Une invitation est une demande formelle adressée à quelqu’un pour qu’il rejoigne votre organisation. Beelocity impose une adhésion consentie — il n’existe aucun moyen d’ajouter un utilisateur à une organisation sans qu’il ait explicitement accepté une invitation. Cela protège l’autonomie de chacun et crée une piste d’audit claire sur la façon dont chaque membre est arrivé.
Le cycle de vie
Chaque invitation suit un cycle de vie défini :
| Statut | Signification |
|---|---|
| En attente | Envoyée et en attente de réponse. L’invité dispose de 30 jours pour répondre. |
| Accepté | L’invité a accepté — il est désormais membre, avec une adhésion active. |
| Refusé | L’invité a choisi de ne pas rejoindre l’organisation. |
| Annulé | L’expéditeur a retiré l’invitation avant qu’elle ne reçoive de réponse. |
| Expiré | 30 jours se sont écoulés sans réponse. |
Dès qu’une invitation quitte l’état En attente, c’est définitif et elle ne peut plus être rouverte. Pour réinviter quelqu’un qui a refusé ou dont l’invitation a expiré, envoyez une nouvelle invitation.
Ouvrez une invitation : le parcours en haut de la page dit où elle en est — En attente → Accepté, les deux étapes d’une invitation qui aboutit. Les trois autres issues se détachent d’En attente, car refuser, retirer et laisser expirer sont autant de façons de ne pas rejoindre l’organisation, non des étapes vers l’adhésion. Arrêtez-vous sur une étape pour voir quand elle a été atteinte et par qui. Cliquez sur l’étape où se trouve l’invitation pour ouvrir la liste des changements de statut. C’est là que vous choisissez les autres issues.
Envoyer une invitation
Pour envoyer des invitations, vous devez être le propriétaire de l’organisation, ou avoir un rôle qui donne l’autorisation de créer des invitations.
Ouvrez Paramètres → Invitations et cliquez sur Ajouter. Remplissez le formulaire, puis choisissez Envoyer — une invitation n’est pas un brouillon sur lequel on revient : il n’y a rien à enregistrer, et rien à modifier ensuite. Vous devrez renseigner :
| Champ | Obligatoire ? | Description |
|---|---|---|
| Adresse e-mail | Oui | Elle doit correspondre à l’e-mail du compte Beelocity de l’invité, ou à celui avec lequel il s’inscrira. |
| Rôle | Non | Un rôle à attribuer automatiquement dès l’acceptation de l’invitation. Cela économise une manipulation. |
| Fonction | Non | À titre d’information, par exemple « Responsable logistique ». Elle ne donne aucune autorisation. |
Après l’envoi, l’invité reçoit une notification par e-mail détaillant l’invitation.
Accepter une invitation
Pour la personne invitée :
- Utilisateurs existants — l’invitation arrive dans votre boîte de réception (la cloche de la barre supérieure) marquée À traiter. Ouvrez-la et Accepter ou Refuser sur place. L’expéditeur est prévenu de votre réponse dans les deux cas.
- Nouveaux utilisateurs — créez d’abord un compte avec la même adresse e-mail ; toutes les invitations envoyées avant votre inscription vous attendent dans votre boîte de réception dès que le compte existe. La page Choisir une organisation montre aussi vos invitations sous forme de cartes, sous Invitations en attente.
L’acceptation est indivisible — elle crée l’adhésion, attribue le rôle prévu (s’il y en a un) et inscrit une entrée d’audit, le tout d’un seul geste. Le nouveau membre peut se mettre au travail immédiatement.
Gérer les invitations
Depuis la page Invitations, vous pouvez :
- Consulter toutes les invitations — voir leur statut du moment, la date d’envoi et la date d’expiration.
- Retirer une invitation en attente — si vous changez d’avis avant que l’invité n’ait répondu. Ouvrez-la, cliquez sur l’étape en cours pour ouvrir la liste des changements de statut, puis choisissez Annulé. L’exemplaire de l’invité disparaît de sa boîte de réception au même instant.
- Réinviter — envoyer une nouvelle invitation si la précédente a été refusée, a expiré ou a été annulée.
La liste est servie page par page et se restreint depuis son bouton de filtre par Statut, Rôle, ou une plage Expire le / Envoyée le (Utiliser les listes).
Conseils
- Vérifiez l’adresse e-mail deux fois avant d’envoyer — l’invitation est liée à cette adresse précise. Si l’invité s’inscrit avec une autre, il ne verra pas l’invitation.
- Attribuez un rôle d’avance dès que possible — cela fait gagner du temps et le nouveau membre dispose des bons accès dès l’instant où il accepte.
- Surveillez les invitations expirées — si quelqu’un n’a pas répondu au bout de 30 jours, contactez-le directement. Il a peut-être manqué l’e-mail, ou n’a pas encore créé son compte.