Ventes

Le module Ventes suit une vente du premier devis jusqu'à la facture, et vous montre ce qui attend d'être fait.

Le module Ventes suit une vente du premier devis jusqu’à la facture et à son règlement. Il vous concerne si vous préparez des offres, prenez des commandes, expédiez des marchandises ou facturez des clients. Chaque document part du précédent : vous ne ressaisissez donc aucune ligne.

Fonctions principales

Devis : ce sont vos offres chiffrées à un client. Vous révisez un devis pendant la négociation, puis vous convertissez le devis accepté en commande client.
Commandes client : elles retiennent ce qu’un client a commandé. Quand vous confirmez une commande, Beelocity réserve son stock, et vous suivez ensuite ses livraisons ligne par ligne.
Bons de livraison : ils suivent la sortie des marchandises de votre dépôt, de la préparation à l’emballage, à l’expédition et à la livraison.
Factures : elles réclament le paiement au client et montrent ce que chacun vous doit. Vous enregistrez chaque règlement sur sa facture, et vous voyez ainsi ce qui est réglé, partiellement réglé ou échu.
Avoirs : ils réduisent ce qu’un client vous doit après un retour, une erreur de prix ou des marchandises abîmées. Un avoir émis déduit son montant de ce qui reste à payer sur sa facture.

Beelocity peut produire un devis, un bon de livraison, une facture ou un avoir en PDF, en anglais, en français ou en arabe. Une commande client n’a pas de forme imprimée. Voir Imprimer et partager vos documents.

Le circuit de vente

Une vente courante se déroule ainsi :

Vous rédigez un devis avec les articles et les prix que vous proposez au client.
Vous passez le devis à Envoyé, puis vous le remettez vous-même au client. Beelocity n’envoie rien au client.
Le client accepte l’offre, demande des modifications ou la refuse. Vous enregistrez sa réponse sur le devis.
Si le client accepte, vous convertissez le devis en commande client. Cette commande est un brouillon et n’engage encore personne.
Vous soumettez la commande pour approbation. Si une règle d’approbation la couvre, un approbateur décide. Sinon, Beelocity l’approuve aussitôt.
Vous confirmez la commande avec le client, et Beelocity réserve le stock. Le dépôt prépare, emballe et expédie ensuite les marchandises sur un bon de livraison.
Vous facturez ce que vous avez livré. La facture montre ce que le client doit jusqu’à son règlement, ou jusqu’à ce qu’un avoir la réduise.

Un Assistant commercial peut rédiger ces documents. Pour faire avancer un document sur son parcours, il faut un Responsable des ventes ou le propriétaire de votre organisation.

Ouvrez Ventes dans le menu latéral. Le module s’ouvre sur ce qui attend (plus bas). Le menu liste les documents d’une vente dans l’ordre où elle les parcourt :

Devis liste vos offres, avec leurs lignes et leurs révisions.
Commandes client liste ce que vos clients ont commandé, avec les lignes, les approbations, les livraisons et les factures de chaque commande.
Bons de livraison liste ce qui sort de votre dépôt, de la préparation à la livraison.
Retours client liste les marchandises que vos clients renvoient et que vous réceptionnez en stock.
Factures liste ce que doit chaque client, avec l’état du règlement de chaque facture.
Avoirs liste les crédits qui réduisent ce qu’un client vous doit.

Le Paramétrage, en fin de liste, regroupe les tarifs de vos ventes.

Voir ce qui attend

Ouvrir Ventes montre le travail qui attend quelqu’un, en quatre listes. Chaque ligne ouvre la fiche où la tâche se fait. Beelocity relit les listes à chaque ouverture de la page.

Liste	Ce qu’elle montre	Ce qu’il faut faire
Devis en fin de validité	Les devis envoyés dont le dernier jour de validité est aujourd’hui ou dans les six jours, le plus proche d’abord.	Rappelez le client avant que l’offre n’expire, ou laissez-la expirer.
Commandes à livrer	Les commandes au statut Confirmé, En traitement ou Partiel, par date promise au client. Une commande sans date promise vient en dernier, et une date passée se lit en retard.	Ouvrez la commande et créez son bon de livraison.
Livraisons à facturer	Les bons de livraison expédiés qui ont encore quelque chose à facturer, le plus ancien d’abord.	Ouvrez le bon et choisissez Créer une facture dans Autres actions.
Factures échues	Les factures encore impayées après leur échéance, la plus ancienne d’abord, avec les jours de retard et ce qui reste dû.	Relancez le paiement, et enregistrez-le à son arrivée.

Chaque liste montre cinq lignes et leur nombre total. Tout afficher ouvre la liste entière avec les mêmes filtres. Livraisons à facturer n’a pas Tout afficher, parce que vous ne pouvez pas filtrer les bons de livraison sur ce qui reste à facturer.

En haut de la page, trois boutons lancent les documents habituels : Nouveau devis, Nouvelle commande client et Nouvelle facture. Les chiffres clés sont sous les boutons. Le chiffre Factures échues compte exactement les factures que sa liste montre.

Sous les chiffres, Chiffre d’affaires mensuel dessine les douze derniers mois de ventes (voir Voir ce que vous avez vendu). Factures par ancienneté dessine les factures impayées en colonnes, de À échoir à Plus de 90 jours de retard. Les quatre listes viennent après les graphiques. Vous ne voyez que les listes et les boutons que votre rôle vous permet d’ouvrir.

Voir ce que vous avez vendu

Un chef d’entreprise demande d’abord combien il a vendu, à qui, et quoi. Trois graphiques de l’onglet Ventes du tableau de bord y répondent.

Graphique	Ce qu’il montre
Chiffre d’affaires mensuel	Une colonne par mois sur les douze derniers mois, le mois en cours compris. Une colonne montre ce que vous avez facturé, moins les avoirs émis ce mois-là.
Principaux clients	Les dix clients que vous avez le plus facturés sur les mêmes mois, leurs avoirs déduits. Les autres clients apparaissent ensemble sous Autres clients.
Produits les plus vendus	Les dix produits les plus vendus sur les mêmes mois, moins ce que vous avez crédité. Les autres produits apparaissent ensemble sous Autres produits.

Tous les montants sont hors TVA. C’est la valeur de ce que vous avez vendu, et aussi la base de votre déclaration de TVA. Ce n’est pas la taxe encaissée pour le compte de l’État.

Un mois compte les factures datées de ce mois après leur passage à Envoyé. Une facture en brouillon, annulée ou sans effet ne compte jamais. Le mois déduit ensuite les avoirs émis ce même mois.

Ainsi, un avoir émis en mars sur une facture de janvier se déduit de mars. Un mois déjà déclaré ne bouge donc pas quand un client vous retourne quelque chose plus tard. Rendre une facture sans effet est la seule chose qui la retire du mois où elle était.

Survolez un mois pour lire, à côté de son total, ce que vous avez facturé et crédité. Cliquez sur la colonne d’un client pour ouvrir ses factures sur les mêmes mois. Cliquez sur la colonne d’un produit pour ouvrir le produit. Chiffre d’affaires mensuel figure aussi sur l’accueil Ventes, sous les chiffres clés.

Les graphiques du tableau de bord montrent les douze derniers mois tant que vous n’avez pas choisi de plage de dates en haut de celui-ci. Ils montrent ensuite les mois que couvre cette plage, et le premier et le dernier mois ne comptent que les jours qui y entrent. Le graphique de l’accueil Ventes montre toujours les douze derniers mois.

Une facture en devise

Beelocity affiche les montants dans votre devise de référence, qui est la Devise par défaut de la page de votre organisation. Une facture ou un avoir dans une autre devise compte au taux de change en vigueur à sa propre date. Par exemple, une facture en euros du 14 mars vaut ce que dit le taux en vigueur le 14 mars, quoi que vaille l’euro aujourd’hui.

Si aucun taux n’est enregistré à cette date ou avant, Beelocity laisse la pièce hors des montants. Il ne compte pas un euro pour un dinar. Une phrase sous le graphique nomme la pièce et renvoie à la page des taux de change. Quand vous saisissez le taux, la pièce rejoint son mois. Si votre organisation n’a pas encore de devise de référence, les graphiques le disent à la place.

Paramétrer le module

Le Paramétrage est une seule page pour ce que vous réglez une fois et revoyez quand les prix bougent. Il a un onglet :

Onglet	Ce qu’il contient
Tarifs	Les listes nommées que lisent vos devis et vos commandes, chacune dans une devise. Aucun écran ne permet d’ajouter un prix à un tarif aujourd’hui, donc un tarif donne le prix de base de chaque produit. Voir Prix et tarifs.

L’onglet garde l’adresse qu’avaient les tarifs : un favori vers eux l’ouvre donc toujours. Si votre rôle ne vous laisse pas voir les tarifs, le Paramétrage n’apparaît pas dans votre menu.