité d’En stock.
  • Réserver met de côté une pièce En stock. Une unité passe de Disponible à Réservé, et la pièce n’est liée à aucune commande.
  • Lever la réservation ramène une pièce Réservée à En stock. Une unité passe de Réservé à Disponible.
  • Marquer revenue marque une pièce Vendue comme retournée. Aucun chiffre de stock ne change.
  • Marquer défectueuse marque une pièce En stock ou Retournée comme Défectueux. Si la pièce est dans un dépôt, Beelocity retire une unité d’En stock et de Disponible, par un mouvement de stock et sans régularisation.
  • Remettre en stock demande un dépôt et y remet En stock une pièce Retournée. Une unité s’ajoute à En stock et à Disponible.

Les alertes de stock bas

Les alertes de stock bas vous préviennent quand le chiffre Disponible d’un produit atteint un niveau que vous fixez. Elles ne lisent que le stock au statut Disponible. Beelocity ne commande rien de lui-même (Alertes de stock bas).

Le réglage d’une alerte

Chaque alerte porte quatre seuils :

La portée d’une alerte

Chaque alerte surveille un produit ou une variante :

• Produit. L’alerte compte le stock du produit et celui de toutes ses variantes.
• Variante. L’alerte compte cette seule variante.
• Dépôt. Si vous choisissez un dépôt, l’alerte ne surveille que celui-là.
• Tous les dépôts. Si vous ne choisissez aucun dépôt, l’alerte surveille votre total sur tous les dépôts.

Gérer les alertes

Allez dans Stock → Paramétrage et ouvrez son onglet Alertes de stock bas. Vous pouvez :

• Ajouter une alerte pour un produit ou une variante, dans un dépôt ou dans tous.
• Couper Alerte, ou désactiver une alerte, pour l’arrêter sans la supprimer.
• Fixer des seuils différents selon les produits, d’après leurs ventes et le délai de leur fournisseur.

Conseil : commencez par vos produits les plus vendus. Pour trouver un point de commande, multipliez vos ventes moyennes par jour par le délai du fournisseur en jours. Ajoutez ensuite une marge pour une livraison en retard.