Commandes client

Une commande client retient ce qu’un client a commandé : les marchandises ou les prestations, la date souhaitée et le dépôt de départ. Elle vous engage à livrer après sa confirmation. Cette page s’adresse à ceux qui prennent des commandes ou les suivent jusqu’à la livraison.

Vous pouvez rédiger vous-même une commande client, pour une affaire courante ou une commande qui se répète. Vous pouvez aussi convertir un devis accepté. Après sa confirmation, la commande mène à la préparation au dépôt, à la livraison et à la facture.

Créer une commande client

Pour saisir une nouvelle commande client :

1. Ouvrez Ventes > Commandes client dans le menu latéral.
2. Cliquez sur Ajouter. La page d’une nouvelle commande s’ouvre.
3. Renseignez la commande :
   • Numéro de commande s’ouvre sur le numéro suivant de la série, comme SO-2026-000055. Vous pouvez saisir le vôtre, mais vous ne pourrez plus le changer après l’enregistrement.
   • Client désigne celui qui achète. La liste propose les clients actifs seulement.
   • Adresse de facturation dit où part la facture. Le champ s’ouvre sur l’adresse de facturation habituelle du client, et les factures issues de la commande la reprennent.
   • Adresse de livraison dit où vont les marchandises. Le champ s’ouvre sur l’adresse de livraison habituelle du client, et les bons de livraison issus de la commande la reprennent.
   • Dépôt dit d’où les marchandises sont préparées et expédiées.
   • Date de commande est le jour où le client a passé la commande. Elle s’ouvre sur aujourd’hui.
   • Date de livraison souhaitée est le jour demandé par le client. Elle est facultative, et elle ne peut pas précéder la date de commande.
   • Devise est la devise de tous les montants de la commande. Le champ s’ouvre sur la devise de votre organisation, et il passe à celle du client si le client en a une.
   • Tarif est facultatif. Si vous en choisissez un et laissez à 0 le Prix unitaire d’un produit, Beelocity prend le prix dans ce tarif. Si le tarif n’a pas de prix pour ce produit, Beelocity prend son prix de base. Si vous ne choisissez aucun tarif, la ligne reste à 0 jusqu’à ce que vous saisissiez un prix. Un prix supérieur à zéro que vous saisissez l’emporte toujours. Pour offrir un produit, saisissez une Remise % de 100.
   • Conditions de paiement disent quand le client doit régler. Ce champ est facultatif, et il s’ouvre sur les conditions du client.
   • Le Mode de règlement dit comment le client règle. Il s’ouvre sur le Mode de règlement habituel du client, et la facture issue de la commande le reprend. S’il s’agit d’Espèces, la facture ajoute le timbre fiscal.
   • Référence client est le numéro de commande du client, s’il vous en a donné un. Elle compte 100 caractères au plus.
   • Contact dit avec qui traiter chez le client pour cette commande. Il est facultatif.
   • Observations portent les consignes ou les commentaires sur la commande. Aucun papier ne les imprime, car une commande ne s’imprime pas, et le bon de livraison et la facture ne les reprennent pas.
   • Notes internes sont réservées à votre équipe.
4. Appuyez sur Ajouter au-dessus des Lignes, à côté du formulaire. Beelocity enregistre la commande au statut Brouillon avec son numéro, et sa première ligne s’ouvre (Ajouter des lignes avant d’enregistrer). Pour ajouter les lignes plus tard, cliquez plutôt sur Enregistrer. Beelocity enregistre la commande au statut Brouillon, et vous arrivez sur sa page.

La Référence client compte plus qu’il n’y paraît. Elle s’imprime sur la facture du client sous « Votre commande », et aussi sur le bon de livraison. Sa comptabilité rapproche en général votre facture de ce numéro. Une facture sans ce numéro peut rester impayée le temps que quelqu’un retrouve sa commande.

Deux clients peuvent employer la même référence, car c’est leur numéro et non le vôtre. La liste Commandes client lui consacre une colonne, et la zone de recherche la trouve. Quand un client vous dicte son numéro au téléphone, une recherche suffit donc à retrouver la commande.

Date de livraison promise figure aussi sur la page de la commande, et vous ne pouvez pas la saisir. Elle reste vide, sauf si un autre logiciel relié à Beelocity la remplit. L’accueil Ventes marque la commande en retard après cette date.

Créer une commande à partir d’un devis

La façon la plus courante de créer une commande client est de convertir un devis accepté :

1. Ouvrez Ventes > Devis et ouvrez le devis accepté.
2. Ouvrez Autres actions et choisissez Convertir en commande client.
3. Vérifiez le Numéro de commande, et choisissez le Dépôt d’où partiront les marchandises. Cliquez ensuite sur Convertir.
4. Beelocity crée une nouvelle commande client au statut Brouillon. Il reprend toutes les lignes du devis, ses prix, ses conditions de paiement et ses observations.
5. Le devis passe à Converti, et vous ne pouvez plus le modifier.

La commande nomme le devis sous Devis d’origine : le lien entre les deux reste visible. Beelocity ne remplit pas les adresses de la commande ni sa Date de livraison souhaitée. Ajoutez-les donc sur le brouillon si vous en avez besoin.

Gérer les lignes de la commande

Ajoutez ou relisez les articles de la commande :

1. Le détail de la commande tient la partie gauche de la page, et ses Lignes la partie droite. La page se présente ainsi dès que vous cliquez sur Ajouter. Une commande enregistrée s’ouvre de même d’un clic sur son numéro dans la liste.
2. Cliquez sur Ajouter pour chaque article, puis double-cliquez sur une cellule pour la modifier :
   • Produit est un article de votre catalogue. Laissez-le vide pour une ligne libre, comme une prestation ou un frais ponctuel.
   • Désignation dit ce qu’est la ligne, dans vos propres mots. Chaque ligne en a besoin. Si vous la laissez vide sur une ligne avec un produit, Beelocity reprend le nom du produit dans la langue du client.
   • Quantité est ce que le client a commandé, compté dans l’unité de la ligne.
   • Unité est l’une des unités actives du produit, comme pièce ou kg, telles que son onglet Unités les liste. Un produit sans unité active accepte toute unité (Unités de mesure).
   • Prix unitaire est le prix d’une unité.
   • TVA % est le taux de TVA de la ligne. Il est facultatif.
   • Remise % est la remise sur la ligne. Elle est facultative.
3. Beelocity calcule la remise, la TVA et le montant de chaque ligne. Il part de la quantité, du prix unitaire, du taux de TVA et de la remise. Il arrondit chaque chiffre au centime, et le total de la commande est la somme de ses lignes.
4. Vous pouvez ajouter, modifier ou retirer des lignes tant que la commande est au statut Brouillon. Après sa soumission pour approbation, les lignes sont figées.

Le bon de livraison et la facture reprennent leur libellé de la Désignation. Renommer un produit ne change donc jamais un document déjà émis.

Chaque ligne suit son propre avancement. Expédié montre ce qui a quitté le dépôt, tous bons de livraison confondus. Statut se lit Ouvert, Partiel, Terminé, Clôturé ou Annulé.

Sur une commande au statut Confirmé, En traitement ou Partiel, une ligne Ouvert ou Partiel propose aussi Clôturer le reliquat. Un Responsable des ventes ou le propriétaire de votre organisation peut s’en servir. Cette action termine la ligne avec moins de livré que de commandé :

• Le reste de la quantité ne sera pas expédié.
• Le stock encore réservé pour la ligne redevient disponible.
• Les autres lignes suivent leur cours.

Quand vous clôturez la dernière ligne ouverte, la commande passe à Terminé si quelque chose est parti. Si rien n’est parti, elle passe à Annulé, ou à Clôturé si elle était au statut Partiel.

Le cycle de vie d’une commande client

Une commande client passe par ces statuts, du premier brouillon à la fin de ses livraisons :

Une commande peut aussi revenir en arrière. Si vous annulez un bon de livraison ou recevez un retour, elle peut quitter En traitement, Partiel ou Terminé tant qu’une ligne reste à expédier.

Un Assistant commercial peut rédiger une commande, la modifier tant qu’elle est au statut Brouillon et la soumettre pour approbation. Il peut aussi créer ses bons de livraison et ses factures. Pour faire avancer une commande sur le parcours ou pour clôturer un reliquat, il faut un Responsable des ventes ou le propriétaire de votre organisation. L’Assistant commercial voit le parcours sans bouton : demandez-leur de faire le passage.

Soumettre pour approbation

Chaque commande qui avance passe par cette étape, car vers l’avant Brouillon ne mène qu’à En attente d’approbation. Les règles d’approbation de votre organisation disent qui doit approuver une commande. Une règle peut vérifier le total de la commande ou le plafond d’encours du client. Beelocity désigne les approbateurs : vous ne les choisissez donc pas.

1. Tant que la commande est au statut Brouillon, cliquez sur En attente d’approbation, l’étape suivante du parcours. Vous pouvez aussi ouvrir Autres actions et choisir Soumettre pour approbation. Cliquez sur Soumettre pour confirmer.
2. Si la commande attend une décision, elle passe à En attente d’approbation. Vous ne pouvez plus la modifier.
3. La décision arrive dans la boîte de réception de l’approbateur. Il peut l’approuver, la rejeter avec un motif ou la déléguer.
4. Pour suivre la demande, filtrez votre boîte de réception sur le type Mes demandes.

Quand le dernier approbateur a approuvé, la commande passe à Approuvé, et vous pouvez la confirmer. Si un approbateur la rejette, la commande revient à Brouillon. Lisez le motif, corrigez la commande et soumettez-la de nouveau (Mes demandes).

Si aucune règle d’approbation ne couvre la commande, Beelocity l’approuve dès que vous la soumettez. La commande passe directement à Approuvé, et le parcours montre En attente d’approbation grisé. Une commande approuvée ne peut pas revenir à Brouillon : vérifiez-la donc avant de la soumettre. Une règle sans étapes fait de même seulement si Approuver automatiquement en l’absence d’étape est activé. Sinon, ou si Beelocity ne trouve aucun approbateur, Beelocity refuse la soumission, et la commande reste Brouillon.

L’approbation est facultative. Pour la rendre obligatoire, le propriétaire de votre organisation peut ajouter un circuit sur les commandes client dont la condition est vide (Configurer les circuits d’approbation).

Confirmer une commande

Quand la commande a atteint Approuvé :

1. Cliquez sur Confirmé, l’étape suivante du parcours en haut de la page de la commande, puis confirmez.
2. Beelocity réserve le stock disponible au dépôt de la commande pour chaque ligne produit. La colonne Réservé montre combien, et les autres commandes ne peuvent plus prendre ce stock.
3. Si le dépôt ne peut pas couvrir une ligne, la commande se confirme quand même. Un message dit combien de lignes sont incomplètes, et la colonne Réservé montre lesquelles.
4. Vous pourrez expédier le reste quand le dépôt sera réapprovisionné. Rien ne part tout seul : créez le bon de livraison quand les marchandises sont là.
5. Quand le dépôt commence à traiter la commande, cliquez sur En traitement, l’étape suivante du parcours. Cette étape est facultative.

Si un bon de livraison est expédié directement depuis Confirmé, la commande saute En traitement. Le parcours montre alors cette étape grisée, avec la raison.

Beelocity refuse de confirmer une commande si le client n’est plus un client actif. Vérifiez le statut du client sur sa fiche, puis confirmez de nouveau la commande.

La réservation suit ensuite la commande. Chaque expédition consomme sa part. Si vous annulez ou clôturez la commande, Beelocity rend disponible tout ce qui restait réservé.

Le parcours court Brouillon → En attente d’approbation → Approuvé → Confirmé → En traitement → Terminé → Clôturé. Les étapes déjà franchies sont cochées, et celle où se trouve la commande est en gras. L’étape suivante est un bouton quand c’est un passage que vous faites vous-même. Si l’écran est trop étroit pour sept étapes, le parcours se replie, comme l’explique Utiliser les fiches.

Arrêtez-vous sur une étape pour voir quand la commande l’a atteinte et qui l’y a menée. Une approbation montre l’approbateur, et une expédition la personne qui l’a faite.

Cliquez sur l’étape où se trouve la commande : la liste des changements de statut s’ouvre à la place. Elle donne les statuts auxquels la commande peut passer depuis son étape. En attente d’approbation, Approuvé, Partiel et Terminé ne se choisissent jamais. Les approbations et les expéditions les posent pour vous, et ils ne sont donc pas dans la liste.

À noter : confirmer la commande l’enregistre seulement dans Beelocity. Beelocity ne prévient pas le client, et une commande n’a pas de forme imprimée. Prévenez donc vous-même le client, par vos moyens habituels.

Créer un bon de livraison depuis une commande

Tant qu’une commande client est au statut Confirmé, En traitement ou Partiel, vous pouvez créer un bon de livraison depuis elle :

1. Ouvrez la page de la commande, puis son onglet Livraisons. Cliquez sur Ajouter. Vous pouvez aussi ouvrir Autres actions et choisir Créer un bon de livraison.
2. Vérifiez le Numéro de livraison. Il s’ouvre sur le numéro suivant de votre série de livraisons, comme DN-2026-000042.
3. Vous pouvez saisir votre propre numéro. Si vous laissez le champ vide, Beelocity donne au bon le numéro suivant.
4. Cliquez sur Créer. Vous arrivez sur le nouveau bon de livraison.

Beelocity écrit une ligne pour chaque ligne de commande qui a encore un reste à expédier, pour ce que le dépôt peut expédier maintenant. Une ligne s’ouvre sur ce qui lui est réservé, plus ce qui est libre au dépôt, sans dépasser son reste. Une ligne de 10 avec 2 réservés et rien d’autre en stock s’ouvre donc sur 2. La commande garde les 8 autres pour un prochain bon. Une ligne qui n’a encore rien à expédier ne figure pas sur le bon, et le message qui suit Créer dit combien de lignes ne sont pas couvertes. Si rien de la commande n’est en stock, Beelocity ne crée aucun bon et le dit : réceptionnez d’abord la marchandise. Une ligne sans produit ne peut pas être expédiée. Retirez-la donc du bon en brouillon, et appuyez sur Clôturer le reliquat sur la commande. Le bon part du dépôt de la commande et commence au statut Brouillon : votre équipe de dépôt peut donc lancer la préparation. Tant que le bon est au statut Brouillon, vous pouvez changer ses lignes, leurs emplacements et le transporteur.

Si vous avez clôturé le reliquat d’une ligne, vérifiez le nouveau bon. Beelocity peut y remettre cette ligne si toute sa quantité n’est pas partie. Retirez-la du brouillon.

Créer une facture depuis une commande

Tant qu’une commande client est au statut Confirmé, En traitement, Partiel ou Terminé, vous pouvez créer une facture depuis elle :

1. Ouvrez la page de la commande, puis son onglet Factures. Cliquez sur Ajouter. Vous pouvez aussi ouvrir Autres actions et choisir Créer une facture.
2. Vérifiez le Numéro de facture. Il s’ouvre sur le numéro suivant de votre série de factures, comme INV-2026-000100.
3. Vous pouvez saisir votre propre numéro. Si vous laissez le champ vide, Beelocity donne à la facture le numéro suivant.
4. Cliquez sur Créer. Vous arrivez sur la nouvelle facture.

Beelocity écrit une ligne pour chaque ligne de commande qui a encore un reste à facturer. Il facture ce que le client a commandé, même si les marchandises ne sont pas parties. Il ne regarde pas non plus les retours : il facture donc aussi les marchandises revenues avant que vous les ayez facturées. Pour facturer seulement ce qu’un bon de livraison a expédié, moins ce qui est revenu, ouvrez ce bon et choisissez Créer une facture dans ses Autres actions.

Si vous avez clôturé le reliquat d’une ligne, vérifiez la nouvelle facture. Beelocity peut y remettre cette ligne : retirez-la du brouillon.

Beelocity calcule les montants des lignes, la TVA et les remises d’après les prix de la commande, et il date la facture d’aujourd’hui. L’échéance suit les conditions de paiement de la commande, sinon celles du client, sinon 30 jours plus tard. La facture reprend le Mode de règlement de la commande. Si un seul bon de livraison de la commande a encore des marchandises à facturer, la facture le nomme comme son Bon de livraison. La facture commence au statut Brouillon. Vérifiez ses dates et ses lignes, puis passez-la à Envoyé.

Annuler une commande

Vous pouvez annuler une commande client tant qu’elle est au statut Brouillon, Confirmé, En traitement ou Partiel :

1. Annulez d’abord chaque bon de livraison non expédié et chaque facture en brouillon de la commande. Beelocity refuse d’annuler la commande tant qu’ils existent, pour que rien ne continue à expédier ou à facturer sur elle.
2. Cliquez sur l’étape où se trouve la commande, en haut de sa page, pour ouvrir la liste des changements de statut. Choisissez Annulé, puis confirmez.
3. Beelocity annule chaque ligne Ouvert ou Partiel, et il libère le stock qu’elles retiennent encore.
4. La commande passe à Annulé, et vous ne pouvez plus rien en faire.

Annulez une commande quand le client y renonce ou que quelqu’un l’a saisie par erreur. L’annulation ne fait pas revenir ce qui est déjà parti.

Vous ne pouvez pas annuler une commande au statut En attente d’approbation : attendez la décision. Vous ne pouvez pas non plus annuler une commande au statut Approuvé : confirmez-la d’abord.

Clôturer une commande

Vous pouvez clôturer une commande au statut Terminé, ou au statut Partiel si le client ne prendra pas le reste :

1. Comme pour l’annulation, annulez d’abord chaque bon de livraison non expédié et chaque facture en brouillon de la commande.
2. Si la commande est au statut Terminé, cliquez sur Clôturé, l’étape suivante du parcours, puis confirmez.
3. Si la commande est au statut Partiel, cliquez sur l’étape où elle se trouve pour ouvrir la liste des changements de statut. Choisissez Clôturé, puis confirmez.
4. Beelocity clôture chaque ligne qui n’est pas annulée, et il libère le stock qu’elles retiennent encore.
5. La commande passe à Clôturé, qui est son statut définitif.

Si la commande était au statut Partiel, le parcours affiche ensuite en grisé chaque étape qu’elle n’a jamais atteinte, comme Terminé. Arrêtez-vous sur l’une d’elles : elle dit que la commande est passée directement de Partiel à Clôturé.

Clôturez une commande pour y mettre fin pour de bon, par exemple quand le client accepte une livraison partielle comme définitive. La clôture n’expédie rien et ne fait bouger aucun argent.

Retrouver une commande

La liste Commandes client cherche sur le numéro ou sur la référence du client. Son bouton de filtre la restreint par Statut, Client, Dépôt, une période de Date de commande ou de Date de livraison souhaitée, une fourchette de Montant total ou Devise. Par exemple, les commandes confirmées d’un client à livrer ce mois-ci demandent trois choix. Voir Utiliser les listes.

Supprimer une commande

Vous ne pouvez supprimer une commande client que si elle est au statut Brouillon. Ouvrez Autres actions et choisissez Supprimer. Un Assistant commercial ne voit pas Supprimer.

À tout autre statut, la commande fait partie de vos archives et personne ne peut la supprimer. Si la commande peut encore être annulée, annulez-la à la place.

Consulter le détail d’une commande

Cliquez sur le numéro d’une commande dans la liste pour ouvrir sa page :

• Synthèse porte le détail de la commande, ses totaux, ses dates de livraison et ses observations. Les lignes sont à côté, avec ce que chacune a expédié. Si la commande vient d’un devis, Devis d’origine renvoie vers lui.
• Livraisons liste chaque bon de livraison de la commande, et Factures chaque facture. Chaque ligne renvoie vers sa page.
• Approbations montre l’historique des décisions. L’onglet apparaît dès qu’un circuit prend la commande en charge.

Conseils

• Laissez Beelocity numéroter vos commandes. Chaque nouvelle commande s’ouvre sur le numéro suivant de la série annuelle de votre organisation, SO-AAAA-NNNNNN. Vous pouvez saisir votre propre numéro si vous avez votre trame, et chaque numéro doit rester unique.
• Choisissez le bon dépôt. Retenez celui qui est le mieux placé pour servir la commande. Regardez le stock qu’il détient et sa distance au client.
• Renseignez tôt la date de livraison souhaitée. Elle aide votre équipe de dépôt à organiser le travail.
• Servez-vous des notes internes. Consignez ce que votre équipe doit savoir, comme un arrangement particulier, des consignes de livraison ou les préférences du client.
• Vérifiez les lignes avant de soumettre la commande. Ensuite, vous ne pouvez plus les changer, sauf si un approbateur rejette la commande. Vérifiez donc d’abord les quantités, les prix et les conditions.