الإشعارات الدائنة

الإشعار الدائن (بالفرنسية: avoir) يردّ قيمة إلى الزبون، ويخفض ما عليه في فاتورة. وهو عكس الفاتورة. فالفاتورة تُنشئ ديناً، والإشعار الدائن يخفضه أو يلغيه. استعمله لبضاعة عادت، أو خطأ في السعر أو الكمية، أو بضاعة تالفة، أو بادرة تجارية.

يأتي الإشعار الدائن بإحدى هذه الطرق الثلاث:

• بيدك. تكتب الإشعار بنفسك على فاتورة، لتصحيح أو بادرة تجارية.
• من مرتجع. بعد عودة البضاعة في مرتجع المبيعات، يبني المرتجع الإشعار من الفاتورة التي فوترتها. انظر إشعار دائن مبني من مرتجع.
• من إقفال جلسة. عند إقفال جلسة الصندوق، يكتب بيلوسيتي إشعاراً ويصدره. وهو يغطي البضاعة التي أُعيدت عند الصندوق ولم تستوعبها مبيعات الجلسة. ويسمّي حقله جلسة الصندوق تلك الجلسة.

كل إشعار دائن يسمّي فاتورة واحدة. ويمكنه أن يردّ الفاتورة كلها أو جزءاً منها.

لا تكتب بنفسك إشعار إقفال الجلسة ولا تصدره. ولا يحرّك المخزون، لأن البضاعة عادت عند الصندوق. وإذا لم تستوعب الفاتورة القيمة كلها، سجّل الإقفال الباقي مالاً رُدّ إلى الزبون. لا تلمس هذا الإشعار ما دامت جلسته قيد الإقفال. فإذا ألغيته قبل دفع ما يردّه، توقف الإقفال وسمّى الإشعار.

المفاهيم الأساسية

• الإشعار الدائن يخفض ما على الزبون، ويسمّي دائماً فاتورة واحدة.
• سطر الإشعار الدائن عنصر واحد في الإشعار. وفي الإشعار المبني من مرتجع، يسمّي كل سطر أيضاً سطر الفاتورة الذي يردّه.
• الإشعار الجزئي يغطي بعض عناصر الفاتورة أو بعض مبالغها.
• الإشعار الكامل يغطي مبلغ الفاتورة كله.

إنشاء إشعار دائن

إذا عادت البضاعة في مرتجع المبيعات، فدع المرتجع يبني الإشعار: انظر إشعار دائن مبني من مرتجع.

ويمكنك أن تبدأ من فاتورة. في فاتورة في حالة مُرسَل أو مدفوع جزئياً أو مدفوع أو متأخر السداد، اختر إنشاء إشعار دائن في إجراءات أخرى. فيُفتح النموذج على تلك الفاتورة.

لتكتب إشعاراً دائناً بيدك من القائمة:

1. افتح المبيعات ← الإشعارات الدائنة في القائمة الجانبية.
2. انقر إضافة. تُفتح صفحة إشعار دائن جديد.
3. املأ البيانات:
   • رقم الإشعار الدائن يُفتح على الرقم التالي في السلسلة، مثل CN-2026-000012. ويمكنك كتابة رقم آخر لا يستعمله أي إشعار دائن.
   • فاتورة هي الفاتورة التي يُبنى عليها الإشعار. وتعرض القائمة الفواتير المُرسَلة: مُرسَل أو مدفوع جزئياً أو مدفوع أو متأخر السداد. واختيارها يملأ لك الزبون والعملة.
   • الزبون هو من تُردّ إليه القيمة. وهو زبون الفاتورة، ولا يمكنك تغييره.
   • السبب يقول لماذا تردّ القيمة: مرتجع أو تلف أو خطأ في السعر أو خطأ في الكمية أو بادرة تجارية أو أخرى.
   • تاريخ الإصدار هو التاريخ على الإشعار، والفترة التي تقع فيها الضريبة. ويُفتح على اليوم.
   • العملة هي عملة الفاتورة. ولا يمكنك تغييرها، لأن القيمة تُخصم من رصيد تلك الفاتورة.
   • ملاحظات يقرؤها الزبون.
   • ملاحظات داخلية لفريقك وحده.
4. اضغط إضافة فوق السطور، بجانب النموذج. يحفظ بيلوسيتي الإشعار في حالة مسودة برقمه، ويُفتح سطره الأول (إضافة السطور قبل الحفظ). ولإضافة السطور لاحقاً، انقر حفظ بدل ذلك. فتصل إلى صفحة المسودة.

إدارة سطور الإشعار الدائن

لتردّ سطوراً من الفاتورة، انسخها. في إشعار دائن مسودة يسمّي فاتورته، افتح إجراءات أخرى واضغط نسخ سطور الفاتورة. فيضيف بيلوسيتي كل سطر من الفاتورة لم يردّه الإشعار بعد، بمنتجه ووصفه ووحدته وسعره وضريبته وخصمه. ويأتي كل سطر بالكمية الباقية للردّ، بعد الإشعارات الأخرى. ثم اخفض كمية أو سعراً، أو احذف سطراً لا تردّه. والإشعار المنشأ من إنشاء إشعار دائن في الفاتورة مثله: احفظه، ثم انسخ السطور.

إذا كانت الفاتورة ما زالت مسودة، فهي لم تفوتر شيئاً، ولا شيء فيها يُنسخ. يقول بيلوسيتي ذلك ويسمّي الفاتورة. انقل الفاتورة أولاً إلى مُرسَل. والفاتورة الملغاة أو اللاغية لم تفوتر شيئاً كذلك، ولا يُصدر عليها الإشعار. اختر بدلاً منها فاتورة مُرسَلة.

ولتضيف سطراً من عندك بدلاً من ذلك:

1. تظهر بيانات الإشعار في جهة من الصفحة، والسطور في الجهة الأخرى. وهي هناك منذ نقرك إضافة. ويُفتح الإشعار المحفوظ بالشكل نفسه عندما تنقر رقمه في القائمة.
2. انقر إضافة لكل عنصر، ثم انقر نقراً مزدوجاً على خانة لتغييرها:
   • المنتج هو المنتج الذي تردّ قيمته. اتركه فارغاً لسطر نصّي حرّ، مثل مبلغ تردّه دون بضاعة.
   • البيان يقول ما الذي تردّ قيمته، بالكلمات التي يقرؤها الزبون.
   • الكمية هي ما تردّه، مثل 50 وحدة مرتجعة من 200 مفوترة. وإذا اخترت مستودع إعادة الإدخال عند الإصدار، فهي أيضاً ما يعود إلى ذلك المستودع.
   • الوحدة إحدى وحدات المنتج النشطة، كما يسردها تبويب الوحدات فيه. والمنتج الذي لا وحدة نشطة له يقبل أي وحدة (وحدات القياس).
   • سعر الوحدة هو القيمة التي تردّها عن الوحدة الواحدة. وهو عادةً ما فوترته للزبون.
   • نسبة الضريبة هي نسبة الضريبة التي تردّها في هذا السطر. وينبغي أن تطابق سطر الفاتورة.
   • نسبة الخصم هي الخصم الذي حمله سطر الفاتورة الأصلية. تنقص به قيمة الإشعار قبل الضريبة، كما نقصت به الفاتورة.
   • المبلغ هو ما يردّه هذا السطر مع ضريبته. يحسبه بيلوسيتي بدلاً عنك.
3. يحسب بيلوسيتي أيضاً مجموع الإشعار دون الضريبة وضريبته ومجموعه مع الضريبة. ويقرّب ضريبة كل سطر ومبلغه إلى السنتيم. والمجموع مع الضريبة هو مجموع السطور.

لا يمكنك إضافة السطور أو تغييرها إلا والإشعار في حالة مسودة.

يحتفظ السطر المنسوخ بصلته بسطر الفاتورة، فلا يردّه الإشعار بأكثر مما فوترته الفاتورة. أما السطر الذي تضيفه بنفسك فلا صلة له، فتحقق من كميته وسعره. لا تنزل القيمة بالفاتورة تحت الصفر، لكن الباقي يبقى على الإشعار ويمكن ردّه.

إشعار دائن مبني من مرتجع

عندما يعيد الزبون بضاعة في مرتجع المبيعات، لا تكتب الإشعار الدائن بيدك. افتح المرتجع بعد أن يصير مُستلَم أو مقفل، واختر إنشاء إشعار دائن في إجراءات أخرى. يجد بيلوسيتي الفاتورة التي فوترت البضاعة المرتجعة، ويبني الإشعار منها ويفتحه جاهزاً للإصدار.

• سطوره هي السطور المرتجعة، بسعر الوحدة ونسبة الضريبة والخصم التي في الفاتورة نفسها. فلا تسعّر شيئاً بيدك.
• لا يردّ أبداً أكثر مما فوترته الفاتورة. إذا كان جزء مما عاد لم يُفوتر قط، أو ردّه إشعار آخر، لم يدخل الإشعار إلا الباقي. وتنبّهك رسالة إلى ذلك.
• تاريخه هو تاريخ المرتجع، أو تاريخ الفاتورة إذا كان بعده.
• يُظهر المرتجع الذي بُني منه، في حقله مرتجع المبيعات.
• للمرتجع إشعار دائن واحد. إذا نقرت إنشاء إشعار دائن مرة ثانية، قال لك بيلوسيتي إن المرتجع رُدّ من قبل، وعرض فتح ذلك الإشعار. ولبناء الإشعار من جديد، ألغِه أولاً.
• إصداره لا يطلب مستودع إعادة الإدخال، لأن المرتجع أعاد البضاعة إلى المخزون.
• وإصداره يعيد الوحدات إلى الطلب أيضاً. لا تعود الكمية المردودة مفوترة في طلب الزبون، فيمكن فوترة طلب أُعيد فتحه لبضاعة بديلة. وإلغاء الإشعار يُرجع تلك الكمية.
• الإشعار الأخير يسوّي السطر بالضبط. يمكنك أن تردّ سطر فاتورة على دفعات. والإشعار الذي يردّ آخر جزء يأخذ ما بقي، فتعيد الإشعارات ما فوتره السطر تماماً.

إذا فُوترت البضاعة المرتجعة على أكثر من فاتورة، فلا يستطيع المرتجع بناء إشعار واحد. أنشئ إشعاراً دائناً من كل فاتورة، وأصدر كلاً منها دون مستودع إعادة الإدخال، لأن المرتجع أعاد البضاعة إلى المخزون. وهذه الإشعارات مكتوبة باليد، فلا تغيّر الكمية المفوترة في الطلب.

مسار الإشعار الدائن

للإشعار الدائن ثلاث حالات:

1. مسودة

ما زلت تكتب الإشعار، وهو لا يغيّر شيئاً بعد. ويمكنك إضافة السطور وتغييرها وإزالتها. ومسودة هي الحالة الوحيدة التي يمكنك فيها تغيير الإشعار.

2. صادر

افتح الإشعار. يُظهر المسار في أعلى صفحته أين بلغ: مسودة ← صادر، وهما مرحلتا الإشعار الدائن العادي. انقر صادر، وهي المرحلة المنتظرة، وأكّد في النافذة التي تُفتح. وقف على مرحلة مضت لترى متى بلغها الإشعار ومن نقله إليها.

الإصدار يفعل ما يلي:

• يقيّد القيمة على الفاتورة الأصلية. ينخفض المبلغ المتبقي في الفاتورة بمقدار مجموع الإشعار، في حدود ما بقي عليها. وتصير الفاتورة مدفوع جزئياً أو مدفوع.
• يقفل الإشعار. لا يعود بإمكانك تغيير أي شيء فيه: لا سطوره ولا سببه ولا تاريخه ولا ملاحظاته. ولتصحيح إشعار صادر، ألغِه واكتب إشعاراً جديداً.

الإصدار لا يسلّم الإشعار إلى الزبون، لأن بيلوسيتي لا يرسل شيئاً. اختر تنزيل الإشعار الدائن في إجراءات أخرى، وسلّم الملف إلى الزبون بنفسك.

يرفض بيلوسيتي إصدار إشعار بلا سطور. ويرفض أيضاً إصدار إشعار مبني من مرتجع في حالتين:

• سطر يردّ من سطر فاتورة أكثر مما فوتره ذلك السطر، بحساب الإشعارات الدائنة الأخرى عليه. وتذكر الرسالة ما يمكن ردّه بعد، فخفّض كمية ذلك السطر.
• السطور لم تعد تطابق المرتجع، لأن كمية تجاوزت ما عاد، أو سطراً أُضيف، أو سعراً تغيّر. احذف المسودة، واختر إنشاء إشعار دائن في المرتجع من جديد.

إذا كتبت بيدك إشعاراً سببه مرتجع أو تلف، تعرض النافذة أيضاً مستودع إعادة الإدخال، ويمكنك تركه فارغاً. وإذا اخترت واحداً، تعود بضاعة سطور المنتجات إلى المخزون في ذلك المستودع في الخطوة نفسها:

• بضاعة إشعار مرتجع تعود مخزوناً قابلاً للبيع، متاحاً من جديد فوراً.
• بضاعة إشعار تلف تعود مخزوناً في حالة تالف. يسجّلها بيلوسيتي ويتتبعها، لكنه يبقيها خارج الكمية القابلة للبيع.

اترك المستودع فارغاً لتصدر الإشعار دون أن تمسّ المخزون، مثلاً إذا لم تعد البضاعة أصلاً. وإشعارات خطأ في السعر وخطأ في الكمية وبادرة تجارية وأخرى لا تحرّك المخزون أبداً. فهي تغيّر رصيد الزبون وحده.

3. ملغى

الإلغاء يخرج عن المسار، فتختاره من قائمة تغييرات الحالة. انقر المرحلة التي يقف عندها الإشعار، واختر ملغى وأكّد. والمسودة التي لم تعد تلزمك تُقفل بلا أثر.

ويمكنك أيضاً إلغاء إشعار صادر، إذا أصدرته خطأً. والإلغاء يعكس كل ما فعله الإصدار:

• تعود القيمة إلى المبلغ المتبقي في الفاتورة. وترجع حالة الفاتورة معها، إلى مُرسَل أو مدفوع جزئياً، أو مباشرة إلى متأخر السداد إذا مضى تاريخ الاستحقاق.
• تخرج من المخزون كل بضاعة أدخلها الإصدار.
• في الإشعار المبني من مرتجع، تعود الكمية المردودة مفوترة في الطلب.

يرفض بيلوسيتي الإلغاء في هذه الحالات:

• سحب ردٌّ من القيمة. ذلك المال تحرّك فعلاً. إذا كان مدفوع الردّ ما زال مسودة، فأزل تخصيصه أولاً. وإلا فصحّح الرصيد بفاتورة جديدة.
• لم تعد البضاعة المُعادة كلها موجودة. يأخذ الإلغاء بالضبط ما أدخله الإصدار إلى المخزون، من المكان الذي أدخله فيه، ولا يمسّ أبداً بقية مخزون المنتج نفسه. وإذا بيع منها شيء أو نُقل أو سُوّي أو حُجز، ذكرت رسالة كم بقي من كم دخل. فصحّح الرصيد بفاتورة جديدة بدلاً من ذلك.
• فُوتر الطلب من جديد عن تلك البضاعة. هذا يخص الإشعار المبني من مرتجع. إذا شُحنت بضاعة بديلة وفُوترت، فاحتساب البضاعة المردودة مفوترة من جديد يفوتر أكثر مما في الطلب. تذكر رسالة الكميتين، وتصحّح الرصيد بفاتورة جديدة.

قد يفتح شخصان الإشعار الدائن نفسه. إذا أصدر زميل الإشعار أو ألغاه بعد أن عُرضت صفحتك، رفض بيلوسيتي المرحلة التي تختارها. وتدعوك رسالة إلى تحديث الصفحة. فلا تُقيَّد القيمة مرتين أبداً، ولا تدخل البضاعة المُعادة أو تخرج مرة ثانية.

هل أصدرت إشعاراً دائناً خطأً؟ ألغِه (انظر أعلاه) ما دام لم يستهلك شيءٌ القيمة ولا البضاعة المُعادة. وإذا سحب منه ردٌّ أو تحركت البضاعة، فصحّح رصيد الزبون بفاتورة جديدة. واذكر الإشعار الخاطئ في ملاحظات تلك الفاتورة.

مجاميع الإشعار الدائن

العثور على إشعار دائن

يجد مربع البحث في قائمة الإشعارات الدائنة الإشعار برقمه. ويضيّق زرّ التصفية القائمة حسب السبب أو الحالة أو الزبون أو فاتورة أو العملة. ويقبل أيضاً نطاق تاريخ الإصدار ونطاق المبلغ الإجمالي (انظر التعامل مع القوائم).

ملاحظات مهمة

• يجب أن يسمّي كل إشعار دائن فاتورة قائمة وزبونها.
• لا يمكنك تغيير الإشعار الدائن إلا وهو في حالة مسودة.
• الإشعار الصادر يغيّر ما على الزبون فوراً، فراجعه قبل إصداره. ولا يمكنك إلغاؤه إلا ما دام لم يستهلك شيءٌ القيمة ولا البضاعة المُعادة.
• تُخصم القيمة من فاتورتها في حدود ما بقي عليها فقط. ولا تنزل بها تحت الصفر أبداً، فيقف المبلغ المتبقي عند 0,00 دج. وإذا كانت القيمة أكبر، بقي الباقي على الإشعار.
• إذا كانت الفاتورة مدفوعة من قبل، أو كانت مسودة أو ملغاة أو لاغية، فلا يخصم الإشعار منها شيئاً ويحتفظ بقيمته كلها.
• لتردّ إلى الزبون ما بقي على الإشعار، سجّل مدفوعاً في المقبوضات والمدفوعات وخصّصه على الإشعار.
• استعمل الإشعار الدائن لتصحيح فاتورة سلّمتها. يحتفظ بيلوسيتي بالوثيقتين، فيبقى الأثر واضحاً.
• إذا عادت البضاعة فعلياً، فسجّلها في مرتجع المبيعات ودع المرتجع يبني الإشعار الدائن. فتعود البضاعة إلى المخزون مرة واحدة، ويطابق الإشعار ما فوترته.